Практикум по работе с подписями и печатями на документах в 1С

Как вывести дополнительную информацию в Счет покупателю? Нужен программист?

Слышала, что можно напечатать подпись руководителя и главного бухгалтера в документах Счет покупателю, так ли это?

Как настроить подписи в бухгалтерской справке, акте сверки взаиморасчетов?

Печать документов с факсимиле 

Документы с логотипом, печатью и факсимильными подписями ответственных лиц нужны для:

• быстрой отправки счета покупателю (заказчику);
• отправки первичных документов по эл. почте, в связи с задержкой подлинников.

Вывод факсимиле поддерживается для следующих форм:

• Акт об оказании услуг,
• Товарная накладная (ТОРГ-12),
• Акт на передачу прав,
• Счет-фактура,
• Корректировочный счет-фактура,
• Универсальный передаточный документ (УПД),
• Товарно-транспортная накладная (1-Т),
• Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15),
• Расходная накладная,
• Универсальный корректировочный документ (УКД).

В группе Логотип и печать выбираются:

• наименование (полное или сокращенное), которое будет использоваться при печати документов;
• логотип организации;
• факсимильная печать;
• факсимильная подпись руководителя;
• факсимильная подпись главного бухгалтера.

Основные правила при загрузке факсимиле:

• каждый объект (печать, подпись) должны быть в отдельных файлах;
• файл загрузки должен иметь формат png;
• картинка должна быть без фона.

При загрузке печати у меня получается очень маленькая картинка на счете. Почему?

Если загруженная картинка слишком мала, то необходимо отсканировать или сфотографировать объект (печать или подпись) еще раз с более высоким разрешением.

Также в этой группе выбираются Дополнительные условия для подстановки в документ Счет покупателю.

Подписи ответственных лиц организации 

Каждый первичный документ должен содержать наименование должности, подпись и фамилию с инициалами лица, совершившего сделку и лица, ответственного за правильность ее оформления (п. 6, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Каждый регистр БУ должен содержать наименование должностей и подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для идентификации (п. 6, п. 7 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В 1С ответственные лица в организации:

• Руководитель,
• Главный бухгалтер,
• Кассир.

Подставляются в  документы:

• первичные бухгалтерские документы;
• кассовые документы;
• налоговые и бухгалтерские отчеты;
• заявления, уведомления, описи и т.п.

Подробный список в статье -  Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов

Настройка основных ответственных лиц производится в карточке организации.

Ответственные за составление отчетов назначаются руководитель или главный бухгалтер

Подписи уполномоченных лиц организации 

В 1С уполномоченные  лица – это лица, действующие по доверенности (приказу) от организации. Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:

• Реализация (акты, накладные) вид операции Товары – Подписи;
• Реализация (акты, накладные) вид операции Услуги – Реквизиты продавца и покупателя;
• Счет покупателю – Реквизиты продавца и покупателя;
• Счет-фактура выданный – поля  руководителя и гл. бухгалтера;
• Корректировка реализации – вкладка Дополнительно;
• Оказание производственных услуг – вкладка Дополнительно;
• Реализация услуг по переработке – вкладка Дополнительно.

По умолчанию в формы будут подставляться данные из регистра сведений.

В карточке заполняются следующие реквизиты.

Если справочник Пользователи не пустой, то Пользователь – тоже обязательное поле.

Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает:

• Руководитель;
• Главный бухгалтер;
• Ответственный за оформление — используются только для печатной формы Универсального передаточного документа (УПД).

Подписи уполномоченных лиц контрагентов 

Зачем нам заносить ответственных и уполномоченных лиц контрагентов в 1С:

• база данных контактных и ответственных лиц;
• для подстановки в исходящие документы:
  • договор с контрагентом, подготовленным из 1С;
  • документ Реализация (акт, накладная);
  • документ Акт сверки расчетов с контрагентом.

Как сформировать список контактных лиц из 1С?

Как вывести контактную информацию по контрагентам базы?

Можно сформировать отчет из раздела Отчеты – Стандартные отчеты – Универсальный отчет.

См. также:

• Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов
• Указание ответственных лиц контрагентов в печатных формах документов
• Путеводитель по документу Счет покупателю
• Порядок заполнения справочника Договоры
• Порядок заполнения элементов справочника Контактные лица контрагентов
• Вывод контактной информации контрагентов в список

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email