Журнал учета рабочего времени — правила заполнения и хранения, образец

В документообороте предприятия используют «Журнал учета рабочего времени» — он фиксирует приход и уход сотрудников, хранится по установленным правилам.

В статье расскажем: что такое журнал учета рабочего времени, как заполнять и хранить документ и как выглядит образец журнала.

Для чего используют журнал учета рабочего времени

Каждый работодатель, независимо от организационно-правовой формы и статуса, ведет учет часов, отработанных каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Для этого используют табель учета рабочего времени или иную учетную форму, в том числе журнал учета рабочего времени.

Учет отработанных часов важен:

• работодателю — чтобы контролировать фактически отработанное время, отслеживать прогулы и обоснованные неявки
• работникам — чтобы работодатель учел отработанное время при расчете зарплаты

Особенно важно вести учет отработанных часов при почасовой системе оплаты труда, когда график и режим работы сотрудника отличается от стандартного.

В документообороте компании используют и другие учетные регистры (журналы), в том числе по учету времени нахождения сотрудников на территории предприятия. Их важно отличать от журнала учета рабочего времени.

Например, журнал учета прихода и ухода сотрудников обычно хранится на проходной, и работники сами отмечают в нем время прибытия и ухода.
Из такого журнала не видно, сколько часов сотрудник действительно отработал: он может прийти вовремя, но к работе не приступить.

С помощью журнала учета прихода и ухода сотрудников работодатель контролирует опоздания и ранние уходы работников, в том числе чтобы лишить премии за систематические опоздания и ранние уходы.

Как вести журнал учета рабочего времени

По законодательству работодатель не обязан вести журнал учета рабочего времени, но может сделать это по своей инициативе.

Часто журнал заводят, чтобы:

• использовать его как источник информации для заполнения табеля учета рабочего времени
• отслеживать соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

Табели заполняют разные сотрудники компании: кадровик, табельщик, бригадир, начальник отдела. При заполнении они используют данные из журнала учета рабочего времени.

По правилам внутреннего распорядка работодатель утверждает начало и окончание рабочего дня, время перерыва.

Если в рабочее время сотрудник отлучается по личным делам или служебным обязанностям, он согласовывает это с работодателем. Информацию об отсутствии фиксируют в журнале, чтобы не считать его прогулом.

Если работодатель использует журнал учета рабочего времени, он:

• разрабатывает правила ведения документа
• разрабатывает и утверждает бланк журнала, закрепляет его форму в локальном акте
• назначает ответственное лицо за ведение документа приказом директора
• выбирает вариант ведения журнала — на бумаге или в электронном виде

При ведении бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте все листы.
На последнем листе укажите количество листов, поставьте подпись директора и печать, если ее используете.

Обычно журнал ведут в течение года, а затем хранят срок, который закреплен во внутреннем нормативном акте работодателя. Срок хранения должен быть (ст. 402 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236):

• не менее 5 лет — при стандартных условиях труда
• не менее 50 / 75 лет — при вредных или опасных условиях труда (50 лет — если делопроизводство закрыли после 01.01.2003, 75 лет — если до 01.01.2003)

Журнал не имеет унифицированной формы, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно или покупает готовый типографский журнал.

На титульном листе журнала указывают:

• наименование работодателя (юрлицо или ИП)
• дату начала и окончания ведения журнала
• ответственного сотрудника

Основной раздел журнала оформляют в виде таблицы со следующими графами:

• порядковый номер записи
• дата
• Ф. И. О. сотрудника
• должность
• наименование отдела
• время прихода и ухода
• комментарий (например, причина опоздания)
• подпись работника

При необходимости работодатель добавляет другие графы, например о перерывах на обед и отдых или о сверхурочных часах работы.

Образец журнала учета рабочего времени

Заполненный образец журнала учета рабочего времени сотрудников может выглядеть так.

Скачать образец журнала учета рабочего времениWord

Кратко о журнале учета рабочего времени

• Работодатель ведет учет рабочего времени в удобном формате, в том числе с помощью специального журнала. Журнал не имеет унифицированной формы, поэтому работодатель сам разрабатывает и утверждает шаблон. В нем указывают Ф. И. О. и должность сотрудника, время его прихода и ухода, причину опоздания и другие сведения
• По журналу работодатель контролирует фактически отработанное время каждого сотрудника и следит за соблюдением трудовой дисциплины, в том числе за прогулами и опозданиями
• По законодательству работодатель не обязан вести журнал, но может сделать это по собственной инициативе. Часто журнал заводят, чтобы использовать его как источник информации для заполнения табеля учета рабочего времени
• Документ хранят в течение срока, который закреплен во внутреннем нормативном акте работодателя, но не менее 5 лет при стандартных условиях труда и не менее 50 / 75 лет при вредных или опасных условиях труда

См. также:

• Положение об оплате труда работников: что это, как составить и утвердить, сколько хранить
• Положение о премировании работников

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши каналы в Max и RuTube, чтобы не пропустить важные изменения в 1С и законодательстве

Макс RuTube

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email