Сроки хранения документов

Соблюдение сроков хранения документов — не только требование законодательства, но и способ снизить налоговые и юридические риски. Владельцам бизнеса, бухгалтерам и финансистам важно ориентироваться в актуальном архивном законодательстве. В статье рассказали про правила и сроки хранения корпоративных документов.

Как законодательство предписывает хранить документы

Совокупность документов, которые создают в процессе работы компании, формирует ее документальный фонд. Базовый элемент учета — дело.

Систематизируйте дела:

• по назначению — управленческие, кадровые, учетные и другие
• по формату — бумажные, электронные
• по продолжительности хранения в архиве

Порядок и сроки хранения дел зависят от действующих нормативно-правовых актов (НПА), которые включают законы, ГОСТы и официальные перечни, в том числе:

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ
• НК РФ — для налоговых документов
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ
• Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения», далее — Перечень Росархива или ПТУАД, и Инструкция к нему, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, далее — Инструкция Росархива
• Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении правил хранения документов», далее — Правила Росархива
• ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст

Правила Росархива обязательны прежде всего для юридических лиц. При этом ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ устанавливает более широкий круг ответственных лиц, в который входят индивидуальные предприниматели и нотариусы, работающие в статусе частной практики.

Дела, которые передали на хранение, образуют архивный фонд. В него включают:

• завершенные делопроизводством документы, которые имеют ценность для организации и (или) государства
• документы, которые отнесены к составу Архивного фонда РФ до передачи на постоянное хранение
• документы постоянного хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда
• документы со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу — размещают в специально оборудованном хранилище — архиве по п. 37 Правил Росархива

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно можно не передавать в архив. Храните их в подразделениях по месту оформления. Если обеспечить сохранность на местах невозможно, руководитель вправе принять решение о передаче таких документов в архив.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Номенклатура дел — учетный регистр, который составляют в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией и утверждают руководитель или уполномоченное лицо. Номенклатуру дел вводят в действие с 1 января следующего календарного года по пунктам 7 и 11 Правил Росархива. Это таблица, где перечисляют все виды документации организации с указанием сроков хранения по ПТУАД.

Рекомендованную форму номенклатуры дел привели в Приложении N 1 к Правилам Росархива.

Формирование дел и архивных описей по номенклатуре не зависит от вида носителя информации. Правила одинаково применяют к бумажным и электронным документам по пункту 10 Правил Росархива.

По завершении года в номенклатуре делают итоговую запись о количестве фактически заведенных дел по категориям хранения: постоянно, до 10 лет, свыше 10 лет.

Отдельно фиксируют вид носителя: бумажный или электронный по п. 13 Правил Росархива.

Срок хранения номенклатуры дел организации — постоянный, номенклатуры структурных подразделений — 3 года по ст. 157 ПТУАД.

ООО «Вектор» раз в год сверяет номенклатуру с фактическими папками и электронными архивами. За счет этого компания вовремя добавляет новые виды документов и не хранит их «по аналогии» без ссылки на ПТУАД.

Особенности классификации документов по срокам хранения

Сроки хранения архивных документов считают с 1 января года, следующего за годом, в котором завершили делопроизводство по этим документам по ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125‑ФЗ. Для учетных регистров, например книг и журналов, срок хранения считают с 1 января года, который идет за годом окончания их заполнения по п. 4.1 Инструкции Росархива.

Временные периоды, которые Перечень Росархива установил для отдельных категорий документов, — 1 год, 3 года, 5, 6, 10, 15, 45, 50 и 75 лет — обязательны для всех организаций, независимо от их правового статуса и формы собственности. Уничтожать документы до окончания установленных сроков хранения нельзя по п. 4.1 Инструкции Росархива.

