Отзыв из отпуска: как оформить без ошибок, вернуть переплату отпускных

Единственный законный способ прервать отпуск работника — оформить отзыв. В статье расскажем, кого можно отозвать и какие условия соблюсти, чтобы избежать претензий ГИТ и трудовых споров. Учтем правила отзыва работников с вредными условиями труда, которые изменились с 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ.

Что такое отзыв из отпуска, нормативное регулирование

Отзыв из отпуска — досрочное прекращение ежегодного оплачиваемого отпуска по инициативе работодателя, правила установлены в ст. 125 ТК РФ. Они касаются ежегодных оплачиваемых отпусков — основного и дополнительных. 

Для отзыва требуется согласие работника, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ. Неиспользованную часть отпуска предоставьте по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году либо присоедините к отпуску за следующий рабочий год. 

Для отдельных категорий работников действуют дополнительные правила. Часть из них привели в таблице:

Работника можно отозвать только из ежегодного оплачиваемого отпуска. ТК РФ не предусматривает отзыв из других видов отпуска.

Работодатель не вправе отзывать работника:

• из учебного отпуска Письмо Минтруда от 06.04.2026 N 14-6/ООГ-1380
• из отпуска по беременности и родам Письмо Роструда от 24.05.2013 N 1755-ТЗ
• из отпуска без сохранения заработной платы: досрочный выход работник согласует с работодателем Письмо ГИТ в г. Москве от 28.03.2024 N ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277, Определение Первого КСОЮ от 12.04.2022 N 88-10087/2022 по делу N 2-1670/2021
• из других видов отпусков, не относящихся к ежегодным оплачиваемым

За нарушение трудового законодательства работодателя могут привлечь к административной ответственности ст. 5.27 КоАП РФ.

Отзыв из отпуска и отмена отпуска: в чем разница 

Отзыв из отпуска оформляют, когда ежегодный оплачиваемый отпуск уже начался. Для досрочного выхода работника требуется его согласие ст. 125 ТК РФ. 

До начала отпуска его можно перенести, согласовав новые даты с работником. Перенос на следующий рабочий год по инициативе работодателя допускается в исключительных случаях: когда отпуск в текущем рабочем году может нарушить нормальную работу компании и работник согласен на перенос ст. 124 ТК РФ.

Узнайте больше:

• Как в ЗУП 3.1 перенести часть не отгулянного отпуска на будущие даты? 
• Отмена отпуска до его начала в ЗУП 3.1

В каких ситуациях допускается отзыв из отпуска

Закон не устанавливает перечень причин для отзыва из отпуска. Работодатель может предложить работнику выйти досрочно, если возникли:

• авария или угроза аварии
• необходимость срочно устранить последствия чрезвычайного происшествия
• отсутствие другого специалиста с необходимой квалификацией
• сбой технологического процесса
• необходимость участия работника в инвентаризации, проверке или приемке объекта
• внеплановая проверка контролирующих органов
• угроза существенного имущественного ущерба работодателю
• другие производственные обстоятельства

Укажите конкретную причину отзыва в служебной записке и приказе. Это поможет обосновать решение работодателя и подтвердить, что на работника не оказывали давление.

Условия отзыва из отпуска

Чтобы отозвать работника из отпуска, соблюдите обязательные условия. За нарушение трудового законодательства работодателя могут привлечь к ответственности ст. 5.27 КоАП РФ. 

Работник согласен выйти на работу

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Закон не требует письменной формы, но устную договоренность или согласие по телефону и в мессенджере сложнее подтвердить при споре.

Зафиксируйте согласие одним из способов:

• отдельным заявлением работника
• отметкой работника на уведомлении работодателя
• резолюцией работника на служебной записке
• электронным документом в системе кадрового электронного документооборота (ЭДО)

Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3: отправка и получение документов

Из документа должно быть понятно:

• кто согласился на отзыв: Ф. И. О. и должность работника
• с какой даты работник выходит на работу и на какой период его отзывают

Не ограничивайтесь подписью «Ознакомлен»: она подтверждает, что работник прочитал документ, но не его согласие на отзыв. Попросите работника указать: «С отзывом из ежегодного оплачиваемого отпуска согласен».

Сотрудник не относится к категориям, для которых запрещен отзыв из отпуска 

Не отзывайте из отпуска работников младше 18 лет и беременных женщин — даже с их письменного согласия ст. 125 ТК РФ. 

Не запрашивайте у работницы медицинские сведения для оформления отзыва. Если она сообщила о беременности и представила медицинскую справку, отзывать ее из отпуска нельзя.

С 1 сентября 2026 года работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, можно отозвать из отпуска в исключительных случаях Федеральный закон от 25.05.2026 г. N 144-ФЗ. Это допускается для предотвращения катастрофы или производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия. Привлечение конкретного работника должно быть необходимо с учетом его трудовой функции ст. 125 ТК РФ.

Заранее закрепите порядок такого отзыва в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Часы работы, связанные с причиной отзыва, оплатите не менее чем в двойном размере ст. 125 ТК РФ.

За работником сохраняется возможность использовать не менее 14 календарных дней отпуска подряд

При делении ежегодного отпуска хотя бы одна его часть должна составлять не менее 14 календарных дней ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Минтруд указал, что при отзыве работника из отпуска это правило также следует соблюдать Письмо Минтруда от 03.10.2019 N 14-2/ООГ-7286:

Например, работнику предоставили 28 календарных дней отпуска. До отзыва он отдохнул 10 дней. Затем ему предоставили еще 4 дня, а оставшиеся 14 дней разделили на более короткие периоды. В результате ни одна часть отпуска не составила 14 календарных дней. Это нарушает правило о продолжительности одной из частей ежегодного отпуска ч. 1 ст. 125 ТК РФ. За нарушение трудового законодательства работодателя могут привлечь к ответственности ст. 5.27 КоАП РФ. 

Из отпуска длительностью 14 дней можно отозвать работника, если это первая часть ежегодного отпуска и позднее он сможет отдохнуть 14 календарных дней подряд. Отзыв также возможен, если в текущем рабочем году работник уже использовал одну непрерывную часть отпуска длиной в 14 дней.

Если работник дважды отдыхал по неделе и теперь использует оставшиеся 14 дней, отзывать его нельзя даже с письменного согласия: иначе ни одна часть отпуска не составит 14 календарных дней.

Отказ работника прервать отпуск — не дисциплинарный проступок

Отказ выйти на работу до окончания отпуска — не нарушение трудовой дисциплины п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 N 2.

Отказ работника выйти из отпуска досрочно нельзя считать прогулом. Но если работник согласился на отзыв, подписал приказ и не вышел в согласованный день, обстоятельства отсутствия на работе придется оценивать отдельно. Утверждать, что это никогда не может быть прогулом, нельзя.

Если суд признает увольнение незаконным, он может восстановить работника и взыскать средний заработок за время вынужденного прогула ст. 394 ТК РФ. По требованию работника суд также может взыскать компенсацию морального вреда ст. 237 ТК РФ.

В деле, которое рассмотрел Московский городской суд, работодатель не доказал, что работник согласился выйти из отпуска досрочно Апелляционное определение от 16.09.2013 по делу N 11-26575/2013. Этот пример не подтверждает вывод о том, что подпись под приказом об отзыве во всех случаях исключает прогул.

Когда предоставлять работнику оставшийся отпуск

Предоставьте неиспользованную часть отпуска по выбору работника ч. 2 ст. 125 ТК РФ:

• в удобное для него время в текущем рабочем году
• вместе с отпуском за следующий рабочий год

Работодатель не вправе назначить даты оставшейся части отпуска без учета выбора работника. Рабочий год считают с даты начала работы. Если сотрудник приступил к работе 3 сентября 2025 года, его первый рабочий год закончится 2 сентября 2026 года.

Даты оставшейся части отпуска можно указать в согласии на отзыв и приказе. Если работник еще не выбрал даты, закрепите в приказе его право сделать это позднее.

Не утверждайте, что работник может выбрать любой день, подать заявление и не выйти на работу, не дожидаясь оформления отпуска. Разъяснение о том, когда использование дней отдыха не считается прогулом, касается случаев, когда работодатель обязан предоставить их, но незаконно отказал пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 N 2. 

• Как в ЗУП 3.1 перенести часть не отгулянного отпуска на будущие даты?
• Ошибка ЗУП 3.1 – при исправлении отпуска меняется рабочий год

Отзыв из отпуска: как оформить

ТК РФ не устанавливает единого порядка отзыва из отпуска и унифицированных форм документов. Работодатель сам определяет, как оформить отзыв, с соблюдением требований закона.

