Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на доступ к базам данных (программам) в 1С

В статье рассмотрим порядок приобретения доступа к базам данных, находящихся в облаке, на примере доступа к сайту БухЭксперт8. Такие договоры должны учитываться лицензиатом как получение услуг, а предоплата за пользование таким правом — как авансовая дебиторская задолженность.

Из статьи вы узнаете:

• какие лицензионные договоры учитываются как получение услуг;
• о порядке учета затрат на их приобретение;
• каким документом и на каких счетах в 1С отражаются затраты на приобретение доступа к базам данных в интернете.

Особенности учета прав, полученных по договорам, учитываемых «как услуги»

Бухгалтерский учет

Неисключительное право в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет не признается НМА — отсутствует «контроль над активом» (пп. «г» п. 4 ФСБУ 14), доступ к активу предоставляется через облачный сервис лицензиара.

Путаница в учете таких объектов возникает из-за разных видов договоров, оформляемых при передаче прав:

• лицензионный договор на ПО;
• договор оказания услуг;
• иные формы договоров.

Если по договору (в т. ч. лицензионному) права лицензиата зависят от исполнения обязанностей, совершения действий или соблюдения условий лицензиаром, такие договоры надо рассматривать как договоры оказания услуг, а оплату по договору, если он действует несколько месяцев, – как авансовую дебиторскую задолженность.

Признаки объектов, оплата за которые учитывается как дебиторская задолженность, указаны в п. 2 рекомендации БМЦ Р-164/2024-КпР «Неисключительные права пользования результатами интеллектуальной деятельности». Проверьте свой объект по Чек-листу Учет прав на программное обеспечение с 2024 в 1С.

В 1С (с релиза 3.0.155.21) для таких активов используется:

• справочник Нематериальные активы;PDF
• счет 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».PDF

Налог на прибыль

В НУ затраты на использование неисключительных прав на программы для ЭВМ, баз данных отражаются в составе косвенных (прочих) расходов в течении срока лицензии (пп. 15, 26 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина от 20.12.2023 N 03-03-06/1/123430, от 18.06.2021 N 03-03-06/1/48218, от 14.05.2019 N 03-03-06/1/34302).

Если актив применяется непосредственно в производстве — это прямые расходы, признающиеся по мере реализации продукции (работ), в стоимости которых учтены (п. 1, п. 2 ст. 318 НК РФ, Письмо Минфина от 06.09.2023 N 03-03-06/1/84899).

НДС

Налоговый кодекс не содержит прямого запрета на единовременное принятие к вычету НДС по длящимся расходам (письма Минфина от 05.10.2011 N 03-07-11/261, от 12.10.2010 N 03-07-11/402, от 11.11.2009 N 03-07-11/295). Для принятия к вычету достаточно соблюдения условий:

• приобретенные услуги предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;
• приобретенные услуги приняты на учет (в данном случае отражены на счете 76.18);
• у налогоплательщика имеются оформленный надлежащим образом счет-фактура и первичные документы.

Однако принимать к вычету НДС единовременно рискованно. Налоговый орган может попытаться снять вычет, ссылаясь на неправомерность принятия на учет не оказанных услуг, т. к. первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Таким образом, есть два варианта:

• принять НДС к вычету сразу;
• принять НДС к вычету по мере оказания услуг.

Если вы решите поступить осторожно, можно воспользоваться правом переноса вычета (пп. 1.1 ст. 172 НК РФ).

УСН

Организации на УСН не могут учесть в расходах информационно-консультационные услуги, т. к. они отсутствуют в закрытом перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если информационные услуги оформлены как лицензионное соглашение на использование базы данных, то такие расходы можно принять на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Пошаговая инструкция

Организация приобрела доступ к сайту «БухЭксперт8».

27 февраля перечислена оплата за доступ к сайту БухЭксперт8 на 1 год — 169 800 руб. без НДС.

28 февраля предоставлен доступ к информационному ресурсу и получен УПД на доступ к сайту с 28.02.2025 по 27.02.2026.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление аванса поставщику за весь срок подписки

Перечисление аванса поставщику отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – Списание.

Подробное оформление операции смотрите в статье Оплата поставщику: аванс.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 60.02 Кт 51 — аванс, выданный поставщику.

Учет затрат на неисключительное право

Если первичные документы поступают в момент оплаты, используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Услуги (акт, УПД). PDF

Если первичные документы предоставлены с даты начала подписки, принятие неисключительных прав в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет оформите документом Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Права (акт, УПД) в разделе Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД) или ОС и НМА – Приобретение прав.

В документе укажите:

• Объект права — программный продукт из справочника Нематериальный актив:
  • Срок действия права — установленный срок по договору, автоматически переносится в поле Срок использования документа и может быть там изменен.
  • Бухгалтерский учет — Дебиторская задолженность, затраты на доступ к базе данных не могут учитываться как НМА. Такие затраты отражаются на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности» для равномерного признания в расходах.
    

    При заполнении карточки НМА в разделе Порядок учета, если в поле Бухгалтерский учет — Дебиторская задолженность, то независимо от Срока использования, указанного в документе, и стоимостного лимита, установленного в УП, PDF затраты в БУ признаются равномерно.
    

  • Налоговый учет — Прочие расходы, неисключительные права на ПО не могут учитываться как НМА. Для равномерного признания в расходах затраты отразятся на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».
• Назначение использования — параметры учета доступа к базе данных:
  • Срок использования — период действия доступа к сайту, по умолчанию заполняется из карточки НМА поле Срок действия права;
  • Счет — счет учета затрат;
  • Подразделение — подразделение затрат;
  • Статья затрат — статья затрат, должна быть одинаковой в БУ и НУ.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 76.18 Кт 60.01 — принятие к учету неисключительного права в виде дебиторской задолженности для дальнейшего равномерного ежемесячного признания в расходах;
• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса.

Отражение затрат на неисключительное право за февраль

Затраты на неисключительные права в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет признаются в расходах равномерно в течение срока действия прав, начиная с даты действия подписки. В нашем примере — с 28 февраля 2025.

Для автоматического ежемесячного учета затрат на ПО запустите процедуру Закрытие месяца регламентная операция Списание расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие месяца.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 26 Кт 76.18— учет затрат на доступ к сайту в составе управленческих (косвенных) затрат.

Такие затраты отражаются ежемесячно по календарным дням до окончания срока использования неисключительного права.

Контроль

Проверьте правильность расчета суммы затрат на доступ к сайту с помощью отчета Справка-расчет списания расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие месяца — кнопка Справки-расчеты — Списание расходов будущих периодов.

Количество дней за период с 28.02.2025 по 27.02.2026 = 307 дн. (2025) + 58 дн. (2026) = 365 дней.

Ежемесячная сумма = 169 800 руб.: 365 дней * 1 день = 465,21 руб.

На эту сумму и сформирована проводка Дт 26 Кт 76.18.

Признание затрат на неисключительное право в составе управленческих (косвенных) расходов за февраль

При закрытии месяца затраты на ПО на счете 26 «Общехозяйственные расходы» признаются полностью в расходах, списываются в Дт счета 90.08 «Управленческие расходы».

Подробнее Управленческие (общехозяйственные) затраты (счет 26) в 1С

Выполните регламентную операцию Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 процедуры Закрытие месяца в разделе Операции — Закрытие месяца.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 90.08.1 Кт 26 — отражение затрат на ПО в составе управленческих (косвенных) расходов.

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу на прибыль сумма затрат на неисключительное право отражается: PDF

• в Листе 02 Приложение N 2:
  • стр. 040 «Косвенные расходы – всего».

Бухгалтерская отчетность

На момент релиза 3.0.157.32 счет 76.18 не отражается в балансе. Ждем автоматизацию.

В бухгалтерской отчетности затраты на неисключительное право в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет отражаются:

• в Бухгалтерском балансе в виде остатка по счету 76.18: PDF
  • стр. 1230 «Дебиторская задолженность»;
• в Отчете о финансовых результатах: PDF
  • стр. 2220 «Управленческие расходы».

См. также:

• ФСБУ 14/2022 — новое в учете НМА с 2024 года
• Учет облачных программ по модели SAAS — программы, как сервис в 1С
• Новый порядок учета прав на программы в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email