Срок хранения графика отпусков

График отпусков — обязательный документ для каждого работодателя. Он относится к документам по личному составу и составляется ежегодно. Срок хранения графика отпусков установлен законодательно.

В статье расскажем:

• сколько лет нужно хранить график отпусков;
• по каким правилам отсчитывать дату начала хранения;
• как накажут работодателя, не обеспечившего сохранность графика отпусков;
• что делать с графиком отпусков после истечения срока его хранения.

Срок хранения графика отпусков в организации

График отпусков является локальным актом работодателя, в котором отражается очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год с распределением по месяцам (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как и большинство кадровых документов, график отпусков работодатель не вправе уничтожить произвольно после того, как он утратит актуальность и перестанет действовать. Период хранения этого документа установлен законодательно.

Ответ на вопрос, сколько хранится график отпусков, содержится Перечне, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Таким образом, все работодатели обязаны обеспечить хранение каждого графика отпусков, оформленного в компании, в течение 3 лет. В Перечне нет специальных оговорок, поэтому этот срок применяется в отношении как бумажных, так и электронных графиков отпусков.

По общим правилам срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

• Составление графика отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово
• Можно ли в 1С сделать отчет График отпусков в виде диаграммы

С какой даты начать отсчет срока

Работодателю недостаточно знать лишь о сроке хранения графика отпусков в организации. Важно грамотно начать его отсчитывать, чтобы не допустить нарушения его сохранности до истечения законодательно установленного периода хранения.

У графика отпусков несколько официальных сроков:

Получается, что три года следует отсчитывать не с даты утверждения графика и не с даты окончания календарного года, на который он составлен, а в четко установленную дату: с первого дня нового календарного года, следующего за годом, на который составлен график.

Пример

В штате ООО «Зеленый мир» шесть сотрудников. В 2024 году их отпуска по графику приходятся на первые 6 месяцев (с января по июнь включительно). Несмотря на то, что свою функцию распределения по месяцам и утверждения отпускных дат график отпусков полностью выполнил в середине года, отсчитывать трехлетний период хранения следует с 01.01.2025. Окончание этого срока выпадает на 31.12.2027.

С какого периода применяются обновленные сроки хранения документов, узнайте из этого материала >>

Чем грозит нарушение срока хранения графика отпусков

График отпусков — обязательный по закону документ и для него приказом Росархива персонально установлен срок хранения. За его нарушение могут назначить солидный штраф.

Не накажут за отсутствие графика отпусков и нарушение сроков его хранения только две категории работодателей:

Названных выше работодателей (микропредприятия и НКО), оформивших письменные соглашения, не накажут за несоблюдение срока хранения графика отпусков (если они этот график составляют по своей инициативе одновременно с письменными соглашениями).

Срок хранения истек: что делать с графиком отпусков

Простым и доступным способом уничтожения бумажного графика отпусков является его механическое измельчение автоматизированным (с применением шредера) или ручным способом.

Электронные графики отпусков с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с проставлением отметки в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Они считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Перед уничтожением документов следует соблюдать особую процедуру.

Нельзя просто выбросить графики отпусков, по которым закончился срок хранения, установленный Росархивом, — слишком высок риск случайного разглашения персональных данных сотрудников.

Избавляться раньше времени от графиков отпусков — не в интересах работодателя: график отпусков (в комплекте с табелем учета рабочего времени) судьи принимают как доказательство предоставления отпуска в спорах, связанных с увольнением работников. При отсутствии графика отпусков работодателя обяжут выплатить работнику компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (Апелляционное определение Мосгорсуда от 04.02.2020 по делу N 33-1530/2020).

Запомните

• Срок хранения графика отпусков — три года.
• Графики отпусков с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению с соблюдением специальной процедуры.
• За несоблюдение срока хранения графика отпусков компании грозит штраф 200 000–300 000 руб. Накажут и должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email