Возложение обязанностей на время отсутствия основного работника: правовые основания, порядок оформления и образец приказа

Когда основной сотрудник уходит в отпуск или на больничный, работодателю необходимо грамотно оформить временное замещение. В статье рассматриваются два правовых механизма — совмещение и временный перевод, каждый со своими условиями и документами. 

Вы узнаете, чем отличается ситуация, когда сотрудник остается на своем месте и выполняет дополнительную работу, от полного переключения на должность коллеги. Сравнительная таблица поможет быстро определить перечень необходимых документов для каждой ситуации. 

Правовые основания: разбираем ТК РФ

ТК РФ предлагает работодателю несколько вариантов оформления замещения отсутствующего сотрудника – от временного перевода до совмещения должностей. 

Выбор конкретного способа зависит от производственной необходимости и квалификации персонала. В этом разделе разберем статьи ТК РФ, которые регулируют временное исполнение обязанностей и защищают права обеих сторон.

Ст. 60.2 ТК РФ — выполнение дополнительной работы в основное рабочее время

• Виды дополнительной работы:
  • Совмещение должностей — исполнение обязанностей по другой должности (например, бухгалтер выполняет задачи кассира)
  • Расширение зоны обслуживания или повышение объема работы — увеличение объема работ по текущей должности (свой функционал, но в большем объеме)
• Главное условие: исключительно при получении письменного согласия сотрудника и с обязательной доплатой, ст. 151 ТК РФ гарантирует, что любая сверхнормативная работа должна быть оплачена дополнительно; конкретный размер вознаграждения определяется взаимной договоренностью сторон
• Оформление: объем поручаемой работы, срок ее исполнения и содержание задач работодатель вправе установить только после фиксации письменного согласия сотрудника. Период действия, как правило, привязывается к конкретному событию (например, «вплоть до возвращения основного специалиста», «на период его болезни» или же указывается конкретная календарная дата)
• Право на досрочное прекращение: Стороны могут досрочно прекратить соглашение, письменно предупредив друг друга не позднее чем за три рабочих дня

Ст. 72.2 ТК РФ — временный перевод сотрудника на другую работу у того же работодателя.

• Особенности: полное освобождение работника от его прямых функций и временное занятие им иного рабочего места (переход на полную занятость в новой должности)
• Два варианта перевода:
  • По добровольному соглашению сторон — оформляется на максимальный срок до 1 года или до момента выхода на работу замещаемого сотрудника. Важно помнить: если по истечении оговоренного срока прежнее рабочее место сотруднику не возвращено, а он продолжает трудиться на новой позиции, перевод становится постоянным
  • Без получения согласия работника — такая мера допустима лишь при наступлении форс-мажорных обстоятельств (аварийные ситуации, катастрофы, простой, вызванный чрезвычайными происшествиями). Срок такого перевода строго ограничен 1 месяцем. Он также допускается для замещения временно отсутствующего сотрудника, если это требование продиктовано указанными экстренными условиями. При этом перевести работника на должность, требующую более низкой квалификации без его подписи законом запрещено
• Оплата: устанавливается исходя из тарифной сетки по новой должности, однако сумма не может быть меньше среднемесячного заработка, который работник получал на предыдущем месте работы
• Право на досрочное прекращение: Стороны не могут произвольно прервать перевод без согласования, за исключением случаев, когда перевод был проведен без согласия (тогда он прекращается по истечении месяца) и либо при возвращении работника на прежнюю работу
• Оформление: По соглашению сторон – подписание дополнительного соглашения к ТД. Перевод без согласия при чрезвычайных обстоятельствах – документальное подтверждение обстоятельства (акт о чрезвычайной ситуации, приказ об объявлении простоя и т.п.), приказ о переводе со ссылкой на ст. 72.2 ТК РФ

Порядок оформления: уведомление, дополнительное соглашение, приказ

Выбор способа оформления зависит от того, остается ли сотрудник на своем месте, подхватывая задачи коллеги, или полностью переключается на его участок работы. Ниже приведена сравнительная таблица, которая поможет исключить ошибки: в разных ситуациях перечень документов отличается.

ТК РФ прямо не обязывает издавать отдельный приказ при временном замещении — основным документом служит дополнительное соглашение к ТД. Исключение: экстренный перевод без согласия (авария, катастрофа, простой) сроком до 1 месяца, где приказ обязателен, так как допсоглашение не оформляется.

Ознакомление с приказом под подпись также не закреплено как обязательная норма, однако ст. 21 и 22 ТК РФ требуют от работодателя информировать сотрудника о любых изменениях его трудовых прав. 

Образцы для скачивания ниже по ссылкам:

• Приказ о возложении дополнительных обязанностей в свободной форме
• Приказ о временном переводе в свободной форме
• Приказ о временном переводе в случае ЧП по форме Т-5

Подробно о Доплате за совмещение в 1С мы писали здесь Доплата за совмещение в ЗУП 3.1

Кратко о возложении обязанностей на время отсутствия основного работника

1. Замещение оформляют либо как совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — сотрудник выполняет дополнительные задачи параллельно со своей работой, либо как временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ) — работник полностью переключается на должность коллеги
2. При совмещении и переводе по соглашению сторон обязательно письменное согласие работника. Без согласия перевод возможен только в исключительных обстоятельствах (авария, катастрофа) и на срок до 1 месяца
3. За любую дополнительную работу положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер фиксируют в дополнительном соглашении, при временном переводе оплата гарантируется не ниже среднего заработка на прежней должности
4. Дополнительное соглашение к ТД обосновывает изменение условий труда: в нем прописывают объем новых обязанностей, срок совмещения и размер доплаты либо новую должность и оклад (при переводе)
5. Приказ о возложении обязанностей / временном переводе не обязателен по закону (кроме перевода в чрезвычайных ситуациях, где он является единственным распорядительным документом). Однако во всех случаях рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под подпись для соблюдения требований ст. 21 и 22 ТК РФ

См.также:

• Совмещение и совместительство: понятие, отличия, нормативные ограничения
• Замещение должности — это то же самое, что совмещение? Разбираемся по ТК РФ
• Совмещение должностей — что учесть бухгалтеру
• Внутреннее совместительство — когда и как оформляется