Служебная записка о премировании: когда нужна и как оформить

Служебная записка о премировании — документ, запускающий процедуру назначения премии работнику. По закону она необязательна, но может применяться в компании по решению руководства. Расскажем, кто, когда и по каким правилам ее оформляет.

Кто и для чего составляет служебную записку

Список лиц, на которых возлагается обязанность по оформлению служебной записки о премировании, утверждает руководитель. Это могут быть начальники отделов (подразделений), мастера, главный инженер и иные лица.

Ходатайство или служебную записку пишут на имя руководителя компании, который проставляет на документе соответствующую визу. Если принято решение о поощрении работника, издают приказ на премию.

Чтобы упорядочить процесс оформления и рассмотрения таких служебных записок, правила закрепляются в локальном нормативном акте (например, в Положении о премировании). В нем прописывают сроки оформления служебок, перечисляют ответственных лиц и иную необходимую информацию.

Как правильно оформить и провести приказ на премию в 1С ЗУП

Правила оформления служебной записки

Служебную записку оформляют по правилам, предусмотренным для деловой документации. Строго установленной формы такого документа нет. Компания вправе самостоятельно разработать шаблон и закрепить в ЛНА.

Текст записки включает:

• заглавную (правую верхнюю) часть — здесь указывают получателя и составителя записки
• название документа («Служебная записка», «Ходатайство о поощрении» и др.)
• основную часть, в которой нужно описать факты (кого и за что предлагается премировать), предложить вопрос премирования на рассмотрение руководству, дать ссылку на пункты локального акта, предусматривающие порядок назначения и размеры премий для такого случая
• в завершающей части записки проставляют дату и подпись (указывают ФИО с расшифровкой и название должности составителя записки)

Основной текст записки должен позволить руководителю понять смысл просьбы и разобраться с тем, действительно ли работник достоин поощрения, и если да, то в каком размере. Важно, чтобы достижения сотрудника были выражены в конкретных цифрах. К примеру, «за производство или реализацию сверх запланированного объема продукции в объеме 2 000 ед.» или «за внедрение новой технологии термической обработки металла, позволяющей предприятию экономить ежемесячно 180 000 руб.».

Образец служебной может выглядеть так: PDF

Сроки хранения служебной записки на премию

Сроки хранения служебных записок, связанных с оплатой труда, определяются п. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Кратко про служебную записку о премировании

• Служебные записки на премирование работников оформляются на имя руководителя компании и передаются ему для рассмотрения и принятия решения
• Оформляется записка по правилам, установленным для деловой документации, и обычно включает:
  • адресную часть (кому предназначена и от кого поступила)
  • название (например, «Служебная записка на поощрение»)
  • основной текст (кого и за что нужно поощрить, ссылки на пункты локального акта, другая необходимая информация)
  • завершающую часть (подпись составителя с расшифровкой, дата)
• Строгих правил составления такого документа нет. При необходимости работодатель разрабатывает бланк и закрепляет в локальном акте

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email