Предприятия и ИП должны оформлять и хранить путевые листы, чтобы подтверждать пробег транспорта и обоснованность расходов на ГСМ. Утрата документов или их преждевременное уничтожение чреваты штрафами и налоговыми претензиями. В статье разберем, что такое путевой лист и кто его составляет, сколько его хранят и что делать, когда срок хранения истечет.
Содержание
- Что такое путевые листы и зачем они нужны
- Сколько хранить путевые листы в организации
- Как определить срок хранения путевых листов
- Что делать по окончании срока хранения путевых листов
- Должен ли ИП хранить путевые листы
- Ответственность за несоблюдение срока хранения путевых листов
- Кратко о сроках хранения путевых листов в организации
Что такое путевые листы и зачем они нужны
Путевой лист (ПЛ) по ст. 2 Закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ — документ, обеспечивающий одновременно учет и контроль эксплуатации транспортного средства и работы водителя.
Суть контролирующей функции ПЛ:
- сотрудники полиции вправе потребовать путевой лист, водитель обязан остановиться и предъявить его (п. 2.1.1 Правил дорожного движения)
- организация или ИП используют документ для проверки работы водителя и автомобиля, соблюдения маршрута и исполнения заданий заказчиков
Учетная роль ПЛ — фиксация пробега, маршрута, времени использования транспортного средства и данных о водителе. Сведения служат основанием для признания расходов на ГСМ.
Кто составляет
Обязанность возлагается на организации и ИП, если они:
- собственники транспортных средств
- арендаторы при аренде ТС без экипажа
- арендодатели при предоставлении ТС в аренду с экипажем
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Что содержит
- обязательные сведения в соответствии с требованиями бухгалтерского и транспортного законодательства
- дополнительные реквизиты, добавленные работодателем
Бланк путевого листа
В нормативных актах приведены только перечни обязательных сведений, типового шаблона нет. Как можно поступить:
- пользоваться отмененными типовыми бланками, доработанными под современные требования
- использовать форму учетной программы
- разработать свой бланк
Форма путевого листа
- на бумаге — составляется вручную либо с использованием печатной техники, важно проставить собственноручные подписи всех участников процесса оформления документа
- в цифровом виде — создается в системе электронного документооборота, удостоверяется электронными подписями
Посмотрите подробное описание реквизитов путевки и скачайте готовые образцы здесь.
Сколько хранить путевые листы в организации
Продолжительность хранения путевых листов определяется одновременно нормами НК РФ, закона о бухучете и требованиями Росархива.
Сроки НК РФ
Путевка используется для обоснования расходов при расчете налога на прибыль, а также налогов при УСН, АУСН и ЕСХН. Поэтому организация или ИП обязаны обеспечивать сохранность ПЛ не менее пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Бухгалтерские сроки
В бухгалтерии документ квалифицируется как первичный — нужно исполнять требования п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ: хранить на протяжении периода, установленного законодательством об архивном деле, но в любом случае не менее пяти лет после отчетного года.
Сроки Росархива
Отдельные требования установлены архивным законодательством. В ст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, путевки включены в состав документации по транспортному обслуживанию с периодом сохранности не менее пяти лет. Если они — единственное доказательство наличия вредных или опасных условий труда, период продлевается:
- до 50 лет — для ПЛ, составленных до 1 января 2003 года
- до 75 лет — для ПЛ, составленных после 1 января 2003 года
Как определить срок хранения путевых листов
Чтобы не уничтожить документ раньше срока, необходимо правильно определить начало и окончание периода хранения.
Начало периода хранения
По п. 12 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 документ становится архивным с 1 января года, в котором он был окончен делопроизводством — исполнен. С этой даты стартует отсчет периода сохранности 5/50/75 лет. Аналогичное правило установлено в ст. 29 закона N 402-ФЗ — срок сохранности учетного документа ведется с 1 января года после отчетного.
23 мая 2026 года водитель грузового авто получил путевку и выполнил перевозку для клиента компании. В этот же день ПЛ был закрыт. Документ приобретает два статуса:
- с 24 мая по 31 декабря 2026 года — окончен делопроизводством
- с 1 января 2027 года до окончания периода хранения — архивный
Окончание периода хранения
Архивный, бухгалтерский и налоговый сроки установлены в календарных годах. Окончание периода приходится на 31 декабря пятого (50–го/75–го) года. Например, ПЛ закрыт 11 июня 2026 года, поездка прошла в обычных условиях. Период сохранности документа:
- начало — 01.01.2027
- окончание — 31.12.2031
Что делать по окончании срока хранения путевых листов
Архивные путевки уничтожаются после истечения установленного срока хранения. Однако возможна и другая ситуация: организация прекращает деятельность, а срок хранения документов еще продолжается. В этом случае порядок действий будет иным.
Если срок хранения истек
Срок хранения истек, организация продолжает работать. Путевые листы нельзя уничтожать сразу после окончания установленного срока. Сначала организация должна провести экспертизу ценности документов и оформить решение о выделении их к уничтожению:
- Экспертиза проводится ежегодно и включает отбор дел с завершенным периодом хранения — для дальнейшего уничтожения или передачи на хранение (п. 14, 16 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77). Уничтожение документов без экспертизы запрещено (п. 17 Приказа Росархива N 77)
- По итогам экспертизы создают акт о выделении документов на уничтожение. В него включают бумаги с истекшим периодом по состоянию на 1 января текущего года (п. 26 Приказа Росархива N 77). Бланк акта приводится в приложении N 3 к Приказу Росархива N 77, но он рекомендуемый, а не обязательный.
- После утверждения акта обычные бумаги отправляют на утилизацию в организацию, занятую переработкой вторсырья. Но с путевками так поступить нельзя. Они содержат персональные данные, поэтому уничтожаются без возможности восстановления (например, шредированием) (п. 31 Приказа Росархива N 77)
Если срок хранения не истек, а организация ликвидируется
Срок еще не закончен, а бизнес прекращает существование. Снижать законодательно установленные сроки предприятие или ИП не вправе (п. 33 Приказа Росархива N 77). Архивную документацию необходимо рассортировать, систематизировать и передать по договору в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Задача возлагается на:
- ликвидатора — при ликвидации
- конкурсного управляющего — при банкротстве
Должен ли ИП хранить путевые листы
Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, применяется в отношении юридических лиц, но обязанность хранить архивные документы распространяется и на ИП. Закон об архивном деле прямо указывает — предприниматели должны обеспечивать сохранность документов по аналогии с юридическими лицами и в те же сроки (п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Путевки предпринимателей также подлежат обязательному хранению.
ИП сам решает, где хранить документы — закон требует обеспечить их сохранность, но не устанавливает конкретное место. Путевые листы могут находиться в офисе, дома у предпринимателя или в другом помещении. Главное — исключить утрату, порчу бумаг и несанкционированный доступ к персональным данным.
Ответственность за несоблюдение срока хранения путевых листов
Нарушение сроков хранения документов влечет не только административную ответственность, но и риски при налоговых проверках.
Административный штраф
Несоблюдение периода хранения ПЛ — неисполнение правил обращения с архивными документами. За это предусмотрены административные санкции — штрафы по ст.13.20 КоАП РФ:
- от 3 000 до 5 000 руб. — с должностных лиц
- от 5 000 до 10 000 руб. — с организаций
Налоговые риски
Путевой лист подтверждает работу транспорта и сопутствующие эксплуатационные затраты. Если организация учитывает затраты на ГСМ, ремонт и содержание автомобиля, она должна иметь документы, подтверждающие обоснованность таких расходов (ст. 252 НК РФ). При отсутствии путевых листов налоговые органы могут:
- взыскать штраф за непредоставление документов:
- с организации — 200 руб. за каждый непредоставленный документ по п. 1 ст. 126 НК РФ
- с руководителя — 300-500 руб. по п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
- исключить расходы на топливо и эксплуатацию транспорта из налоговой базы
- доначислить налог на прибыль или налог при УСН
- начислить штрафы за занижение налоговых обязательств
Трудовые риски
Отсутствие путевых листов может вызвать претензии трудовой инспекции, если это единственный документ, который подтверждает работу водителя во вредной или опасной среде. В такой ситуации инспекция расценит это как нарушение требований охраны труда, а это основание для штрафа по ст. 5.27.1 КоАП РФ:
- от 2 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц
- от 50 000 до 80 000 руб. — для организаций
Кратко о сроках хранения путевых листов в организации
- Путевой лист хранится не меньше 5 лет. Если это единственный документ о вредных/опасных факторах труда — 50 или 75 лет
- Срок ведется от 1 января года после года закрытия путевки
- Уничтожение допускается только после экспертизы ценности и оформления акта. При ликвидации предприятия неистекшие по срокам бумаги передаются в государственный или муниципальный архив
- Необеспечение сохранности в установленные сроки грозит штрафами, спорами с трудовой и налоговой инспекциями, доначислением налогов
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Макс
RuTube
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете