Работа с персональными данными давно перестала быть задачей только кадровиков и юристов. На практике бухгалтер ежедневно обрабатывает персональные данные сотрудников, контрагентов и физических лиц: от паспортных данных и СНИЛС до сведений о зарплате и банковских реквизитах.
В статье расскажем:
- какие сведения считаются персональными данными
- что относится к их обработке
- когда требуется согласие на обработку персональных данных
- какие документы, связанные с личными данными, должны быть в организации
- какая ответственность предусмотрена за нарушения при работе с персональными данными
Содержание
- Что относится к персональным данным
- Что считается обработкой персональных данных
- Когда требуется согласие на обработку персональных данных
- Обязанности работодателя при работе с персональными данными
- Как бухгалтер работает с персональными данными сотрудников
- Защита персональных данных в организации
- Ответственность за нарушение законодательства при работе с персональными данными
- Кратко о том, что должен знать бухгалтер о персональных данных
Что относится к персональным данным
Основным нормативным актом, регулирующим эту сферу, является Федеральный закон N 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006. Он устанавливает правила обработки, хранения и защиты персональной информации.
Персональные данные — это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
В бухгалтерской практике такие сведения используются практически ежедневно.
Основные виды персональных данных
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
|
Вид данных |
Примеры |
| Основные сведения | ФИО, дата и место рождения |
| Паспортные данные | серия и номер паспорта |
| Контактная информация | адрес, телефон, email |
| Идентификационные данные | СНИЛС, ИНН |
| Сведения о работе | должность, стаж, заработная плата |
| Финансовые данные | банковские реквизиты |
Эти данные бухгалтер использует при расчете заработной платы, формировании отчетности и взаимодействии с государственными органами.
Что считается обработкой персональных данных
Обработка персональных данных — это любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, хранение, использование и передачу (п. 3 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
Какие действия относятся к обработке
Список действий, считаемых обработкой персональных данных, приведен в ст. 3 Закона N 152-ФЗ:
- сбор
- запись
- систематизация
- накопление
- хранение
- уточнение (обновление, изменение)
- извлечение
- использование
- передача (распространение, предоставление, доступ)
- обезличивание
- блокирование
- удаление
- уничтожение
Примеры обработки персональных данных в бухгалтерии
|
Действие |
Пример |
| Сбор | получение данных при приеме сотрудника |
| Хранение | хранение личных данных сотрудника:
|
| Использование | для начисления заработной платы, налогового учета и ведения кадровой документации |
| Передача | передача данных сотрудников в банки, налоговые органы, пенсионный фонд, страховые компании и государственные контролирующие органы |
| Уничтожение | уничтожение документов после истечения срока хранения |
Таким образом, практически вся деятельность бухгалтера связана с обработкой персональных данных.
Когда требуется согласие на обработку персональных данных
Основные условия обработки персональных данных установлены ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ.
В ряде случаев согласие субъекта персональных данных не требуется, например если обработка необходима для исполнения трудового договора.
Когда требуется согласие
|
Ситуация |
Нужно ли согласие |
| Исполнение трудового договора | не требуется |
| Передача данных третьим лицам | требуется |
| Публикация данных сотрудников | требуется |
| Использование фотографий | требуется |
| Передача данных государственным органам | не требуется |
Требования к форме согласия установлены ст. 9 Федерального закона N 152-ФЗ.
Согласие на обработку персональных данных в ЗУП 3.1
Обязанности работодателя при работе с персональными данными
Организация, обрабатывающая персональные данные, признается оператором персональных данных (п. 2 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
Обязанности оператора установлены ст. 18.1 и ст. 19 Федерального закона N 152-ФЗ.
Работодатель обязан:
- обеспечить законность обработки персональных данных
- принимать меры по защите информации
- организовать проведение внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных настоящему
- проводить оценку возможного вреда субъектам персональных данных при нарушении закона и сопоставлять этот вред с мерами, принимаемыми для защиты данных
ограничить несанкционированный доступ к персональным данным - назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных
- разработать локальные нормативные акты, регулирующие обработку, хранение и уничтожение персональных данных, а также меры по предотвращению нарушений законодательства
Основные документы по персональным данным
|
Документ |
Назначение |
| Политика обработки персональных данных | устанавливает правила обработки |
| Положение о защите персональных данных | определяет порядок работы с данными |
| Приказ о назначении ответственного | определяет лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных |
| Согласие на обработку персональных данных | подтверждает разрешение субъекта на сбор, использование и хранение персональных данных |
С 1 сентября 2025 оформляйте согласие на обработку персданных отдельным документом
Как бухгалтер работает с персональными данными сотрудников
Бухгалтер обрабатывает персональные данные в рамках исполнения трудового законодательства и налоговых обязанностей.
