Обязательные реквизиты первичных документов

Чтобы документ выполнил установленную для него роль, в нем должны быть все обязательные реквизиты. Если каких-либо обязательных реквизитов нет, документ может быть признан нелегитимным.

Разберем общий подход к реквизитам документов и нюансы их оформления в разных сферах законодательства.

Виды и формы документа

Определимся с терминами.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• реквизит документа — элемент оформления документа.

К документам бухгалтерского учета относятся первичные учетные документы и бухгалтерские регистры (пп. «а» п. 2 ФСБУ 27).

Четкого определения первичного документа и учетного документа в нормативных актах нет. В Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» используется понятие «первичного учетного документа» для целей бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ согласно — это документ, в котором зафиксирована информация о факте хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Законодательство различает формы документов:

• унифицированные — содержатся в альбомах форм, утверждаются ответственными за их создание органами исполнительной власти;
• созданные организацией самостоятельно (утвержденные руководителем организации). К ним условно можно отнести и документы от разработчиков, например, 1С, если они используются организацией. Пример — Бухгалтерская справка (Операции, введенные вручную в 1С Бухгалтерия 8.3).

В унифицированную форму документа могут вноситься дополнительные реквизиты (Письмо Минфина от 02.02.2022 N 07-01-09/6894). Исключение — унифицированные формы документов по учету кассовых операций — их форму менять не допускается (Постановление Госкомстата от 24.03.1999 N 20).

Законодательством могут быть установлены формы документов, которые следует использовать в обязательном порядке (Информация Минфина N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина от 25.01.2017 N 03-01-15/3482).

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Обязательные реквизиты документа — это те реквизиты, которые предусмотрены утвержденной формой документа, либо законом или другим нормативным актом.

Реквизиты первичных учетных документов

Обязательные реквизиты первичного учетного документа (ПУД) приведены в пп.2 п. 9 Закона N 402-ФЗ — их семь:

• наименование документа;
• дата документа;
• факт хозяйственной жизни (наименование товаров, работ, услуг и т. п.);
• наименование организации или ИП (экономического субъекта);
• денежные и/или натуральные измерители факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование лица/должность лица, оформившего/ответственного за оформление документа;
• подпись лица с указанием ФИО (других реквизитов для идентификации).

Эти реквизиты обязательны как в унифицированном документе, так и в том, форма которого определена организацией самостоятельно.

Организация, утверждая формы документов, разработанных самостоятельно, может вносить в них дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27).

Обязательные реквизиты бухгалтерского документа можно исправлять (п. 18-22 ФСБУ 27), если иное не установлено федеральными законами, нормативными правовыми актами органов, осуществляющих государственное регулирование бухучета (п. 18 ФСБУ 27).

Ответственность за правильность обязательных реквизитов лежит на лицах, составивших и/или подписавших документы (п. 30 ФСБУ 27).

Тройка лидеров среди реквизитов, которые не являются обязательными с точки зрения закона, но часто называются таковыми коллегами-бухгалтерами при опросе:

• номер документа;
• ИНН;
• печать.

А забывают назвать при перечислении обязательные реквизитов чаще всего «наименование документа».

Реквизиты бухгалтерских регистров

Бухгалтерские регистры относятся к бухгалтерским документам, их обязательных реквизитов тоже семь.

Пять реквизитов идентичны реквизитам первичного учетного документа. Различия только в двух реквизитах:

• вместо даты ПУД фигурирует дата начала и дата окончания ведения регистра (период, за который сформирован регистр);
• вместо факта хозяйственной жизни указывается хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита делает первичный учетный документ недействительным.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа в налоговом учете

Неверно заполненные документы налогового учета могут привести к спорам с налоговиками и убыткам для компании.

Документы по налогу на прибыль

Одно из условий принятия расходов по налогу на прибыль (УСН, ЕСХН и т. д.) — расходы должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением расходов в целях НУ являются прежде всего документы, составленные в целях бухгалтерского учета по требования Закона N 402-ФЗ: в них должны присутствовать обязательные реквизиты в соответствии с Письмо Минфина от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31497). Если для каких-либо операций установлены специальные формы документов, применять следует именно их.

Счет-фактура

Для налогового учета по НДС используется документ «счет-фактура». Его обязательные реквизиты установлены п. 5 ст. 169 НК РФ и конкретизированы в Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137.

Ниже перечислены реквизиты, ошибки в которых не препятствуют налоговым органам идентифицировать продавца (покупателя) и не лишают права налогоплательщика на вычет НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ):

• наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав;
• их стоимость;
• ставка и сумма НДС.

Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ (УПД) совмещает данные первичного документа для целей бухгалтерского учета и счета-фактуры, является рекомендованным (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Так как форма рекомендованная, допускается вносить в нее изменения, например, если не хватает каких-либо реквизитов (Письмо ФНС от 22.04.2019 N ЕД-4-15/7638).

Измененная форма УПД должна:

• соответствовать действующей форме счета-фактуры (в части реквизитов счета-фактуры в документе), при этом наименование срок и граф (реквизитов счета-фактуры) менять нельзя (Письмо ФНС от 31.01.2014 N ГД-4-3/1573);
• содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Разрешается:

• включить дополнительные реквизиты после полей для подписей счета-фактуры;
• дополнить таблицу новыми графами слева от графы 1 или справа от графы 13.

Измененную форму УПД закрепите в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Если обязательные реквизиты (их часть) отсутствуют в документе, вывод о несоответствии документа законодательным требованиям можно делать, только если информация по обязательным реквизитам не обнаружена в дополнительных полях (строках), введенным налогоплательщиком самостоятельно (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Запомните

• Обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета семь, они приведены в п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» соответственно.
• В форму документа можно вносить дополнительные реквизиты. Измененную форму необходимо утвердить.
• Если в НУ в качестве документов, подтверждающих налоговые расходы, используются первичные документы бухгалтерского учета, они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ.

См. также:

• Первичные документы по кассе
• Первичные документы по учету основных средств
• Первичные и оправдательные документы по ФСБУ 27
• Форма и реквизиты первички

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email