Содержание
- Общие требования к срокам хранения
- Примеры сроков хранения документов
- Договоры
- Документы по личному составу и оплате труда
- Документы по учету имущества организации
- Документы бухгалтерского учета
- Бухгалтерская отчетность и сопутствующие документы
- Документы налогового учета и налоговая отчетность
- Статистическая отчетность
- Документы по работе с конфиденциальной информацией (включая персданные)
- Что делать, если сроки хранения не истекли, а организация ликвидируется
- Кратко о сроках хранения бухгалтерских документов
Общие требования к срокам хранения
Хранение документов бухучета организуется в два этапа:
- на стадии делопроизводства — пока они используются для составления бухгалтерской и налоговой отчетности (с момента их составления до завершения исполнения) и
- на стадии архивного хранения по окончании исполнения.
Сроки хранения исчисляются с момента, когда документы приобретают статус архивных — с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Самому документу к этому моменту может уже исполниться много лет, но его новая жизнь в архиве только начинается. Сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Сроки хранения абсолютно не зависят от носителя и равны для бумажных и электронных документов.
Минимальные сроки хранения обозначены в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29), а также в НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) – 5 лет. Однако в целом ряде случаев документы необходимо хранить много дольше.
Конкретные, причем обязательные для всех организаций (п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237), сроки хранения определяет Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее — Перечень). К нему есть Инструкция, утв. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция).
Примеры сроков хранения документов
Таблицы, приведенные ниже, основаны на требованиях Перечня. Компания не вправе произвольно сокращать эти сроки (п. 4.3 Инструкции), но может продлить их по своему усмотрению, если считает, что документы того или иного типа целесообразно хранить дольше нормативного срока (п. 4.10, 4.11 Инструкции).
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
Договоры
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы к ним | До ликвидации организации | 87 |
| Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | До ликвидации организации | 90 |
| Договоры аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: | 10 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | 94 |
| а) недвижимого имущества | ||
| б) движимого имущества | 5 лет после истечения срока действия договора | |
| Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев | До ликвидации организации | 108 |
| Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | 5 лет по истечении срока действия исключительного права | 135 |
| Лицензионные соглашения о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | 5 лет после истечения срока действия договора | 136 |
| Договоры банковского счета | 5 лет после истечения срока действия договора | 259 |
| Кредитные договоры, договоры займа; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств | 5 лет после полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по
иным основаниям |
261 |
| Договоры оказания аудиторских услуг (у аудируемого лица) | 5 лет после истечения срока действия договора | 285 |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75* лет | 301 |
Примечание
* — здесь и далее срок хранения «50/75 лет» означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет (п. 4.8 Инструкции).
Как видим, далеко не все договоры следует хранить всего лишь 5 лет, но в любом случае срок начинает течь только после полного окончания договорных обязательств. Бухгалтеру помнить о таких исключениях из базового правила очень важно. Широко известно, что вне рамок проведения налоговых проверок налоговый орган вправе истребовать документы (информацию) о конкретной сделке у ее участников или у иных информированных лиц (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Кодекс не оговаривает, что могут запрашиваться документы, датированные только каким-то конкретным периодом. Если требование о представлении документов, апеллирующее к п. 2 ст. 93.1 НК РФ, оформлено верно, единственный законный повод для отказа в представлении документов – ссылка на истечение срока их хранения (Определение ВС РФ от 25.05.2023 N 306-ЭС23-8522 по делу N А72-6284/2022). В рамках проведения камеральных и выездных налоговых проверок контролеры также вправе истребовать в случаях, предусмотренных ст. 88 и 93 НК РФ, документы с любой датой составления — лишь бы они относились к проверяемому периоду. В частности, отношения, основанные на договоре, могут связывать налогоплательщика с контрагентом в течение ряда лет. Для налогового контроля не важно когда именно был подписан договор, а значимо лишь то, что он подтверждает получение доходов и (или) осуществление расходов, списание убытков в периоде, охваченном проверкой.
Документы по личному составу и оплате труда
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | 381 |
| Коллективный договор | Постоянно** | 386 |
| Штатное расписание | До ликвидации организации | 40 |
| Положения об оплате труда и премировании работников | Постоянно | 294 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет. При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | 402 |
| Документы (справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации | 50/75 лет | 403 |
| Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации | 5 лет | 405 |
| Расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | 295 |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет | 296 |
| Листки нетрудоспособности | 5 лет | 618 |
| Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы | 5 лет после окончания исполнения | 299 |
| Личные карточки работников | 50/75 лет | 444 |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | 457 |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет после отставки военнообязанного | 458 |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет после окончания ведения | 459 |
| Ведомости на выплату дивидендов | 50/75 лет | 122 |
Примечание
** — здесь и далее «Постоянно» означает не менее 10 лет в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов (п. 4.4 Инструкции)
Если в табл. 3 вы не нашли интересующий вас тип документа по личному составу или оплате труда, обратитесь к Перечню, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Для облегчения поиска по очень обширному списку в названном Приказе имеется указатель видов документов.
Документы по учету имущества организации
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) | 5 лет при условии проведения проверки | 321 |
| Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия объекта | 323 |
| Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации | До ликвидации организации | 324 |
| Акты приема-передачи, составленные при смене руководителя организации, материально ответственных лиц | 15 лет | 44 |
| Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц | До ликвидации организации | 83 |
| Журналы, карточки, базы данных учета: | До ликвидации организации | 329 |
| а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств | ||
| б) материальных ценностей и иного имущества | 5 лет | |
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения (смены) материально ответственного лица | 279 |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет после возмещения ущерба;
в случае возбуждения уголовных дел — до принятия решения по делу |
287 |
Как видно из табл. 4, документы о списании объектов основных средств или НМА должны храниться 5 лет после выбытия объекта. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом выбытия. Например, объект основных средств списали 10 января 2026 г. Срок хранения исчисляется с 1 января 2027 г. и заканчивается к 1 января 2032 г. После этой даты документ можно уничтожить в порядке, определенном п. 31, п. 158 Правил организации хранения, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Документы бухгалтерского учета
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Документы учетной политики (стандарты бухучета экономического субъекта, рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет после замены новыми | 267 |
| Регистры бухучета (главная книга, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, и т.д.) | 5 лет при условии проведения проверки | 276 |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и т.д.) | 5 лет при условии проведения проверки;
при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
277 |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности | 266 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новым | 280 |
| Доверенности, выданные организацией, на представление ее интересов, сведения об отзыве выданных доверенностей | 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва | 36 |
Относительно доверенностей поясним, что правило касается как доверенностей, исполненных на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, включая и машиночитаемые доверенности.
Бухгалтерская отчетность и сопутствующие документы
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность: | Постоянно | 268 |
| а) годовая; | ||
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | 271 |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности (у аудируемого лица) | Постоянно | 286 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно | 278 |
Документы налогового учета и налоговая отчетность
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет | 310 |
| Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | 308 |
| Сведения, представляемые в СФР для индивидуального (персонифицированного) учета (у страхователей) | 5 лет.
В электронной форме — 75 лет |
624 |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
309 |
| Документы по НДФЛ (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) | 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
311 |
| Справки о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
312 |
| Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов | 5 лет | 314 |
| Документы по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) | 5 лет | 316 |
| Счета-фактуры | 5 лет | 317 |
| Книги учета доходов и расходов организаций и ИП, применяющих УСН | 5 лет | 318 |
| Журналы, карточки, базы данных учета: | 5 лет | 320 |
| а) сумм доходов и НДФЛ | ||
| б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
Указанный в табл. 6 срок хранения счетов-фактур (включая корректировочные и исправленные) исчисляется в общем порядке — с 1 января года, следующего за годом, когда счет-фактура в последний раз использовался как основание для уплаты или вычета НДС. Тот факт, что налоговым периодом по НДС является квартал, значения не имеет.
Хранить нужно также:
- книгу покупок
- книгу продаж
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (если ведется)
- полученные от посредников (экспедиторов, застройщиков) копии счетов-фактур
- декларации на товары
- заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов
- платежные документы, подтверждающие уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ
- заменяющие счета-фактуры бланки строгой отчетности (БСО)
- сводные и первичные документы, регистрируемые в книге продаж взамен счетов-фактур в случаях, предусмотренных действующим законодательством
- первичные документы – основания для выставления корректировочных счетов-фактур.
Специальный срок хранения этих документов определен п. 11 Правил заполнения счета-фактуры, п. 13 Правил ведения журнала счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137. Он составляет не менее 4 лет, причем применительно к регистрам по НДС (книги покупок и продаж, доплисты к ним, журнал счетов-фактур) срок отсчитывается с даты последней записи и них.
По нашему мнению, указанные в списке выше копии счетов-фактур, БСО и первичные документы необходимо все же хранить не менее 5 лет. Представляется, что копии счетов-фактур должны наследовать судьбу оригиналов; БСО и «первичка» многофункциональны и не могут восприниматься только в контексте НДС.
Статистическая отчетность
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Годовая и с большей периодичностью, единовременная | Постоянно | 335 |
| Полугодовая, квартальная | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | |
| Месячная | 3 года. При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно | |
| Декадная, еженедельная | 1 год |
Документы по работе с конфиденциальной информацией (включая персданные)
| Тип документа | Срок хранения |
№ позиции в Перечне |
| Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера | 10 лет после замены новыми | 165 |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных | Постоянно | 440 |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва | 441 |
Мы специально отобрали примеры, которые ярко демонстрируют очень большом разброс сроков хранения различных документов. Произвольная унификация сроков до 5 лет неизбежно приведет к нарушениям в сфере бухучета и налогообложения, а также к нарушениям требований архивного законодательства.
Что делать, если сроки хранения не истекли, а организация ликвидируется
Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора.
Если государственный (муниципальный) архивы отказывают в заключении такого договора или принятии части архива компании, документацию можно передать коммерческому архивариусу. Выбирая хранителя важно учесть, что деятельность по технической защите конфиденциальной информации подлежит лицензированию в порядке, определенном Постановлением Правительства от 03.02.2012 N 79. Наличие лицензии ФСТЭК можно проверить в Реестре лицензий на деятельность по технической защите конфиденциальной информации, размещенном на сайте Федеральной службы по техническому и экспортному контролю в сети Интернет (https://reestr.fstec.ru/reg1).
Кратко о сроках хранения бухгалтерских документов
- Минимальный срок хранения документов, используемых в бухгалтерии, – 5 лет
- Для множества видов документов установлены более длительные сроки хранения
- Сроки хранения, определенные Росархивом, обязательны для организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм
- Срок хранения по общему правилу исчисляется в календарных годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством
- Сроки хранения документов не зависят того оформлен документ на бумажном носителе или в электронном виде. При этом требования к организации хранения документов в «бумажном» и электронном архивах различны.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете