Архив организации: документы постоянного хранения

Документы, образующиеся в процессе деятельности компаний и ИП, подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков — временно или постоянно. В статье расскажем, какие документы подлежат постоянному хранению и как организовать такое хранение.

Почему отдельные документы нужно хранить постоянно

Правильная организация процесса хранения документов укрепляет юридическую и финансовую защиту компании. При этом важно соблюдать действующие нормы архивного, бухгалтерского и налогового законодательства.

Нормативная база:

• федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее – Закон N 125-ФЗ)
• НК РФ (для налоговых документов)
• федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 402-ФЗ)
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина РФ от 16.04.2021 N 62н
• приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (далее – Перечень Росархива или ПТУАД) и Инструкция к нему, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее – Инструкция Росархива)
• приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 об утверждении правил хранения документов (далее – Правила Росархива)
• ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст

По установленным правилам документы со статусом хранения «Постоянно» подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

• 5–15 лет — для государственных органов и фондов перед передачей в Архивный фонд РФ
• минимум 10 лет — для прочих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов

Документы, подлежащие постоянному хранению, согласно Перечню Росархива (ПТУАД):

• приказы, распоряжения, документы по основной деятельности — ст. 19 ПТУАД
• положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах — ст. 33
• структура организации, пояснительные записки к ней — ст. 38-а
• штатные расписания — ст. 40-а
• коллективные договоры — ст. 386
• иные документы согласно Перечню Росархива

Государственные органы обязаны передавать документы постоянного срока в государственные архивы. Частные компании, не являющиеся источниками комплектования госархивов, самостоятельно определяют способ обеспечения их сохранности.

Постоянный срок хранения — это законодательное требование, согласно которому документы должны быть всегда доступны для проверок, подтверждения прав собственности или социальных гарантий граждан (например – годовая отчетность, налоговые декларации, сведения персонифицированного учета, кадровые дела и иные важные материалы).

Порядок хранения документов в организации, номенклатура дел

Все документы компании составляют ее документальный фонд, где элементом учета выступает дело.

Дела классифицируются:

• по типам (бухгалтерские, кадровые, юридические и др.)
• по формату: на бумаге или в цифре
• по периоду обязательного архивирования

Формирование состава дел и определение периодов их хранения осуществляется на основании номенклатуры дел (п. 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025) — систематизированного перечня, который   разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией, утверждается руководителем или уполномоченным им лицом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (п.п. 7 и 11 Правил Росархива).

Номенклатура представляет собой таблицу, содержащую список используемой предприятием документации с указанием нормативных сроков хранения согласно Перечню Росархива (ПТУАД). Ее типовая форма установлена Приложением N 1 к Правилам Росархива.

Образец заполнения номенклатуры дел (без итоговой записи).

ПРИМЕЧАНИЕ: компания самостоятельно устанавливает шифры и списки документов, подлежащих архивированию; представленный образец носит ознакомительный характер.

ВНИМАНИЕ: порядок формирования на основе номенклатуры архивных томов и описей един для любых форматов: как традиционных бумажных документов, так и цифровых файлов (п. 10 Правил Росархива).

После завершения годового делопроизводственного цикла в номенклатуре фиксируется итоговая запись о числе заведенных дел с группировкой по периодам хранения (п. 13 Правил Росархива).

Где хранятся документы постоянного срока хранения

Документы длительного хранения (свыше 10 лет), включая персональные досье по личному составу, и документы постоянного хранения, признаются архивными объектами с первого дня нового года, следующего за окончанием периода их использования. По завершении экспертной комиссией (ЭК) экспертизы практической ценности документов, такие единицы хранения помещаются в архив согласно правилу: не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п.п. 22, 37, 47 Правил Росархива).

Архив — это специализированное подразделение или организация, ответственные за сохранность, учет и использование хранимой документации (п. 9 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). Его статус регулируется внутренним регламентом компании, в частности — Положением об архиве (п. 3 Правил Росархива).