Основные ситуации:
Прием на работу
Обрабатываются:
- паспортные данные
- СНИЛС
- ИНН
- банковские реквизиты
Расчет заработной платы
Используются данные:
- о должности
- о налоговых вычетах
- о семейном положении
Передача данных государственным органам
Бухгалтер передает сведения:
- в ФНС России
- в Социальный фонд России
- в органы статистики
Такая обработка допускается на основании ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ.
Защита персональных данных в организации
Требования к защите персональных данных установлены ст. 19 Федерального закона N 152-ФЗ. Работодатель при обработке персональных данных обязан принимать правовые, организационные и технические меры защиты или обеспечивать их принятие:
- для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним
- уничтожения
- изменения
- блокирования
- копирования
- предоставления
- распространения
- иных неправомерных действий в отношении персональных данных
Обеспечить безопасность персональных данных позволяют следующие меры (п. 2 ст. 19 Закона N 152-ФЗ):
- определение возможных угроз при обработке персональных данных
- применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных
- применение средств зашиты информации, прошедших процедуру оценки
- иные меры
Оператор персональных данных должен назначить ответственного за работу с персональными данными.
Необходимо контролировать соблюдение требований по защите данных внутри организации.
Должны использоваться средства защиты информации и проводиться оценка эффективности мер безопасности.
Работники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать правила их защиты.
Основные меры защиты
|
Вид меры |
Пример |
| Организационные | ограничение доступа сотрудников |
| Технические | использование паролей и антивирусных систем |
| Физические | хранение документов в закрытых шкафах |
| Документальные | разработка внутренних регламентов |
Ответственность за нарушение законодательства при работе с персональными данными
Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ.
Основные штрафы
|
Нарушение |
Норма КоАП РФ |
Штраф для физического лица |
Штраф для должностного лица |
Штраф для юридического лица |
| Обработка персональных данных без законных оснований или с нарушением установленных требований | ч. 1 ст. 13.11 | 10 000 – 15 000 руб. | 50 000 – 100 000 руб. | 150 000 – 300 000 руб. |
| Обработка персональных данных без письменного согласия субъекта (если оно обязательно) | ч. 2 ст. 13.11 | 10 000 – 15 000 руб. | 100 000 – 300 000 руб. | 300 000 – 700 000 руб. |
| Невыполнение обязанности по опубликованию политики обработки персональных данных | ч. 3 ст. 13.11 | 1 500 – 3 000 руб. | 6 000 – 12 000 руб. | 30 000 – 60 000 руб. |
| Непредоставление субъекту информации об обработке его персональных данных | ч. 4 ст. 13.11 | 2 000 – 4 000 руб. | 8 000 – 12 000 руб. | 40 000 – 80 000 руб. |
| Невыполнение требований субъекта об уточнении, блокировании или уничтожении персональных данных | ч. 5 ст. 13.11 | 2 000 – 4 000 руб. | 8 000 – 20 000 руб. | 50 000 – 90 000 руб. |
| Нарушение требований по защите персональных данных | ч. 6 ст. 13.11 | 1 500 – 4 000 руб. | 8 000 – 20 000 руб. | 50 000 – 100 000 руб. |
| Неправомерная передача (утечка) персональных данных | ч. 12–14 ст. 13.11 | до 200 000 руб. | до 400 000 руб. | до 15 000 000 руб. |
При повторных нарушениях штрафы увеличиваются.
Правильная организация работы с персональными данными помогает снизить риски штрафов и обеспечить соблюдение требований законодательства.
Кратко о том, что должен знать бухгалтер о персональных данных
- Персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ)
- Любые действия с ними считаются обработкой (включая сбор, запись, систематизацию, хранение, использование и передачу и т. д.)
- Условия обработки персональных данных установлены ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ
- Работодатель обязан обеспечить защиту данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона N 152-ФЗ
- За нарушения организации и работы с персональными данными предусмотрена ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете