Срок хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу — это огромный документальный массив, охватывающий основные нюансы трудовых отношений работников с работодателем. Часть приказов закон требует хранить 3 года или 5 лет, но для большинства таких приказов установлен максимальный период хранения, исчисляемый десятилетиями. Расскажем об этом подробнее.

Отличительные признаки и виды приказов по личному составу

Большинство решений руководителя оформляется приказами. Среди них наиболее часто встречаются три вида:

Основные виды приказов

Что входит в комплект приказов по личному составу:

Подписание кадровых документов в 1С ЗУП

Сроки из перечня Росархива

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, требуется изучить специальный перечень:

Для приказов по АХД (об охране, внутренних регламентах связи и др.) определен 5-летний период хранения. Для приказов по профильной (основной) деятельности применяются особые формулировки, определяющие число лет их хранения.

Со сроками хранения приказов по личному составу тоже все непросто.  Далее разберемся с ними детальнее.

Можно ли сформировать реестр кадровых приказов в 1С

Законодательный период хранения

Кадровику и делопроизводителю, отвечающим за соблюдение сроков хранения кадровых документов, приходится решать множество задач, связанных с этой процедурой. К примеру, искать ответы на вопросы о том, какой срок хранения приказов на отпуск, отличается ли он от срока хранения приказов о приеме на работу и др.

Ответы на них дает Росархив:

Самый короткий срок (3 года) предусмотрен для приказов о дисциплинарных взысканиях. Пятилетний период хранения установлен для приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках и служебных проверках. Для остальных приказов по личному составу действует максимальный срок: 50/75 лет.

Специальная оговорка в Перечне сделана по сроку хранения приказов об отпусках и командировках работников-«вредников»: не 3 года, а 50/75 лет.

Пример

Руководство ООО «Атлант» решило поощрить лучших работников ко Дню России 12.06.2024. Приказ на поощрение подписан 10.06.2024. Период его хранения будет отсчитываться с 01.01.2025 и закончится через 50 лет.

Длительность хранения документов, связанных с персоналом, обусловлена их важной социальной функцией: на их основе устанавливаются нужные для расчета пенсии показатели. За пенсией гражданин обращается при достижении пенсионного возраста, когда некоторые компании, в которых он трудился, уже могут перестать существовать. Законодательное требование о длительном хранении приказов, связанных с трудовыми отношениями, помогает сберечь нужную информацию.

Распоряжение вместо приказа: что со сроками?

Трудовое законодательство не настаивает на том, чтобы решение оперативных вопросов, связанных с трудовыми отношениями, оформлялось исключительно приказами. Практически тем же статусом обладает другой аналогичный документ — распоряжение.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем компании или ее структурного подразделения для решения задач нормативного, организационного, административного и оперативного характера.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем, его заместителем, начальниками отделов и подразделений для решения оперативных вопросов. У распоряжения, как правило, ограниченный срок действия, и оно касается одного работника или узкого круга работников.

Различий в периодах хранения распоряжений и приказов в Перечне нет.

Хранение других документов по личному составу

В комплект документов по личному составу входят не только приказы, но и табели учета рабочего времени, трудовые договоры, личные карточки и т.д. Для них также определены сроки хранения.

К примеру, работодатель обязан хранить заявления лиц, не принятых на работу. Для этих целей установлено два разных срока:

Также два срока установлено для табелей учета рабочего времени:

Максимальный срок хранения определен для самого главного документа, содержащего основные нюансы трудовых взаимоотношений работника и работодателя — трудового договора.

Об обновленных сроках хранения рассказываем в этой публикации >>

Запомните

• Сроки хранения приказов по личному составу установлены в специальном перечне:
  • 3 года — для приказов о дисциплинарных взысканиях;
  • 5 лет —для приказов об отпусках и командировках;
  • 50/75 лет (максимальный срок) — для остальных приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.).
• Если приказы по личному составу касаются работников, занятых на «вредных» работах, храните их максимальный срок.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email