Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на доступ к базам данных (программам) в 1С

В статье рассмотрим приобретение доступа к базам данных, находящихся в облаке, на примере доступа к сайту БухЭксперт8. Такие договоры должны учитываться лицензиатом как получение услуг, а предоплата за пользование таким правом – как авансовая дебиторская задолженность.

Вы узнаете:

• какие лицензионные договоры учитываются как получение услуг;
• о порядке учета затрат на их приобретение;
• каким документом и на каких счетах в 1С отражаются затраты на приобретение доступа к базам данных в интернете.

Особенности учета прав, полученных по договорам, учитываемых «как услуги»

Бухгалтерский учет

Неисключительное право в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет не признается НМА – отсутствует «контроль над активом» (пп. «г» п. 4 ФСБУ 14), доступ к нему предоставляется через облачный сервис Лицензиара.

Путаница в учете таких объектов возникает из-за разных видов договоров, оформляемых при передаче прав:

• лицензионный договор на ПО;
• договор оказания услуг;
• иные формы договоров.

Если по договору (в т. ч. по лицензионному) права лицензиата зависят от исполнения обязанностей, совершения действий или соблюдения условий лицензиаром, такие договоры надо рассматривать как договоры оказания услуг, а оплату по договору, если он действует несколько месяцев, – как авансовую дебиторскую задолженность.

Признаки объектов, оплата за которые учитывается как дебиторская задолженность, указаны в п. 2 рекомендации БМЦ Р-164/2024-КпР «Неисключительные права пользования результатами интеллектуальной деятельности». Проверьте свой объект по Чек-листу Учет прав на программное обеспечение с 2024 в 1С.

В 1С (с релиза 3.0.155.21) для таких активов используется:

• справочник Нематериальные активы;PDF
• счет 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».PDF

Налог на прибыль

В НУ затраты на использование неисключительных прав на программы для ЭВМ, баз данных отражаются в составе косвенных (прочих) расходов в течении срока лицензии (пп. 15, 26 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина от 20.12.2023 N 03-03-06/1/123430, от 18.06.2021 N 03-03-06/1/48218, от 14.05.2019 N 03-03-06/1/34302).

Если актив применяется непосредственно в производстве — это прямые расходы, признающиеся по мере реализации продукции (работ), в стоимости которых учтены (п. 1, п. 2 ст. 318 НК РФ, Письмо Минфина от 06.09.2023 N 03-03-06/1/84899).

НДС

Налоговый кодекс не содержит прямого запрета на единовременное принятие к вычету НДС по длящимся расходам (Письма Минфина от 05.10.2011 N 03-07-11/261, от 12.10.2010 N 03-07-11/402, от 11.11.2009 N 03-07-11/295). Для принятия к вычету достаточно соблюдения условий:

• приобретенные услуги предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;
• приобретенные услуги приняты на учет (в данном случае отражены на счете 76.18);
• у налогоплательщика имеется оформленный надлежащим образом счет-фактура и первичные документы.

Однако, принимать к вычету НДС единовременно рискованно. Налоговый орган может попытаться снять вычет, ссылаясь на неправомерность принятия на учет не оказанных еще услуг, т. к. первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Таким образом, есть два варианта:

• принять НДС к вычету сразу;
• принять НДС к вычету по мере оказания услуг.

Если вы решите поступить осторожно, можно воспользоваться правом переноса вычета (пп. 1.1 ст. 172 НК РФ).

УСН

Организации на УСН не могут учесть в расходах информационно-консультационные услуги, т. к. они отсутствуют в закрытом перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если информационные услуги оформлены как лицензионное соглашение на использование базы данных, то такие расходы можно принять на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Пошаговая инструкция

Организация приобрела доступ к сайту «БухЭксперт8».

27 февраля перечислена оплата за доступ к сайту БухЭксперт8 на 1 год — 169 800 руб. без НДС.

28 февраля предоставлен доступ к информационному ресурсу и получен УПД на доступ к сайту с 28.02.2025 по 27.02.2026.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление аванса поставщику за весь срок подписки

Перечисление аванса поставщику отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – Списание.

Подробное оформление операции смотрите в статье Оплата поставщику: аванс.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 60.02 Кт 51 – аванс, выданный поставщику.

Учет затрат на неисключительное право

Если первичные документы поступают в момент оплаты, то используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Услуги (акт, УПД). PDF

Если первичные документы предоставлены с даты начала подписки, то принятие неисключительных прав в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет оформите документом Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Права (акт, УПД) в разделе Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД) или ОС и НМА – Приобретение прав.

В документе укажите:

• Объект права — программный продукт из справочника Нематериальный актив:
  • Срок действия права — установленный срок по договору, автоматически переносится в поле Срок использования документа и может быть там изменен.
  • Бухгалтерский учет — Дебиторская задолженность, затраты на доступ к базе данных не могут учитываться как НМА. Такие затраты отражаются на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности» для равномерного признания в расходах;
    

    При заполнении карточки НМА в разделе Порядок учета, если в поле Бухгалтерский учет — Дебиторская задолженность, то независимо от Срока использования, указанного в документе, и стоимостного лимита, установленного в УП, PDF затраты в БУ признаются равномерно.
    

  • Налоговый учет — Прочие расходы, неисключительные права на ПО не могут учитываться как НМА. Для равномерного признания в расходах затраты отразятся на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».
• Назначение использования — параметры учета доступа к базе данных:
  • Срок использования — период действия доступа к сайту, по умолчанию заполняется из карточки НМА поле Срок действия права.
  • Счет — счет учета затрат;
  • Подразделение — подразделение затрат;
  • Статья затрат — статья затрат, должна быть одинаковой в БУ и НУ.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 76.18 Кт 60.01 — принятие к учету неисключительного права в виде дебиторской задолженности для дальнейшего равномерного ежемесячного признания в расходах;
• Дт 60.01 Кт 60.02 – зачет аванса.

Отражение затрат на неисключительное право за февраль

Затраты на неисключительные права в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет признаются в расходах равномерно в течение срока действия прав, начиная с даты действия подписки. В нашем примере — с 28 февраля 2025 года.

Для автоматического ежемесячного учета затрат на ПО запустите процедуру Закрытие месяца регламентная операция Списание расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие месяца.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 26 Кт 76.18— учет затрат на доступ к сайту в составе управленческих (косвенных) затрат.

Данные затраты отражаются ежемесячно по календарным дням до окончания срока использования неисключительного права.

Контроль

Проверьте правильность расчета суммы затрат на доступ к сайту с помощью отчета Справка-расчет списания расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие месяца — кнопка Справки-расчеты — Списание расходов будущих периодов.

Количество дней за период с 28.02.2025 по 27.02.2026= 307дн. (2025) + 58 дн. (2026) = 365 дней.

Ежемесячная сумма = 169 800 руб.: 365 дней * 1 дней = 465,21 руб.

На эту сумму и сформирована проводка Дт 26 Кт 76.18.

Признание затрат на неисключительное право в составе управленческих (косвенных) расходов за февраль

При закрытии месяца затраты на ПО на счете 26 «Общехозяйственные расходы» признаются полностью в расходах, списываются в Дт счета 90.08 «Управленческие расходы».

Подробнее Управленческие (общехозяйственные) затраты (счет 26) в 1С

Выполните регламентную операцию Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 процедуры Закрытие месяца в разделе Операции — Закрытие месяца.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 90.08.1 Кт 26 — отражение затрат на ПО в составе управленческих (косвенных) расходов

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу на прибыль сумма затрат на неисключительное право отражается: PDF

• в Листе 02 Приложение N 2:
  • стр. 040 «Косвенные расходы – всего».

Бухгалтерская отчетность

На момент релиза 3.0.157.32 счет 76.18 не отражается в Балансе. Ждем автоматизацию.

В бухгалтерской отчетности затраты на неисключительное право в виде доступа к программам, базам данных, веб-сайтам в сети интернет отражаются:

• в Бухгалтерском балансе в виде остатка по счету 76.18: PDF
  • стр. 1230 «Дебиторская задолженность»;
• в Отчете о финансовых результатах: PDF
  • стр. 2220 «Управленческие расходы».

См. также:

• ФСБУ 14/2022 — новое в учете НМА с 2024 года
• Учет облачных программ по модели SAAS — программы, как сервис в 1С
• Новый порядок учета прав на программы в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email