Уведомление о приеме иностранного гражданина на работу: актуальные правила, формы и сроки

При приеме иностранного сотрудника работодатель уведомляет подразделение МВД о заключении трудового договора. 

Разберем, для каких категорий иностранных работников подают уведомление, как его оформить, куда и в какой срок направить.

Прием на работу иностранцев в 2026 году: требования законодательства

Прием на работу иностранцев регламентируется основными нормативно-правовыми актами (НПА): При заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранцем компания направляет в уполномоченное подразделение МВД уведомление о приеме на работу. 

Уведомление подтверждает соблюдение миграционного законодательства, правил миграционного учета и контроля. 

Подавайте уведомление вовремя. При проверке МВД может выявить нарушение и оштрафовать работодателя (ст. 18.15 КоАП РФ). 

В каких случаях надо направлять уведомление (примеры):

1. ООО «Сигма» принимает гражданина Казахстана по трудовому договору
2. ООО «Завтра» привлекает иностранного специалиста с патентом
3. ИП нанимает иностранца на сезонные работы

Иностранец с патентом в течение двух месяцев со дня его выдачи подает в подразделение МВД, выдавшее патент, уведомление об осуществлении трудовой деятельности. Используйте форму из Приказа МВД от 05.09.2023 N 655. 

Если уведомление не подать — МВД аннулирует патент (п. 7, пп. 4 п. 22 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Кто обязан направлять сведения в миграционные органы

Уведомление о заключении договора с иностранцем готовит и представляет в территориальный орган МВД работодатель или заказчик работ, услуг. 

На практике документ чаще готовит кадровик, бухгалтер, секретарь или специалист по миграционному учету. 

Уведомление подают при заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином или лицом без гражданства. 

Уведомление готовят организации, ИП и физлица, которые привлекают иностранцев к работе. Статус иностранца не важен (иностранец с патентом, гражданин страны ЕАЭС и другие категории) — уведомление подают в любом случае (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ). 

На каждого иностранца подайте отдельное уведомление. Копию договора к нему не прикладывайте. 

Подайте уведомление:

• на Госуслугах
• Почтой России заказным письмом с описью вложения
• лично или через представителя в подразделение МВД

Также можно направить уведомление через оператора ОФР — партнера Госуслуг после получения API-ключа на Госуслугах. 

МВД рассматривает уведомление в течение одного рабочего дня.

Как оформить уведомление о приеме на работу иностранца

Чтобы оформить уведомление, используйте бухгалтерскую программу, например 1С:Бухгалтерию 8.3. 

Можно подготовить бумажное уведомление на бланке установленной формы или создать электронный вариант. С 01.09.2026 действуют новые формы (Приказ МВД от 12.05.2026 N 290). 

Заполняется уведомление по форме, утв. Приказом МВД от 30.07.2020 536: 

Бумажное уведомление заполните печатными буквами с двух сторон одного листа. Не вносите исправления. 

Уведомление на нескольких листах сшейте и пронумеруйте. На последнем листе укажите количество прошитых и пронумерованных листов, подпишите запись. 

Направьте уведомление в МВД в течение трех рабочих дней со дня заключения договора с иностранцем. Уведомление подают, даже если иностранец уже находится в России и его первоначально пригласила другая организация. 

Пример 1 

Форма уведомления содержит сведения о:

• работодателе и работнике
• документе, удостоверяющем личность работника
• разрешительных документах
• фактическом месте работы
• реквизитах заключенного договора

Без ошибок укажите сведения о разрешительных документах. Например, при наличии патента укажите его номер и срок действия.

Пример 2 

Гражданин Таджикистана планировал устроиться в ООО «Полет». При проверке документов иностранца выяснилось, что срок разрешения на работу истек. Заключать трудовой договор нельзя. Уведомление о приеме на работу не подают.

Как оформить уведомления для граждан из разных стран на примере гражданина Туркменистана

Законодательство не устанавливает особых правил для уведомления о приеме иностранцев в зависимости от гражданства. До подготовки уведомления проверьте, можно ли принять иностранца на работу в компанию. 

Проверьте:

• статус иностранца и режим пребывания в России
• документы, которые требуются иностранцу для работы по трудовому договору:
  • миграционную карту
  • регистрацию
  • разрешение на работу или патент
• соответствие должности и региона работы сведениям в разрешительных документах и трудовом договоре

Пример 3 

Гражданин Туркменистана устраивается в ООО «Призма». В патенте указана профессия «строитель», а компания принимает его на должность кладовщика.

Не принимайте иностранца на работу по профессии, которой нет в патенте. При подаче уведомления МВД выявит несоответствие между данными патента и трудового договора. Работодателю грозит штраф до 1 млн руб. (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

Автоматизация уведомлений в 1С

В программе 1С: Бухгалтерия 8.3 уведомление о заключении договора с иностранцем создается автоматически — по кнопке Ввести на основании:

• после оформления приема на работу
• после ввода в программу договора на оказание услуг (договора ГПХ)

Рассмотрим на примере прием на работу: Зарплата и кадры — Кадры — договоры ГПХ — Создать: 

Уведомление сформируется автоматически, его данные можно отредактировать вручную (фрагмент):

Кратко об уведомлении о приеме иностранца на работу

• Уведомление о заключении трудового договора или договора на оказание услуг создайте и направьте в уполномоченный орган МВД независимо от миграционного статуса иностранца
• Направьте уведомление в течение трех рабочих дней со дня заключения договора
• Подайте уведомление в бумажной форме в подразделение МВД или Почтой России либо в электронной форме через Госуслуги

См. также:

• Нормативное регулирование труда иностранцев
• С 01.09.2026 применяются новые формы уведомлений об иностранных работниках
• С 01.09.2026 новые правила медосвидетельствования иностранцев и штрафы до 1 млн руб.
• Учет персональных данных иностранцев в ЗУП 3.1