Документы, которые возникают в процессе работы компаний и ИП, хранят в установленные законом сроки — временно или постоянно. В статье разберем, какие документы относятся к постоянному хранению и как организовать такое хранение.
Содержание
- Почему отдельные документы нужно хранить постоянно
- Порядок хранения документов в организации, номенклатура дел
- Где хранятся документы постоянного срока хранения
- Правила архивации документов в организации
- Виды сроков хранения документов
- Разновидности документов постоянного срока хранения
- Кратко об архиве организации и документах постоянного хранения
Почему отдельные документы нужно хранить постоянно
Правильная организация хранения документов укрепляет юридическую и финансовую защиту бизнеса. Для этого соблюдайте нормы архивного, бухгалтерского и налогового законодательства.
Нормативная база:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ
- НК РФ — для налоговых документов
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения», далее — Перечень Росархива или ПТУАД) и Инструкция к нему, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, далее — Инструкция Росархива
- Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 об утверждении правил хранения документов, далее — Правила Росархива
- ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст
По установленным правилам документы со статусом хранения «Постоянно» передают на постоянное хранение в соответствующие архивы после окончания сроков их временного хранения в организациях.
- 5–15 лет — для государственных органов и фондов перед передачей в Архивный фонд
- не менее 10 лет — для других организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов
Документы, которые по Перечню Росархива относятся к постоянному хранению:
- приказы, распоряжения и другие документы по основной деятельности — статья 19 ПТУАД
- положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах — статья 33
- структура организации и пояснительные записки к ней — статья 38‑а
- штатные расписания — статья 40‑а
- коллективные договоры — статья 386
- другие документы по Перечню Росархива
Государственные органы обязаны передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Частные компании, которые не являются источниками комплектования госархивов, сами выбирают способ обеспечения сохранности этих документов: внутренний архив, специализированные архивные компании или иные легальные способы хранения.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Постоянный срок хранения — законодательное требование: такие документы должны оставаться доступными для проверок, подтверждения прав собственности и социальных гарантий граждан. К ним относят, например, годовую отчетность, налоговые декларации, сведения персонифицированного учета, кадровые дела и другие важные материалы.
Порядок хранения документов в организации, номенклатура дел
Все документы компании формируют ее документальный фонд. Элемент учета — дело.
Дела классифицируют:
- по типам — бухгалтерские, кадровые, юридические и другие
- по формату — бумажные или электронные
- по срокам обязательного архивного хранения
Состав дел и сроки их хранения определяют по номенклатуре дел по п. 106 ГОСТ Р 7.0.8‑2025. Номенклатура дел — систематизированный перечень, который составляют в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией, утверждают руководитель или уполномоченное лицо и вводят в действие с 1 января следующего календарного года по пунктам 7 и 11 Правил Росархива.
Номенклатура — таблица со списком документации, которую использует организация, с указанием сроков хранения по Перечню Росархива, ПТУАД. Типовую форму номенклатуры дел установили в приложении N 1 к Правилам Росархива.
Образец заполнения номенклатуры дел (без итоговой записи).
Word
Компания самостоятельно устанавливает шифры и списки документов, которые подлежат архивированию. Образец приложили для ознакомления.
Порядок формирования архивных томов и описей по номенклатуре един для любых форматов — и для бумажных документов, и для цифровых файлов по пункту 10 Правил Росархива.
После завершения годового делопроизводственного цикла в номенклатуре делают итоговую запись о числе заведенных дел с разбивкой по срокам хранения по пункту 13 Правил Росархива.
Где хранятся документы постоянного срока хранения
Документы длительного хранения, со сроком свыше 10 лет, включая персональные досье по личному составу, а также документы постоянного хранения, признают архивными объектами с первого дня года, который следует за окончанием периода их использования.
После того как экспертная комиссия (ЭК), завершит экспертизу практической ценности, такие дела передают в архив по правилу: не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства по этим документам по пунктам 22, 37 и 47 Правил Росархива.
Архив — специализированное подразделение или организация, которые отвечают за сохранность, учет и использование документов по п. 9 ст. 3 Закона N 125‑ФЗ. Статус архива и его задачи закрепляют во внутренних документах компании, в том числе в Положении об архиве по пункту 3 Правил Росархива.
Дела со сроком хранения до 10 лет можно оставлять в офисах структурных подразделений, если там соблюдают требования к сохранности документов. После окончания срока хранения такие дела утилизируют по процедуре, которую описывает пункт 31 Правил Росархива: через экспертизу ценности, утверждение описи дел к уничтожению и составление акта.
Правила архивации документов в организации
Режим хранения документов в архиве организации выстраивают по нормам Закона N 125‑ФЗ и Правил Росархива. Такой подход обеспечивает единый порядок учета и распределения дел. Условия хранения, включая меры охранной и пожарной безопасности, а также требования к температуре, влажности, освещению и санитарии, подробно описаны в главе VII Правил Росархива.
Если компания не может выделить отдельное помещение, которое соответствует этим требованиям, и при этом не относится к источникам комплектования госархивов, она вправе использовать другие варианты хранения:
- аутсорсинг — услуги специализированной компании, которая имеет право профессионально вести архив по пункту 5 Правил Росархива
- создание и ведение цифрового архива по главе X Правил Росархива
Если у организации есть собственный архив, обязанности по обеспечению его работы, хранению, учету и приемке и выдаче дел возлагают на ответственного сотрудника. Обычно эту функцию выполняет главный бухгалтер или руководитель службы делопроизводства.
Пока дела не передали в архив, их оценивают и технически оформляют по главе VI Правил Росархива. Чтобы упростить работу, удобно соблюдать единый порядок и делить перемещение документов в архивное хранилище на этапы: экспертиза ценности, формирование дел, описей, подшивка, оформление обложек и подготовка к передаче.
Рекомендуемый порядок этапов архивации документов постоянного срока хранения.
|
Этап |
Мероприятия |
Уполномоченные сотрудники |
| Комплектование папок (томов) | Распределение завершенных документов по папкам (томам) в соответствии с номенклатурой дел | Бухгалтер, юрист, кадровик или иной специалист отдела, который передает документы |
| Проверка значимости | Определение степени важности документации и назначение сроков ее хранения | Экспертная комиссия (ЭК) |
| Техническая подготовка | Дела, предназначенные для постоянного или длительного нахождения в архивном фонде, формируют в обособленные тома, после чего они проходят полную обработку:
Лицевая сторона обложки тома маркируют:
Материалы сшивают так, чтобы текст, даты, подписи и пометки руководства оставались доступными для чтения, п. 51 Правил Росархива |
Ответственное лицо |
| Создание архивной описи | Для всех сформированных томов (папок) готовят опись в двух экземплярах, согласно которой осуществляется приемка-передача дел
Структура описи определяют типом передаваемой документации, например, для дел постоянного хранения — согласно Приложению N 9 к Правилам Росархива |
Ответственное лицо |
| Сдача документации в архив | Документацию в архивный фонд передают в плановом порядке на базе утвержденных описей и завершают контрольным осмотром состояния единиц хранения — папок (томов) | Ответственное лицо |
Виды сроков хранения документов
Документы классифицируют по срокам хранения, раздел IV Инструкции Росархива:
- документы временного хранения со сроками 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет по пункту 4.3
- документы постоянного хранения по пункту 4.4
- документы со сроками хранения, которые зависят от конкретного события, например, «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми»
Особенности отдельных сроков хранения Инструкция Росархива раскрывает в пунктах 4.5–4.9:
- «До ликвидации организации» — храните дела до ликвидации компании, независимо от того, передаст ли она их позже в госархив
- «До минования надобности» — применяют к проектам локальных нормативных актов, документам с грифом «К сведению», вторым экземплярам документов. Организация сама устанавливает срок хранения, но не менее одного года по пункту 4.6 Инструкции Росархива
- «До замены новыми» — документы сохраняют актуальность до их отмены и ввода в действие новых редакций, например, Правил внутреннего трудового распорядка
- «50/75 лет» для документов по личному составу:
- дела, которые завершили до 01.01.2003, хранят 75 лет
- дела, которые завершили после 01.01.2003, хранят 50 лет по ст. 22.1 Закона N 125‑ФЗ и пунктам Инструкции Росархива
Разновидности документов постоянного срока хранения
К документам постоянного хранения относят учредительные досье, а также большинство локальных нормативных актов. Такие документы имеют бессрочный статус и должны лежать в местах, которые указаны в уставе и решениях участников, совета директоров или исполнительных органов по требованиям законодательства. Из‑за высокой юридической значимости эти материалы не подлежат уничтожению.
В таблице представили категории дел, которые подлежат бессрочному хранению.
Таблица сроков хранения учредительных документов и ЛНА (извлечение из ПТУАД).
|
N статьи по Перечню Росархива (ПТУАД) |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| ст. 28 ПТУАД | Уставы, положения организации | Постоянно | |
| ст. 29 ПТУАД | Учредительный договор общества | Постоянно | |
| ст. 31 ПТУАД | Протоколы учредительных собраний | Постоянно | |
| ст. 32 ПТУАД | Списки участников (учредителей) организаций | Постоянно | |
| ст. 24 ПТУАД | Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета | До минования надобности | |
| ст. 25 ПТУАД | Извещения (уведомления) страхователей о регистрации (снятия с учета) во внебюджетных фондах | До минования надобности | |
| ст. 40 ПТУАД | Штатные расписания организации, изменения к ним: | ||
| а) по месту утверждения | Постоянно (1) | (1) До ликвидации организации | |
| б) в других организациях | 3 года | ||
| ст. 294 ПТУАД | Положения об оплате труда и премировании работников: | ||
| а) по месту утверждения | Постоянно | ||
| б) в других организациях | 5 лет (1) | (1) После замены новыми | |
| ст. 380 ПТУАД | Положения, уставы о дисциплине: | ||
| а) по месту утверждения | Постоянно | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| ст. 386 ПТУАД | Коллективные договоры | Постоянно (1) | (1) Присланные для сведения — до минования надобности |
Кратко об архиве организации и документах постоянного хранения
- правила и сроки хранения документов регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и другие нормативные документы — Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (Правила Росархива), Приказ Росархива от 20.12.2019 NN 236 (ПТУАД) и 237 (Инструкция Росархива)
- правила Росархива детально регламентируют процедуры передачи в архив и хранения в нем всех видов дел, включая документы с постоянным сроком хранения
- чтобы безошибочно классифицировать конкретный документ как объект постоянного хранения, необходимо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете