Подарки работникам в денежной форме в 1С

Операции по начислению и выплате подарков работникам в денежной форме могут отражаться по-разному в зависимости от обстоятельств:

• подарки относятся к стимулирующим выплатам, предусмотренным системой оплаты труда (либо напрямую зависящим от показателей трудовой деятельности работников);
• подарок передан по договору дарения и не имеет отношения к производственным показателям.

В статье рассмотрим примеры отражения в программе обоих вариантов.

Подарок относится к стимулирующим выплатам

30 сентября отражен в учете подарок работнику Иванову А. П. в денежной форме по результатам работы за 3 квартал в сумме 6 000 руб.

10 октября сумма подарка выплачена вместе с зарплатой за сентябрь.

Такой вид поощрения предусмотрен системой оплаты труда организации и зависит от трудовых достижений работника.

Нормативное регулирование

Если подарки являются элементом системы оплаты труда, они оформляются в том же порядке, что и другие поощрения — на основании приказа.

НДФЛ с подарков, относящихся к системе оплаты удерживается — в день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Подается уведомление и перечисляется налог — в общие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на подарки, предусмотренные системой оплаты труда, начисляются в обычном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В НУ подарки, относящиеся к стимулирующим выплатам, учитываются в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

При УСН подарки, относящиеся к стимулирующим выплатам, учитываются в расходах (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ) по мере выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Учет в 1С

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Шаг 1. Создайте вид начисления (Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Начисления — Создать). Можно создать путем копирования вида начисления Премия.

Установите:

• в разделе НДФЛ:
  • переключатель — облагается:
    • код дохода —2002 «Суммы премий за производственные результаты, предусмотренные зак-вом РФ, трудовыми (коллективными) договорами кроме доходов с кодом 2003»;
• в разделе Страховые взносы:
  • Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;
• в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ:
  • переключатель — учитывается в расходах на оплату труда по статье:
    • пп.2, ст.255 НК РФ;
• в разделе Исполнительное производство:
  • Вид дохода до 01.05.2022г. и с 01.05.2022г. — 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания;
• флажок Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» — установлен.

Шаг 2. Начисление суммы подарка отразите документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Все начисления.

Заполните документ в обычном порядке, затем в графу Начислено по ссылке внесите изменения по сотруднику, которому оформлен подарок:

• по кнопке Добавить укажите созданное ранее начисление Подарок в денежной форме за производственные результаты.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 70 — начисление заработной платы;
• Дт 26 Кт 70 — начисление стоимости подарка;
• Дт 70 Кт 68.01.1 — исчисление НДФЛ с общей суммы зарплаты;
• Дт 26 Кт 69.11 — начисление взносов на НС и ПЗ;
• Дт 26 Кт 69.09 — начисление взносов по единому тарифу;
• Дт 69.09 Кт 68.90 — перенос начисленных взносов на ЕНС.

Шаг 3. Выплатите сумму подарка вместе с зарплатой в обычном порядке:

• Схема выплаты зарплаты в 1С
• Начисление аванса и заработной платы в 1С

В зависимости от способа выплаты формируются проводки:

• Дт 70 Кт 51 (50) — выплата заработной платы (с учетом подарка);
• Дт 68.01.1 Кт 68.90 — перенос на ЕНС удержанного НДФЛ по зарплате и подарку.

Отражение подарков в зарплатной отчетности

Подарки, входящие в систему оплаты труда, отражаются в отчетности 6-НДФЛ и РСВ как обычная зарплата:

• Правила и схемы заполнения 6-НДФЛ за полугодие 2024 года в 1С
• Расчет по страховым взносам в 1С 8.3 — порядок сдачи и состав отчета

Подарок выдается по договору дарения

28 декабря выдан и отражен в учете подарок работнику Иванову А. П. в денежной форме к новому году в сумме 10 000 руб.

В тот же день сумма подарка перечислена работнику вместе с зарплатой за декабрь.

Такой вид поощрения не предусмотрен системой оплаты труда организации и не зависит от трудовых достижений работника.

Нормативное регулирование

Если сумма подарка превышает 3 000 руб., заключите договор дарения в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

НДФЛ

• даритель — налоговый агент обязан удерживать НДФЛ;
• стоимость подарков, полученных от организаций и ИП, освобождается от налогообложения в пределах 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Код дохода:

• 2720 для денежных подарков резидентам — НЕ учитываются в совокупной базе по НДФЛ для определения ставки, ставка НДФЛ всегда 13%;
• 2721 для денежных подарков нерезидентам — ставка НДФЛ 30%.

Вычет с кодом 501 — 4 000 руб. в год для суммарного дохода по кодам 2720 и 2721.

Дата удержания НДФЛ с подарка (дата получения дохода) — дата выплаты денежного подарка.

Срок перечисления НДФЛ, удержанного в декабре:

• с 1 по 22 декабрь — не позднее 28 декабря;
• с 23 до 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомление по ЕНП об исчисленном НДФЛ в 1С

Страховые взносы: подарки, переданные по договору дарения, не являются объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ,  Письма Минфина  от 31.10.2022 N 03-04-06/105519, от 08.12.2021 N 03-15-05/99665,  от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, Письмо Минтруда от 24.10.2023 N 17-4/ООГ-818).

В БУ стоимость подарка учитывается в прочих расходах (счет 91.02) в периоде начисления денежного подарка (пп. 4, 11, 16 ПБУ 10/99).

Выплата не связана с оплатой труда, поэтому может учитываться по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (Приказ Минфина от 31.10.2000 N 94н, План счетов 1С).

В НУ стоимость подарков, передаваемых работникам по договорам дарения, не учитывается в составе расходов (п. 16 ст. 270 НК РФ).

НДС на подарки в денежной форме не начисляется (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

При УСН стоимость подарков не учитывается в расходах (п. 2 ст. 346.16, п. 16 ст. 270 НК РФ).

Учет в 1С

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Шаг 1. Начислите подарок документом Операция, введенная вручную (раздел Операции — Операции, введенные вручную).

Особенности заполнения документа Операция, введенная вручную по примеру:

Строка 1:

• Дебет — счет 91.02 «Прочие расходы»:
  • Субконто 1 — статья прочих доходов и расходов, выбирается из справочника Прочие доходы и расходы:
    • Вид статьи — Прочие внереализационные доходы (расходы), флажок Принимается к налоговому учету не установлен.
• Кредит — счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям»:
  • Субконто 1 — работник, которому выплачивается подарок, выбирается из справочника Физические лица.
• Сумма, Сумма НУ Кт — сумма подарка (в нашем примере 10 000 руб.).

Строка 2:

• Дебет — счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям»:
  • Субконто 1 — работник, которому выплачивается подарок, выбирается из справочника Физические лица;
• Кредит — счет 68.01.1 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом»:
  • Субконто 1 — Налог (взносы): начислено / уплачено.
• Сумма, Сумма НУ Дт — сумма исчисленного НДФЛ с подарка (в нашем примере (10 000 – 4 000) *13% = 780 руб.).

Документ Операция, введенная вручную в 1С

Шаг 2. Выплатите подарок отдельным платежным поручением, затем отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Прочее списание (Банк и Касса — Банковские выписки).

Укажите:

• Получатель — создайте работника в справочнике Контрагенты (либо оставьте поле незаполненным);
• Счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
• Работники организаций — работник, которому выплачивается подарок, выбирается из справочника Физические лица;
• Статья расходов — Прочие расходы с видом Прочие платежи по текущим операциям.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 73.03 Кт 51 — выплата суммы подарка работнику.

В платежном поручении необходимо указывать код дохода при выплате доходов, для которых есть ограничения на взыскания по исполнительным листам (Указание Банка России от 14.10.2019 N 5286-У).

Подробнее Коды видов дохода в платежных документах с 01.05.2022 в 1С

При перечислении суммы подарка, который не связан с оплатой за труд, по нашему мнению, следует указать код 1. Перечень выплат с кодом 2 закрытый и такой позиции в нем нет.

Шаг 3. Для переноса удержанного НДФЛ на ЕНС оформите документ Корректировка ЕНС датой срока уплаты в разделе Операции.

Укажите:

• Сумма — сумма удержанного НДФЛ с подарка (в нашем примере 780 руб.);
• Налог — НДФЛ исчисленный налоговым агентом;
• Вид платежа в бюджет — Налог (взносы): начислено / уплачено.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.01.1 Кт 68.90 — перенос удержанного НДФЛ на ЕНС.

Шаг 4. Для отражения подарка в отчетности по НДФЛ заполните документ Операция учета НДФЛ (раздел Зарплата и кадры — Все документы по НДФЛ).

Шапка документа:

• Сотрудник — физическое лицо, которому начислен подарок;
• Дата операции — дата формирования сведений для целей учета НДФЛ.

Вкладка Доходы:

• Дата получения дохода — дата фактического получения дохода (в нашем примере 28.12.2024);
• Код дохода — 2720;
• Вид дохода — Прочие доходы (основная налоговая база);
• Сумма дохода — общая сумма дохода (в нашем примере 10 000 руб.);
• Код вычета — код 501 устанавливается автоматически;
• Сумма вычета — сумма вычета (в нашем примере 4 000 руб.).

Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов:

Укажите:

• Дата получения дохода — дата фактического получения дохода (в нашем примере 28.12.2024);
• Вид дохода — Прочие доходы (основная налоговая база);
• Сумма — сумма исчисленного НДФЛ (в нашем примере 780 руб.).

Вкладка Удержано по всем ставкам:

• Дата получения дохода — в нашем примере 28.12.2024;
• Ставка налогообложения — 13% (для нерезидента 30%);
• Ставка — 13%;
• Сумма — сумма удержанного налога (в нашем примере 780 руб.);
• Вид дохода — Прочие доходы (основная налоговая база).

Отражение подарков в отчетности по НДФЛ

Раздел 1: PDF

• в периоде удержания НДФЛ с подарка:
  • стр. 020 — сумма удержанного НДФЛ с подарка.

Раздел 2: PDF

• по дате получения дохода (дате выплаты подарка (денежная форма)):
  • стр. 120 — сумма денежного подарка;
  • стр. 130 — сумма вычета по подарку;
  • стр. 140 — сумма исчисленного налога с подарка;
• в периоде удержания НДФЛ с подарка:
  • стр. 160 — сумма удержанного НДФЛ с подарка.

Отражение подарков в отчетности по страховым взносам

Подарки, не входящие в систему оплаты труда, не отражаются в отчетности по страховым взносам.

См. также:

• Документ Начисление зарплаты в 1С
• Документы Ведомость в банк и Ведомость в кассу в 1С
• Налог на подарок: кто и когда платит, как рассчитать и оформить
• Поддерживающий семинар по зарплатным изменениям в 1С:Бухгалтерия 3.0 за 4 квартал 2023 и с 2024

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email