Табель учета рабочего времени — один из важных документов в документообороте любой компании. Правильно оформленный табель облегчит работу кадровика и расчетчика зарплаты, не вызовет нареканий инспекторов ГИТ, послужит документальным доказательством в суде. Расскажем, какие формы табеля существуют и как с ними работать.
Содержание
Что важно знать о табеле
Работодатели обязаны вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В качестве документа для фиксации ежедневной продолжительности работы, явок и неявок используется табель учета рабочего времени по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.
Работодатель назначает ответственное лицо за ведение табеля приказом (распоряжением), прописывает эту функцию в его должностной инструкции. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер или начальник подразделения. Они проставляют в табеле с помощью цифрового или буквенного кода отметки о явке или отсутствии работников, указывают количество часов, отработанных каждым из них.
Коды для заполнения табеля законодательно не утверждены, поэтому работодатель вправе разработать свои коды или иные обозначения для этих целей. Обычно применяют условные обозначения из унифицированного бланка табеля, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Выбранный способ обозначения неявок закрепите в локальном нормативном акте. Там же пропишите дополнительные коды, если хотите добавить новые, отличные от кодов Госкомстата.
Например, если сотрудник работает по графику пятидневки с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00, то в табеле ежедневно (в дни, когда он работал) отмечают код «Я» и количество отработанных часов «8», при условии отсутствия опозданий и ранних уходов с работы. Если работник был в один из дней, например, на больничном, проставляется код «Б», а количество часов не ставится.
Какую форму табеля выбрать
Законодательством не утверждена обязательная форма первичного документа для учета рабочего времени.
В базе знаний Бухэксперта 25 тысяч актуальных статей и 80 тысяч ответов на вопросы бухгалтеров. Все — с пошаговыми инструкциями по применению теории на практике в 1С. Каждый день нас читают больше 100 тысяч бухгалтеров со всей страны. В открытом доступе только небольшая часть наших статей. Чтобы получить полный доступ и найти ответы на все ваши вопросы, оставьте заявку
Вы можете выбрать:
- унифицированную ф. Т-12 для учета времени и расчета зарплаты вручную;
- унифицированную ф. Т-13 — усеченный (упрощенный) вариант бланка, применяемый только для регистрации рабочего времени (предусмотрен в программных продуктах 1С);
- самостоятельно разработанный бланк, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа.
Выбранную форму бланка закрепите в приложении к учетной политике.
Сравнительная таблица форм для учета рабочего времени
| Форма (описание) | ф. Т-12 | ф. Т-13 | Самостоятельно разработанная |
| Название | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Табель учета рабочего времени | По решению работодателя |
| Для чего применяется | Совмещает две функции: учет рабочего времени и расчет зарплаты (при ручном проведении расчетов) | Исключительно для учета отработанного времени, явок и неявок сотрудников на работу (этот бланк применяется при автоматизации учета, например, в 1С ЗУП) | Функционал определяет работодатель. Если бланк разрабатывается на основе унифицированной формы, нужные поля и таблицы добавляются, избыточные удаляются |
| Особенности заполнения | Вручную заполнять эту форму трудоемко. Если вести ее в Excel, можно настроить формулы для автоматического расчета зарплаты (раздел 2) | При ведении табеля в учетных программах требуется своевременно вносить данные по неявкам (отпускам, больничным, командировкам и т. д.). Это влияет на корректный расчет зарплаты |
Бланк, разработанный по собственной форме, должен содержать все требуемые реквизиты по п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
| Скачать образец в формате pdf | форма Т-12 | форма Т-13 | — |
Заполнение табеля на примере
ООО «ЛабПлюс» оказывает услуги испытательной лаборатории. Организация работает в районе, приравненном к Крайнему Северу. Табель учета рабочего времени ведет бухгалтер Жукова А. И. путем ежедневной сплошной регистрации явок и невыходов.
Подразделение компании «Испытательная лаборатория» работает по графику пятидневной рабочей недели: 36 часов в неделю для женщин и 40 часов для мужчин. В апреле 2024 года у сотрудников подразделения были неявки:
|
ФИО сотрудника |
Должность |
Неявки (отсутствия) |
Основание |
| Рогова Д. И. | Заместитель начальника лаборатории | нет | нет |
| Филатов Д. М. | Начальник лаборатории |
|
График отпусков |
| Белых О. А. | Лаборант | С 01 по 05 апреля — в отпуске за свой счет | Заявление Белых О. А. от 25.03.2024 |
| Крабова Л. Е. | Лаборант | С 08 по 30 апреля — на больничном | Больничный лист Крабовой Л. Е. |
Рассмотрим, как по этим исходным данным заполнить ф. Т-12 и ф. Т-13.
Если компания применяет ф. Т-13, по итогам месяца заполненный табель по подразделению «Испытательная лаборатория» будет выглядеть так:
Если компания применяет ф. Т-12, по итогам месяца заполненный табель будет иметь вид:
Подробнее о ведении табеля в учетных программах 1С — в материалах рубрики Учет рабочего времени, табелирование.
Запомните
- Законодательство обязывает всех работодателей вести учет времени, отработанного сотрудниками.
- Большинство компаний ведет учет в табеле унифицированной формы:
- ф. Т-12 — применяется для учета времени и расчета зарплаты вручную;
- ф. Т-13 — позволяет регистрировать только рабочее время, явки и неявки (применяется в программных продуктах 1С).
- Работодатели вправе применять вместо унифицированных бланков самостоятельно разработанный, содержащий все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
- Выбранную форму бланка следует закрепить в приложении к учетной политике.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете