Иногда руководитель предприятия не имеет возможности подписать распорядительный или финансовый документ из-за болезни, отпуска, командировки или по иным причинам. Решить такую проблему можно путем передачи права первой подписи другим работникам организации или третьим лицам.
Содержание
Законодательное регулирование
В общем случае право первой подписи можно охарактеризовать как особые полномочия лица, отвечающего за проведение и оформление сделок (операций), совершаемых в процессе хозяйственной деятельности. В целях ведения бухгалтерского (финансового) учета оно имеет исключительную важность, поскольку означает согласие экономического субъекта с содержанием подписанного документа и готовность нести ответственность за исполнение указанных в нем обязательств.
Можно выделить следующие законодательные акты, содержащие нормы по регулированию права первой подписи:
- Гражданский кодекс (ГК РФ) — положения, относящиеся к вопросам управления и представительства юрлиц, в том числе единоличного исполнительного органа (генерального директора, директора, президента)
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» — например, ст. 40 и другие, регулирующие полномочия руководителя и порядок оформления принятых обществом решений
- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» — аналогично Закону об ООО, но с учетом особенностей корпоративного управления АО
- Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О госрегистрации юрлиц и ИП» — в части полномочий лиц, имеющих право без доверенности действовать от имени организации
- Трудовой кодекс (ТК РФ) — положения, относящиеся к оформлению различных трудовых документов, с учетом указаний ст. 22.3 ТК РФ о том, кто и как подписывает приказы и другие бланки с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи)
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — с учетом требований к электронной цифровой подписи (ЭЦП) генерального директора, главного бухгалтера и иных уполномоченный лиц, используемой для заверения форм бухгалтерского учета, включая финансовую отчетность
- Инструкция ЦБ РФ от 30.06.2021 N 204-И «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов» — например, глава 5 «Карточка с образцами подписей» с указаниями по ее заполнению (кто подписывает, какие удостоверяющие документы необходимы и др.)
Особое значение при оформлении права подписи на документах имеет федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», в частности, его требования к получению и применению руководителями квалифицированной электронной подписи (КЭП), используемой для заверения всех важнейших документов организации.
Особенностью законодательства для корпораций является возможность предоставления права первой подписи сразу нескольким директорам (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ), причем все их подписи имеют одинаковую силу.
Варианты передачи права первой подписи на документах
Первичный учетный документ должен содержать реквизит «подпись лица, совершившего сделку, ответственного за ее оформление» (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Как правило, такой реквизит заполняет руководитель, так как именно ему принадлежит право первой подписи. Однако при необходимости каждый директор вправе дополнительно назначить для этого ответственное лицо с передачей ему права подписи учетных документов (абз. 3 разд. «Формы первичных учетных документов» Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Ими могут быть либо работники самой организации, либо третьи лица, не состоящие с ней в трудовых отношениях.
Учитывая указанные выше особенности, а также отсутствие в законодательстве единой процедуры оформления передачи права подписи, рекомендуем использовать сложившиеся на практике обычаи документооборота, с применением одного из вариантов:
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
- вариант 1 — на основании приказа руководителя, с указанием передаваемых полномочий (в том числе кто и какие документы подписывает)
- вариант 2 — на основании доверенности
В первом случае обязанности передаются своему работнику, что подпадает под действие норм ТК РФ. Второй вариант предполагает передачу полномочий любому лицу, указанному в доверенности, что регулируется нормами гражданского законодательства (в частности, ст. 185 ГК РФ).
Для подписания внутренних документов (кадровых, производственных и др.), лучше использовать вариант 1, а при оформлении хозопераций с внешними контрагентами (подписывать УПД, счета-фактуры, накладные и др.) — вариант 2.
Как передать полномочия, используя ЭЦП
Для передачи полномочий от руководителя другому лицу (представителю) действовать от имени организации или ИП доверитель должен сформировать соответствующий бланк в машиночитаемом виде — машиночитаемую доверенность (ч. 2 ст. 17.1 Закона «Об электронной подписи»).
Единые требования к МЧД утверждены приказом Минцифры от 18.08.2021 N 858, согласно которому доверенность выдается в следующем порядке. Руководитель организации:
- создает файл МЧД с помощью аккредитованной информационной системы (ИС)
- подписывает созданную доверенность своей КЭП
- сохраняет файл МЧД и загружает его в Реестр машиночитаемых документов, хранящийся на сайте этой или иной ИС
Короткие подсказки для бухгалтера
Рассмотрим частые ситуации, возникающие в связи с делегированием полномочий руководителя:
| Вопрос | Ответ | Комментарий |
| Как подписывать документы по доверенности за директора? |
Если доверенность предусматривает совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, регистрация прав на имущество (ст. 8.1 ГК РФ), передоверие (ст. 187 ГК РФ), она должна быть нотариально удостоверена (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ). Если действия доверенного лица оформляются с применением МЧД, процесс подписания должен соответствовать Закону N 63-ФЗ и НПА, принятым на его основе |
В указанных случаях доверенное лицо сможет подписывать документы от имени руководителя, при этом его подпись считается равнозначной подписи генерального директора |
| Кто подписывает УПД? | УПД (универсальный передаточный документ) подписывает лицо, ответственное за оформление сделки, с указанием его фамилии и инициалов:
Как правило, таким уполномоченным лицом является руководитель либо лицо, действующее на основании выданной ему доверенности |
Форма УПД рекомендована Приложением N 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, а порядок заполнения — Приложением N 3 к письму |
| Может ли учредитель подписывать документы за директора? | Учредитель имеет право подписывать документы, только когда ему переданы соответствующие полномочия, оформленные надлежащим образом, например — с помощью МЧД (п. 1 Приказа Минцифры РФ N 858), а также в случаях, когда он является одновременно и владельцем и руководителем организации | Полномочия регистрируются в учредительных документах общества (ст. 9, ст. 12 Закона N 129-ФЗ) с последующим внесением их в ЕГРЮЛ (п. 4 Порядка, утв. Приложением к Приказу Минфина от 30.10.2017 N 165н) |
| Что такое право первой подписи? |
Такая норма никогда не вводилась в отечественном законодательстве в виде единой, четко зафиксированной формулировки. Как правило, право первой подписи — это особые полномочия лица, отвечающего за проведение и оформление сделок |
Порядок применения первой подписи зависит от специфики оформляемых правоотношений и соответствующих организационно-распорядительных, финансовых и иных документов |
| Какой документ не подписывает директор компании? |
Существует ряд бланков, которые руководитель не подписывает — например, многочисленные служебные записки, составляемые другими менеджерами |
Ряд документов в силу требований закона утверждают иные лица — например, решение общего собрания участников ООО (ст. 8 Закона N 14-ФЗ) |
Кратко об оформлении первой подписи на документах за руководителя
- Ответственным лицам необходимо понимать все этапы передачи полномочий, чтобы минимизировать юридические риски в будущем и обеспечить прозрачность финансовой отчетности
- Предприятию необходимо:
- учитывать особенности законодательного регулирования права первой подписи в зависимости от возникшей ситуации
- применять наиболее приемлемый из вариантов передачи полномочий — на основании приказа руководителя либо на основании доверенности
- использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) при передаче полномочий с применением ЭЦП
- Для помощи в решении вопросов, возникающих у бухгалтерских, финансовых работников в связи с делегированием полномочий руководителя, в статье предлагаются короткие подсказки с описанием проблем, их решением и ссылками на соответствующие нормативные акты законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете