Прием на работу сотрудника в 2023 году

Прием на работу — процедура, сопровождаемая оформлением определенного набора документов и соблюдением обязательных законодательных требований.

Из статьи вы узнаете:

• общую схему приема на работу нового сотрудника;
• какие необходимо предоставить документы при приеме на работу в 2023 году;
• об особенностях электронной трудовой книжки и воинского учета при приеме.

Общая схема приема на работу сотрудника в 2023 году

Трудовые отношения с новым сотрудником начинаются с оформления приема на работу. Процедура выглядит так (ст. 68 ТК РФ):

• заключение трудового договора;
• издание приказа или распоряжения о приеме нового работника (работодатель вправе издать приказ, но не обязан);
• ознакомление работника под роспись с внутренними правилами и иными локальными нормативными актами, коллективным договором.

Документы для оформления трудового договора

Общий список документов указан ст. 65 ТК РФ:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• СНИЛС, в том числе в электронном виде;
• документ об образовании — если для работы на принимаемую должность требуются специальные знания и подготовка;
• трудовая книжка или СТД-Р/ СТД-СФР, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
• документы по воинскому учету — их обязаны предоставить военнообязанные и лица призывного возраста;
• справка о наличии или отсутствии судимости — если до работы по данной должности не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость;
• справка о наличии или отсутствии административного наказания за потребление запрещенных веществ — если до работы по данной должности не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию.

Этот список для отдельных категорий граждан может меняться и дополняться.

Документы при приеме на работу в 2023 граждан РФ, достигших 14 лет

Для россиян, возраст которых не достиг 18 лет, при приеме на работу есть условия и ограничения (гл. 42 ТК РФ). Такие граждане приносят:

• паспорт;
• СНИЛС;
• документ об образовании — например, аттестат;
• трудовую книжку — если подросток ранее работал;
• справку о наличии или отсутствии судимости — если на эту работу не допускаются лица с судимостью);
• справку о наличии или отсутствии административного наказания за потребление запрещенных веществ — если до работы на принимаемую должность не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию;
• письменное согласие одного из родителей (попечителя).

Пункт про согласие органов опеки отменен Федеральным законом от 13.06.2023 N 259-ФЗ, за исключением детей-сирот.

Документы при приеме на работу иностранных граждан в 2023 году

При трудоустройстве иностранных граждан действует расширенный список документов:

• документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС, в том числе в электронном виде;
• документ об образовании — если для работы по данной должности нужны спецзнания;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
• справка о наличии или отсутствии судимости — если на должность, на которую оформляется иностранец, не допускаются лица с судимостью;
• справка о наличии или отсутствии административного наказания за потребление наркотических средств — при приеме на работу, на которую не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию;
• медицинский полис, действующий на территории РФ (ст. 327.3 ТК РФ);
• разрешение на работу или патент — при заключении договора иностранцем или лицом без гражданства, временно пребывающим в РФ;
• разрешение на временное проживание — для временно проживающих иностранцев или лиц без гражданства;
• вид на жительство — для постоянно проживающих иностранцев или лиц без гражданства.

Иностранным работникам не требуется предъявлять документы воинского учета, если не установлены исключения в федеральных законах, международных договорах РФ, указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ.

Электронная трудовая книжка 2023

В 2020 году введена электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовом стаже работника, заполняемые в электронном виде. Вся информация о трудовой деятельности (записи трудовой книжки) сотрудника отражается в электронном виде в личном кабинете Социального фонда России. Соответствующие сведения представляют работодатели в отчете ЕФС-1.

При приеме на работу могут возникнуть две ситуации:

• гражданин только начинает трудовую деятельность (это его первая официальная работа);
• гражданин меняет место работы.

Если сотрудник только начинает свой трудовую деятельность в 2023 году, работодателю не нужно оформлять бумажную трудовую. Все данные о трудовой деятельности, начиная с момента приема на работу, теперь оформляются в электронном виде. Для этого работодатель направляет в СФР отчет ЕФС-1 в составе:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

В подразделе 1 раздела 1 необходимо внести данные застрахованного лица, а в подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 указывается кадровое событие (код ПРИЕМ) с данными трудового договора.  Срок отправки сведений — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.

Образец заполнения ЕФС-1:

Отчет ЕФС-1 заполняется по правилам, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245П.

Если сотрудник уже имеет трудовой стаж, то может быть два варианта:

• ему на предыдущем месте работы продолжили вести трудовую книжку в бумажном виде, согласно поданному им заявлению;
• он дал согласие на переход с бумажного носителя на электронный.

Если работник отказался переходить на электронный формат, его трудовую книжку продолжают вести в бумажном виде. При смене места работы он обязан предоставить бумажную трудовую книжку новому работодателю, который продолжит ее заполнять и хранить. В 2023 году действующая формая для бумажной трудовой книжки установлена Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н.

Если работник перешел на электронную трудовую, то при новом трудоустройстве ему необходимо предоставить форму СТД-Р, выданную на предыдущем месте работы при увольнении, или СТД-СФР.

Документы воинского учета при приеме на работу

При устройстве на работу военнообязанный гражданин обязан предоставить работодателю:

• приписное свидетельство — для граждан призывного возраста;
• военный билет — если принимаемый работник является военнообязанным (должна стоять пометка о том, что гражданин состоит на воинском учете по месту жительства), а в случае его отсутствия — справку или временное удостоверение.

С 05.08.2023 действует Постановление Правительства от 25.07.2023 N 1211, которое вводит новые правила и усиливает контроль за ведением воинского учета на предприятии.

Издание приказа и ознакомление сотрудника с внутренними документами и правилами

После тщательной проверки документов сотрудника работодатель вправе издать приказ или распоряжение о приеме на работу. Далее принятому работнику выдайте второй экземпляр трудового договора и сделайте отметку, что документ он получил на экземпляре работодателя.

Затем отправьте сведения о кадровом событии в СФР, используя форму ЕФС-1. Штраф за несвоевременную отправку ЕФС-1 при приеме на работу — 500 руб. за каждое застрахованное лицо.

Ознакомьте вновь принятого сотрудника с правилами внутреннего распорядка и иными внутренними локальными актами под роспись.

Запомните

• Основной список документов, подаваемых работником при трудоустройстве, указан в ст. 65 ТК РФ. Он может меняться в зависимости от категорий сотрудников.
• Для отражения сведений о трудовой деятельности работника применяется электронная трудовая книжка. Она заполняется на основании данных, отправленных работодателем в отчете ЕФС-1. Сведения хранятся в СФР, гражданин может отследить их через личный кабинет на портале фонда.
• Особое внимание при приеме новых сотрудников следует уделить документам воинского учета. С 2023 года увеличились штрафы за нарушения в этой сфере.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email