Как работать с требованием налоговой: виды, сроки, что можно не представлять

С 5 февраля 2025 года инспекция считает требование по ТКС полученным на шестой рабочий день со дня отправки, а квитанцию о приеме организации и предприниматели больше не передают. Разберем, как отличить требование о пояснениях от требования о документах, как посчитать срок ответа для каждого канала доставки и что можно не представлять.

Главное в статье

Требование о представлении пояснений инспекция выставляет, когда нашла ошибки или противоречия в отчетности (п. 3 ст. 88 НК РФ): компания отвечает текстом, документы передавать не обязана. По требованию о представлении документов передают то, что прямо разрешает истребовать НК РФ: при камеральной проверке основания перечислены в п. 6, 8, 8.1-8.10, 9, 11, 12 ст. 88 НК РФ, а в остальных случаях истребовать документы запрещает (п. 7 ст. 88 НК РФ).

Срок ответа считают от даты получения, а не от даты в тексте требования. Требование по ТКС через оператора ЭДО считается полученным на шестой рабочий день со дня направления, в личном кабинете — на следующий день после размещения, по почте — на шестой день со дня отправки (п. 4 ст. 31 НК РФ). На документы дают 10 рабочих дней, на пояснения — 5, на встречный запрос по п. 1 ст. 93.1 НК РФ — 5, на запрос по конкретной сделке по п. 2 ст. 93.1 НК РФ — 10. Квитанцию о приеме требования с 5 февраля 2025 не передают: Федеральный закон от 08.08.2024 N 259-ФЗ отменил саму обязанность.

Молчание стоит от 200 руб. за документ (ст. 126 НК РФ) и 5 000 руб. за непредставленные пояснения (ст. 129.1 НК РФ). Отказать можно, если требование не соответствует НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ), но отказ мотивируют нормой, а не оставляют требование без ответа.

Правила ст. 88, 93 и 93.1 НК РФ одинаковы для организаций и предпринимателей. Дальше по тексту «компания» означает и то, и другое.

Какие бывают требования налоговой и чем они различаются

Требование о представлении пояснений инспекция выставляет, когда нашла ошибки, противоречия или несоответствия в отчетности (п. 3 ст. 88 НК РФ). Форма — приложение N 4 к Приказу ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@. Ключевая особенность: компания обязана дать пояснения, но не передавать документы.

Требование о представлении документов и информации инспекция основывает на ст. 88, 89 или 93.1 НК РФ. Такое требование состоит из двух частей: перечня документов и перечня информации.

Различить виды требований важно с первой минуты: от этого зависит, что именно компания обязана отправить в инспекцию.

Когда компания обязана представить документы

При камеральной проверке обязанность передать документы возникает только по прямым основаниям ст. 88 НК РФ. Чаще всего встречаются такие:

• заявлено возмещение НДС (п. 8)
• выявлены противоречия или расхождения по НДС (п. 8.1)
• заявлена налоговая льгота (п. 6)
• уточненная декларация подана спустя два года и уменьшает налог или увеличивает убыток (п. 8.3)
• заявлены необлагаемые выплаты или пониженные тарифы взносов (п. 8.6)
• заявлен инвестиционный вычет по налогу на прибыль (п. 8.8)
• выявлены несоответствия по прослеживаемым товарам (п. 8.9)

Перечень этим не исчерпывается. Реже инспекция ссылается на такие основания:

• участие в договоре инвестиционного товарищества (п. 8.2)
• вычеты по акцизам при возврате подакцизных товаров (п. 8.4)
• декларация по НДС иностранной организации, состоящей на учете по п. 4.6 ст. 83 НК РФ (п. 8.5)
• несоответствия по вычетам, заявленным по п. 4.1 ст. 171 НК РФ (п. 8.7)
• документы, сведения из которых включены в реестры по акцизам (п. 8.10)
• налоги, связанные с использованием природных ресурсов (п. 9)
• проверка по консолидированной группе налогоплательщиков (п. 11)
• участие в региональном инвестиционном проекте (п. 12)

Пункт 13 ст. 88 НК РФ утратил силу с 1 января 2023, поэтому ссылку на него в требовании проверьте отдельно.

Во всех прочих случаях истребовать дополнительные сведения и документы запрещает (п. 7 ст. 88 НК РФ). Подкрепляет эту гарантию пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ: компания вправе не исполнять неправомерные требования.

Лекторы Павел Самсонов и Валерий Банин разобрали права налогоплательщика при проверке и границы полномочий инспекторов на эфире Взаимодействие с налоговыми органами: как защитить права бизнеса в диалоге с ФНС и подготовить компанию к налоговой проверке с точки зрения налогового юриста и уголовного адвоката. Запись эфира доступна при оформлении коммерческой подписки Бухэксперт

Что грозит, если не ответить на требование

Даже при очевидной неправомерности требования игнорировать его не стоит. Размеры санкций:

• непредставление документов — 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ), а по встречному запросу — 10 000 руб. с организации или предпринимателя (п. 2 ст. 126 НК РФ)
• непредставление пояснений и других сведений — 5 000 руб., повторно в течение календарного года — 20 000 руб. (п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ)
• штраф руководителю — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ)

Если в одном требовании инспекция запросила и документы, и информацию, а ответ не поступил, штрафов будет два: по п. 2 ст. 126 НК РФ за документы и по п. 1 ст. 129.1 НК РФ за информацию. Один штраф другой не поглощает (п. 5 ст. 114 НК РФ, Письмо Минфина от 01.06.2022 N 03-02-07/51429).

Как ответить на требование налоговой: шесть шагов

Шаг 1. Найдите основание

Найдите в тексте требования ссылку на статью НК РФ. Ст. 88 НК РФ указывает на камеральную проверку, ст. 89 НК РФ — на выездную, ст. 93.1 НК РФ — на встречную проверку или запрос вне рамок контрольных мероприятий. Затем сопоставьте перечень запрошенных документов с тем, что допускает эта норма.

Шаг 2. Проверьте сроки проверки

Направить требование инспекция вправе только внутри срока проверки. Истребовать документы она может лишь в период проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, а доказательства, полученные после этих сроков, при рассмотрении материалов проверки не учитываются (п. 27 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 N 57, Постановление Президиума ВАС от 17.11.2009 N 10349/09, Письма Минфина от 18.02.2009 N 03-02-07/1-75 и от 24.11.2008 N 03-02-07/1-471).

Но однозначным правилом это не стало. Истечение трехмесячного срока не мешает инспекции выявлять неуплату налога и взыскивать его (п. 9 Информационного Письма Президиума ВАС от 17.03.2003 N 71). А требование, которое инспекция направила до окончания проверки, но компания получила после, исполнить придется (Определение ВС от 19.11.2021 N 304-ЭС21-21121 по делу N А27-24135/2020).

Практический вывод: сверяйте не дату получения, а дату направления требования. Если требование ушло из инспекции внутри срока проверки, отказаться нельзя, даже когда срок уже истек. Исключение — дополнительные мероприятия налогового контроля. Их назначают отдельным решением руководителя инспекции на срок один месяц (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Требование по ТКС инспекция подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — так установил Порядок, утв. Приказом ФНС от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@. Если подписи нет или она не соответствует отправителю, получатель формирует уведомление об отказе в приеме, и документ считается непринятым.

Отдельный сюжет — доставка требования не тем каналом. ФНС запретила инспекциям направлять истребования через тип документооборота «ПисьмоНО» (Письмо ФНС от 20.05.2021 N ЕА-4-26/6895@): в этом канале компания технически не может отработать документ штатным образом.

Шаг 3. Посчитайте срок ответа

С 5 февраля 2025 датой получения документа, отправленного по ТКС через оператора ЭДО, считается шестой день со дня направления, указанного в подтверждении даты отправки (п. 4 ст. 31 НК РФ, Федеральный закон от 08.08.2024 N 259-ФЗ). Дни здесь рабочие: срок, определенный днями, считают в рабочих днях, если он не установлен в календарных (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Срок на ответ начинает течь со следующего дня.

У правила два ограничения, о которых в самом требовании не напишут:

• оно касается только налогоплательщиков из абз. 1 п. 5.1 ст. 23 НК РФ — тех, кто обязан сдавать декларации в электронной форме
• оно касается только ТКС через оператора ЭДО. Для личного кабинета датой получения считается день, следующий за днем размещения документа, для заказного письма — шестой день со дня отправки (п. 4 ст. 31 НК РФ)

Пример. Инспекция отправила по ТКС требование о представлении документов со сроком исполнения 10 рабочих дней. Расчет срока ФНС привела в Письме от 07.03.2025 N ЕА-4-15/2526@:

• 10.02.2025 — день направления требования
• 11.02.2025 — начало шестидневного срока на получение
• 18.02.2025 — шестой рабочий день, дата получения
• 19.02.2025 — начало десятидневного срока на исполнение
• 04.03.2025 — последний день для ответа

Сводная таблица сроков в рабочих днях:

Два режима ст. 93.1 НК РФ путают чаще всего. По п. 1 приходит требование при проверке контрагента — срок 5 рабочих дней. По п. 2 — запрос вне рамок проверок по конкретной сделке, и здесь срок 10 рабочих дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Посмотрите, какой пункт указан в требовании, прежде чем считать срок.

Держите в голове и срок инспекции: акт камеральной проверки составляют в течение 10 рабочих дней после ее окончания (п. 1 ст. 100 НК РФ). Если требование пришло в последние дни проверки, последний день ответа может оказаться позже даты акта — отправьте ответ заранее, не дожидаясь конца срока.

Еще одно изменение с 5 февраля 2025: квитанцию о приеме требования или уведомления о вызове передавать не нужно. Закон N 259-ФЗ признал утратившим силу абз. 2 п. 5.1 ст. 23 НК РФ, где эта обязанность и была закреплена, а вместе с ней ушли основания блокировать счет за непереданную квитанцию (пп. 2 п. 3, пп. 2 п. 3.1 ст. 76 НК РФ). Документ считается полученным по правилу шестого рабочего дня, подтверждать это отдельным действием не требуется.

Старый порядок сохраняется только для документов, которые инспекция отправила до 4 февраля 2025 включительно.

Шаг 4. Попросите отсрочку, если не успеваете

Если собрать документы к сроку не получается, подайте уведомление о невозможности представить документы в срок по форме, утв. Приказом ФНС от 21.02.2024 N СД-7-2/148@, не позднее следующего дня после получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). В уведомлении укажите причины и дату, к которой представите документы.

Шаг 5. Проверьте каждый документ перед отправкой

По каждому документу ответьте на вопросы:

1. Что этот документ подтверждает или опровергает
2. Можно ли использовать его против компании
3. Оформлен ли он правильно и соответствует ли закону
4. Соответствует ли он условиям договора и фактическим обстоятельствам
5. К чему приведет его представление и к чему — непредставление

Шаг 6. Оформите и отправьте ответ

Пишите коротко и по структуре. В ответе укажите:

• реквизиты инспекции и реквизиты компании
• номер и дату требования
• название и период отчета
• причины расхождений
• вывод об отсутствии оснований для уточненной декларации

Распишите ответ по каждому пункту требования и укажите количество листов.

Образец ответа:

В ответ на требование N … представляем документы: 1.1) счета-фактуры за период с 01.01.2026 по 31.12.2026 — 14 листов; 1.2) договор поставки с ООО «…» от 12.03.2026 N 45 — 6 листов; 1.3) акты выполненных работ за период с 01.01.2026 по 31.12.2026 — 9 листов

Направьте ответ в том же формате, в котором поступило требование. Пояснения к декларации по НДС принимают только по ТКС в формате XML: на бумаге их считают непредставленными (абз. 4 п. 3 ст. 88 НК РФ).

Бумажный ответ оформляют по приложению N 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@. Ограничение в 150 листов — это предельный объем одного тома сшива, а не порог, после которого меняется способ подачи. Комплект документов делят на тома по 150 листов, а один многостраничный документ объемом больше 150 листов сшивают одним томом. Каждый том прошивают, заверяют надписью с должностью, подписью, ФИО, количеством листов и датой, к тому прикладывают сопроводительное письмо с основанием представления и описью.

Отказ правомерен, если требование не соответствует НК РФ, — это право дает пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ. Рискован отказ без мотивировки: молчание или короткое «исполнять не будем» инспекция трактует как непредставление. Поэтому отказ оформляют как обоснование — со ссылкой на норму, с описанием ситуации и просьбой уточнить основание запроса.

Образец ответа, когда срок камеральной проверки истек:

Декларация по УСН за 2025 год представлена 25.03.2026, квитанция о приеме получена 25.03.2026. Срок камеральной проверки истек 25.06.2026. Требование N 145 направлено 14.08.2026.

По пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ налогоплательщик вправе не выполнять требования, не соответствующие НК РФ. Не препятствуя проведению мероприятий налогового контроля, просим уточнить основание запроса и мероприятие, в рамках которого он направлен

Та же логика работает, когда инспекция подменяет процедуру: просит пояснения, но перечисляет документы.

Образец ответа на подмену процедуры:

На требование N 45 от 20.04.2026 о представлении пояснений сообщаем, что по п. 3 ст. 88 НК РФ такое требование выставляют при выявленных ошибках или расхождениях между отчетностью и документами инспекции.

В требовании не указано, какие ошибки или расхождения обнаружены. При этом перечислены карточки счетов, расшифровки и акты инвентаризации дебиторской задолженности, то есть процедура истребования пояснений заменена процедурой истребования документов. На основании пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ требование в этой части не исполняем

Если требование вручили с нарушением срока, зафиксируйте дату и отразите нарушение в ответе. Пояснения по существу запроса все равно представьте — это снимает риск спора о недобросовестности компании.

Что можно не представлять по требованию

Отдельного запрета в НК РФ нет, но истребовать документы вне прямых оснований инспекция не вправе (п. 7 ст. 88 НК РФ), а в требовании вне рамок проверки — документы, не связанные с конкретной сделкой. На этом и строят ответ, когда инспекция запрашивает сведения, которыми уже располагает как администратор данных:

• налоговую и бухгалтерскую отчетность
• сведения о численности работников и их доходах
• сведения о видах деятельности
• сведения о транспорте, земельных участках и недвижимости на балансе
• суммы уплаченных налогов

Регистры, которых у компании нет, она не представляет. Инспекция вправе истребовать только те регистры, которые компания обязана вести или которые закрепила в учетной политике (Письмо Минфина от 11.05.2010 N 03-02-07/1-228).

С оборотно-сальдовыми ведомостями все решает учетная политика. Если детализация по субсчетам в ней не закреплена, ОСВ в такой детализации компания не представляет — достаточно укрупненного вида, а отказ от детализации обоснуйте ссылкой на учетную политику. Если детализированная ОСВ в учетной политике закреплена, инспекция вправе ее истребовать.

Документы, которые компания уже представляла, повторно передавать не требуется (п. 5 ст. 93 НК РФ). В ответе укажите реквизиты предыдущего требования, сопроводительного письма и инспекции, куда отправляли документы.

Образец ответа на повторный запрос:

На ваше требование N 5 от 05.08.2026 сообщаем, что накладные за 1 квартал 2026 года ранее представлены в ответ на требование N 2 от 30.04.2026 с сопроводительным письмом N 12 от 15.05.2026. Реестр документов и протокол отправки по ТКС прилагаем

По требованию вне рамок проверки инспекция вправе запросить документы только по конкретной сделке — с указанием ее реквизитов, предмета и условий (п. 2 ст. 93.1 НК РФ, Письма ФНС от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869 и от 27.06.2017 N ЕД-4-2/12216@). 

Налоговые регистры, карточки всех счетов, кадровые документы по всем сотрудникам и документы без подписи контрагента к сделке не относятся.

Как понять, что требование неправомерно

ФНС перечислила признаки в Письме от 23.12.2021 N СД-4-2/18103@:

• содержание не соответствует форме из Приказа ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@
• не указано мероприятие налогового контроля, из-за которого понадобились документы
• в требовании вне рамок проверки нет сведений, позволяющих идентифицировать документы, информацию или сделку
• запрошены документы, не относящиеся к предмету проверки
• запрошены документы, не связанные с конкретной сделкой
• документы запрошены за пределами срока проверки

Как отвечать на запросы по контрагентам и сделкам

Истребовать документы у третьего лица инспекция вправе только через ту инспекцию, где это лицо состоит на учете. Направлять требование напрямую она не может (Письмо ФНС от 03.08.2022 N СД-4-22/10067@).

Типовые ответы на такие запросы:

• Подтверждение реальности сделки. Опишите предмет и сроки операции, приложите договор, первичные и платежные документы
• Обоснование расходов по сделке с взаимозависимым лицом. Укажите цену и ее соответствие рыночному уровню по аналогичным сделкам, приложите договор, первичку и отчет о ценах
• Отсутствие отношений с контрагентом. Укажите прямо: деловых, корпоративных, преддоговорных, претензионных и других связей в запрашиваемом периоде не было
• Требование по конкретной сделке. Проверьте, идентифицируется ли сделка из текста требования. Если да, ответьте по существу, а документы, не относящиеся к сделке, не представляйте

Минфин исходит из того, что при встречной проверке инспекция вправе запросить любые документы и за любой период, в том числе старше трех лет (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ, Письмо Минфина от 10.07.2017 N 03-02-08/43465).

Конституционный Суд смотрит на это иначе. П. 2 ст. 93.1 НК РФ «по своему буквальному смыслу не предполагает возможности их истребования в случае, если документы (информацию) нельзя связать с теми или иными сделками», а инспекция, запросившая значительный объем документов, должна быть готова аргументированно пояснить это вышестоящему органу или суду (Определение КС от 07.04.2022 N 821-О).

Позиции расходятся, поэтому в ответе покажите связь запрошенных документов с конкретной сделкой или ее отсутствие. Но одна оговорка из того же определения работает против компании: отказать только потому, что инспекция не указала реквизиты договоров, нельзя.

Требование за пределами проверяемого периода

При камеральной проверке инспекция запрашивает документы по проверяемому налогу и периоду. Практика знает исключения: суд признал обоснованным запрос документов за 3 квартал 2014 при проверке декларации по НДС за 4 квартал 2016, поскольку вычет заявляли по возврату товара, отгруженного в 2014 году, и документы оказались связаны с проверяемым периодом (Постановление АС Уральского округа от 22.03.2019 N Ф09-781/19 по делу N А60-7088/2018).

Если связи нет, направьте мотивированное уведомление.

Образец ответа:

При камеральной налоговой проверке инспекция вправе запросить документы, относящиеся к поданной декларации и к проверяемому периоду п. 1 ст. 88 НК РФ. В требовании от 10.06.2026 N А-58 указано, что документы истребуются при камеральной проверке декларации по налогу на прибыль за 2025 год. При этом в перечне значатся транспортные накладные за 2023 и 2024 годы, которые относятся к другому налоговому периоду. Требование в этой части оставляем без исполнения

Что делать, если требование не дошло

Инспекция направляет документы по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (п. 5 ст. 31 НК РФ). Обеспечить получение корреспонденции — обязанность налогоплательщика, и риск последствий несет он сам (абз. 2 п. 1 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 N 61).

Шанс оспорить штраф появляется, когда письмо не дошло по независящим от компании причинам:

• адресат по указанному адресу не зарегистрирован, и есть отметка почты
• инспекция указала неверный адрес
• отметку о вручении проставили ошибочно по вине работника почты

Такие дела компании выигрывали — например, Постановления АС ДВО от 13.07.2022 N Ф03-2432/2022 по делу N А51-7796/2021 и АС СКО от 10.02.2020 N Ф08-12912/2019 по делу N А25-2173/2019.

Что делать, если в уведомлении о вызове перечислены документы

Инспекция иногда направляет уведомление о вызове, указывает причину «иная» и одновременно перечисляет документы. Порядок действий:

1. Проверьте, есть ли в уведомлении конкретные претензии
2. Свяжитесь с инспектором и уточните, что именно его интересует. Часто выясняется, что вопрос касается конкретных расходов — например, оплаченных наличными
3. Подготовьте пояснение: опишите фактические обстоятельства и укажите, что документов нет либо представлять их не обязательно
4. Проконтролируйте следующие периоды: если инспектор не успел разобраться сейчас, он вернется к вопросу позже
5. Явитесь или согласуйте другую дату. Если проигнорировать уведомление, акт составят по той информации, которая есть у инспекции

Кратко про требование налоговой

• Игнорировать требование нельзя: за молчание грозят штрафы по ст. 126 и 129.1 НК РФ, а руководителю — по ст. 15.6 КоАП РФ
• С 5 февраля 2025 датой получения требования по ТКС через оператора ЭДО считается шестой рабочий день со дня направления, срок ответа начинает течь со следующего дня. Для личного кабинета и для почты действуют другие правила
• Квитанцию о приеме требования с 5 февраля 2025 не передают: отменили саму обязанность, а не только санкцию за ее неисполнение
• Ответ пишут коротко и по структуре и направляют в том же формате, что и требование. Отказ возможен, если требование не соответствует НК РФ, но его мотивируют нормой и просят уточнить основание запроса

См.также:

• Обращение в налоговую инспекцию: образец, подсказки по заполнению и отправке
• Как и в какой срок ответить на требование налоговой инспекции
• Взаимодействие с налоговыми органами: вызов на допрос, запрос документов и пояснений
• Как обжаловать решение налогового органа