Разобрали пошаговый порядок отзыва работника из отпуска:

Шаг 1. Зафиксируйте производственную причину

Руководитель отдела направляет директору служебную записку. В ней указывает:

• Ф. И. О. и должность работника, даты его отпуска
• причину досрочного выхода
• предполагаемую дату выхода и период работы
• последствия отсутствия работника и причины, по которым его нельзя заменить

Служебная записка фиксирует производственную причину отзыва.

Образец служебной записки для случая, когда работник уже использовал 14 календарных дней отпуска:

Скачать Образец служебной записки об отзыве из отпуска по производственной необходимости

Шаг 2. Получите согласие работника

Согласие на отзыв можно оформить заявлением работника, отметкой на уведомлении работодателя или резолюцией на служебной записке. Закон не устанавливает единой формы согласия, поэтому компания выбирает удобный способ.

Пример письменного согласия работника:

Скачать Заявление о согласии на отзыв из отпуска

Пример уведомления об отзыве из отпуска (с согласием работника):

Скачать Уведомление об отзыве из отпуска с согласием

Уведомление можно вручить лично, направить курьером, по почте или через ЭДО.

ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия — подключение, настройка, отправка приглашений

Получите согласие работника до издания приказа об отзыве. Не совмещайте согласие и приказ в одном документе: при проверке или трудовом споре будет сложнее подтвердить, что работник согласился на отзыв до его оформления.

Закон не требует именно письменного согласия, но без него работодателю труднее доказать соблюдение условия об отзыве ч. 2 ст. 125 ТК РФ.

Шаг 3. Издайте приказ

Приказ составляют в произвольной форме по правилам компании. 

Пример приказа об отзыве из отпуска:

Скачать Образец приказа об отзыве из отпуска

Ознакомьте работника с приказом об отзыве под подпись. Если компания ведет кадровый документооборот в электронной форме, оформите ознакомление по правилам КЭДО. Вид электронной подписи зависит от документа и способа обмена — квалифицированная подпись требуется не во всех случаях ст. 22.3 ТК РФ.

Общие возможности КЭДО в 1С:Кабинет

Шаг 4. Внесите изменения в табель учета рабочего времени

До выхода работника дни отпуска отмечайте в табеле кодом «ОТ» или «09». Со дня фактического выхода ставьте «Я» или «01». Если работник вышел в выходной либо нерабочий праздничный день, используйте «РВ» или «03». Эти обозначения предусмотрены для форм Т-12 и Т-13 Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1.

Формы Т-12 и Т-13 необязательны. Если компания применяет собственную форму табеля, закрепите обозначения в локальном нормативном акте.

Табель учета рабочего времени в ЗУП 3.1

Шаг 5. Скорректируйте график отпусков

В графике отпусков укажите:

• сколько дней отпуска работник использовал
• сколько дней осталось
• реквизиты приказа об отзыве
• новые даты отпуска, когда работник их выберет

Если даты пока неизвестны, оставьте поле незаполненным до их определения или укажите «По согласованию с работником».

В форме Т-7 изменения отражают в графах 8–10. Если компания использует собственную форму графика, внесите сведения по правилам внутреннего документооборота.

Как сделать График отпусков в 1С?

Отзыв из отпуска по просьбе работника

Работник не может самостоятельно прервать ежегодный оплачиваемый отпуск и выйти на работу досрочно. Он может предложить работодателю оформить отзыв, но работодатель не обязан соглашаться. 

При отзыве неиспользованную часть отпуска предоставляют в удобное для работника время в текущем рабочем году либо присоединяют к отпуску за следующий рабочий год. Работник может указать желаемые даты в согласии на отзыв, но позднее изменить выбор. Учитывайте это до оформления отзыва. 

Самостоятельный выход на работу без оформления отзыва не означает, что дни отпуска стали рабочими. Однако вопрос об оплате фактически выполненной работы зависит от обстоятельств, поэтому формулировка «можно не оплачивать» слишком категорична Определение СК по гражданским делам Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 5.10.2023 по делу N 8Г-22442/2023, определение N 88-23330/2023.

Как рассчитать отпускные и удержать переплату при отзыве из отпуска

Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска ч. 9 ст. 136 ТК РФ. 

Если работника отозвали, за отработанные дни начислите зарплату. Отпускные за эти дни уже выплачены, поэтому возникает переплата, которую предстоит учесть при расчетах с работником

Как удержать переплату при отзыве из отпуска

При отзыве из отпуска учтите, как рассчитаться с работником за неиспользованные дни:

• Не удерживайте ранее выплаченные отпускные из зарплаты в одностороннем порядке
• Согласуйте с работником зачет переплаты при оплате будущего отпуска Определение Седьмого КСОЮ от 20.05.2025 N 88-7220/2025
• Если работник согласен вернуть переплату, он может внести деньги в кассу или перечислить их на счет компании

Зафиксируйте согласие письменно — отдельным документом или в заявлении работника. Устную договоренность о зачете или возврате денег сложно подтвердить при споре.

Скачать Заявление о согласии на отзыв из отпуска и удержание переплаты отпускных

Сотрудник не дал согласие на возврат переплаты отпускных

Работодатель не может принудительно удержать переплату отпускных из зарплаты. Нельзя и обязать работника использовать оставшиеся дни как отпуск без сохранения зарплаты.

Взыскать переплату через суд также может быть сложно. Зарплата и приравненные к ней выплаты не возвращаются как неосновательное обогащение, если работник действовал добросовестно и не было счетной ошибки пп. 3 ст. 1109 ГК РФ. 

Если работник не согласен вернуть деньги или зачесть их при оплате будущего отпуска, оцените основания для взыскания. Не списывайте задолженность автоматически: порядок ее учета зависит от обстоятельств.

Перерасчет отпускных

Если после отзыва работник использует оставшиеся дни отпуска в том же месяце, расчетный период для среднего заработка не изменится. Но отпускные за дни, в которые он работал, учтите при расчетах: весь прежний отпуск уже нельзя считать использованным.

Если работник возьмет оставшуюся часть отпуска в другом месяце, рассчитайте отпускные заново — по новому расчетному периоду и числу дней отдыха ст. 139 ТК РФ. Если работник письменно согласился на зачет переплаты, учтите ее при выплате новых отпускных.

Узнайте, как оформить отзыв из отпуска в 1С и пересчитать отпускные, в практических материалах:

• Отзыв из отпуска в ЗУП 3.1
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Регистрация отпуска, начисление и выплата отпускных в ЗУП 3.1

Кратко об отзыве из отпуска

• Если работник должен выйти на работу до окончания ежегодного оплачиваемого отпуска, оформите отзыв 
• Из учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты и других отпусков, кроме ежегодных оплачиваемых, работника не отзывают даже с его согласия
• Получите согласие работника до издания приказа. Закон не требует письменной формы, но письменное согласие поможет подтвердить соблюдение правил отзыва 
• Не отзывайте из отпуска беременных женщин и работников младше 18 лет. Проверьте также, сохранится ли у работника возможность использовать одну часть ежегодного отпуска продолжительностью не менее 14 календарных дней 
• С 1 сентября 2026 года работника, занятого на работах с вредными или опасными условиями труда, можно отозвать в исключительных случаях: для предотвращения катастрофы или производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия. Соблюдите установленный порядок отзыва и оплатите связанные с ним часы работы не менее чем в двойном размере 
• Отказ работника согласиться на отзыв не нарушает трудовую дисциплину. За такой отказ нельзя уволить за прогул 
• Не удерживайте переплату отпускных из зарплаты без согласия работника. Согласуйте с ним зачет при оплате будущего отпуска или возврат денег 
• Оформляйте отзыв последовательно: получите согласие работника, издайте приказ, скорректируйте табель и график отпусков
• За нарушение запрета на отзыв работодателя могут привлечь к административной ответственности. Если работник потребует компенсацию морального вреда, спор рассмотрит суд

См.также:

• Отмена отпуска до его начала в ЗУП 3.1
• Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3: отправка и получение документов
• Ошибка ЗУП 3.1 – при исправлении отпуска меняется рабочий год
• Как в ЗУП 3.1 перенести часть не отгулянного отпуска на будущие даты?
• Отзыв из отпуска в ЗУП 3.1
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Регистрация отпуска, начисление и выплата отпускных в ЗУП 3.1
• Как сделать График отпусков в 1С?
• Табель учета рабочего времени в ЗУП 3.1
• Общие возможности КЭДО в 1С:Кабинет
• ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия — подключение, настройка, отправка приглашений