Записку-расчет отпускных по форме Т-60 оформляют персонально на каждого работника — она помогает систематизировать данные для расчета и определить сумму отпускных. Расскажем, из каких разделов состоит документ, как считать отпускные и на что обратить внимание при оформлении.
Как сформировать записку-расчет в 1С:БП
Унифицированную форму Т-60 утвердили Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Организации не обязаны применять унифицированные формы и вправе использовать самостоятельно разработанные бланки для таких целей. В современных учетных программах уже заложены типовые формы.
Записка-расчет о предоставлении отпуска (отпускной лист) нужна, чтобы посчитать средний заработок работника и провести расчет отпускных.
Документ включает:
- полное наименование организации
- Ф. И. О. работника, его должность и табельный номер
- период, за который предоставляете отпуск, его продолжительность в календарных днях
Обратите внимание на правильное склонение фамилии сотрудника при заполнении формы в учетных программах. В нашем примере записку-расчет заполнили в программе 1С: БП — директор ООО «Березовые шишки» Лубенец Анатолий Петрович идет в отпуск на 14 календарных дней.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Фамилию сотрудника не склоняйте. Чтобы корректно отразить ее в печатных формах приказов, подкорректируйте склонения по одноименной гиперссылке в карточке физлица: справочник Физические лица — Раздел Зарплата и кадры — блок Настройки и справочники или Раздел Справочники — блок Зарплата и кадры.
Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику оформляйте на типовом бланке — форма по ОКУД 0301051. Ключевой этап составления записки-расчета — определение среднего дневного заработка работника. Для этого суммируйте все выплаты, начисленные за расчетный период (чаще всего — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска): оклад, премии, надбавки и другие стимулирующие выплаты. Полученную сумму разделите на количество фактически отработанных дней в этом периоде.
В расчет берите только отработанные дни, без периодов временной нетрудоспособности, отпусков без сохранения заработной платы и других случаев, предусмотренных законодательством (ст. 139 ТК РФ, Постановление Правительства от 24.04.2025 N 540 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (Положение об особенностях…).
Записка-расчет о предоставлении отпуска включает в себя блок Расчет оплаты отпуска.
Ниже в форме — блоки Начислено и Удержано.
Порядку предоставления отпусков посвящены ряд статей ТК РФ, например глава 19 ТК «Отпуска».
Сотрудник ООО «Березовые шишки» написал заявление на отпуск с 26.05.2026 по 08.06.2026. На его основании 25.05.2026 составили приказ, начислили и выплатили отпускные.
Чтобы формировать в программе кадровые приказы, в настройках функциональности (Раздел Администрирование) установите галочку Кадровые приказы на вкладке Сотрудники.
Пошаговая инструкция оформления записки-расчета ф. Т-60
Шаг 1. Перейдите в Раздел Зарплата и кадры — блок Кадры — Кадровые приказы. Нажмите Создать и выберите документ Отпуск.
Чтобы форма Т-60 сформировалась корректно, необходимо заполнить все поля и проверить все данные, заполненные программой автоматически.
Шаг 2. Заполните поля согласно данным.
В нашем примере:
- Сотрудник — Лубенец Анатолий Петрович
- Основание — Заявление
- За работу с «01.03.2025» по «28.02.2026» — период работы, за который предоставляется отпуск
- Отпуск с «26.05.26» по «08.06.26» — даты из заявления сотрудника или графика отпусков
В блоке Расчет программа автоматически показала начисленную сумму отпускных и удержанный НДФЛ исходя из имеющихся данных. Перейдя по гиперссылке, можно просмотреть суммы, на основании которых программа посчитала отпускные, и при необходимости их откорректировать.
Расчет отразится в форме Т-60, сформированной из этого документа.
Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала (крайний срок — 23.05.2026).
Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы.
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Шаг 3. Укажите дату выплаты отпускных — в нашем примере 22.05.2026.
Для выплаты отпускных Лубенцу А. П. сформирована платежная ведомость и документ, который отражает выплату (Выдача наличных) — кнопка Выплатить.
Рассмотрим печатную форму записки-расчета.
На оборотной стороне представлен расчет среднего дневного заработка — центральный элемент формы. В графе 3 по месяцам перечислены выплаты, которые учитывают при расчете среднего заработка — в нашем примере 380 000 руб. В графе 4 указаны календарные дни расчетного периода — 351,60 дня.
Итог блока — средний дневной заработок в графе 6. В нашем примере: 380 000 руб. / 351,60 дней = 1 080,77 руб./день.
Итоговую сумму отпускных рассчитывайте, умножая средний дневной заработок (графа 6) на количество календарных дней отпуска (графы 7 и 11). В нашем примере отпуск сотрудника Лубенца А. П. разбит на два периода: 6 дней в мае и 8 дней в июне.
Отпускные составили:
- за май — 1 080,77 руб. (графа 6) х 6 дней (графа 7) = 6 484,62 руб.
- за июнь — 1 080,77 руб. (графа 6) х 8 дней (графа 7) = 8 646,16 руб.
В записке-расчете подробно отражайте все расчеты, включая НДФЛ и итоговую сумму, которую выплачиваете работнику. НДФЛ с отпускных Лубенца А. П. составил 1 967 руб. (15 130,78 руб. х 13%) — графы 16 и 22. В нашем примере вычеты сотруднику не предоставляются. Отпускные к выплате составили 13 163,78 руб. (15 130,78 руб. — 1 967 руб.) — графа 23 формы Т-60.
Ниже расчета — сумма к выплате прописью.
Документ подписывает бухгалтер, который отвечает за расчет, и руководитель организации, который подтверждает предоставление отпуска.
Расчет среднего заработка, если в расчетном периоде нет доходов
Аналогично заполняется и распечатывается записка-расчет в 1С:ЗУП.
Записку-расчет храните в личном деле работника — она служит основанием для отражения информации об отпуске в учетных документах, а также для начисления и выплаты отпускных (п. 295 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236). Обратите внимание на изменение сроков хранения кадровых документов. Правильное и своевременное оформление записки-расчета помогает соблюсти право работника на отдых и избежать споров по расчету отпускных.
Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236
Пункт 295.
Срок хранения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) составляет 6 лет. При этом, если в организации отсутствуют лицевые счета, срок хранения увеличивается до 75 лет.
Кратко о Записка-расчет о предоставлении отпуска
- Записка-расчет формы Т-60 — инструмент контроля и гарантия прав работников
- Срок хранения — не менее 6 лет, а в отдельных случаях — 75 лет
- Отпускной лист Т-60 в программе 1С: Бухгалтерия предприятия формируется автоматически при оформлении документа Отпуск
- Структура формы Т-60 предусматривает внесение персональных данных работника: табельный номер, Ф. И. О. , должность, структурное подразделение
- Уделяйте внимание периоду, за который предоставляете отпуск, его продолжительности в календарных днях и виду отпуска: ежегодный основной, дополнительный, дополнительный, учебный и т. д.
- В таблицах формы отражаются начисленная сумма отпускных, удержанный НДФЛ и сумма к выплате
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Макс
ВКонтакте
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете