Табельный номер сотрудника: что это, как присваивается и можно ли без него обойтись

Как только новый сотрудник начинает трудиться в компании или у ИП, ему немедленно присваивают персональный табельный номер. Работодатель вправе разработать свою систему нумерации и следовать ей при приеме новых сотрудников. Расскажем, что при этом учесть, а также:

• расшифруем термин «табельный номер»;
• поясним, как он присваивается сотруднику;
• подскажем, когда одному работнику положено несколько табельных номеров;
• разберемся, возможно ли обойтись без нумерации сотрудников.

Табельный номер: что это?

Определения табельному номеру действующие НПА не дают. Расшифруем его исходя из практики.

ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР — это индивидуальный цифровой код, который присваивается работодателем каждому сотруднику для облегчения его идентификации в кадровых документах, табелях учета рабочего времени, расчетных листках, приказах, иных локальных актах и документах.

В действующем законодательстве нет требования об обязательности табельных номеров, то есть можно обойтись и без них. К примеру, нумерация не нужна, когда в штате всего несколько человек и зарплатно-кадровый учет не страдает от отсутствия специальных индивидуальных шифров.

Если работодатель решит присваивать номера сотрудникам, желательно разработать соответствующий порядок и прописать его в локальном нормативном акте (приказе, положении, распоряжении и т. д.).

Табельный номер сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия

Правила присвоения табельных номеров

Чтобы в учетном процессе компании не возникал хаос из-за неразберихи с табельными номерами, к разработке порядка их присвоения рекомендуем подойти ответственно. Законодательно такой порядок не установлен, но за основу можно взять текст совместного письма трех ведомств: Госкомтруда, Минфина и ЦСУ (N 75-АБ, N 89 и N 10-80 от 27.04.1973). Этот документ из советского прошлого, но содержит ряд положений, не утративших актуальность.

В письме прописаны три главных постулата в отношении порядка установления и применения табельных номеров:

Логика у каждого из указанных правил своя:

• поголовная нумерация всех работников (включая временных и сезонных) помогает унифицировать и упорядочить учетные процессы, связанные с сотрудниками;
• трудовые и иные показатели по каждому сотруднику (отработанные часы, периоды отпусков, отгулов и т. д.), а также данные о заработанных суммах носят индивидуальный характер и требуют точной персонализации, что достигается за счет применения табельных номеров;
• «консервация» табельного номера за конкретным физлицом в течение одного-двух лет позволяет сохранять диапазон применяемых табельных номеров в оптимальных пределах, присваивая сотруднику, вернувшемуся в этот период на работу к данному работодателю, его прежний номер.

Учитывать эти правила для разработки своих, или не учитывать, — решает работодатель. Текст правил можно расширить дополнениями и уточнениями исходя из специфики кадрового учета:

• включить в них обязательное требование о том, что присвоенный сотруднику табельный номер нельзя изменять ни по каким причинам — он присваивается один раз и на весь период деятельности сотрудника у данного работодателя;
• конкретизировать порядок присвоения табельного номера в разных ситуациях — при повторном приеме на работу ранее уволенного сотрудника, в ситуации совмещения должностей, для разных подразделений и филиалов;
• включить описание формата табельного номера (об этом расскажем далее).

Работодатель назначает лицо, ответственное за присвоение табельных номеров в компании. Обычно это работник кадровой службы, оформляющий прием сотрудников на работу.

Формат табельного номера

Табельный номер представляет собой набор цифр и/или иных символов, последовательность которых устанавливается по разработанным работодателем правилам. Число знаков в табельном номере в разных компаниях может быть разным в зависимости от принятой системы. Это может быть простой или комбинированный формат.

Простой формат

Его устанавливают исходя из предполагаемой численности работников с количеством знаков в номере от двух до четырех:

• 0001, 0002 … до 9999 — при численности сотрудников до 10 000 человек;
• 001, 002 … до 999 — в ситуации, когда в компании менее тысячи сотрудников.
• 01, 02 и т. д. — в малых и средних компаниях с численностью до 100 человек.

Комбинированный формат

Некоторые работодатели разрабатывают специальные форматы для табельных номеров, закладывая в них больше информации. По таким специфическим номерам можно сразу определить, в каком подразделении, отделе, цехе или иной структурной единице компании трудится обладатель номера.

Пример

В компании пять подразделений (01-Администрация, 02-Бухгалтерия, 03-Транспортный цех, 04-Сервисный цех, 05- АХЧ) и максимальная планируемая численность работников до 500 человек.

В компании принят формат табельного номера — ХХХХХ, где первые ХХ означают номер подразделения, последующие ХХХ являются индивидуальным номером в диапазоне чисел от 001 до 500, которые присваиваются сотрудникам при приеме на работу в хронологическом порядке или с учетом освободившихся номеров. К примеру, по номеру 03012 определяется его обладатель — сотрудник транспортного цеха.

Индекс, обозначающий структурное подразделение, может быть не только цифровым, но и буквенным. В компаниях с более сложной и разветвленной оргструктурой табельные номера могут иметь иную, специфическую структуру.

Как организовать учет табельных номеров

Вести учет табельных номеров можно в отдельном журнале или ином аналогичном регистре.

Скачать бланк Журнала PDF

Контролеров ГИТ такие журналы не интересуют. Их вид и состав реквизитов может быть любым — отсутствие в законе требований к ведению и форме подобных учетных регистров дают полную свободу выбора работодателям без угрозы штрафных санкций за ошибки при их оформлении.

