Кадровые документы: обязательный перечень, оформление и сроки хранения

Комплект кадровых документов зависит от статуса работодателя, условий труда и событий в работе сотрудников. Разберем, какие документы подготовить, когда можно использовать собственные формы и КЭДО, как установить сроки хранения и проверить данные в 1С.

Что относится к кадровой документации

Кадровые документы фиксируют условия труда, кадровые события, рабочее время и связанные обязанности работодателя. В работе с персоналом также используют документы об оплате труда, персональных данных, охране труда и воинском учете — для каждой группы действуют отдельные требования.

Универсального списка, который одинаково подходит любой организации, нет. Документ может требоваться постоянно, при конкретном событии или только при определенных условиях, например сменной работе или полной материальной ответственности.

Как последовательно выстроить работу:

Не относите к обязательным документам любую форму из кадровой программы. Наличие кнопки Печать не создает юридической обязанности, а отсутствие формы в программе не отменяет требования закона.

Какие документы обязательны

Для обычной коммерческой организации начните с базового комплекта, затем дополните его по условиям работы. В таблице приведены основные документы, а не закрытый перечень на все ситуации:

Документы воинского учета, по охране труда и оценке условий труда проверяйте отдельными блоками. Они не становятся необязательными из-за того, что их ведет другой сотрудник, а не кадровик.

Что не обязательно оформлять по общему правилу

Разграничьте распространенные ситуации:

• приказ о приеме — работодатель вправе его издать, сам прием оформляет трудовым договором (ст. 68 ТК РФ)
• личная карточка Т-2 — не обязательна только из-за применения бумажных трудовых книжек, но обязанности по воинскому учету проверяют отдельно
• должностная инструкция — не универсальный обязательный документ для всех должностей, трудовую функцию закрепляют в договоре

Если организация решила использовать эти документы, закрепите порядок работы и соблюдайте его. Не смешивайте добровольную форму с обязательными сведениями или специальными требованиями к отдельным категориям работников.

Какие сведения содержит карточка и что учитывать, если работодатель решил продолжить ее ведение — в статье Личная карточка работника формы Т-2: назначение и состав разделов.

Послабления для микропредприятий

Работодатель-микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов (ЛНА), которые перечислены в специальном порядке. Условия из них включают в трудовые договоры на основе типовой формы (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства от 27.08.2016 N 858).

Например, отказ от отдельных правил или положения об оплате труда не позволяет оставить условия труда неурегулированными. Проверьте каждый документ отдельно: послабление не освобождает от трудовых договоров, учета рабочего времени и оформления увольнения.

Как утверждать формы и оформлять документы

Разделите три группы: локальные правила работодателя, индивидуальные документы по сотруднику и первичные учетные формы по труду. Их нельзя все без разбора объявить «формами, утвержденными в учетной политике».

ЛНА принимает работодатель с соблюдением установленной процедуры и учетом мнения представительного органа, когда это требуется. Формы первичных учетных документов определяет руководитель, при этом они должны содержать обязательные реквизиты (ст. 8 ТК РФ, ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Выбранные первичные формы можно закрепить в приложении к учетной политике или отдельном организационном документе. Для трудового договора, приказа и локального положения проверяйте также специальные требования трудового законодательства — одних реквизитов бухгалтерской первички недостаточно.

Унифицированные формы

Для учета труда можно использовать формы Госкомстата либо разработанные работодателем аналоги. Формы из Постановления Госкомстата от 05.01.2004 N 1 по общему правилу не обязательны с 2013, но содержание документа должно отвечать применимым требованиям.

Примеры унифицированных форм:

Требование вести документ и требование применять конкретный бланк — разные вопросы. Например, рабочее время учитывать обязательно, но это не означает, что любой работодатель обязан выбрать именно Т-13.

Подписи, ознакомление и согласованность

Проверьте, кто подписывает документ, когда сотрудника с ним знакомят и требуется ли его согласие. До подписания трудового договора ознакомьте принимаемого сотрудника с применимыми ЛНА и коллективным договором при его наличии (ст. 68 ТК РФ).

Не заменяйте согласие отметкой «ознакомлен» там, где закон требует соглашения сторон. Сверяйте должности, даты, основания и условия оплаты между трудовым договором, приказом и учетной системой.

Как различаются электронное подписание приказа работодателем, передача в кабинет сотрудника и контроль ознакомления — в консультации Подписание приказов КЭДО.

Пример 1

В договоре менеджера по маркетплейсам работодатель указал должность «менеджер», а в штатном расписании предусмотрел другую должность. Кадровик сверяет названия и содержание трудовой функции, затем приводит документы к согласованному виду.

Если работника принимают на должность, ее указывают по штатному расписанию. При этом ТК РФ допускает определять трудовую функцию и как конкретный вид поручаемой работы — нельзя оценивать любой договор только по совпадению названия должности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Сколько хранить кадровые документы

Срок зависит от вида документа и его содержания, а не только от того, в какой папке он лежит. Используйте Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

Основные ориентиры хранения:

Обозначение 50/75 лет связано с датой окончания делопроизводства. Для документов, законченных до 01.01.2003, общий срок составляет 75 лет, для более поздних — 50 лет, если закон или Перечень не предусматривает другой срок (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Не устанавливайте одинаковые 50 лет для всех приказов: ежегодный отпуск, увольнение и дисциплинарное взыскание относятся к разным строкам Перечня. Для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями отдельно проверьте специальные сроки.

Штатное расписание по месту утверждения хранится постоянно, а для организации, не выступающей источником комплектования государственного или муниципального архива, действует примечание о хранении до ликвидации. Срок 5 лет для обычного табеля на штатное расписание не переносится (ст. 40 Перечня N 236).

Чем сроки хранения штатного расписания отличаются от сроков для его проектов и штатной расстановки — в статье Срок хранения штатного расписания в организации.

Как организовать архив

Разделяйте дела по видам и срокам, закрепите ответственных и ограничьте доступ к персональным данным. Электронный формат сам по себе не сокращает срок хранения.

Перед уничтожением проверьте окончание срока, примечания Перечня, наличие споров и установленную процедуру отбора документов. Не удаляйте архив по одной дате увольнения сотрудника — требования к разным документам различаются (Правила, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).

Как связать номенклатуру дел, сроки хранения и специальные основания для их продления — в статье Сроки хранения документов.

Как выдавать документы работнику

По письменному заявлению выдайте работнику связанные с работой документы и заверенные копии не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. Их предоставляют бесплатно, в пределах сведений, которые относятся к заявителю (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении часть документов выдают без отдельного заявления. Определите обязательный комплект заранее, а выписки готовьте без раскрытия чужих персональных данных.

Пример 2

В ООО «Радуга» увольняется менеджер по продажам. Кадровик оформляет приказ, знакомит работника с ним под подпись и готовит бумажную трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по применимому порядку.

Сведения передают расчетчику для окончательного расчета, а документы выдают в установленные сроки. Если подпись получить невозможно или сотрудник отказался знакомиться с приказом, сделайте запись об этом — печатная форма из 1С не заменяет оформление факта ознакомления (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 84.1 ТК РФ, ст. 140 ТК РФ).

Как работать с кадровыми документами в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, сначала проверьте, где организация ведет зарплату и кадровый учет: в этой базе или во внешней системе, например 1С:ЗУП. Состав доступных документов и команд зависит от настроек, версии и используемого интерфейса.

Основные действия в программе:

Не приравнивайте изменение оклада к переводу на другую работу. Программа может использовать один инструмент для регистрации разных изменений, но юридическое основание и состав документов определяют по ТК РФ.

Подключение внешней печатной формы через дополнительные отчеты и обработки не означает, что программа сама разработает юридически корректный шаблон. Проверьте совместимость файла с конфигурацией, права доступа и реквизиты формы, а установку поручите ответственному специалисту.

Штатное расписание и другие документы, которые типовая база не поддерживает в требуемом виде, ведите в подходящем решении или по утвержденной форме. Не создавайте видимость кадрового учета только ради наличия распечатки.

Кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО), позволяет оформлять предусмотренные документы электронными оригиналами без обязательного бумажного дублирования. Это право работодателя, а не новая обязанность, возникшая только с 2026 (ст. 22.1-22.3 ТК РФ).

Перед оформлением документа:

Как ввести КЭДО

Закрепите порядок в ЛНА и укажите сведения:

• информационную систему и доступ к ней
• документы и категории работников, на которых распространяется КЭДО
• срок уведомления работников и дату начала
• порядок работы с электронными подписями и хранения документов

Учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, когда закон требует такую процедуру. Уведомите сотрудников и получите письменное согласие, кроме предусмотренного законом исключения (ст. 22.2 ТК РФ, ст. 22.3 ТК РФ).

Согласие не требуется от лиц, принятых после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа. Для остальных отсутствие согласия означает отказ от такого взаимодействия, но сотрудник может согласиться позже. Отказ от КЭДО сам по себе не дает оснований не принять человека на работу или уволить (ст. 22.2 ТК РФ).

Можно ли перевести в электронный формат только часть документов и оставить остальные на бумаге — в консультации Частичный КЭДО в 1С:ЗУП.

Какие документы исключены из общего порядка КЭДО

Статьи 22.1-22.3 не распространяются на документы:

• трудовые книжки
• сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме
• приказ об увольнении
• документы о прохождении инструктажей по охране труда

Это не означает, что каждый документ из списка всегда существует только на бумаге. Например, сведения о трудовой деятельности уже формируют электронно, но по специальным правилам, а приказ об увольнении не переводят в обычный КЭДО по этим статьям (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Пример 3

ООО «Сфера» ввело КЭДО. У первого сотрудника есть стаж на 31.12.2021, и он не дал согласия на электронное взаимодействие. Для него организация сохраняет применимый бумажный порядок.

Второго сотрудника приняли после 31.12.2021, и на эту дату у него не было трудового стажа — получать согласие на КЭДО не требуется. При этом работодатель все равно информирует его о порядке работы, обеспечивает доступ и применяет допустимые подписи. Приказ об увольнении обоих сотрудников оформляет вне общего порядка КЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ).

Ответственность и контроль

Отсутствие обязательных документов или ненадлежащее оформление могут повлечь ответственность за нарушение трудового законодательства. По общему составу предусмотрены предупреждение или штраф: 

• для организации — 30 000-50 000 руб. 
• для должностного лица и ИП — 1 000-5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

Это не универсальный штраф за любой недочет. Для ненадлежащего оформления трудового договора, охраны труда и персональных данных действуют отдельные составы, а повторное нарушение может увеличить ответственность.

Перед проверкой сверяйте не только наличие файлов, но и подписи, даты, содержание, ознакомление и сроки хранения. Назначьте ответственных за изменения документов и передачу сведений в расчет зарплаты.

Кратко о кадровых документах

• Единого обязательного комплекта для всех работодателей нет, документы определяют по нормам и фактическим условиям
• Прием оформляют трудовым договором, приказ о приеме по общему правилу работодатель издает по своему решению
• Унифицированные формы можно использовать, но их наличие не делает каждую форму обязательной
• ЛНА, трудовые договоры и первичные учетные формы утверждают и оформляют по разным правилам
• Сроки хранения проверяют по виду документа и примечаниям Перечня N 236
• Работнику выдают запрошенные документы в течение 3 рабочих дней, бесплатно
• Для КЭДО требуются установленная процедура, допустимые подписи и согласие в предусмотренных случаях
• Приказ об увольнении и другие исключения не переводят в общий порядок КЭДО

См. также:

• Личная карточка работника формы Т-2: назначение и состав разделов
• Сроки хранения документов
• Срок хранения штатного расписания в организации
• Частичный КЭДО в 1С:ЗУП
• Подписание приказов КЭДО