Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено в 1С

Если результатом инвентаризации стала недостача ТМЦ, то основная задача, которая стоит перед проверяющими, — выявить виновное лицо. А это иногда крайне непросто.

В данной статье:

• рассматривается алгоритм действий бухгалтера в 1С при обнаружении недостачи, если виновное лицо не обнаружено;
• проанализированы требования законодательства, касающиеся оценки ущерба;
• рассмотрен вопрос о необходимости восстановления НДС.

Пошаговая инструкция

01 июля Организация провела плановую инвентаризацию товаров на складе, в ходе которой выявлена недостача товара:

• жалюзи «Пластиковые (белые)» — 5 шт. (себестоимость товара 500 руб./шт.).

По итогам инвентаризации недостача товаров была списана.

20 июля следственным комитетом выдано Постановление о прекращении уголовного дела, подтверждающее факт отсутствия виновных лиц. Нормы естественной убыли не установлены на данные товары.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Списание недостачи товаров в результате инвентаризации

Нормативное регулирование

На дату завершения инвентаризации организация обязана отразить в учете недостачу товаров на сумму ущерба по фактической себестоимости:

• Дт 94 Кт 41 — отражена недостача товаров.

Потери от недостачи можно учесть в материальных расходах по налогу на прибыль в пределах норм естественной убыли (п. 7 ст. 254 НК РФ). Нормы утверждены Постановлением от 12.11.2002 N 814. Нормы применяются только, если они установлены для конкретного товара определенной отрасли.

В бухгалтерском учете (БУ) потери в пределах норм естественной убыли списывают на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 94 — списаны потери в пределах норм естественной убыли.

Если нормы отсутствуют, то вся недостача является сверхнормативной и подлежит отнесению на виновное лицо в полном объеме.

В БУ сумму недостачи списывают на финансовые результаты организации, если виновное лицо не обнаружено (п. 30 Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н):

• Дт 91.02 Кт 94 — списана недостача сверх норм естественной убыли.

В налоговом учете (НУ) расходы в виде недостачи товаров (в случае отсутствия виновных лиц) учитываются в качестве внереализационных расходов, приравниваемых к убыткам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Предварительное следствие по хищениям имущества производится следователями органов внутренних дел РФ (ст. 158 УК РФ). Документом, подтверждающим факт отсутствия винновых лиц, является постановление следователя (Письмо Минфина РФ от 06.12.2012 N 03-03-06/1/630):

• о приостановлении предварительного следствия;
• о прекращении уголовного дела.

Документом, подтверждающим факт отсутствия винновых лиц, при возникновении недостачи товаров в магазине самообслуживания, может быть любой документ, выданный органами внутренних дел, в том числе постановление об отказе в возбуждении уголовного дела (Письмо Минфина РФ от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177).

Восстановление НДС

Нужно ли восстанавливать НДС при списании недостачи в результате инвентаризации?

Этот вопрос долгое время вызывал споры. Несмотря на то, что списание ТМЦ в результате недостачи при инвентаризации не поименовано в составе случаев, по которым НК РФ требует восстановить НДС (п. 3 ст. 170 НК РФ), налоговики неоднократно заявляли о необходимости восстановления налога (Письмо Минфина РФ от 19.05.2010 N 03-07-11/186, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/1997).

Однако в 2018 году вышла целая серия писем контролеров, в которой они придерживаются противоположной позиции. Поэтому сегодня можно говорить, что мнение ФНС уверенно разворачивается в сторону налогоплательщиков.

При этом однозначно говорить о том, что налогового риска при не восстановлении НДС не существует, пока рано. В то же время, в случае предъявления претензий со стороны налоговых органов шансы у вас на победу в суде очень велики.

Если же вы решите восстановить НДС, советуем изучить подробнее Восстановление НДС при списании ТМЦ

Учет в 1С

Недостачи и потери от порчи ценностей отражаются на счете план счетов 1С).

По дебету счета указывается:

• фактическая себестоимость полностью испорченных или недостающих ТМЦ.

По кредиту счета производится списание недостачи и потерь от порчи ценностей.

На основании сличительной ведомости бухгалтер отражает недостачу, т.е. списывает товары в учете на дату окончания проведения инвентаризации.

На основании документа Инвентаризация товаров необходимо создать документ Списание товаров.

В нем укажите:

• от — дата окончания проведения инвентаризации;
• Склад — место хранения товаров, где была обнаружена недостача;
• Инвентаризация — документ Инвентаризация товаров, на основании которого выявлена недостача.

Вкладка Товары заполнится автоматически. Данные будут перенесены из документа Инвентаризация товаров по кнопке Заполнить:

• Номенклатура — Жалюзи «Пластиковые (белые)», из справочника Номенклатура указываются ТМЦ, которые подлежат списанию;
• Количество — 5, количество ТМЦ, подлежащих списанию;
• Счет учета — 41.01 «Товары на складах», заполняется автоматически при указании ТМЦ, на основании регистра Счета учета номенклатуры.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 94 Кт 41.01 — списание недостачи товаров по фактической (балансовой) стоимости.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т.ч. документа по списанию товаров. В 1С используется Акт о списании товаров по форме ТОРГ-16.

Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Акт о списании товаров (ТОРГ-16) документа Списание товаров. PDF

Отражение недостачи в составе расходов

В связи с тем, что виновное лицо не обнаружено, и имеется документ от органов государственной власти, недостача будет отражаться в:

• БУ — в составе прочих расходов (п. 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н);
• НУ — в составе внереализационных расходов, приравниваемых к убыткам(пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Для отражения недостачи товаров в составе расходов создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную.

В поле от указывается дата постановления, которое подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

• Дебет — 91.02 «Прочие расходы»;
  • субконто — Списание убытков от недостач и хищений при отсутствии виновных лиц, статья прочих расходов, заполняется из справочника Прочие доходы и расходы, Вид статьи — Прочие убытки, приравненные к внереализационным расходам;

• Кредит — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу сумма убытков от недостачи товаров отражается в составе убытков, приравниваемых к внереализационным расходам: PDF

• Лист 02 Приложение N 2 стр. 300 «Убытки, приравниваемые к внереализационным расходам».

См. также:

• Порядок проведения инвентаризации
• Инвентаризация ТМЦ: 1С
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено
• Восстановление НДС при списании ТМЦ
• Излишек товаров в результате инвентаризации

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email