Соблюдение сроков хранения документов — это не только требование законодательства, но и способ минимизации налоговых и юридических рисков. Владельцам бизнеса, бухгалтерам и финансистам важно ориентироваться в актуальном архивном законодательстве. Расскажем о правилах и сроках хранения корпоративных документов.
Содержание
- Как законодательство предписывает хранить документы
- Сроки хранения документов по номенклатуре дел
- Особенности классификации документов по срокам хранения
- Сроки хранения устава, учредительных документов и локальных НПА
- Сроки хранения документов по учету работников и оплате труда
- Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы
- Когда срок хранения документов должен продлеваться
- Кратко о сроках хранения документов
Как законодательство предписывает хранить документы
Совокупность документов, создаваемых в процессе деятельности компании, формирует ее документальный фонд, где базовым элементом учета признается дело. Систематизация дел осуществляется:
- по их назначению (управленческие, кадровые, учетные и пр.)
- формату (бумажные, электронные)
- продолжительности нахождения в архиве
Порядок и сроки хранения дел зависят от действующих нормативно-правовых актов (НПА), включающих законы, ГОСТы и официальные перечни, в том числе:
- федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее – Закон N 125-ФЗ)
- Налоговый кодекс РФ (для налоговых документов)
- федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 402-ФЗ)
- федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина РФ от 16.04.2021 N 62н
- приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (далее — Перечень Росархива или ПТУАД) и Инструкция к нему, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее – Инструкция Росархива)
- приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 об утверждении правил хранения документов (далее — Правила Росархива)
- ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст
ВНИМАНИЕ: Правила Росархива обязательны прежде всего для юридических лиц, но положения ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ устанавливают более широкий круг ответственных лиц, включая индивидуальных предпринимателей и нотариусов, занимающихся частной практикой.
Дела, переданные на хранение, образуют архивный фонд. В него включаются завершенные делопроизводством документы, имеющие ценность для организации и/или государства. Документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, до передачи их на постоянное хранение, а также документы постоянного хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, подлежат обязательному размещению в специально оборудованном хранилище — архиве (п. 37 Правил Росархива).
ВНИМАНИЕ: документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив можно не передавать — они могут оставаться в тех подразделениях, где велись. Если же там невозможно обеспечить их сохранность, руководитель вправе принять решение об их переводе на архивное хранение.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел
Номенклатура дел — учетный регистр, который разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года (п.п. 7 и 11 Правил Росархива). Она представляет собой таблицу, где перечислены все виды документации, используемые организацией, с указанием соответствующих сроков их хранения согласно ПТУАД.
Рекомендованная форма номенклатуры дел приведена в Приложении N 1 к Правилам Росархива.
ВНИМАНИЕ: формирование дел и архивных описей на основе номенклатуры не зависит от вида носителей информации — применяется как к бумажным, так и электронным документам (п. 10 Правил Росархива).
По завершении года в номенклатуру вносится итоговая запись о количестве фактически заведенных дел в разрезе категорий хранения (постоянно, до 10 лет, свыше 10 лет), с разделением по типу носителя: бумажный или электронный (п. 13 Правил Росархива). Срок хранения номенклатуры дел организации является постоянным, для структурных подразделений — 3 года (ст. 157 ПТУАД).
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Особенности классификации документов по срокам хранения
Сроки хранения архивных документов рассчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ). Для учетных регистров (книг, журналов) период хранения определяется с 1 января того года, который следует за годом окончания их заполнения (п. 4.1 Инструкции Росархива).
Временные периоды, установленные Перечнем Росархива для отдельных категорий документов (1 год, 3 года, 5, 6, 10, 15, 45, 50 и 75 лет), являются обязательными для всех организаций, вне зависимости от их правового статуса или формы собственности.
Ликвидация документации до истечения периода хранения запрещена (п. 4.1 Инструкции Росархива).
Классификация документов по срокам хранения (раздел IV Инструкции Росархива):
- документы временного хранения с периодами: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет (п. 4.3)
- документы постоянного хранения (п. 4.8)
- документы со специальными сроками, связанными с наступлением определенных событий: например, «До ликвидации организации», «До минования надобности», «До замены новыми»
Особенности отдельных сроков хранения (п.п. 4.5 — 4.9 Инструкции Росархива):
- «До ликвидации организации» — необходимо хранить документы до ликвидации организации, вне зависимости от того, передает она свои дела в госархив или нет
- «До минования надобности» — применяется к проектам локальных нормативных актов (ЛНА), документам с грифом «К сведению», копиям документов. Организации можно самой устанавливать период их хранения, но не менее 1 года (п. 4.6 Инструкции Росархива)
- «До замены новыми» — документы хранятся до их отмены и замены новыми, например — ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка)
- «50/75 лет» для документов по личному составу:
- срок хранения дел, законченных производством до 01.01.2003 — 75 лет
- срок хранения дел, завершенных после 01.01.2003 — 50 лет
Сроки хранения устава, учредительных документов и локальных НПА
Учредительные документы имеют постоянный срок хранения и должны находиться в месте, определенном в уставе организации и/или в решениях его участников, совета директоров, исполнительных органов согласно действующему законодательству. Из-за юридической значимости этих документов их запрещено уничтожать. К примеру, если принята новая версия устава, прежнюю редакцию не утилизируют, а подшивают в архивное дело.
Таблица сроков хранения учредительных документов и локальных НПА (извлечение)
|
№ статьи по Перечню Росархива (ПТУАД) |
Вид документа | Срок хранения документа |
Примечания |
|
1 |
2 | 3 |
4 |
| Уставы, положения организации | Постоянно | ||
|
Учредительный договор общества |
Постоянно |
||
| ст. 31 ПТУАД | Протоколы учредительных собраний |
Постоянно |
|
| Списки участников (учредителей) организаций |
Постоянно |
||
| Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии с учета |
До минования надобности |
||
| Извещения (уведомления) страхователей о регистрации (снятия с учета) во внебюджетных фондах |
До минования надобности |
||
| Коллективные договоры | Постоянно(1) |
(1)Присланные для сведения — до минования надобности |
Сроки хранения документов по учету работников и оплате труда
Хранение кадровой документации имеет свои особенности. В частности, лицевые счета и иные документы по личному составу подлежат долгосрочному хранению (50 или 75 лет), в том числе для обеспечения возможности подтверждения трудового стажа работников (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Таблица сроков хранения документов по учету работников и оплате труда (извлечение)
| № статьи по Перечню Росархива (ПТУАД) | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| ст. 402 ПТУАД | Табели учета рабочего времени | 5 лет (1) | (1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| ст. 403 ПТУАД | Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации | 50/75 лет | |
| ст. 40 ПТУАД | Штатные расписания организации, изменения к ним:
а)по месту утверждения б)в других организациях |
постоянно(1)
3 года |
(1) До ликвидации организации |
| ст. 294 ПТУАД | Положения об оплате труда и премировании работников:
а)по месту утверждения б)в других организациях |
Постоянно(1)
5 лет |
(1) После замены новыми |
| ст. 380 ПТУАД | Положения, уставы о дисциплине:
а)по месту утверждения б)в других организациях |
Постоянно
До замены новыми |
|
| ст. 381 ПТУАД | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год (1) | (1) После замены новыми |
| ст. 395 ПТУАД | Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты:
а)по месту утверждения б)в других организациях |
Постоянно
До замены новыми |
Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы
Общие требования к хранению налоговых документов указаны пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — данные для исчисления налогов должны храниться не менее 5-ти лет.
Те же сроки установлены для бухгалтерских первичных документов, регистров и отчетности, но важно учесть и нормы законодательства об архивном деле (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ) — хранить их следует начиная с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства, но не менее пяти лет после отчетного года. Срок хранения учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением учета, составляет не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. (п. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, ст. 267 ПТУАД).
Таблица сроков хранения документов бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности (извлечение)
|
№ статьи по Перечню Росархива (ПТУАД) |
Вид документа | Срок хранения документа |
Примечания |
|
1 |
2 | 3 |
4 |
|
Бухгалтерские документы и отчетность |
|||
|
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о финрезультатах, целевом использовании средств, приложения к ним): |
|||
| а) годовая | Постоянно |
|
|
| б) промежуточная (квартальная, месячная) | 5 лет(1) | (1)При отсутствии годовой — постоянно | |
| Протоколы, акты, заключения о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | ||
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые книги и документы, банковские документы, акты выполненных работ (услуг), накладные, переписка с организациями: входящая / исходящая корреспонденция) | 5 лет(1) | (1)При условии проведения проверки; при возникновении разногласий — до принятия решения | |
| Инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости, протоколы комиссий | 5 лет(1) | (1)При условии проведения проверки | |
| Журналы, базы данных учета: | |||
| б) расчетов с организациями; | 5 лет | ||
| в) кассовых документов, счетов, платежных поручений; | 5 лет | ||
| д) доверенностей; | 5 лет | ||
| ж) расчетов с подотчетными лицами; | 5 лет | ||
| з) исполнительных листов | 5 лет | ||
| Налоговые документы и отчетность | |||
| Счета-фактуры | 5 лет | ||
| Налоговые декларации (расчеты) организаций, ИП по всем видам налогов | 5 лет(1) | (1)Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет | |
| Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц | 5 лет(1) | (1)При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет | |
| Расчеты по страховым взносам: |
|
||
|
|
а) годовые; | 50/75 лет | |
| б) квартальные | 50/75 лет |
|
|
| Статистические сведения и отчетность | |||
| Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: |
|
||
| а) годовые и с большей периодичностью, единовременные | Постоянно | ||
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет(1) | (1)При отсутствии годовых — постоянно | |
| в) месячные | 3 года(2) | (2)При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно | |
| г) декадные, еженедельные | 1 год |
Когда срок хранения документов должен продлеваться
Случаи продления сроков хранения налоговых и связанных с ними бухгалтерских документов при определенных обстоятельствах (например):
- перенос вычетов по НДС — возможен в пределах 3-хлетнего срока после принятия на учет приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1.1 ст. 172 НК РФ)
- приобретение амортизируемого имущества —документы, подтверждающие расходы по приобретению объекта ОС, следует хранить в течение 5-ти лет с момента завершения амортизации по нему; однако в особых случаях (переоценка, определение амортизации, списание ОС и НМА) документы должны храниться в течение 5-ти лет после выбытия ОС и НМА (ст. 323 ПТУАД, письмо Минфина от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507)
- перенос убытков на будущее — документация, обосновывающая размер убытка при его переносе на будущее, должна храниться в течение всего срока уменьшения налоговой базы (п. 4 ст. 283 НК РФ)
- разрешение налоговых споров — при возникновении разногласий с налоговой службой, следует сохранять подтверждающие документы до окончания разбирательства и вступления в силу решения налогового органа (ст.ст. 138, 139, 139.1 НК РФ)
В период проведения мероприятий налогового контроля срок хранения документации продлевается до завершения всех процедур, поэтому важно обеспечить сохранность налоговых документов за рамками базовых 5-ти лет.
Кратко о сроках хранения документов
- правила и сроки хранения документов регулируются архивным законодательством: федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ, приказами Росархива от 31.07.2023 N 77, от 20.12.2019 N 236 и N 237
- Правила хранения документов, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, распространяется не только на организации, но и на предпринимателей и нотариусов, занимающихся частной практикой (ч. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»)
- бухгалтерские и налоговые документы, как правило, хранятся не менее 5-ти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), однако в определенных случаях требуется увеличение сроков (например, при переносе вычетов по НДС, приобретении амортизируемого имущества и др.)
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете