Начисление отпускных в 1С

В Бухгалтерия 8.3 начисление заработной платы — не очень сложная операция, так как функционал разработан для простого учета зарплаты и кадров. И все-таки, особенно у новичков, часто возникают вопросы, в том числе, по начислению отпускных.

В статье расскажем, как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово. Вы узнаете:

• где в 1 С 8 3 Бухгалтерия создать приказ на отпуск
• как рассчитать отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия
• как начислить и выплатить отпускные
• где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Основные правила предоставления отпуска

Отпуск сотрудникам должен предоставляется ежегодно с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 122 ТК РФ):

• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него
• работники до 18 лет
• работники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами

В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время по графику отпусков (абз. 8 ст. 122 ТК РФ).

В следующих случаях предусмотрен вынужденный перенос или продление отпуска (ст. 124 ТК РФ):

• временная нетрудоспособность работника
• выполнение им государственных обязанностей в отпуске
• если работник не был предупрежден об отпуске или не получил отпускные в установленные сроки
• по производственной необходимости, не далее, чем до следующего года
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Автоматическое продление отпуска работодателем после периода нетрудоспособности допустимо, если работник не высказал своих пожеланий (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 11.04.2018 по делу N 33-4718/2018).

Непредоставление ежегодного отпуска запрещено (абз. 7 ст. 124 ТК РФ):

• в течение 2-х лет подряд
• работникам до 18 лет
• работникам, занятым на вредных и опасных работах

Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Если в периоде отпуска есть праздник — отпуск продлевается на количество праздничных дней (ст. 120 ТК РФ).

Основные правила расчета отпуска

Размер оплаты ежегодного отпуска зависит от средней заработной платы (Постановление Правительства от 24.04.2025 N 540).

Средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной сотруднику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ).

При начислении отпускных или изменении МРОТ в периоде отпуска необходимо сверять с его величиной средний месячный заработок: он не может быть ниже федерального МРОТ (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства 24.04.2025 N 540).

Средний месячный заработок рассчитывается по формуле:

Средний заработок подлежит корректировке в случаях:

• повышения федерального МРОТ, если средний дневной заработок для расчета отпускных оказался ниже его величины (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922). Сумма отпускных рассчитывается исходя из МРОТ 
• повышения окладов по организации, филиалу, структурному подразделению (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства 24.04.2025 N 540)
  • в расчетном периоде — корректируются выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка
  • в периоде между расчетным и отпуском — корректируется месячный средний заработок за весь период
  • в периоде отпуска — корректируется месячный средний заработок за период с даты повышения

Пошаговая инструкция

02.06.2026 согласно графику отпусков, издан приказ по организации о предоставлении отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 16.06 2026 по 30.06.2026 сроком на 15 календарных дней.

11.06.2026 бухгалтер начислил и выплатил опускные работнику (т. к. 12 июня — праздничный день).

28.06.2026 уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е. В.

Пошаговая инструкция оформления примера: PDF

Как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Отпуск начисляется на основании заявления работника или графика отпусков, утверждаемого ежегодно в организации за две недели до конца декабря (ст. 123 ТК РФ).

Где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия? В этой программе он не предусмотрен. Поэтому можно воспользоваться таблицей в формате Excel. Форма графика утверждается в учетной политике организации. За образец можно взять бланк Т-7_Excel-1 Excel, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1.

За две недели до отпуска предупредите работника. Для этого издается уведомление в произвольной форме, например, такой Уведомление_ Excel-2 Excel, обязательным реквизитом которого является подпись будущего отпускника (ст. 123 ТК РФ).

Расчет отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия производится не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Трудовая инспекция считает, это должно быть 3 полных календарных дня (Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 N 21-46/2018).

Что проверить в документе Отпуск пред расчетом отпускных в 1С?

Настройка автоматического начисления отпуска

Функционал автоматического расчета отпуска в 1С БП возможен только организации численностью не более 60 человек.

Чтобы документ был доступен для работы, проверьте настройки в программе, пройдя из раздела Зарплата и кадры — Настройки зарплаты.

В разделе Общие настройки установите

• Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся — переключатель В этой программе

Начисление отпуска

Отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия начислите документом Отпуск (раздел Зарплата и кадры — Все начисления — кнопка Создать).

Укажите:

• Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется оплачиваемый отпуск
• Отпуск с _ по — период отпуска

В разделе Основание, период работы отразите, на основании какого документа предоставляется отпуск сотруднику. Это может быть:

• график отпусков
• заявление работника

В поле За работу с _ по — период работы, за который работнику предоставляется отпуск, заполняется автоматически.

При вводе периода отпуска сумма отпускных и НДФЛ рассчитаются автоматически.

По ссылке Начислено открывается форма Расчет отпуска. Здесь указана сумма отпускных и формула, по которой она была рассчитана.

Заработок и Отработано дней в таблице можно откорректировать. Сумма отпускных при этом будет автоматически пересчитана.

Изучить подробнее когда средний заработок следует скорректировать.

По ссылке НДФЛ в документе Отпуск открывается форма НДФЛ, где показан налог с суммы отпускных, исчисленный с учетом дохода с начала текущего налогового периода.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 70 — начисление ежегодного отпуска
• Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ из отпускных

Отпускные учитываются на счете затрат, установленном для начисления зарплаты работнику — Настройка основного способа для отражения начисленной ЗП.

Приказ на отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия

Оформите приказ на отпуск после того, как работник подтвердил, что извещен о предстоящем отпуске, а вы удостоверились, что отпуск не будет перенесен.

График отпусков обязателен для исполнения и работодателем, и работником (ст. 123 ТК РФ). Стороны могут прийти к соглашению о переносе отпуска.

Если работника не уведомили за 2 недели о предстоящем отпуске или не выплатили в срок отпускные, он имеет право потребовать его переноса (ст. 124 ТК РФ).

Форма приказа должна быть утверждена учетной политикой. Можно использовать форму, предложенную 1С — бланк Т-6 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1).

По кнопке Печать можно сформировать:

• Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)
• Записку-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)

Выплата отпускных на банковскую карточку

В 1С Бухгалтерия 8.3 есть несколько вариантов расчетов с работниками. Мы рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. На личную карточку оплата оформляется аналогично. В чем разница, посмотрите на примере выплаты заработной платы.

Ведомость в банк

Сформируйте документ Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту

• по кнопке Выплатить (тогда она заполнится автоматически, а также сформируется Платежное поручение)
• в разделе Зарплата и кадры — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту

В документе укажите:

• Вид выплаты — Зарплата, так как отпуск рассчитан и начислен, то это не аванс
• Месяц — месяц начисления отпуска
• Зарплатный проект — выберите зарплатный проект, указанный в справочнике Зарплатные проекты (если их несколько)
• Вид дохода — подставляется автоматически

По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

• К выплате — начисленная сумма к отпуску за минусом НДФЛ
• Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта

Документ проводок не формирует.

Выплата отпускных

Если электронный обмен с банком

• не ведется, для перечисления аванса предоставьте в банк:
  • Платежное поручение (по кнопке Создать на основании)
  • список работников с указанием их лицевых счетов и сумм оплаты. В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк
• ведется — выгрузите файл для отправки в банк по соответствующей кнопке

Когда из банка придет выписка банка о перечислении средств, оформите документ Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям.

В документе отразите:

• Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект
• Сумма — сумма отпускных перечисленная банку, согласно выписке банка
• Ведомость — ведомость по которой была перечислены отпускные
• Статья расходов — Выплата заработной платы, с Видом движения Оплата труда, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 70 Кт 51 — выплата отпускных
• Дт 68.01 Кт 68.90 — перенос удержанного НДФЛ на ЕНС

Уплата НДФЛ в бюджет

По НДФЛ, удержанному с 23 по последнее число текущего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• подача уведомления — не позднее 3 числа следующего месяца за месяцем выплаты
• срок уплаты — не позднее 5 числа следующего месяца за месяцем выплаты

Формирование уведомления и платежного поручения

Уведомление о начисленном налоге и платежное поручение на уплату ЕНП сформируйте из Списка задач организации (Главное — Задачи организации).

Документ не формирует проводки, это только форма для отправки.

Платежное поручение можно сформировать также из Задач организации.

Уплата налога

После проведения платежа в бюджет, на основании платежного поручения сформируйте Списание с расчетного счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводку по пополнению ЕНС.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ за 1 полугодие отпускные отражаются: PDF

• Раздел 1 «Сведения об обязательствах налогового агента»:
  • стр. 020 — 3 522, сумма удержанного налога (после фактической выплаты дохода)
  • в т. ч. стр. 022 — 3 522, по второму сроку перечисления

    Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах налога на доходы физических лиц»:

  • стр. 120 — 33 000, сумма начисленного дохода
  • стр. 140 — 3 522, сумма налога, исчисленная с отпускных
  • стр. 160 (в т. ч. стр. 165) — 3 522, сумма налога удержанная

Отзыв из отпуска в 1С

В случае производственной необходимости работника могут отозвать из отпуска раньше при его согласии (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

В таком случае:

• с первого дня работы начисляйте зарплату
• отпускные пересчитайте исходя из уменьшенного количества дней отпуска

Оформление отзыва из отпуска в 1С 8.3 зависит от того, закрыт ли период расчета отпуска:

• если месяц еще не закрыт
  • укажите новую дату окончания отпуска в том же документе Отпуск
  • сумму переплаты зачтите в счет выплаты зарплаты (учтется автоматически)
  • НДФЛ с зарплаты уплатите уже за вычетом налога, перечисленного с излишних отпускных
• если месяц уже закрыт
  • сторнируйте все отпускные, взносы и НДФЛ с них документом Операция, введенная вручную вид Сторно документа
  • начислите их заново документом Отпуск из того же среднего дневного заработка (вручную отредактируйте заработок за последние 12 месяцев)
  • уточненки по взносам и налогу на прибыль не требуются — изменения учтите в текущем периоде (Письмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 N 1376-19)

Отпуск с последующим увольнением в 1С

При отпуске с последующим увольнением порядок расчетов с работником такой:

• отпускные выплачиваются работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1)
• остальные выплаты — в последний рабочий день, то есть, предшествующий первому дню отпуска (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, Письмо Роструда от 25.05.2011 N 1449-6-1)

Рассмотрим пример.

Сотрудник идет в очередной отпуск с 16 по 30 июня 2026 года с последующим увольнением.

Алгоритм оформления в программе 1С:

• кадровый документ Отпуск до 11.06.2026 — с 16.06.2026 по 30.06.2026
• выплата отпускных — до 11.06.2026
• кадровый документ Увольнение — дата увольнения 30.06.2026
• документ Начисление зарплаты — 15.06.2026 — в последний рабочий день
• выплатите зарплату за отработанное время — 15.06.2026

См. также:

• График отпусков 2019
• Как в 1С продлить отпуск в связи с больничным
• Отпуск без сохранения заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: пошаговая инструкция
• Начисление отпускных
• Выплата зарплаты через банк (банковские карточки)

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email