Классификация документов по срокам хранения по разделу IV Инструкции Росархива:

• документы временного хранения со сроками 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет по пункту 4.3
• документы постоянного хранения по пункту 4.8
• документы со специальными сроками, которые связаны с наступлением определенных событий, например: «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми»

Особенности отдельных сроков хранения  по п.п. 4.5 — 4.9 Инструкции Росархива:

• «До ликвидации организации» — храните документы до ликвидации организации, независимо от того, передает ли она дела в госархив
• «До минования надобности» — применяют к проектам локальных нормативных актов, документам с грифом «К сведению», копиям документов. Организация устанавливает срок хранения сама, но не менее 1 года по пункту 4.6 Инструкции Росархива
• «До замены новыми» — храните документы до их отмены и замены новыми, например, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• «50/75 лет» для документов по личному составу:
  • дела, которые закрыли до 01.01.2003, — хранят 75 лет
  • дела, которые завершили после 01.01.2003, — хранят 50 лет по ст. 22.1 Закона N 125‑ФЗ

Комментарий эксперта. Чаще всего ошибки возникают не при определении базового срока, а при работе со специальными формулировками: «До минования надобности» и «До замены новыми». Для них компания должна сама установить внутренний порядок и зафиксировать его в документах.

Сроки хранения Устава, учредительных документов и локальных НПА

Учредительные документы хранят постоянно и размещают в месте, которое указали в уставе и решениях участников, совета директоров или исполнительных органов по требованиям законодательства. Из-за юридической значимости такие документы нельзя уничтожать.

Если приняли новую редакцию устава, старый вариант не утилизируют, а подшивают в архивное дело и продолжают хранить по правилам Перечня Росархива.

Таблицу сроков хранения учредительных документов и локальных НПА можно посмотреть в извлечении из Перечня Росархива, в том числе по статьям 28 − 32 и другим нормам ПТУАД.

Таблица сроков хранения учредительных документов и локальных НПА (извлечение).

ООО «Маяк» после регистрации новой редакции Устава не уничтожило прежнюю. Юрист подшил старую редакцию в отдельное дело вместе с решением участников. Это снизило риск спора о том, какая редакция действовала в конкретный период.

Сроки хранения документов по учету работников и оплате труда

Хранение кадровой документации имеет свои особенности. Лицевые счета и другие документы по личному составу хранят длительно — 50 или 75 лет. Такой срок нужен, чтобы работники могли подтвердить трудовой стаж по ст. 22.1 Закона N 125‑ФЗ.

Таблица сроков хранения документов по учету работников и оплате труда (извлечение).

В ООО «Север» кадровик ведет отдельную опись документов по личному составу. При запросе бывшего работника компания быстро подняла старые сведения о стаже и заработке, потому что не смешивала кадровые дела с общими административными документами.

Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы

Общие требования к хранению налоговых документов закреплены в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ: данные бухгалтерского и налогового учета, которые используют для исчисления налогов, хранят не менее 5 лет.

Тот же минимальный срок установлен для бухгалтерских первичных документов, регистров и отчетности. При этом учитывайте нормы законодательства об архивном деле: по п. 1 ст. 29 Закона N 402‑ФЗ первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность хранят в сроки, которые установили правила архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Отсчет ведут с 1 января года, следующего за отчетным.

Срок хранения учетной политики и других документов, которые связаны с организацией и ведением учета, — не менее 5 лет после года, в котором их в последний раз использовали для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности по п. 2 ст. 29 Закона N 402‑ФЗ и ст. 267 ПТУАД. Если Перечень Росархива для конкретного вида документов устанавливает более длительный срок, ориентируйтесь на максимальный срок, а не на 5 лет.

Таблица сроков хранения документов бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности (извлечение).

Комментарий эксперта. Для бухгалтерских и налоговых документов ориентируйтесь не на минимальный срок «по умолчанию», а на максимальный из применимых. Это особенно важно для документов по ОС, НМА, убыткам, НДС и длительным налоговым спорам.

Когда срок хранения документов нужно продлить

Иногда базового пятилетнего срока хранения бухгалтерских и налоговых документов недостаточно. В ряде ситуаций срок хранения продлевают, чтобы соблюсти требования НК РФ и архивных правил.

Например:

• Перенос вычетов по НДС. Можно переносить вычеты в пределах трехлетнего срока после принятия на учет приобретенных товаров, работ, услуг и имущественных прав по п. 1.1 ст. 172 НК РФ. Документы, которые подтверждают право на вычет, храните весь период переноса, а затем еще не менее 5 лет
• Приобретение амортизируемого имущества. Документы, которые подтверждают расходы по приобретению объекта ОС, храните 5 лет с момента завершения амортизации. В особых случаях — при переоценке, уточнении амортизации, списании ОС и НМА — документы хранят 5 лет после выбытия ОС и НМА по ст. 323 ПТУАД и Письму Минфина от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507
• Перенос убытков на будущее. Документы, которые обосновывают размер убытка при его переносе, храните весь период, когда уменьшаете налоговую базу на сумму этого убытка, по п. 4 ст. 283 НК РФ
• Налоговые споры. Если возник спор с налоговой, сохраняйте подтверждающие документы до окончания разбирательства и вступления в силу решения налогового органа по ст. 138, 139 и 139.1 НК РФ

Во время налоговых проверок и иных мероприятий налогового контроля срок хранения документации фактически продлевается до завершения всех процедур. Поэтому важно обеспечить сохранность налоговых документов дольше базовых 5 лет, если они связаны с проверками, переносом убытков, вычетов или спорными ситуациями.

ООО «Орбита» заявило перенос убытка на будущие периоды и отдельно пометило папку с расчетами и первичкой. Документы не включили в общее уничтожение после истечения базовых пяти лет. За счет этого компания сохранила подтверждение убытка на весь период переноса.

Частые вопросы и ответы про сроки хранения документов

Какой минимальный срок хранения бухгалтерских документов у небольшой компании без споров и сложных операций?

В общем случае — 5 лет после отчетного года. Но даже для малого бизнеса проверьте ПТУАД: отдельные категории документов могут требовать более длительного хранения.

Нужно ли хранить черновики и рабочие таблицы бухгалтера?

Если это личные рабочие материалы без статуса первичного документа, их можно не хранить. Но если таблица фактически заменяет учетный регистр, сохраните ее на срок, который применяете к регистрам.

Что делать с электронными документами при ликвидации компании?

Ориентируйтесь на те же сроки, что и для бумажных. Электронные документы включайте в архив вместе с описанием формата и носителей. При передаче правопреемнику или в госархив обеспечьте доступность документов для чтения.

Можно ли хранить документы только в сканах и уничтожить бумажный оригинал?

Проверьте — не установил ли Перечень Росархива обязательное хранение на бумаге. Если оригинал нужен для подтверждения в суде или перед органами власти, не уничтожайте его, даже если сделали качественный скан.

Кто отвечает за соблюдение сроков хранения в компании?

Формально ответственность несет руководитель. На практике функции распределяют: бухгалтер отвечает за учетные и налоговые документы, кадровик — за личный состав, служба ДОУ или архивариус — за общую систему хранения и уничтожения дел.

Кратко о сроках хранения документов

• Правила и сроки хранения документов регулируются архивным законодательством: Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Приказами Росархива от 31.07.2023 N 77, от 20.12.2019 N 236 и N 237
• Правила хранения документов, утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, распространяются не только на организации, но и на предпринимателей и нотариусов, которые занимаются частной практикой, ч. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
• Бухгалтерские и налоговые документы в общем случае хранят не менее 5 лет по пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ряде случаев срок приходится увеличивать, например, при переносе вычетов по НДС, приобретении амортизируемого имущества, переносе убытков и при налоговых спорах

См. также:

• Срок хранения документов в организации: где установлен и как его считать
• Срок хранения счетов-фактур: как избежать претензий ФНС
• Сроки хранения бухгалтерских документов
• Срок хранения больничных листов в организации: кто определяет и можно ли сократить

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email