Дела 10-летней и меньшей давности допускается оставлять в офисах структурных подразделений (при соблюдении требований их сохранности), а по истечении времени хранения – утилизировать согласно процедуре, изложенной в п. 31 Правил Росархива.

Правила архивации документов в организации

Режим хранения в архиве организации реализуется в соответствии с нормами Закона N 125-ФЗ, обеспечивая единый регламент учета и распределения дел. Условия хранения документации, включая меры охранной и пожарной безопасности, а также климатические, световые и санитарные режимы, подробно описаны в Главе VII Правил Росархива.

При невозможности выделить обособленное помещение, отвечающее этим требованиям, компании и фирмы, не относящиеся к источникам комплектования госархивов, вправе использовать альтернативные способы хранения:

• аутсорсинг — использование услуг стороннего предприятия, лицензированного (или уполномоченного) на профессиональное ведение архива (п. 5 Правил Росархива)
• внедрение и ведение цифрового архива (Глава Х Правил Росархива)

При наличии собственного архива, обязанности по обеспечению его работы, хранению, учетной обработке и приемке/выдаче дел возлагаются на ответственного сотрудника организации (обычно это главный бухгалтер или зав. делопроизводством).

До того момента, как дела окажутся в архиве, они проходят процедуру оценки значимости и технического оформления в соответствии с нормами Главы VI Правил Росархива. Для этого целесообразно придерживаться определенной очередности, разделив процесс перемещения документов в хранилище на следующие этапы:

Рекомендуемый порядок этапов архивации документов постоянного срока хранения

Виды сроков хранения документов

Классификация документов по срокам хранения (раздел IV Инструкции Росархива):

• документы временного хранения с периодами: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет (п. 4.3)
• документы постоянного хранения (п.4.4)
• документы со сроками хранения, зависящими от того или иного события (например, «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми»)

Особенности отдельных сроков хранения разъяснены пунктами 4.5 – 4.9 Инструкции Росархива:

• «До ликвидации организации» — указывает на обязанность сохранять архивные дела до момента ликвидации фирмы, независимо от факта их последующей передачи в госархив
• «До минования надобности» — применяется к делам, содержащим проекты локальных нормативных актов (ЛНА), материалы с отметкой «К сведению», вторые экземпляры документов; предприятие вправе самостоятельно определять длительность их хранения, но не менее года (п. 4.6 Инструкции Росархива)
• «До замены новыми» — указывает, что документация сохраняет актуальность до ее отмены и ввода в действие новых редакций, к примеру — ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка)
• «50/75 лет» для документов по личному составу — определяет такие условия:
  • период сохранности дел, завершенных до 01.01.2003 — 75 лет
  • период сохранности дел, завершенных после 01.01.2003 — 50 лет

Разновидности документов постоянного срока хранения

В качестве примеров документов постоянного хранения можно привести учредительные досье, а также большинство локальных нормативных актов (ЛНА): они обладают бессрочным статусом и должны находиться в месте, определенном в уставе организации и/или в решениях ее участников, совета директоров, исполнительных органов согласно действующему законодательству. Ввиду высокой юридической значимости такие материалы не подлежат уничтожению. Ниже в таблице представлены некоторые категории дел, подлежащих бессрочному хранению:

Таблица сроков хранения учредительных документов и ЛНА  (извлечение из ПТУАД)

Кратко об архиве организации и документах постоянного хранения

• правила и сроки хранения документов регулируются федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и другими нормативными документами (приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (Правила Росархива), приказами Росархива от 20.12.2019 NN 236 (ПТУАД) и 237 (Инструкция Росархива) и др.)
• Правила Росархива детально регламентируют процедуры передачи в архив и хранения в нем всех видов дел, включая документы с постоянным сроком хранения
• чтобы безошибочно классифицировать конкретный документ как объект постоянного хранения, необходимо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

См. также:

• Сроки хранения документов
• Срок хранения документов в организации: где установлен и как его считать
• Сроки хранения бухгалтерских документов
• Срок хранения больничных листов в организации: кто определяет и можно ли сократить

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email