Приказ о предоставлении отпуска: как оформить, на каком бланке и можно ли обойтись без него

Приказ о предоставлении отпуска защищает работника от риска увольнения за прогул, а работодателя — от судебных споров. Разобрались, можно ли обойтись без приказа, какую форму выбрать после отмены унифицированных бланков и какие реквизиты обязательно включить в приказ.

Что такое приказ о предоставлении отпуска и зачем он нужен?

Приказ о предоставлении отпуска работнику — внутренний распорядительный документ, который служит основанием для временного освобождения сотрудника от работы. Он определяет продолжительность, условия отсутствия и защищает права работника.

Приказ имеет правовые последствия:

• Служит основанием для отсутствия работника на рабочем месте — без приказа отсутствие могут расценить как прогул. Приказ подтверждает, что отсутствие согласовано и соответствует трудовому законодательству
• Дает право на отпускные и другие выплаты — на основании приказа бухгалтерия рассчитывает и выплачивает отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)
• Фиксирует период отпуска для учета стажа и остатка неиспользованных дней. В приказе указывают, за какой рабочий год предоставляют отпуск и сколько дней работник использовал
• Служит доказательством в спорах. При проверках трудовой инспекции или в суде приказ — один из основных документов, который подтверждает, что работодатель соблюдал нормы ТК РФ и не нарушал права работника

Какие виды отпусков предусматривает Трудовой кодекс

Трудовое законодательство делит отдых сотрудников на три основные категории:

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска. Гарантированный период отдыха, который оплачивают исходя из среднего заработка:

• Основной. Предоставляют ежегодно каждому сотруднику. Стандартная продолжительность — 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников срок выше: для лиц до 18 лет — 31 день, для работников с инвалидностью — не менее 30 дней, для преподавателей — от 42 до 56 календарных дней в зависимости от специализации
• Дополнительный. Дни сверх основного отпуска за работу в особых условиях (ст. 116 ТК РФ). Их дают за труд во вредных или опасных условиях (минимум 7 дней), за ненормированный рабочий день (от 3 дней), а также «северные» отпуска — 24 дня за работу в районах Крайнего Севера и 16 дней за работу в приравненных местностях. Дополнительные дни суммируют с основным отпуском, включают в график и оплачивают по тем же правилам

2. Отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет). Предоставляют для решения личных вопросов по соглашению сторон. В ряде случаев работодатель обязан дать такой отпуск (ст. 128 ТК РФ). Например, пенсионерам — до двух недель в году, инвалидам — до 60 дней, а всем работникам при регистрации брака, рождении ребенка или смерти близких — до пяти дней. В остальных ситуациях решение принимает руководитель
3. Целевые (специальные) отпуска — периоды отсутствия, связанные с конкретными обстоятельствами:

• По беременности и родам (ст. 255 ТК РФ). Оформляют по больничному листу и заявлению работника. Базовый срок — 140 дней, он увеличивается при многоплодной беременности или осложнениях
• По уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ). Предоставляют по заявлению. Его могут оформить не только мать, но и другой родственник, который фактически ухаживает за ребенком до достижения им трех лет
• Учебный (ст. 173 – 177 ТК РФ). Предоставляют работникам, которые впервые получают образование в аккредитованной организации. Основание — заявление и справка‑вызов из учебного заведения. Оплата зависит от формы обучения и этапа: сессия, итоговая аттестация, защита диплома

Когда заявление на отпуск обязательно, а когда можно обойтись без него?

Если работник идет в ежегодный оплачиваемый отпуск строго по графику, он не обязан писать заявление. Заявление нужно во всех случаях, когда отпуск вне графика или предоставили специальный отпуск.

Как составить график отпусков

Как утвердить график отпусков

Обязателен ли приказ об отпуске по закону и можно ли его заменить?

Трудовой кодекс не обязывает оформлять отпуск приказом. Достаточно трех условий:

• есть график отпусков
• работника уведомили под подпись за две недели до начала отпуска
• выплатили отпускные не позднее чем за три дня до отпуска (ст. 123 ТК РФ, ст. 136 ТК РФ)

Если эти требования соблюдены, отсутствие приказа  — не нарушение. Уведомлять за две недели нужно только когда сотрудник идет в отпуск по графику. Оформление отпуска визой руководителя на заявлении (например: «Утверждаю. Оплатить. Дата. Подпись») законно, если такой порядок закреплен в локальных актах компании — правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках.

Срок оформления приказа на отпуск

ТК РФ не определяет конкретную дату для подписания приказа. Следует руководствоваться сроками уведомления о предстоящем отпуске и выплаты отпускных.

Какую форму приказа выбрать: унифицированную Т‑6 или свою

С 01.01.2013 унифицированные формы документов перестали быть обязательными. Организация может утвердить свой бланк приказа на отпуск или продолжать использовать форму Т‑6, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1.

Бланк приказа на отпуск форма Т-6 для скачивания

Образцы приказов для скачивания

Какие реквизиты включить в приказ в свободной форме

Приказ — распорядительный акт руководителя, а не бухгалтерский документ. Но он служит основанием для выплаты отпускных и списания расходов, поэтому приказ в свободной форме должен содержать:

• наименование организации
• наименование документа: «Приказ о предоставлении отпуска работнику»
• дата составления и номер приказа
• Ф. И. О. работника, его табельный номер, структурное подразделение и должность
• вид отпуска — ежегодный основной оплачиваемый, дополнительный (за вредные условия, стаж), без сохранения зарплаты, учебный, по беременности и родам или по уходу за ребенком
• период работы, за который предоставляют отпуск (рабочий год важен для учета остатков дней)
• даты начала и окончания отпуска и количество календарных дней
• подпись руководителя организации или уполномоченного лица
• подпись сотрудника об ознакомлении с приказом

Кратко о приказе на отпуск

• Приказ о предоставлении отпуска — внутренний распорядительный документ, который официально освобождает сотрудника от работы на определенный период и служит основанием для расчета и выплаты отпускных
• ТК РФ не требует обязательного издания приказа на отпуск. Отсутствие приказа не — нарушение. Если в локальных актах закреплено, что отпуск оформляют визой руководителя на заявлении (например: «Утверждаю. Оплатить»), такой порядок законен
• Для оформления приказа на отпуск можно использовать унифицированную форму Т‑6 или свой бланк. В любом случае в приказе указывают: наименование организации, Ф. И. О. и должность работника, вид отпуска, рабочий год, даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней, подпись руководителя и подпись работника об ознакомлении