Инспекторы ГИТ при проверках запрашивают множество кадровых документов и штрафуют работодателей за их отсутствие. Обязательно ли оформлять личные карточки работников и накажут ли работодателя, если на предприятии их нет? Ответы найдете в статье.
Содержание
- Что такое личная карточка работника
- Обязательно ли оформлять личную карточку Т-2
- Структура бланка ф. Т-2
- Раздел I «Общие сведения»
- Раздел II «Сведения о воинском учете»
- Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»
- Разделы IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка»
- Раздел VII «Награды» (поощрения), почетные звания»
- Раздел VIII «Отпуск»
- Раздел IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»
- Раздел Х «Дополнительные сведения»
- Раздел ХI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
- Сроки хранения личных карточек работников
- Кратко о личной карточке работника
Что такое личная карточка работника
Личная карточка работника — это документ кадрового учета, служащий для систематизации информации о сотруднике. Классическим вариантом является унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Для отдельных категорий работников предусмотрены специальные формы, утвержденные тем же Постановлением:
- № Т-2ГС (МС) — для государственных (муниципальных) служащих
- № Т-4 — для научных и научно-педагогических работников.
Обязательно ли оформлять личную карточку Т-2
Ведение личной карточки работника по форме Т-2 с 01.09.2021 перестало быть обязательным для работодателей. Данная позиция подтверждается актуальными нормами законодательства и официальными разъяснениями чиновников:
- с 01.09 2021 вступил в силу Приказ Минтруд N 320н, утвердивший новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. В нем не содержится обязательное требование о ведении личных карточек сотрудников, тогда как ранее это положение было закреплено в п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.
- в Письме Минтруда от 24.12 2021 N 14–6/В-1487 обозначено, что с 01.09.2021 работодатели освобождаются от обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Это решение принято в связи с отсутствием соответствующего нормативного акта, который бы предписывал использование данной формы.
Таким образом, личная карточка (форма Т‑2) остается удобным, но не обязательным документом и работодатель имеет право:
- полностью отказаться от ведения таких карточек
- продолжать использовать унифицированную форму Т‑2
- разработать и применять собственную форму документа
Работа с личными карточками требует соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» на всех этапах: начиная с получения от сотрудника согласия на обработку персональных данных и определения целей их обработки, до обеспечения безопасности данных и их уничтожения.
Структура бланка ф. Т-2
Бланк ф. Т-2 включает несколько разделов.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Раздел I «Общие сведения»
Здесь указывается ФИО сотрудника, дата и место рождения, пол, гражданство, контактная информация (телефон, электронная почта, домашний адрес), семейное положение, сведения о близких родственниках, образование, знание иностранных языков и прочие данные.
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Этот раздел заполняется, если сотрудник подлежит воинскому учету. Здесь фиксируется категория запаса, специальное звание, группа здоровья, название военкомата, к которому приписан работник, и другие важные данные воинского учета.
Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»
Раздел посвящен трудоустройству сотрудника: указывается дата приема на работу, занимаемая должность, условия оплаты труда (тарифная ставка, надбавки, премии), структурное подразделение, к которому прикреплен работник, и записи о последующих назначениях или переводах внутри организации.
Разделы IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка»
В них отражается информации о прохождении сотрудником профессиональных экзаменов, тестирований, тренингов, семинаров, курсов повышения квалификации и переаттестации. Эти сведения важны для оценки уровня профессионализма и развития специалиста.
Раздел VII «Награды» (поощрения), почетные звания»
В этом разделе фиксируют наименование награды (поощрения), почетного звания и реквизиты подтверждающих документов.
Раздел VIII «Отпуск»
В этот раздел заносятся сведения обо всех отпусках сотрудника.
Раздел IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»
Для некоторых категорий сотрудников предусматриваются особые меры социальной поддержки, которые также отражаются в карточке.
Раздел Х «Дополнительные сведения»
В этом разделе работодатель может указать необходимую информацию о работнике, не вошедшую в предыдущие разделы.
Раздел ХI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
В этом разделе отражается информация, связанная с увольнением сотрудника: основание и дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении.
Подтверждают верность отраженной в карточке информации подписи работника кадровой службы (с указанием его должности и расшифровкой ФИО) и подписи самого работника.
Скачать Бланк личной карточки работника ф. Т-2Word
Скачать Образец заполнения личной карточки работника ф. Т-2
Сроки хранения личных карточек работников
Личные карточки подлежат хранению в течение сроков, установленных ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236:
- 75 лет — для карточек, оформленных до 01.01.2003
- 50 лет — для карточек, оформленных после 01.01.2003
Исключение: карточки государственных служащих (не гражданских) хранятся 75 лет независимо от даты создания.
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания работы с документом. Прекращение ведения карточек не дает права уничтожать ранее созданные экземпляры до истечения установленных сроков хранения.
Кратко о личной карточке работника
- Унифицированный бланк личной карточки работника формы Т-2 с 01.09.2021 для кадрового учета применять не обязательно. Работодатели могут разработать свой формат личной карточки или отказаться от ее ведения
- Многие работодатели продолжают применять бланк ф. Т-2, поскольку он удобен и привычен для кадровых служб
- Работа с личными карточками подпадает под действие Закона от 27.07.2006 N 152 ФЗ «О персональных данных». Это обязывает работодателя получать согласие работников на обработку данных, обеспечивать защиту информации, соблюдать правила сбора и уничтожения персональных данных
- Сроки хранения личных карточек регламентированы федеральным законодательством. Их уничтожение до истечения срока хранения недопустимо, даже если организация прекратила их ведение
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете