Кадровый ЭДО — общее понятие и применение

Что такое кадровый ЭДО 

При введении КЭДО кадровые документы создаются, подписываются и хранятся только в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ). При этом документы не дублируются на бумаге.

Для некоторых видов документов переход на КЭДО не предусмотрен:

• Приказы об увольнении
• Трудовые книжки
• Сведения о трудовой деятельности
• Акты о несчастном случае на производстве
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда

Порядок перехода на КЭДО 

Работодатель вправе добровольно перейти на КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). В случае перехода на КЭДО работодатель обязан:

• Разработать ЛНА о применении КЭДО.
• Получить согласие от сотрудников и соискателей. Отсутствие согласия = отказу от перехода на КЭДО. Для таких работников оформляем документы по-старому, на бумаге.

Исключение – не нужно получать согласие от работников, принятых на работу 01.01.2022 г. или позднее и не имеющих до 01.01.2022 г. трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).

Требования к согласию сотрудников о переходе на КЭДО:

• Согласие о переходе должно быть оформлено в письменном виде. Подробнее в статье Кадровый ЭДО — в какой форме получать согласие сотрудника?
• Согласие нужно получить не только от сотрудников, но и от соискателей.

Варианты использования КЭДО (ст. 22.1 ТК РФ):

• Обмен документами через портал «Работа в России».
• Использование собственной информационной системы работодателя.

Виды ЭЦП, используемых в КЭДО (ст. ­22.3 ТК РФ) 

В КЭДО предусмотрено использование 3 видов электронных подписей:

• Простая электронная подпись (ПЭП) – пара «логин + пароль». Идентифицирует отправителя, но не удостоверяет целостность и неизменность документов.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – создается с использованием криптографических алгоритмов. Не только идентифицирует отправителя, но и позволяет доказать неизменность подписанных документов.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – имеет все преимущества НЭП, но выдается УЦ, аккредитованными в Минкомсвязи России.

Требования к ЭЦП в КЭДО различаются в зависимости от:

• Вида документа.
• Того, кто подписывает документ (работодатель или работник).

Все требования к виду ЭЦП согласно ст. 22.3 ТК РФ свели в таблицу:

Варианты настройки КЭДО в ЗУП 3.1 

В ЗУП 3.1 предусмотрено 2 варианта внедрения КЭДО:

• Обмен документами через портал «Работа в России»
• Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника

В таблице сравнили оба варианта:

См. также:

• Электронный кадровый документооборот и порядок обработки персональных данных. Законодательный обзор
• ЗУП 3.1: Кадровый электронный документооборот в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email