Как оформить удержание с работника за ГСМ при использовании служебного авто в личных целях?

Организация на ОСНО. Как оформить удержание с зарплаты сотрудника за ГСМ? Сотрудник использует служебный транспорт для личных целей. ГСМ оплачивается по топливной карте организации. Сотрудник написал заявление об удержании за ГСМ из заработной платы. Действует ли в данном случае ограничение суммы удержания из заработной платы сотрудника?

Нормативное регулирование

Если сотрудник ездит на служебном автомобиле по личным делам, то у него возникает натуральный доход, подлежащий обложению НФДЛ в виде оплаты товаров (ГСМ) и за предоставление имущественных прав (пользование служебным автомобилем) в интересах работника (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 09.03.2017 N 03-04-05/13125).

Для того чтобы у сотрудника не возникало дохода, облагаемого НДФЛ, необходимо его письменное согласие на компенсацию стоимости ГСМ, купленных Организацией, и оплату за пользование служебным автомобилем (должен быть обоснованный расчет и договор).

У Организации возникнет доход, а вместе с ним и обязанность начислить НДС со стоимости реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) и уплатить налог на прибыль (п. 2 ст. 249 НК РФ, п. 4 ст. 250 НК РФ).

Ограничение удержаний из заработной платы работника Трудовой кодекс накладывает только в случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ, по удержаниям, не зависящим от воли работника. На данный случай действие ограничений ст. 138 ТК РФ не распространяется (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Отражение удержания за ГСМ в 1С

Настройка нового вида удержания

Настройка нового вида удержания производится из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты – Удержания.

Поле Категория удержания не заполняется, так как для вида удержания Удержание за ГСМ в списке отсутствует подходящая категория.

Удержание за ГСМ из заработной платы

Для отражения удержания из заработной платы необходимо в документе Начисление зарплаты, раздел Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления на вкладке Удержания выбрать сотрудника, указать вид удержания и сумму, подлежащую удержанию.

Проводки по документу:

Как видим, при проведении документа данный вид удержания проводок не формирует. Для отражения суммы, удержанной за ГСМ, в бухгалтерском учете необходимо создать документ Операция, введенная вручную. Раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную.

В 1С виды удержаний, не имеющие категории, не формируют проводок в документе Начисление зарплаты. Однако, отражение удержания в документе Начисление зарплаты нужно для заполнения «зарплатных» документов: Расчетной ведомости, Расчетного листка, Ведомостей на выплату зарплаты.

Формирование Расчетного листка

Сумма, удержанная за ГСМ, уменьшает сумму к выплате сотруднику и отражается в Расчетном листке. Раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email