Предприятия и ИП должны оформлять и сохранять путевые листы, они подтверждают пробег транспорта и обоснованность расходов на ГСМ. Утрата документов или их преждевременное уничтожение чреваты штрафами и налоговыми претензиями. В статье расскажем:
- что такое путевой лист, и кто должен его составлять
- сколько хранятся путевые листы в организации
- как исчисляется срок хранения, и что делать, когда он истечет
Содержание
- Что такое путевые листы и зачем они нужны
- Сколько хранить путевые листы в организации
- Как определить срок хранения путевых листов
- Что делать по окончании срока хранения путевых листов
- Должен ли ИП хранить путевые листы
- Ответственность за несоблюдение срока хранения путевых листов
- Кратко о сроках хранения путевых листов в организации
Что такое путевые листы и зачем они нужны
Путевой лист (ПЛ) в силу ст. 2 Закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ относится к документам, обеспечивающим одновременно учет и контроль эксплуатации транспортного средства и работы водителя.
Контрольная функция проявляется в двух направлениях:
- сотрудники полиции вправе потребовать путевой лист, водитель обязан остановиться и предъявить его (п. 2.1.1 Правил дорожного движения)
- работодатель – организация либо ИП — использует документ для проверки работы водителя и автомобиля, соблюдения маршрута и исполнения заданий заказчиков
Учетная роль ПЛ выражается в фиксации пробега, маршрута, времени использования транспортного средства и данных о водителе. Эти сведения служат основанием для признания расходов на ГСМ.
Кто составляет
Обязанность по составлению возлагается на организации и ИП, если они:
- собственники транспортных средств
- арендаторы при аренде ТС без экипажа
- арендодатели при предоставлении ТС в аренду с экипажем
Кто принимает участие в оформлении и обработке ПЛ.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Что содержит
- обязательные сведения в соответствии с требованиями бухгалтерского и транспортного законодательства
- дополнительные реквизиты, добавленные работодателем
Бланк путевого листа
В нормативных актах приведены только перечни обязательных сведений, типового шаблона нет. Как можно поступить:
- пользоваться отмененными типовыми бланками, доработанными под современные требования
- использовать форму учетной программы
- разработать свой бланк
Форма путевого листа
- на бумаге — составляется вручную либо с использованием печатной техники, обязательным является проставление собственноручных подписей всех участников процесса оформления документа
- в цифровом виде — создается в системе электронного документооборота, существует в цифровом формате и удостоверяется электронными подписями
Посмотрите подробное описание реквизитов путевки и скачайте готовые образцы здесь.
Сколько хранить путевые листы в организации
Продолжительность хранения путевых листов определяется одновременно нормами НК РФ, закона о бухучете и требованиями Росархива.
Налоговые сроки
С точки зрения налогового законодательства путевка используется для обоснования расходов при расчете налога на прибыль, а также налогов при УСН, АУСН и ЕСХН. Поэтому организация обязана обеспечивать его сохранность не менее пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Бухгалтерские сроки
В бухгалтерии документ квалифицируется как первичный. Это означает обязательное исполнение требований п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ:
- хранение осуществляется на протяжении периода, установленного законодательством об архивном деле
- но в любом случае не менее пяти лет после отчетного года
Сроки Росархива
Отдельные требования установлены архивным законодательством. В ст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, путевки включены в состав документации по транспортному обслуживанию с периодом сохранности не менее пяти лет. Если же они являются единственным доказательством наличия вредных или опасных условий труда, период продлевается:
- до 50 лет — для ПЛ, составленных до 1 января 2003 года
- до 75 лет — для ПЛ, составленных после 1 января 2003 года
Как определить срок хранения путевых листов
Чтобы не уничтожить документ раньше срока, необходимо правильно определить начало и окончание периода хранения.
Начало периода хранения
В соответствии с п. 12 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, документ становится архивным с 1 января года, в котором он был окончен делопроизводством, то есть исполнен. С этой даты стартует отсчет периода сохранности 5/50/75 лет. Аналогичное правило установлено в ст. 29 закона N 402-ФЗ — срок сохранности учетного документа ведется с 1 января года после отчетного.
23 мая 2026 года водитель грузового авто получил путевку и выполнил перевозку для клиента компании. В этот же день ПЛ был закрыт. Далее документ приобретает два статуса:
- с 24 мая по 31 декабря 2026 года — окончен делопроизводством
- с 1 января 2027 года до окончания периода хранения — архивный
Окончание периода хранения
Архивный, бухгалтерский и налоговый сроки установлены в календарных годах. Окончание периода приходится на 31 декабря пятого (50–го/75–го) года. Например, ПЛ закрыт 11 июня 2026 года, поездка прошла в обычных условиях. Период сохранности этого документа:
- начало — 01.01.2027
- окончание — 31.12.2031
Что делать по окончании срока хранения путевых листов
Архивные путевки уничтожаются после истечения установленного срока хранения. Однако на практике возможна и другая ситуация: организация прекращает деятельность, а срок хранения документов еще продолжается. В этом случае порядок действий будет иным.
Если срок хранения истек
Первая ситуация — срок хранения истек, организация продолжает работать. Путевые листы нельзя уничтожать сразу после окончания установленного срока. Сначала организация должна провести экспертизу ценности документов и оформить решение о выделении их к уничтожению:
- Экспертиза проводится ежегодно и включает отбор дел с завершенным периодом хранения – для дальнейшего уничтожения или передачи на хранение (п. 14, 16 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77). Уничтожение документов без экспертизы запрещено (п. 17 Приказа Росархива N 77)
- По итогам экспертизы создают акт о выделении документов на уничтожение. В него включают бумаги с истекшим периодом по состоянию на 1 января текущего года (п. 26 Приказа Росархива N 77). Бланк акта приводится в приложении N 3 к Приказу Росархива N 77, но он является рекомендуемым, а не обязательным.
- После утверждения акта обычные бумаги отправляют на утилизацию в организацию, занятую переработкой вторсырья. Но с путевками так поступить нельзя. Они содержат персональные данные, поэтому уничтожаются без возможности восстановления, например, шредированием (п. 31 Приказа Росархива N 77)
Если срок хранения не истек, а организация ликвидируется
Иная ситуация — срок еще не закончен, а бизнес прекращает существование. Снижать законодательно установленные сроки предприятие не вправе (п. 33 Приказа Росархива N 77). Архивную документацию необходимо рассортировать, систематизировать и передать по договору в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Данная задача возлагается на:
- ликвидатора — при ликвидации
- конкурсного управляющего — при банкротстве
Должен ли ИП хранить путевые листы
Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, применяется в отношении юридических лиц. Однако это не означает, что индивидуальные предприниматели могут не соблюдать требования по сохранности путевых листов.
Обязанность хранить архивные документы распространяется и на ИП. Закон об архивном деле прямо указывает, что предприниматели должны обеспечивать сохранность документов по аналогии с юридическими лицами и в те же сроки (п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Следовательно, путевки предпринимателей также подлежат обязательному хранению.
При этом ИП сам решает, где именно хранить документы. Закон требует обеспечить их сохранность, но не устанавливает конкретное место. Путевые листы могут находиться в офисе, дома у предпринимателя или в другом помещении. Главное — исключить утрату, порчу бумаг и несанкционированный доступ к персональным данным.
Ответственность за несоблюдение срока хранения путевых листов
Нарушение установленных сроков способно обернуться не только административной ответственностью, но и существенными рисками при прохождении налоговых проверок.
Административный штраф
Несоблюдение периода хранения ПЛ рассматривается как неисполнение правил обращения с архивными документами. За это предусмотрены административные санкции — штрафы по ст.13.20 КоАП РФ:
- от 3 000 до 5 000 руб. — с должностных лиц
- от 5 000 до 10 000 руб. — с организаций
Налоговые риски
Путевой лист подтверждает работу транспорта и сопутствующие эксплуатационные затраты. Если организация учитывает затраты на ГСМ, ремонт и содержание автомобиля, она должна иметь документы, подтверждающие обоснованность таких расходов (ст. 252 НК РФ). При отсутствии путевых листов налоговые органы могут:
- взыскать штраф за непредоставление документов:
- с организации — 200 руб. за каждый непредоставленный документ по п. 1 ст. 126 НК РФ
- с руководителя — 300-500 руб. по п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
- исключить расходы на топливо и эксплуатацию транспорта из налоговой базы
- доначислить налог на прибыль или налог при УСН
- начислить штрафы за занижение налоговых обязательств
Трудовые риски
Отсутствие путевок способно повлечь претензии со стороны трудовой инспекции, если документ является единственным свидетельством труда водителя во вредной или опасной среде. В данном случае имеет место игнорирование требований охраны труда, это основание для штрафа по ст. 5.27.1 КоАП РФ:
- от 2 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц
- от 50 000 до 80 000 руб. — для организаций
Кратко о сроках хранения путевых листов в организации
- Путевой лист хранится не меньше 5 лет. А если это единственный документ о вредных/опасных факторах труда — 50 либо 75 лет
- Срок ведется от 1 января года после года закрытия путевки
- Уничтожение допускается только после экспертизы ценности и оформления акта. При ликвидации предприятия неистекшие по срокам бумаги передаются в государственный или муниципальный архив
- Необеспечение сохранности в установленные сроки грозит штрафами, спорами с трудовой и налоговой инспекциями, исключением налоговых расходов
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете