Учет труда и заработной платы: этапы и особенности

Каждый работодатель обязан вести учет отработанного сотрудниками времени, а также документировать и фиксировать в учете зарплатные операции (начисление, удержание, выплату). Расскажем, как работодателю организовать эти процессы, чтобы у контролеров не возникало претензий.

Этапы учета труда и зарплаты

На работодателя законодательство возлагает множество обязанностей, в т. ч. в вопросах учета отработанного сотрудниками времени, своевременного и полного расчета и выплаты зарплаты, формированию достоверного учета и отчетности.

Чтобы у сотрудников не было повода жаловаться в контролирующие органы, работодателю важно правильно организовать все необходимые процедуры, в том числе:

• учет рабочего времени – это процесс фиксации в специальных документах времени, фактически отработанного/неотработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ требует от работодателя вести учет рабочего времени отдельно по каждому работнику)
• начисление зарплаты – это расчет положенных работнику сумм исходя из отработанного им времени (выполненного объема работы) с учетом установленных в трудовом договоре и локальных актах работодателя условий (ст. 135 ТК РФ)
• удержание НДФЛ и начисление страховых взносов – это обязанность работодателя, предусмотренная налоговым законодательством (из начисленных работникам сумм с учетом налоговых вычетов определяется база по НДФЛ, исчисляется и удерживается сумма налога; страховые взносы рассчитываются исходя из облагаемых выплат и применяемого работодателем тарифа)
• удержание иных сумм – осуществляется в том случае, если сам работник попросил в заявлении удерживать суммы из его зарплаты и перечислять по назначению (например, при добровольной уплате алиментов) или на работника поступил исполнительный документ, согласно которому работодатель обязан произвести удержания (Федеральный закон «Об исполнительном производстве…» от 02.10.2007 N 229-ФЗ)
• выплата зарплаты – это перечисление (выплата из кассы) начисленной сотрудникам зарплаты за вычетом НДФЛ и иных необходимых удержаний (по ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать зарплату работникам минимум дважды в месяц, даты выплаты должны быть прописаны в локальном акте)

Особенности каждого этапа детализируем в следующих разделах.

Учет рабочего времени: порядок и документы

Для достоверного учета фактически отработанного времени работодатель назначает ответственных сотрудников. В компании с небольшим количеством работников учет могут поручить бухгалтеру или кадровику. В крупных компаниях эти функции выполняют ответственные лица: табельщики, мастера, начальники цехов и др.

Законодательством предусмотрено несколько видов рабочего времени:

• нормальное рабочее время – не более 40 час. в неделю (ст. 91 ТК РФ)
• сокращенное рабочее время – устанавливается определенной категории сотрудников в силу требований ТК РФ (например, инвалидам I-II группы по ст. 92 ТК РФ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 35 час. в неделю)
• неполное рабочее время – устанавливается по договоренности между сотрудником и работодателем в ситуациях, когда сотрудник по определенным причинам не может трудиться полный рабочий день (например, по просьбе беременной женщины – ст. 93 ТК РФ). В этом случае зарплата выплачивается исходя из фактически отработанного времени (выполненного объема работы)

Учет рабочего времени можно вести «на бумаге» или в электронной форме. Основным документом, применяемым работодателями для учета рабочего времени, является табель. Существуют унифицированные формы табеля (ф. Т-12, ф. Т-13). Их используют  большинство работодателей, т. к. к унифицированному документу меньше претензий у контролеров. В табеле отражают  фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте (например, Я – явка) и отсутствие (например,  Б – больничный, ОТ – отпуск, НН – отсутствие по невыясненным причинам).  Форму табеля работодатель также может разработать самостоятельно.

Учет зарплатных начислений, удержаний и выплат

Работодатель начисляет зарплату на основе данных табеля учета рабочего времени, установленных работникам ставок (окладов) и с учетом закрепленных в локальных актах особенностей (по выплате премий, доплат, компенсаций и т. д.).

Начисление зарплаты отражается по кредиту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со сч. 20, 23, 25, 26, 44. Аналитический учет ведется по каждому сотруднику.

Для отражения операций с НДФЛ применяется сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 01 «Налог на доходы физических лиц»). НДФЛ удерживается с каждой облагаемой налогом выплаты и перечисляется в бюджет.

Страховые взносы отражаются на сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (субсчет выбирается по нужному виду страхования).

Корреспонденция счетов по начислению и выплате зарплаты:

Запомните

• Трудовое законодательство обязывает работодателя организовать учет фактически отработанного каждым сотрудником времени. Такой учет ведется ручным или автоматизированным способом с оформлением табеля учета рабочего времени
• На основании данных табеля, а также установленной работнику тарифной ставки (оклада) рассчитывается заработная плата и иные, положенные сотруднику суммы (премии, доплаты и т. д.)
• При начислении зарплаты и ее выплате в учете производятся записи:
  • Дт 20 (25, 26) Кт 70 начислена зарплата
  • Дт 70 Кт 68 удержан НДФЛ
  • Дт 20 (25, 26) Кт 69 начислены страховые взносы
  • Дт 70 Кт 51 (50) зарплата выплачена сотрудникам

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email