Код дохода отпускных в справке о доходах: 2012, 2013 и расчет выплат

Отпускные отражают с кодом дохода 2012, компенсацию за неиспользованный отпуск — с кодом 2013. Разберем, где указывать эти коды в 6-НДФЛ и справке для работника, как рассчитать отпускные и не перепутать их с выплатами при увольнении.

Какой код дохода указать

Коды видов доходов установлены Приложением N 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Код выбирают по содержанию выплаты, а не только по тому, увольняется работник или продолжает трудиться.

Основные коды для рассматриваемых выплат:

Код 2013 не обозначает любые расчеты при увольнении. Зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск отражают разными строками даже при перечислении одной суммой. Для других выплат проверяют соответствующий код и освобождения по ст. 217 НК РФ.

Порядок выбора можно представить так:

Выберите код по виду выплаты

Где указывать коды: 6-НДФЛ и справка 2-НДФЛ

«Справка 2-НДФЛ» — привычное название, но отдельный отчет с таким названием работодатель не сдает. Сведения по физлицам представляют в справках о доходах и суммах налога — Приложении N 1 к годовому расчету 6-НДФЛ. Коды указывают в приложении с помесячными доходами к соответствующей справке. В разделах 1 и 2 самого расчета 6-НДФЛ отдельных полей для кодов дохода нет.

Работнику выдают справку о доходах и суммах налога по его заявлению. Это документ для физлица, а не отдельная отчетность работодателя в инспекцию (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Дата получения денежного дохода — день выплаты или перечисления. Поэтому отпускные отражают в месяце выплаты, даже если отпуск начинается в следующем месяце. Для зарплаты в 2026 также действует дата выплаты, а не прежнее правило о последнем дне месяца начисления (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Например, отпуск начинается в сентябре, а деньги перечислили в августе. Доход с кодом 2012 относится к августу. Если отпуск переходит с сентября на октябрь, но отпускные целиком выплатили в сентябре, сумму не делят между месяцами отпуска только из-за его продолжительности.

Не подменяйте начисленную сумму дохода суммой «на руки». В справке показывают доход до удержания НДФЛ. Суммы налога отражают в предусмотренных для них полях.

Как оформить отпуск перед расчетом

Работникам по трудовому договору предоставляют ежегодный оплачиваемый отпуск. Общая продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней; для отдельных категорий и видов отпусков действуют другие правила. При разделении по соглашению сторон хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 114, 115, 125 ТК РФ).

Основной порядок — отпуск по графику, обязательному для сторон. О начале отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за 2 недели. Вне графика отпуск согласовывают, кроме случаев, когда работник вправе выбрать время по закону (ст. 123 ТК РФ).

Унифицированная форма приказа Т-6 необязательна — можно использовать утвержденную организацией форму. В документе корректно укажите рабочий год и даты отдыха. Рабочий год не равен календарному, а отпуск нельзя оформлять за еще не начавшийся рабочий год.

Подробнее о кадровом оформлении: Приказ о предоставлении отпуска: как оформить, на каком бланке и можно ли обойтись без него.

Как рассчитать отпускные в 2026 году

В 2026 средний заработок рассчитывают по ст. 139 ТК РФ и Положению, утв. Постановлением Правительства от 24.04.2025 N 540. Оно действует с 1 сентября 2025 вместо прежнего Положения N 922.

Какие изменения внесло новое Положение и чем расчет отпускных отличается от расчета выходного пособия — в материале: Новый порядок исчисления среднего заработка с 1 сентября 2025 года.

По общему правилу расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Например, если отпуск начинается в сентябре 2026, период — с 1 сентября 2025 по 31 августа 2026. При отсутствии заработка или других особых обстоятельствах применяют специальные правила Положения N 540.

Как определить расчетную базу после длительного отсутствия или в месяце приема на работу — в инструкции: Расчет среднего, если в расчетном периоде нет доходов.

В расчет включают выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, с учетом особенностей премий и повышения заработка. Социальные выплаты и суммы за исключаемое время учитывают по п. 2-5, 15, 16 Положения N 540. Например, отпускные за прежний отпуск и пособие по больничному не включают как обычную зарплату.

Если расчетный период отработан полностью

Формула среднего дневного заработка (СДЗ):

СДЗ = учитываемый заработок за расчетный период ÷ 12 ÷ 29,3,

где:

• 12 — число месяцев расчетного периода
• 29,3 — среднемесячное число календарных дней

Формула отпускных:

Отпускные = СДЗ × оплачиваемые дни отпуска

Это расчет для отпуска в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на ежегодный отпуск, в его календарные дни не включают (ст. 120 ТК РФ, п. 9, 10 Положения N 540).

