В деятельности предприятия возникают ситуации, когда его руководитель не имеет возможности подписать какой-либо распорядительный или финансовый документ из-за болезни, отпуска, командировки или по иным причинам. Решить такую проблему можно путем передачи права первой подписи другим работникам организации или третьим лицам.
Содержание
Законодательное регулирование
В общем случае право первой подписи можно охарактеризовать как особые полномочия лица, отвечающего за проведение и оформление сделок (операций), совершаемых в процессе хозяйственной деятельности. В целях ведения бухгалтерского (финансового) учета оно имеет исключительную важность, поскольку означает согласие экономического субъекта с содержанием подписанного документа и готовность нести ответственность за исполнение указанных в нем обязательств.
При анализе источников права, содержащих нормы по регулированию права первой подписи, можно выделить следующие законодательные акты:
- Гражданский кодекс (ГК РФ) – положения, относящиеся к вопросам управления и представительства юрлиц, в т.ч. единоличного исполнительного органа (генерального директора, директора, президента)
- Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ – например, ст. 40 и другие, регулирующие полномочия руководителя и порядок оформления принятых обществом решений
- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ – аналогично Закону об ООО, но с учетом особенностей корпоративного управления АО
- Федеральный закон «О госрегистрации юрлиц и ИП» от 08.08.2001 N 129-ФЗ – в части полномочий лиц, имеющих право без доверенности действовать от имени организации
- Трудовой кодекс (ТК РФ) – положения, относящиеся к оформлению различных трудовых документов, с учетом указаний ст. 22.3 ТК РФ о том, кто и как подписывает приказы и другие бланки с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи)
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ – с учетом требований к электронной цифровой подписи (ЭЦП) генерального директора, главного бухгалтера и иных уполномоченный лиц, используемой для заверения форм бухгалтерского учета, включая финансовую отчетность
- Инструкция ЦБ РФ «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов» от 30.06.2021 N 204-И – например, глава 5 «Карточка с образцами подписей» с указаниями по ее заполнению (кто подписывает, какие удостоверяющие документы необходимы и пр.)
В современных условиях особое значение при оформлении права подписи на документах имеет федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Особенно важны его требования к получению и применению руководителями квалифицированной электронной подписи (КЭП), используемой для заверения всех важнейших документов организации.
Особенностью законодательства для корпораций является возможность предоставления права первой подписи сразу нескольким директорам (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ), причем все их подписи имеют одинаковую силу.
Варианты передачи права первой подписи на документах
Согласно ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен содержать реквизит «подпись лица, совершившего сделку, ответственного за ее оформление». Как правило, такой реквизит заполняется руководителем, т.к. именно ему принадлежит право первой подписи. Однако при необходимости каждый директор вправе дополнительно назначить для этого ответственное лицо, с передачей ему права подписи учетных документов (абз. 3 разд. «Формы первичных учетных документов» Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Такими лицами могут быть либо работники самой организации, либо третьи лица, не состоящие с ней в трудовых отношениях.
Учитывая указанные выше особенности, а также отсутствие в действующем законодательстве единой процедуры оформления передачи права подписи, рекомендуется использовать сложившиеся на практике обычаи документооборота, с применением одного из вариантов:
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
- Вариант 1 – на основании приказа руководителя, с указанием передаваемых полномочий (в т.ч. кто и какие именно документы подписывает)
- Вариант 2 – на основании соответствующей доверенности.
Различие вариантов обусловлено тем, что в первом случае обязанности передаются своему работнику, что подпадает под действие норм ТК РФ. Второй же вариант предполагает передачу полномочий любому лицу, указанному в доверенности, что регулируется нормами гражданского законодательства (в частности, ст. 185 ГК РФ).
Для подписания внутренних документов (кадровых, производственных и др.), лучше использовать Вариант 1, а при необходимости оформления хозопераций с внешними контрагентами (подписывать УПД, счета-фактуры, накладные и др.) – предпочтительнее Вариант 2.
Как передать полномочия, используя ЭЦП
Для передачи полномочий от руководителя другому лицу (представителю) действовать от имени организации или ИП доверитель должен сформировать соответствующий бланк в машиночитаемом виде — машиночитаемую доверенность (МЧД) (ч. 2 ст. 17.1 Закона «Об электронной подписи»).
Единые требования к МЧД утверждены приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 N 858, согласно которому выдача доверенности производится в следующем порядке:
- Руководитель организации создает файл МЧД с помощью аккредитованной информационной системы (ИС)
- Подписывает созданную доверенность своей КЭП
- Сохраняет файл МЧД и загружает его в Реестр машиночитаемых документов, хранящийся на сайте этой или иной ИС.
Короткие подсказки для бухгалтера
Для удобства рассмотрения различных ситуаций, возникающих в связи с делегированием полномочий руководителя, сгруппируем наиболее востребованные запросы в виде таблицы, где по каждой проблеме предлагаются варианты ее решения:
| N пп | Вопрос | Ответ | Комментарий |
| 1. | Как подписывать документы по доверенности за директора? |
Если доверенность предусматривает совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, регистрация прав на имущество (ст. 8.1 ГК РФ), передоверие (ст. 187 ГК РФ) и в других случаях), она должна быть нотариально удостоверена (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
Если действия доверенного лица оформляются с применением МЧД, то процесс подписания должен соответствовать Закону N 63-ФЗ и НПА, принятым на его основе |
В указанных случаях доверенное лицо сможет подписывать документы от имени руководителя, при этом его подпись будет считаться равнозначной подписи генерального директора |
| 2. | Кто подписывает УПД? | Подписание УПД (универсального передаточного документа) осуществляется лицом, ответственным за оформление сделки, с указанием его фамилии и инициалов (строки ФИО, 10 или 13 – со стороны продавца; строки 15 или 18 – со стороны покупателя). Как правило, таким уполномоченным лицом является руководитель, либо лицо, действующее на основании выданной ему доверенности | Форма УПД рекомендована Приложением N 1 к письму ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, а порядок заполнения – Приложением N 3 к этому письму |
| 3. | Может ли учредитель подписывать документы за директора? | Учредитель имеет право подписывать документы только в случаях, когда ему переданы соответствующие полномочия, оформленные надлежащим образом, например – с помощью МЧД (п. 1 Приказа Минцифры РФ N 858), а также в случаях, когда он является одновременно и владельцем и руководителем организации | Полномочия регистрируются в учредительных документах общества (ст. 9, ст. 12 Закона N 129-ФЗ) с последующим внесением их в ЕГРЮЛ (п. 4 Порядка, утв. Приложением к приказу Минфина от 30.10.2017 N 165н). |
| 4. | Что такое право первой подписи? |
Такая норма никогда не вводилась в отечественное законодательство в виде единой, четко зафиксированной формулировки. Как правило, право первой подписи – это особые полномочия лица, отвечающего за проведение и оформление сделок |
Порядок применения первой подписи зависит от специфики оформляемых правоотношений и соответствующих организационно-распорядительных, финансовых и иных документов |
| 5. | Какой документ не подписывает директор компании? |
Существует ряд бланков, которые руководитель не подписывает – например, многочисленные служебные записки, составляемые другими менеджерами. Ряд документов в силу требований закона утверждаются иными лицами – например, решение общего собрания участников ООО (ст. 8 Закона N 14-ФЗ) |
— |
Кратко об оформлении первой подписи на документах за руководителя
- Ответственным лицам необходимо ясно понимать все этапы передачи полномочий, чтобы минимизировать юридические риски в будущем и обеспечить прозрачность финансовой отчетности
- В своей повседневной деятельности экономическому субъекту необходимо:
- учитывать особенности законодательного регулирования права первой подписи в зависимости от возникшей ситуации
- применять наиболее приемлемый из вариантов передачи полномочий: на основании приказа руководителя либо на основании доверенности
- использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) при передаче полномочий с применением ЭЦП
- Для помощи в решении вопросов, возникающих у бухгалтерских, финансовых работников в связи с делегированием полномочий руководителя, в статье предлагаются короткие подсказки с описанием проблем, их решением и ссылками на соответствующие нормативные акты законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете