Форма и реквизиты первички

Ежедневно организация выпускает сама и принимает десятки, а то и сотни первичных учетных документов. Но далеко не каждый документ может быть принят к учету, а тем более подтвердить расходы для снижения налогооблагаемой базы. В этой статье мы поговорим о том:

• Какие реквизиты являются необходимыми и достаточными, чтобы документ стал значимым для бухгалтерского и налогового учета?
• Какие формы являются обязательными к применению, а какие рекомендованными?
• Чем удобен УПД?
• Какие подписи в документе делают его законным?
• Всегда ли печать на первичном документе — лишняя?­

Определение и реквизиты

Первичный учетный документ (ПУД) – документ, который достоверно и полно отражает факт хозяйственной жизни (ФХЖ) организации и придает ему юридическую силу.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Расходы будут признаны в целях налога на прибыль только при условии того, что они документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными будут считаться затраты, по которым документы составлены в соответствии с Законом N 402-ФЗ.

Состав и форма ПУД определяются и утверждаются руководителем в Учетной политике (УП) организации. PDF

Каждая форма ПУД должна содержать 7 обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ): PDF

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта – составителя документа;
4. содержание факта хозяйственной жизни организации;
5. величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ;
6. наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции);
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 с указанием фамилии, инициалов, либо реквизитов, необходимых для идентификации ответственного лица.

В форму первичного учетного документа допускается включение дополнительных реквизитов.

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Печать

Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:

• N 208−ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» (п. 7);
• N 14−ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5).

Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.

Обязательные и рекомендованные формы

Для некоторых видов операций обязательны к применению формы документов, установленные уполномоченными органами на основании нормативных актов. Например:

• кассовые документы (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У):
• ПКО (КО-1); PDF
• РКО (КО-2); PDF
• транспортная накладная (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272). PDF

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС РФ предложила форму первичного документа — универсальный передаточный документ (УПД) PDF. Документ соединил в себе два:

• товарную накладную (акт оказанных услуг);
• счет-фактуру.

С одной стороны УПД содержит все признаки первичного документа и может быть документальным подтверждением понесенных расходов по приобретению товаров (работ, услуг), с другой стороны он является основанием для предъявления НДС к вычету. Форма носит рекомендательный характер.

УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N ГД-4−3/3987@).

В рамках одного договора можно использовать одновременно товарную накладную (для передачи одной партии товара) и УПД (для передачи другой партии товара) и это не будет являться препятствием для учета затрат в целях налогообложения (Письмо ФНС РФ от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Электронная форма документа

С 2013 года Закон N 402-ФЗ уравнял бумажную и электронную формы документа.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Какой подписью следует подписывать электронные первичные учетные документы?

Виды электронных подписей бухгалтерских документов должны быть установлены федеральными бухгалтерскими стандартами (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов бухгалтерский электронный документ можно подписать любой подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее- Закон N 63-ФЗ), считают в Минфине России (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей (ЭП):

• простая ЭП;

или

• усиленная ЭП:
• усиленная неквалифицированная ЭП;
• усиленная квалифицированная ЭП.

Подписание усиленной квалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда документ должен составляться исключительно на бумажном носителе.

Подписание простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи будет действителен между контрагентами при наличии юридически действительного соглашения. Соглашение должно содержать раздел о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Для подписи электронных счетов-фактур, а также отчетности в ИФНС необходимо использовать только усиленную квалифицированную подпись (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы

Документы, не подписанные ЭЦП

Работа с 1С позволяет не только вести учет, но и формировать бухгалтерские документы в электронном виде. Нужно ли их распечатывать в  конце года?

Бухгалтеры часто думают, что если документ или регистр ведется в электронном виде, то его распечатывать не нужно, т. к. это предусмотрено бухгалтерским законодательством.

Документ или регистр принимает статус электронного документа, только если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ). К электронным документам нельзя отнести документы, созданные с помощью компьютера,которые ведутся в компьютерных программах, в том числе бухгалтерских, если они не подписываются ЭЦП.

Поэтому все регистры и документы, которые вы ведете в 1С, если они не подписываются ЭЦП, в конце года надо распечатать и подписать собственноручной подписью. Не забудьте распечатать следующие документы и регистры:

Документы, подписанные ЭЦП

Окончание отчетного (налогового) периода не считается основанием для обязательной распечатки электронных документов, подписанных ЭЦП. Такие документы разрешается хранить в электронном виде и распечатывать исключительно по требованию или при необходимости (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Первичные документы, составляемые в электронном формате и подписанные ЭЦП, следует распечатывать (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 2 ст. 93 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, Письмо Минфина РФ от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808):

• если в силу договора вы обязаны представить контрагенту документы на бумаге;
• по требованию госорганов и иных лиц, которым закон обязывает представлять бумажную первичку;
• если применяемые форматы документа не позволяют технически передать документ в электронном виде (например, когда вы используете не унифицированные документы, а разработанные по своим форматам).

НК РФ также не содержит требований об обязательном изготовлении бумажных копий электронной отчетности (Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Если вы ведете документооборот в электронном виде с использованием ЭЦП, необходимо позаботиться о том, чтобы эта информация не пропала, например, в случае повреждения электронного носителя.

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email