Пример 1. Полный расчетный период

Работник уходит в ежегодный отпуск с 7 по 20 сентября 2026 на 14 календарных дней. Рабочий год, за который предоставляют отпуск, — с 20 сентября 2025 по 19 сентября 2026; сотрудник работает в организации с 2024. Поэтому начало отпуска не предшествует началу предоставляемого рабочего года.

Расчетный период с сентября 2025 по август 2026 отработан полностью, исключаемого времени нет. Учитываемый заработок — 950 000 руб.

Количество расчетных дней:

12 × 29,3 = 351,6 дн.

Средний дневной заработок:

950 000 руб. ÷ 351,6 дн. = 2 701,934015… руб./дн.

Отпускные:

950 000 руб. ÷ 351,6 дн. × 14 дн. = 37 827,08 руб.

В примерах статьи промежуточный СДЗ не округляем, а итоговую выплату округляем до копеек. Поэтому нельзя подставлять отображаемый СДЗ 2 701,93 руб. и ожидать того же результата: 2 701,93 руб. × 14 даст 37 827,02 руб. Проверяйте единый порядок расчета в программе и печатных документах.

Если есть неполные месяцы

Для неполного месяца календарные дни пересчитывают, а не просто прибавляют к знаменателю как фактическое количество дней (п. 10 Положения N 540).

Расчет дней неполного месяца:

Дн = 29,3 ÷ календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Средний дневной заработок:

СДЗ = учитываемый заработок ÷ (29,3 × полные месяцы + сумма расчетных дней неполных месяцев).

При нескольких неполных месяцах каждый рассчитывают отдельно. Полностью исключенный месяц не дает дополнительных расчетных дней. Не все неявки одинаковы —перечень исключаемого времени проверяют по п. 5 Положения N 540.

Пример 2. Неполный расчетный период

Другой работник идет в отпуск на 14 календарных дней в сентябре 2026. В расчетном периоде 10 полностью отработанных месяцев. В июне 2026, где 30 календарных дней, на отработанное время приходится 12 календарных дней; остальное время июня исключают по п. 5 Положения N 540. Июль полностью исключен. Учитываемый заработок — 650 000 руб.

Расчет:

Отпускные составят 29 863,48 руб. Если сначала округлить СДЗ до 2 133,11 руб., получится 29 863,54 руб. В статье используем первый вариант — без промежуточного округления, как в Примере 1.

НДФЛ и срок выплаты отпускных

Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Не путайте этот срок со сроком перечисления удержанного налога в бюджет (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

С облагаемой выплаты удерживают НДФЛ. Для основной базы налогового резидента по общему правилу действует шкала 13-22%. Ставка 13% применяется к части базы до 2,4 млн руб. включительно, выше — повышенные ставки. Код 2012 не меняется при переходе через порог ставки (п. 1 ст. 224 НК РФ).

К налоговым нерезидентам и специальным категориям применяют соответствующие правила НК РФ. В примерах ниже работники — резиденты, их доходы относятся к обычной основной базе, лимит 2,4 млн руб. не превышен, вычетов и других особенностей нет.

По примеру 1 НДФЛ рассчитывают в полных рублях. Сумму менее 50 коп. отбрасывают, 50 коп. и более округляют до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ):

37 827,08 руб. × 13% = 4 917,5204 руб. → 4 918 руб.

К выплате работнику:

37 827,08 руб. − 4 918 руб. = 32 909,08 руб.

Работодатель перечислил отпускные 3 сентября 2026. Для справки это сентябрьский доход с кодом 2012 в сумме 37 827,08 руб., а не 32 909,08 руб.

Фрагмент помесячных доходов по Примеру 1:

Это только строка отпускных, а не полная справка за 2026. В реальной справке отражают все соответствующие доходы работника за год. Итоги налога в справке определяют по всем выплатам и расчету нарастающим итогом, а не всегда как 13% от каждой отдельной строки.

Код компенсации за неиспользованный отпуск

При увольнении выплачивают компенсацию за все неиспользованные отпуска. Ее отражают с кодом 2013, независимо от того, перечислили ли одновременно зарплату. Код 2013 применяют также к законной денежной компенсации неиспользованного отпуска без увольнения, когда такая замена допускается (ст. 126, 127 ТК РФ).

Нельзя заменять компенсацией обязательный минимум отдыха в любых обстоятельствах. Возможность замены и категории работников проверяют отдельно по ст. 126 ТК РФ. Выплаченная компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ, а не получает автоматически необлагаемый лимит выходного пособия.

Если законная замена отпуска компенсацией требует изменить ранее отраженный код дохода, порядок корректировки в программе разобрали в консультации: Перерасчет отпускных для замены на компенсацию за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ.

Количество неиспользованных дней определяют по отпускному стажу, продолжительности отпуска и уже предоставленным дням. Значение 2,33 дня за месяц относится к обычному отпуску 28 дней и не заменяет расчет для удлиненного отпуска или специальных оснований полной компенсации.

Сумма компенсации:

Компенсация = СДЗ × неиспользованные дни, подлежащие компенсации.

Средний заработок рассчитывают по применимым правилам ст. 139 ТК РФ и Положения N 540. Для отпусков в рабочих днях предусмотрен другой расчет.

Пример 3. Зарплата и компенсация при увольнении

Третий работник увольняется 30 сентября 2026. В этот день ему выплачивают зарплату 30 000 руб. и компенсацию за 14 неиспользованных дней. СДЗ для компенсации по отдельному расчету — 1 000 руб. Для простоты НДФЛ по обеим выплатам составляет 13%, вычетов нет.

Компенсация:

1 000 руб./дн. × 14 дн. = 14 000 руб.

Доходы разделяют:

Общий доход по этим двум выплатам — 44 000 руб., НДФЛ при условиях примера — 5 720 руб., к перечислению — 38 280 руб. Код 2013 не ставят на все 44 000 руб.

Можно ли предоставить отпуск перед увольнением

По письменному заявлению неиспользованный отпуск можно предоставить с последующим увольнением, кроме увольнения за виновные действия. Поэтому утверждение «при увольнении отпуск уже не предоставляют» неверно (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Различайте оплату предоставленного отпуска с кодом 2012 и компенсацию непредоставленных дней с кодом 2013. Их экономическая и кадровая причина различается, хотя для обеих выплат используют средний заработок.

Окончательный расчет при увольнении производят в день увольнения с учетом исключений ст. 140 ТК РФ. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности выдают по ст. 84.1 ТК РФ. Справку о доходах выдают по заявлению работника, а не автоматически вместо проверки обязанности выдать другие документы (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Что проверить перед сдачей сведений

Проверьте последовательно:

1. Определите вид выплаты: отпускные, компенсация, зарплата или иная сумма
2. Проверьте расчетный период, исключаемое время и порядок округления
3. Сверьте дату фактической выплаты и месяц отражения дохода
4. Выберите код по действующему перечню, а не только по названию начисления в программе
5. Проверьте НДФЛ, вычеты и переходы между ставками
6. Сопоставьте помесячные сведения и итоги справки со всеми доходами за год

Не переносите сумму из записки-расчета в справку без проверки выплаты. При исправлении исходных начислений согласуйте регистры и отчетность, чтобы один и тот же работник не получил противоречащие друг другу сведения.

Как уменьшение отпускных влияет на дату дохода, исчисленный и удержанный налог — в консультации: Перерасчет отпускных и учет НДФЛ.

Кратко о кодах дохода по отпускным

• Код 2012 — отпускные выплаты. Код 2013 — компенсация за неиспользованный отпуск, а не любые выплаты при увольнении
• Обычная зарплата отражается с кодом 2000, а облагаемые суммы отдельных увольнительных выплат — по применимому коду 2014
• Коды дохода указывают в помесячных сведениях справки, а не в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ
• Месяц отпускных и зарплаты для НДФЛ определяют по дате фактической выплаты
• В 2026 средний заработок рассчитывают по Положению N 540, а не по утратившему силу Положению N 922
• Дни неполных месяцев пересчитывают через 29,3, а не прибавляют как есть
• НДФЛ рассчитывают в полных рублях, а отпускные и сумму к выплате — в рублях и копейках

См. также:

• Приказ о предоставлении отпуска: как оформить, на каком бланке и можно ли обойтись без него
• Новый порядок исчисления среднего заработка с 1 сентября 2025 года
• Расчет среднего, если в расчетном периоде нет доходов
• Перерасчет отпускных для замены на компенсацию за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ
• Перерасчет отпускных и учет НДФЛ