Номер договора: обязательно ли присваивать и как это сделать

Нумерация документов — привычная процедура в делопроизводстве компаний и ИП. Она позволяет упорядочить учет и идентификацию договоров.

Из статьи вы узнаете:

• требуется ли по закону обязательная нумерация договоров
• какие договоры нужно нумеровать
• как выглядит номер договора и каким стандартом это предусмотрено
• как присвоить номер трудовому договору и соглашению к нему
• штрафуют ли за отсутствие номера у договора

Что такое номер договора

В нормативных документах отсутствует официальная расшифровка понятия «номер договора». Сформулируем ее с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016, посвященного требованиям к оформлению документов.

Номер договора — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор договора, состоящий из порядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться буквенными кодами (индексами) в соответствии с принятой в организации системой нумерации договоров.

Действующее законодательство не требует обязательной нумерации договоров любых видов: аренды, выполнения работ (услуг), трудовых договоров и т. д. Однако большинство хозяйствующих субъектов применяют нумерацию с целью надлежащего делопроизводства и облегчения процесса идентификации.

Как в 1С указать номер договора в справочнике «Договоры»

Нумерация договоров с контрагентами

Договоры с контрагентами принято нумеровать, хотя в законах такого требования нет. Правила нумерации устанавливает та сторона, которая оформляет текст договора, либо стороны приходят к соглашению с учетом общих запросов и потребностей.

Номер может иметь различный формат:

• состоять из обычных цифр

К примеру, компания сдала в аренду несколько объектов недвижимости и пронумеровала их в хронологическом порядке простым способом:

• включать дополнительные индексы (буквенные, цифровые)

К примеру, если в компании ведется капитальный и текущий ремонт объектов основных средств, номер договора подряда может включать:

Наличие номера договора облегчает его идентификацию при оформлении актов сверки взаиморасчетов.

Как настроить автонумерацию договоров в 1С

Что сказано в ТК РФ о нумерации трудовых договоров

Трудовое законодательство не требует от работодателей обязательной нумерации трудовых договоров.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, указываемым в трудовом договоре (ч. 1 ст. 57 ТК РФ).

Реквизит «номер трудового договора» фигурирует в некоторых унифицированных бланках кадровых документов. Несмотря на то, что эти формы необязательны к применению, их по-прежнему активно применяют работодатели.

Перечислим несколько кадровых бланков, содержащих в своем составе поле для указания номера трудового договора:

• приказ о приеме на работу
• личная карточка работника
• приказ об увольнении

Большинство работодателей нумеруют трудовые договоры и проставляют этот реквизит в других кадровых документах. К примеру, номер трудового договора и его дата в приказе об увольнении необходимы, чтобы верно идентифицировать вид договора: по основному месту работы или по совместительству.

В учетных программах (например, в 1С) отсутствие номера приводит к не отражению такого договора в отчетах и печатных формах. После того как приказ о приеме на работу перестал быть обязательным документом, номер и дату трудового договора в 1С: ЗУП используют вместо номера и даты приказа о приеме на работу.

Как присвоить номер трудовому договору: рекомендации Роструда

Роструд рекомендует поступать следующим образом:

Один из возможных вариантов нумерации (Письмо Минтруда от 28.04.2020 N 14-2/В-519).

Если в компании штат и численность сотрудников невелики, можно не усложнять формат номера договора и обойтись сквозной нумерацией с начала деятельности работодателя без дополнительного обременения, обозначающего календарный период: N 1, N 2, N 3 и т. д.

Правила нумерации соглашений к трудовым договорам

Порядок нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору также отдан на усмотрение работодателя. Порядок рекомендуется прописать в ЛНА. Как правило, соглашения нумеруют отдельно по каждому трудовому договору, начиная с N 1 (Письмо Минтруда от 28.04.2020 N 14-2/В-519).

• Номера трудовых договоров (ЗУП 3.1.3)
• Увеличение длины номера трудового договора в 1С

Договор без номера: нарушение или нет?

Может ли быть трудовой договор без номера? Ответ — да, если отсутствие нумерации не влияет на учет и отчетность в программе.

Если работодатель решит не вводить нумерацию трудовых договоров, это не будет нарушением. В таком случае идентифицировать договор можно по ФИО работника и дате.

Если не нумеровать договоры на поставку материалов, аренду помещений и иные хозяйственные договоры, штраф тоже не назначат. Однако отыскать такой договор в массе других непросто.

Проставить номер по определенной системе — менее затратно по ресурсам, чем заниматься бесконечным поиском договоров по их дате или иным специфическим отметкам в тексте.

Кратко о номере договора

• Номер договора — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, состоящий из порядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться буквенными кодами (индексами) в соответствии с принятой в организации системой нумерации
• Законодательство не требует присваивать номера договорам и штрафы за это не предусматривает, но при работе с учетными программами без нумерации не обойтись
• Компании и ИП нумеруют договоры по самостоятельно разработанным правилам. Это позволяет организовать делопроизводство и облегчить идентификацию договоров

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email