Срок хранения штатного расписания в организации

Последнее изменение: 05.03.2026

Работодатель обязан хранить штатное расписание и все его редакции. За утрату или досрочное уничтожение документа предусмотрен штраф, возможны и другие серьезные последствия. Из статьи вы узнаете:

  • основные сведения о штатном расписании
  • сколько лет нужно хранить штатное расписание
  • как организовать хранение и уничтожение документа

Штатное расписание: основные сведения

Штатное расписание — это внутренний документ работодателя, фиксирующий структуру предприятия, названия и численность должностей, фонд оплаты труда.

Что содержит

  • перечень структурных подразделений
  • наименования должностей/профессий/специальностей
  • количество штатных единиц
  • оклады, тарифные ставки
  • надбавки
  • общий фонд оплаты труды

Штатное расписание является документом трудовых отношений. Оно не содержит сведения о подрядчиках, привлеченных по гражданско-правовым договорам, поскольку отношения с ними регламентируются нормами гражданского, а не трудового законодательства.

Кто составляет

Штатное расписание составляется всеми работодателями — организациями и ИП.

Кто не составляет:

Обязательно ли составлять

В трудовом законодательстве нет прямой нормы о том, что «каждый работодатель обязан утвердить штатное расписание». Но этот документ фактически «вшит» в трудовые отношения:

Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:

  • в ст. 15 ТК РФ термин используется в определении трудовых отношений

  • в ст. 57 ТК РФ через него раскрывается трудовая функция работника — работа по должности в соответствии со штатным расписанием

Работодатель не может обойтись без этого документа, если собирается нанять хотя бы одного работника. Кроме того, штатное расписание обычно входит в число запрашиваемых документов при кадровых и налоговых проверках. Оно помогает подтвердить:

  • трудовой инспекции — установленную у работодателя организационную структуру, перечень должностей и условия оплаты труда
  • налоговой инспекции — обоснованность расходов на оплату труда и соблюдение требований о МРОТ
  • социальному фонду — сведения для подтверждения льготного стажа и специальных пенсионных прав работников
  • потенциальному партнеру — наличие и квалификацию персонала для исполнения обязательств по будущему договору

Без утвержденного штатного расписания у работодателя могут возникнуть сложности с обоснованием увольнения работников по сокращению, если возникнет такая необходимость (Письмо Роструда  от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, Определение 8-го КСОЮ от 31.10.2023 N 88-21310/2023).

Форма


Скачайте типовой бланк Т-3Excel

Как работать со штатным расписанием в ЗУП 3.1 — читайте здесь.

Штатное расписание может вестись в электронном виде при организации электронного кадрового документооборота и соблюдении требований к подписанию/признанию электронной подписи. Для ЭДО в сфере трудовых отношений ориентируются на ст. 22.1–22.2 ТК РФ, и положения закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Срок составления

В законодательстве не зафиксирован срок составления первого штатного расписания после создания бизнеса. Безопасный вариант — утвердить документ до приема первого работника. Это позволит:

  • корректно указывать должности в трудовых договорах в соответствии со штатным расписанием (ст.15 и 57 ТК РФ)
  • при необходимости подтвердить работодателю организационную структуру и систему оплаты труда

Ежегодно переподписывать штатное расписание не требуется. Документ обновляется при изменениях в должностях, окладах, надбавках,  структуре, численности. То есть во всех ситуациях, когда работодателю нужно изменить любой элемент документа и зафиксировать новую редакцию/версию.

Сколько хранить штатное расписание

Срок хранения штатного расписания определяется законодательством об архивном деле:

Срок хранения штатного расписания в архиве

Общие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Согласно ст.40 Перечня штатное расписание хранится в организации:

  • постоянно — по месту утверждения (то есть в самой организации)
  • 3 года — в других компаниях (например, у предприятия —правопреемника после реорганизации)

При этом необходимо учитывать примечание (1) к ст.40 Перечня, в котором приводятся уточненные сроки:

  • «постоянно» — в источниках комплектования государственных или муниципальных архивов
  • «до ликвидации» — в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных / муниципальных архивов (например, в ООО)

Вывод: штатные расписания организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов (обычные ООО), хранятся до ликвидации организации. При ликвидации документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в Архивный фонд РФ (примечание (1) к ст.40, сноска <1>).

Сроки хранения у ИП

Формально правила для работодателей–ИП в приказе N 236 не установлены — в этом документе регламентируются сроки для юрлиц. Однако п.1 ст.17 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает предпринимателей обеспечивать сохранность документов наряду с юрлицами и в те же сроки. Следовательно, работодатель–ИП обязан обеспечивать сохранность штатных расписаний за весь период работы до прекращения предпринимательской деятельности.

Сроки хранения сопутствующих документов

Вместе со штаткой в кадровом делопроизводстве образуются и другие документы:

  • проекты новых редакций/версий штатного расписания
  • документы разработки и обновления штатного расписания: справки, предложения, заключения, переписка

Эти документы хранятся в организации до минования надобности, но не менее одного года (ст. 41 Перечня и сноска <1>).

Сроки хранения штатной расстановки

Похожий по содержанию документ — штатная расстановка (штатно-списочный состав работников). Ее иногда путают со штатным расписанием, однако это другой документ: расписание перечисляет должности, а расстановка фиксирует ФИО работников на этих должностях.

Иначе говоря, расписание содержит перечень штатных единиц, а расстановка – отражает их укомплектованность и вакансии.

Расстановка относится к документам по личному составу и имеет более длительный срок хранения (ст. 42 Перечня, сноска <3>):

  • 50 лет — для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003
  • 75 лет — для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003

Сроки хранения штатного расписания и сопутствующих документов

Документ Срок хранения Основание – Перечень, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Штатное расписание — подлинник
  • источники комплектования государственных/муниципальных архивов – постоянно
  • частные ООО и ИП–работодатели — до ликвидации бизнеса
 Ст. 40, примечание (1), сноска <1>
Копии штатного расписания в других организациях 3 года Ст. 40
Проекты штатного расписания, переписка, справки по разработке До минования надобности, но не менее 1 года Ст. 41
Штатная расстановка 50/75 лет Ст. 42, сноска <3>

Сроки передачи в архив

Штатка отправляется в архив и считается архивным документом с 1 января года, следующего за годом окончания документа в делопроизводстве (п.12 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77). Штатное расписание считается оконченным в делопроизводстве в тот год, в котором введена новая редакция этого документа.

Порядок действий со штатным расписанием, утратившим актуальность:

  • до 31 декабря года окончания делопроизводства — его хранят в ответственном подразделении (обычно в отделе кадров)
  • с 1 января нового года — передают на хранение в архив организации и хранят до ликвидации предприятия

С 01 февраля 2025 года по 26 мая 2026 года в организации действовало штатное расписание № 25/01 от 10.01.2025. С 26 мая вступила в силу новая редакция — № 26/01 от 11.05.2026. Что происходит с отмененной редакцией 25/01:

  • С 01.02.2025 по 25.05.2026 — это действующий документ, который находится в ответственном подразделении и используется в работе
  • С 26.05.2026 по 31.12.2026 — это документ, оконченный в делопроизводстве, который находится в ответственном подразделении и его готовят для передачи на хранение
  • С 01.01.2027 — документ получает статус архивного документа, передается в место архивного хранения

Как организовать хранение

Работодатель обязан обеспечить учет и сохранность всех отмененных редакций документа после замены новыми. Для этого на предприятии организуют систему хранения архивных документов.

Что хранить

Работодатель должен сохранять:

  • подлинники всех редакций штатного расписания
  • приказы об утверждении первого штатного расписания и последующих редакций

Где хранить

Место хранения документов определяет руководитель организации:

  • в период использования — в ответственном подразделении
  • в году, окончания делопроизводством – в ответственном подразделении
  • с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством — в архиве организации или в специализированной организации, предоставляющей услуги архивного хранения

ИП–работодатель самостоятельно решает, где хранить архивные документы. Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ требует от ИП обеспечить сохранность документа — и только. Место хранения предприниматель выбирает самостоятельно. Это может быть офис, производственное помещение, личное жилье ИП, его дача или гараж, любое другое место. Главное — обеспечить защиту документа от утраты и порчи.

Сохранность

Для обеспечения сохранности документов в архиве работодатель обеспечивает:

  • ограничение доступа
  • защиту от утраты и повреждения
  • учет архивных документов

Если составляли штатное расписание в электронном виде, хранится оно в электронной форме. Хранение осуществляется в информационной системе работодателя с обеспечением их целостности, доступности и возможности воспроизведения.

Уничтожение

Уничтожение допускается только в отношении документов временного хранения. Штатное расписание к ним не относится и уничтожению не подлежит до ликвидации бизнеса.

Ликвидация бизнеса не означает автоматического уничтожения документа. Сначала он должен пройти экспертизу ценности в соответствии с разделами III–IV Правил, утв. Приказом Росархива N 77.

Работодателю необходимо выполнить ряд действий:

  • провести экспертизу ценности всех редакций штатного расписания
  • составить акт о выделении документов к уничтожению
  • передать документы на уничтожение в организацию, занятую переработкой вторсырья
  • получить документ, подтверждающий факт утилизации
  • при уничтожении электронных документов обеспечить их удаление в информационной системе

Важно! Штатное расписание может иметь пометку «Для служебного пользования» или содержать информацию ограниченного доступа. Тогда документ уничтожается в самой организации путем измельчения без возможности восстановления. Факт уничтожения подтверждается актом, измельченные бумажные отходы передаются в переработку вторсырья (п. 31 Правил, утв. Приказом Росархива N 77).

Правила проведения экспертизы и формы документов приводятся в приказе Росархива N 77. Например, акт о выделении к уничтожению размещен в Приложении № 3. Но это не обязательная, а рекомендуемая форма, ее можно менять или вовсе не использовать — разработать свой бланк.


Скачайте образец приказаWord

Ответственность и риски при несоблюдении срока хранения

Работодателя могут оштрафовать, если:

  • штатное расписание отсутствует
  • имеется текущая версия, но архивные не сохранены

Штатного расписания нет

Ответственность за отсутствие штатного расписания — предупреждение или штраф по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это универсальная статья, предусматривающая ответственность работодателя за нарушения в области трудового законодательства, не охваченные другими статьями Трудового кодекса. Она предусматривает следующие штрафы:

  • должностные лица, ИП — от 1 000 до 5 000 рублей,
  • организации — от 30 000 до 50 000 рублей.

Ответственность наступает, если работодатель обязан утвердить штатку, но не сделал этого. Если такой обязанности нет, то и штрафа не будет. Например, штраф не применяется к субъектам СМП, если они составляют трудовые договоры в типовой форме.

Есть мнение, что штраф за отсутствие штатного расписания можно оспорить, так как в Трудовом кодексе нет требования об обязательном ведении такого документа. Однако оспаривать его придется в суде, так что решите, что для вас проще — составить и утвердить этот документ или судиться с Рострудом.

Дополнительные риски:

  • кадровые — сложность подтверждения корректности должностей и условий оплаты; риски претензий при проверках и в трудовых спорах, в том числе из-за разночтений между договором, фактической работой и внутренними документами
  • бухгалтерские — возможные сложности обоснования размера оплаты труда, подтверждения затрат по налогу на прибыль, налогам при УСН, ЕСХН
  • управленческие — возможные риски отказов со стороны потенциальных партнеров из-за их сомнений в наличии и квалификации персонала для исполнения договорных обязательств

Нарушение порядка хранения

За нарушение порядка ведения архива и хранения архивных документов предусмотрены предупреждение или административный штраф по ст. 13.20 КоАП РФ. Он составляет:

  • от 3 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц
  • от 5 000 до 10 000 рублей — на организации

Кратко о сроке хранения штатного расписания

  • Срок хранения штатного расписания зависит от статуса организации: частные ООО и ИП обязаны хранить его до ликвидации бизнеса, а источники комплектования госархивов — постоянно
  • Отмененные редакции/версии штатного расписания передаются в архив с 1 января следующего года после года замены новой редакцией/версией
  • Уничтожение штатного расписания допускается только после экспертизы ценности при ликвидации, а нарушение порядка хранения может привести к штрафам по КоАП РФ

См. также:

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете

Добавить комментарий