Пример такого журнала:

ЖУРНАЛ УЧЕТА ТАБЕЛЬНЫХ НОМЕРОВ

Присвоение табельного номера новому сотруднику происходит в момент оформления приема на работу, и пока этот сотрудник трудится у данного работодателя, его табельный номер остается неизменным.

Информация по графам 1-6 позволяет однозначно сопоставить табельный номер с конкретным работником по его индивидуальным данным. По графе 7 «Дата увольнения» можно определять возможность использования свободных табельных номеров уволившихся сотрудников для вновь принятых. Кроме того, она позволяет отслеживать промежуток времени с момента увольнения сотрудника до даты нового приема — это важно в ситуации, когда правилами присвоения табельного номера предусмотрен период, в течение которого повторно принятому на работу сотруднику присваивается его прежний табельный номер.

Ведением такого журнала должен заниматься сотрудник, в чьи должностные обязанности включена такая функция.

Сохранение табельного номера уволенному сотруднику в 1С

Табельный номер для совместителя

Закон не запрещает трудиться гражданам одновременно у нескольких работодателей, кроме случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 262 ТК РФ). В трудовом договоре такого сотрудника должно быть отмечено, что работа является совместительством — внутренним (у того же работодателя) или внешним (у других работодателей).

В случае внешнего совместительства каждый работодатель присваивает работнику табельный номер в принятом для его компании порядке.

Пример

Программист Петров С. И. трудится программистом по основному месту работы в ООО «ИТ-решения». А еще на условиях совместительства он выполняет часть аналогичных функций в ПАО «Игрок» и у ИП Терехов.

В итоге у Петрова одновременно три действующих табельных номера:

• 1603 — в ООО «ИТ-решения»;
• 00086 — в ПАО «Игрок»;
• 14 — у ИП Терехов.

При внутреннем совместительстве можно не присваивать второй табельный номер, если работа по совместительству осуществляется в том же структурном подразделении. В этом случае учет ведется по табельному номеру, уже присвоенному при приеме на основное место работы. Если подразделения разные, можно присвоить работнику второй табельный номер.

Внутреннее совместительство без нового табельного номера

Наказание за табельный номер

Может ли инспектор ГИТ назначить штраф за ошибки с табельными номерами? Нет, в КоАП РФ не прописаны такие штрафы. Если неправильное присвоение табельных номеров не привело к ошибкам в учете рабочего времени и начислению зарплаты, нет и повода для штрафа.

Однако отсутствие наказаний не означает, что ошибки, допущенные с табельными номерами, можно оставить без внимания. К примеру, по одному сотруднику в документах указаны разные табельные номера или разные сотрудники имеют одинаковые табельные номера.

Чем опасна путаница в табельных номерах

Чехарда с табельными номерами может серьезно осложнить идентификацию работников в процессе их учета и при проверках. Особенно при наличии в компании полных однофамильцев.

Вполне вероятны ошибки в подсчете показателей средней численности у работодателя (к примеру, когда в расчет один сотрудник с разными табельными номерами попадает несколько раз). Кроме того, серьезной путаницы не избежать, если документы с ошибочными табельными номерами уйдут в архив и потребуются спустя десятилетия: как тогда понять, один это был человек или два?

Чтобы не было пострадавших из-за неверных табельных номеров, выявленные ошибки следует вовремя исправлять.

Пример

В компании уволился начальник отдел кадров. Несколько месяцев должность оставалась вакантной, а обязанности кадрового учета возлагались то на главбуха, то на специалистов других служб. В результате при приеме на работу новых сотрудников табельные номера присваивались бессистемно.

После появления в компании нового специалиста по кадрам обнаружилось, что трем новым сотрудникам присвоены действующие (уже присвоенные ранее другим работникам) табельные номера. Это могло повлечь ошибки в зарплатно-кадровом учете. Для исправления ситуации оформлен приказ, в котором начальнику отдела кадров поручено:

• заменить задвоенные номера — в приказе в отдельной таблице приведены соответствия прежних и новых номеров;
• внести исправления в документы, содержащие совпавшие номера, — приказы о приеме на работу, переводах, отпусках, табеля учета рабочего времени и т. д.;
• внести исправления в учетную систему, применяемую работодателем.

Для исправления бумажных документов кадровик применил действующие правила внесения исправлений.

ЗУП 3.1 Как принять на работу прежнего сотрудника с его старым табельным номером

Исправление табельных номеров в документах

Ошибки в бумажных и электронных кадровых документах исправляются разными способами:

На практике ошибки в приказах работодателя (о приеме на работу, переводах и т. д.) исправляются после издания приказа руководителя «О внесении изменений (исправлений) в приказы …» с формулировкой «В связи с допущенной технической ошибкой внести следующие изменения в приказ (приказы)…». С таким приказом требуется ознакомить самих работников, а также сотрудников кадровой службы и бухгалтерии под роспись.

Запомните

• Табельный номер — это персональный цифровой код, позволяющий работодателю легко идентифицировать каждого сотрудника в зарплатно-кадровых документах.
• Номер необязателен по закону, но большинство работодателей применяют табельные номера для обеспечения порядка в документации, удобства и эффективности ведения учета.
• За ошибки с табельными номерами контролеры не накажут — в КоАП РФ штрафы за это не предусмотрены.
• Если в штате мало сотрудников и зарплатно-кадровый учет не страдает от отсутствия у сотрудников табельных номеров, их можно не присваивать. Если номера нужны, порядок их присвоения нужно установить в локальном нормативном акте.
• У внутренних совместителей может быть два табельных номера, если работа выполняется в разных структурных подразделениях. Внешним совместителям всегда присваивается отдельный табельный номер.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email