Личная карточка работника формы Т-2: назначение и состав разделов

Инспекторы ГИТ при проверках запрашивают множество кадровых документов и штрафуют работодателей за их отсутствие. Обязательно ли оформлять личные карточки работников и накажут ли работодателя, если на предприятии их нет? Ответы найдете в статье.

Что такое личная карточка работника

Личная карточка работника — документ кадрового учета для систематизации информации о сотруднике. Классический вариант — унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Для отдельных категорий работников предусмотрены специальные формы, утвержденные тем же Постановлением:

• № Т-2ГС (МС) — для государственных (муниципальных) служащих
• № Т-4 — для научных и научно-педагогических работников

Обязательно ли оформлять личную карточку Т-2

Ведение личной карточки работника по форме Т-2 с 01.09.2021 перестало быть обязательным для работодателей. Это подтверждается актуальными нормами законодательства и официальными разъяснениями чиновников:

• с 01.09 2021 вступил в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 N 320н, утвердивший новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. В нем не содержится обязательное требование о ведении личных карточек сотрудников. Ранее это положение было закреплено в п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225
• в Письме Минтруда от 24.12 2021 N 14–6/В-1487 обозначено, что с 01.09.2021 работодатели освобождаются от обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Решение принято из-за отсутствия нормативного акта, который бы предписывал использование данной формы

Вывод: личная карточка (форма Т‑2) — удобный, но необязательный инструмент. Работодатель имеет право:

• полностью отказаться от ведения карточек
• продолжать использовать унифицированную форму Т‑2
• разработать и применять собственную форму документа

Работа с личными карточками требует соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» на всех этапах: начиная с получения от сотрудника согласия на обработку персональных данных и определения целей их обработки, до обеспечения безопасности данных и их уничтожения.

Структура бланка ф. Т-2

Бланк ф. Т-2 включает несколько разделов.

Скачать Бланк личной карточки работника ф. Т-2Word

Скачать Образец заполнения личной карточки работника ф. Т-2Word

Раздел I «Общие сведения»

Указывается Ф. И. О. сотрудника, дата и место рождения, пол, гражданство, контактная информация (телефон, электронная почта, домашний адрес), семейное положение, сведения о близких родственниках, образование, знание иностранных языков и прочие данные:

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Раздел заполняется, если сотрудник подлежит воинскому учету. Здесь фиксируется категория запаса, специальное звание, группа здоровья, название военкомата, к которому приписан работник, другие важные данные воинского учета:

Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»

Раздел посвящен трудоустройству сотрудника — указывается дата приема на работу, занимаемая должность, условия оплаты труда (тарифная ставка, надбавки, премии), структурное подразделение, к которому прикреплен работник, записи о последующих назначениях или переводах внутри организации:

Разделы IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка»

В них отражается информация о прохождении сотрудником профессиональных экзаменов, тестирований, тренингов, семинаров, курсов повышения квалификации и переаттестации. Сведения важны для оценки уровня профессионализма и развития специалиста:

Раздел VII «Награды» (поощрения), почетные звания»

В разделе фиксируют наименование награды (поощрения), почетного звания и реквизиты подтверждающих документов:

Раздел VIII «Отпуск»

В раздел заносятся сведения обо всех отпусках сотрудника:

Раздел IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

Для некоторых категорий сотрудников предусматриваются особые меры социальной поддержки, которые отражаются в карточке:

Раздел Х «Дополнительные сведения»

В разделе работодатель может указать необходимую информацию о работнике, не вошедшую в предыдущие разделы:

Раздел ХI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

В разделе отражается информация, связанная с увольнением сотрудника — основание и дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении:

Подпись работника кадровой службы (с указанием его должности и расшифровкой Ф. И. О.) и подпись самого работника подтверждают правильность информации в карточке.

Сроки хранения личных карточек работников

Личные карточки хранят в течение сроков, установленных ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236:

• 75 лет — для карточек, оформленных до 01.01.2003
• 50 лет — для карточек, оформленных после 01.01.2003

Исключение: карточки государственных служащих (не гражданских) хранятся 75 лет независимо от даты создания.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания работы с документом. Прекращение ведения карточек не дает права уничтожать ранее созданные экземпляры до истечения установленных сроков хранения.

Кратко о личной карточке работника

• Унифицированный бланк личной карточки работника формы Т-2 с 01.09.2021 для кадрового учета применять не обязательно. Работодатели могут разработать свой формат личной карточки или отказаться от ее ведения
• Многие работодатели продолжают применять бланк ф. Т-2 — он удобен и привычен для кадровых служб
• Работа с личными карточками подпадает под действие Закона от 27.07.2006 N 152 ФЗ «О персональных данных». Это обязывает работодателя получать согласие работников на обработку данных, обеспечивать защиту информации, соблюдать правила сбора и уничтожения персональных данных
• Сроки хранения личных карточек регламентированы федеральным законодательством. Их уничтожение до истечения срока хранения недопустимо, даже если организация прекратила их ведение

См. также:

• Прием на работу сотрудника
• Гарантии при заключении трудового договора
• Табельный номер сотрудника: что это, как присваивается и можно ли без него обойтись
• Совмещение должностей — что учесть бухгалтеру

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email