Удержание из зарплаты ущерба за недостачу в 1С

При проведении инвентаризации может быть выявлена недостача товарно–материальных ценностей. Рассмотрим особенности отражения в программе 1С операций по удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника, признанного виновным.

Вы узнаете:

• как отнести сумму недостачи на виновное лицо;
• как отразить удержание недостачи из заработной платы виновного сотрудника;
• как проверить взаиморасчеты с сотрудником по результатам удержания ущерба.

Пошаговая инструкция

По итогам плановой инвентаризации товаров на складе была выявлена недостача товара:

• комплект штор «Версаль» — 2 шт. (себестоимость 8 000 руб./шт.).

Виновным лицом признано материально ответственное лицо (МОЛ) — Иванов А.П.

Недостача подлежит взысканию с него по рыночной стоимости товара.

Сумма к взысканию — 18 000 руб.

Договор о полной материальной ответственности с работником не заключался.

Среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.

По соглашению между работником и Организацией сумма недостачи удерживается в течение 5 месяцев равными долями путем удержания из заработной платы работника.

31 июля работнику начислена зарплата — 40 000 руб., НДФЛ составил 5 200 руб.

Из зарплаты работника удержано 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи — 3 600 руб.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Начало примера смотрите в публикации:

• Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено

Отнесение суммы недостачи на виновное лицо

Нормативное регулирование

Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

Материальная ответственность сотрудника может быть:

• ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
• полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях:
  • на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
  • обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  • ущерб причинен умышленно;
  • ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
  • были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
  • причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
  • ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Материальная ответственность наступает при одновременном наличии следующих условий (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1):

• противоправного поведения (действий или бездействия) сотрудника;
• причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
• наличия вины в совершении противоправного действия (бездействия).

До принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления (п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52):

• размера причиненного ущерба;
• причин его возникновения;
• вины работника.

Необходимо также истребовать у работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения нужно составить соответствующий акт.

Взыскание недостачи с виновного лица производится по распоряжению работодателя, которое он должен издать не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Работодатель с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба (ст. 240 ТК РФ).

Взыскать долг можно только в судебном порядке, если:

• месячный срок истек;
• работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;
• сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
• работник обязался возместить ущерб добровольно, но до полного погашения долга уволился и отказался выплачивать долг.

Для учета расчетов с работником используется счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (план счетов 1С).

При выявлении виновного лица отнесение недостачи на него производится на дату (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• признания виновным лицом ущерба;
• вступления в силу решения суда о взыскании суммы ущерба.

Размер ущерба, исчисляется исходя из рыночных цен, но не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (ст. 246 ТК РФ).

Разница между фактической и рыночной стоимостью учитывается в:

• БУ — в составе прочих доходов (п. 16 ПБУ 9/99);
• НУ — в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Учет в 1С

Отнесите недостачу за счет виновного лица документом Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

В документе укажите:

• от — дата письменного признания виновным лицом ущерба;

Списание недостачи на виновное лицо по фактической (балансовой) стоимости товаров:

• Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
  • Субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи;
• Кредит — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
• Сумма — 16 000 фактическая (балансовая) стоимость недостачи;

Списание разницы между фактической и рыночной стоимостью товара на виновное лицо:

• Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
  • субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи;
• Кредит — 91.01 «Прочие доходы»;
• Субконто — статья прочих расходов и доходов, Вид статьи — Возмещение убытков к получению (уплате);
• Сумма — 2 000, разница между балансовой и рыночной стоимостью товара.­

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу на прибыль разница между балансовой и рыночной стоимостью отражается в составе внереализационных доходов: PDF

• Лист 02 Приложение N 1 стр. 100.

Начисление зарплаты

Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры –Зарплата – Все начисления.

Укажите:

• Зарплата за — Июль 2018, месяц начисления;
• от — 31.07.2018, дата начисления зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить:

• Сотрудник — Иванов А.П;
• Начислено — 40 000;
• НДФЛ — 5 200, 13% НДФЛ от суммы Начислено.

Чтобы отразить сумму ущерба, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать – Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

• Наименование — Недостача, выявленная при инвентаризации;
• Сумма — 3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма ущерба — 3 600.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
• Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ удержан из зарплаты;
• Дт 26 Кт 69 — начислены страховые взносы.

В проводках документа Начисление зарплаты удержания ущерба из зарплаты сотрудника не будет отражено. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы сумма ущерба была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате.

Удержание ущерба из зарплаты сотрудника

Нормативное регулирование

Работник имеет право добровольно возместить причиненный ущерб или запросить рассрочку платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). В случае рассрочки работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Сотрудник также вправе единовременно возместить ущерб, нанесенный компании при наличии у него соответствующих средств. Можно договориться с работником о возмещении ущерба не в денежной, а в натуральной форме.

Если решено проводить удержания из заработной платы, необходимо помнить, что ТК РФ накладывает определенные ограничения на максимальный размер суммы, которая не будет выплачена работнику.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ, ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).

Расчет

По условиям нашего примера:

• среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.;
• сумма к взысканию — 18 000 руб.;
• из зарплаты работника по соглашению с работодателем удерживается 3 600 руб. в месяц.

Так как среднемесячный заработок работника больше суммы ущерба, на основании распоряжения руководителя с работника можно удержать сумму ущерба полностью 18 000 руб.

За июль 2018 года:

• начислена заработная плата — 40 000 руб., НДФЛ — 5 200 руб.;
• доход сотрудника после удержания НДФЛ составит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.
• максимальный размер удержаний за месяц в соответствии со ст. 138 ТК РФ 31 200 *20% = 6 240 руб.

Так как максимальный размер удержаний с дохода сотрудника в июле больше суммы, указанной в соглашении между работником и организацией, то сумму ущерба можно удержать в размере 3 600 руб.

Учет в 1С

Для удержания ущерба из зарплаты сотрудника создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

Укажите:

• от — дата начисления зарплаты;
• Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • Субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи.
• Кредит — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
• Субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи.
• Сумма — 3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.

При создании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу сумма к выплате по данному сотруднику будет указана за вычетом удержания. PDF

Контроль

Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:

• расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты, выберем Расчетные листки;
• отчет Анализ счета по счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).

В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано.

Задолженность работника перед организацией уменьшилась.

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Порядок проведения инвентаризации
• Инвентаризация ТМЦ: 1С
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено
• Излишек товаров в результате инвентаризации
• Начисление зарплаты
• Выплата зарплаты

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email