Срок хранения больничных листов в организации: кто определяет и можно ли сократить

Основная масса листков нетрудоспособности хранится в электронном виде в информационной системе Социального фонда. Сроки, в течение которых от них нельзя избавляться, нормативно определены и распространяются в одинаковой степени на бумажные и электронные экземпляры.

Из статьи вы узнаете:

• какой период хранить электронные и бумажные листки нетрудоспособности
• для чего нужна распечатка электронного больничного и нужно ли ее хранить
• что учесть при хранении документов, связанных с расчетом пособия по больничному листу

Сколько хранятся больничные листы

Период хранения листков нетрудоспособности указан в Перечне Росархива:

Указанный период хранения распространяются в одинаковой степени на все больничные листы — электронные и бумажные.

С 01.01.2022 большинство листков нетрудоспособности оформляют только в электронном виде, но обязанность по хранению больничных, полученных до этой даты, законом не отменена — указанный период хранения применяется и к бумажным оригиналам.

При решении вопроса о том, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии, необходимо учесть и требования НК РФ:

Больничный лист относится к таким документам, поэтому должен хранится не менее 6 лет.

Хранить ли бумажную распечатку ЭЛН

На сайте СФР приведена позиция фонда в отношении хранения бумажного листка нетрудоспособности, являющегося распечаткой электронного больничного (ЭЛН):

Больничное пособие не облагается взносами, а контролеры вправе запросить у работодателя документы и сведения, подтверждающие обоснованность отражения в отчетности не облагаемых взносами сумм.

Запрашиваемые ЭЛН необходимо вывести на печать, заверить и предоставить контролерам в бумажном виде, приложив расчеты пособий (Письмо ФНС от 10.07.2019 N БС-4-11/13464@). Эти бумаги обоснуют указанные в РСВ суммы, с которых не начислены взносы. На бумажной копии листка должна быть отметка об электронной подписи.

ФНС разъяснила порядок представления в инспекцию электронных больничных

Хранение сопутствующих документов

Листок нетрудоспособности не является полностью самодостаточным документом в целях подтверждения правильности пособия, исчисленного на его основе. К примеру, больничный лист могут сопровождать такие документы, как бумажное заявление о замене лет расчетного периода, справки со сведениями о доходах работника, полученных у прежнего работодателя и др.

Такие документы также подлежат хранению в течение нормативно установленного срока.

Этот срок не противоречит следующим правилам:

Учитывая налоговые требования к срокам хранения документов, сопутствующие бумаги надлежит хранить не менее 6 лет.

Сроки предоставления документов в налоговый орган

Можно ли сократить период хранения больничного

Ответ на этот и иные, связанные со сроками хранения вопросы, содержится в Инструкции по применению Перечня Росархива.

Если избавиться от больничных листов раньше 6-летнего срока, то по запросу налогового органа будет нечего представить, а компании/ИП могут предъявить штраф в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Кратко о сроке хранения больничных листов

• Срок хранения больничных листов по Перечню Росархива — 5 лет, по налоговым правилам — не менее 6 лет. Ориентируйтесь на налоговый срок, чтобы избежать штрафов
• Такой период хранения применяется как к электронным, так и к бумажным листкам нетрудоспособности
• Закрепленные в НПА сроки хранения документов уменьшать запрещено

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email