Проверка учета НДФЛ перед выплатой зарплаты

С 2023 года поменялся порядок учета НДФЛ – теперь зарплатные доходы тоже учитываем по дате выплаты и с аванса удерживаем налог. В программах 1С были внесены серьезные изменения – теперь при расчете зарплаты нужно отдельно определять доход и НДФЛ с аванса и учитывать их по-разному для целей БУ и учета НДФЛ: в проводки должна попадать вся сумма дохода и налога за месяц, в учет НДФЛ – за минусом аванса.

В результате проявилась масса пользовательских и программных ошибок в расчете налога, БУ и учет по НДФЛ теперь «разъезжаются» – непонятно, как их сверить. В статье разберем порядок действий, как отловить и исправить большинство ошибок на этапе расчета зарплаты. Также посмотрим, как сверить БУ и учет по НДФЛ по итогам месяца.

Рекомендации по НДФЛ перед выплатой Зарплаты

1. Четко контролировать последовательность расчета и выплаты по документам
   • Рассчитывать и проводить начисления не заранее, а непосредственно перед выплатой.
   • Не перерассчитывать и не перепроводить документы после их выплаты
     • Если возникла такая необходимость – сначала отменить выплату и все последующие документы по сотруднику, затем очень внимательно и последовательно все перепровести
2. Правильно указывать планируемую дату выплаты, следить чтобы она совпадала с фактической датой
3. Использовать чек-лист по проверкам НДФЛ перед выплатой зарплаты

Статья оперативно меняется по мере исправления ошибок и выявления новых. Чтобы отслеживать ее актуальность, добавьте ее в список избранных статей. Быстро открыть список избранных публикаций можно через Мои закладки.

До выполнения все описанных проверок рекомендуем:

• При работе в ЗУП 3.1.23 обновить программу до релиза ЗУП 3.1.23.649.
• При работе в ЗУП 3.1.24 установить патч EF_20173784.

Общий порядок действий

Ошибки в расчете НДФЛ часто сказываются на сумме зарплаты к выплате. Поэтому все проверки лучше выполнять, после того как завершили расчет зарплаты, но до ее выплаты. Проверки будем выполнять по принципу:

• Сначала отловим массовые ошибки и исправим их, чтобы меньше «ковыряться» по каждому сотруднику
• Затем разберемся с точечными ситуациями по конкретным работникам и устраним их
• В завершение сверим учет БУ с учетом по НДФЛ и если есть расхождения, исправим их

 

Чек-лист по проверкам НДФЛ перед выплатой зарплаты

Шаг 1. Поиск работников с несколькими документами начисления зарплаты – с помощью Универсального отчета

Шаг 2. Поиск работников только с одной датой получения дохода – с помощью Универсального отчета

Шаг 3. Поиск расхождений между БУ и учетом по НДФЛ – Универсальный отчет для сверки БУ и учета НДФЛ

Шаг 4. Проверка исчисленного налога точечно по сотрудникам

• Внешняя обработка БухЭксперт8 для проверки расчета НДФЛ в документах
• Донастроенный отчет Анализ НДФЛ от БухЭксперт8
• «Технический» документ Перерасчет НДФЛ

Шаг 1. Поиск работников с несколькими документами начисления зарплаты

Цель проверки – найти сотрудников, которые «сидят» в нескольких документах Начисление зарплаты и взносов за один и тот же месяц. Такая ситуация возникает чаще всего при расчете зарплаты по подразделениям, если работник числится в нескольких подразделениях.

Раньше это не вызывало вопросов, но с 2023 года расчет НДФЛ по таким работникам выполняется неверно – Ошибка расчета НДФЛ в ЗУП 3.1 при наличии «обособок». Наиболее простой вариант обхода этой ошибки – рассчитывать зарплату сотрудников в одном документе Начисление зарплаты и взносов. Если этого не сделать, корректировать учет придется вручную Переносом данных (Администрирование – Переносы данных) – это очень трудоемкий вариант и рискованный с точки зрения пользовательских ошибок.

Поэтому намного проще – отловить таких работников сразу, удалить их из имеющихся документов Начисление зарплаты и взносов и создать по ним отдельный документ расчета зарплаты. Отыскать сотрудников, по кому создано несколько Начислений зарплаты за месяц, можно через Универсальный отчет. Построим его по табличной части Физические лица документа Начисление зарплаты и взносов.

Универсальный отчет — сотрудники в нескольких документах начисления зарплаты (БухЭксперт8)

В текущих релизах ЗУП 3.1 ошибка в расчете НДФЛ проявляется, только если у сотрудника разные регистрации в ИФНС. Поэтому в отчете дополнительно вывели информацию о документе и подразделении, по которому он заполнен.

Отчет поможет выявить сотрудников, кому начислена зарплата в подразделениях с разными регистрациями в ИФНС – расчет зарплаты таких работников придется корректировать. По ним потребуется:

1. Отобрать документы в журнале Все начисления (Зарплата – Все начисления).
2. Удалить этих работников из документов Начисление зарплаты и взносов, рассчитанных по подразделениям.
3. Создать отдельный документ Начисление зарплаты и взносов без привязки к подразделению и подобрать в него сотрудников.

В результате зарплата и НДФЛ сотрудников будут рассчитаны в одном документе Начисление зарплаты и взносов и Ошибка расчета НДФЛ в ЗУП 3.1 при наличии «обособок» не проявится.

Шаг 2. Поиск работников только с одной датой получения дохода

Ситуация, когда в Начислении зарплаты и взносов расчет НДФЛ по сотруднику выполнен в одну строку – не всегда ошибка. Но она может возникать и по ошибке. Например:

• Если в момент расчета зарплаты распроведена Ведомость на аванс – Проблема расчета НДФЛ с зарплаты, если распроведена ведомость на аванс
• Если нарушена последовательность работы с документами и налог с аванса случайно рассчитался в другом межрасчетном документе уже после его выплаты – в документе Начисление зарплаты и взносов налог за месяц не будет уменьшен на НДФЛ с аванса. В результате сумма налога будет завышена.

Поэтому, чтобы сэкономить время на проверку, до точечного разбора проблем по сотрудникам, лучше сразу отловить всех работников с расчетом НДФЛ в одну строку и проверить их. Если расчет ошибочный, решение будет зависеть от причины проблемы. Например:

• Если причина в распроведенной Ведомости на аванс, чтобы исправить ошибку нужно провести Ведомость и пересчитать НДФЛ по сотрудникам.
• Если причина в нарушении последовательности, потребуется ее восстановить и пересчитать НДФЛ – эту ситуацию подробно разберем ниже на примере.

Отыскать сотрудников, по кому расчет налога выполнен только на одну дату получения дохода, можно также через Универсальный отчет. Построим его по табличной части НДФЛ документа Начисление зарплаты и взносов.

Универсальный отчет — сотрудники с одной датой получения дохода (БухЭксперт8)

По сотрудникам, попавшим в отчет, проверяем:

1. Проведены ли Ведомости на аванс.
2. Какая дата получения дохода указана в начислении зарплаты – дата выплаты аванса или дата выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
3. Есть ли зарплата за ту половину месяца, по которой отсутствует расчет НДФЛ.
4. Если выплаты есть, а НДФЛ нет, проверяем детали расчета в Подробном анализе НДФЛ (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

Разберем проверку на примере.

Сотрудник Бальцер Г.Э. попадает в отчет по работникам, у которых НДФЛ рассчитан в одну строку.

Проверим, является ли ошибкой такой расчета налога. При обнаружении ошибки, исправим ее.

1. Проверим, не связан ли такой расчет НДФЛ с непроведенными Ведомостями на аванс. Убедимся, что все Ведомости на аванс в программе проведены и пересчитаем сотрудника в Начислении зарплаты. Расчет все равно выполняется в одну строку.Это означает, что причина проблемы не в Ведомости на аванс.
2. Определим с зарплатой, за какую половину месяца проявилась проблема – с авансом или с зарплатой за вторую половину месяца. Расчет НДФЛ в Начислении зарплаты выполнен только на дату выплаты зарплаты за вторую половину месяца, 05.04.2023. Налог с аванса, выплаченного 20.03.2023, отсутствует.
3. Проверим, начислялась ли сотруднику зарплата за первую половину месяца. Бальцер Э.Г. есть в мартовском документе Начисление за первую половину месяца, также он есть в Ведомости на выплату аванса. Сумма НДФЛ присутствует, как в документе начисления аванса, так и в Ведомости.Это означает, что расчет налога только на дату выплаты окончательной зарплаты – в данном случае ошибка и ее нужно исправлять. Строка по НДФЛ с аванса должна быть на вкладке НДФЛ с Начислении зарплаты и взносов за март 2023.
4. Найдем ошибку в расчетах с помощью Подробного анализа НДФЛ по сотруднику. По отчету видно, что Бальцеру Э.Г. в марте выплачивалась премия в размере 20 000 руб., при ее выплате удержан НДФЛ в размере 2 600 руб. Однако с документе начисления премии сумма налога отличается и составляет 6 441 руб.Разница 3 841 руб. (= 6 441 – 2 600) – это сумма налога с аванса, она ошибочно «привязалась» к документу Премия. Такое может случиться, если нарушить последовательность работы с документами. Например, корректировать межрасчетный документ после выплаты дохода. Для устранения ошибки:
   • Пересчитаем сотрудника в документе Премия. НДФЛ рассчитается корректно – в размере 2 600 руб.
   • Пересчитаем работника в Начислении зарплаты и взносов – на вкладке НДФЛ появится строка по налогу с аванса.

Шаг 3. Поиск расхождений между БУ и учетом по НДФЛ

Инструмент – донастроенный Универсальный отчет от БухЭксперт8

Настройки универсального отчета для сверки БУ с учетом НДФЛ

Зарплата меньше аванса

Зарплата за месяц меньше аванса

После расчета и выплаты аванса, по сотруднику ввели неявку с 10 числа до конца месяца. Зарплата по итогам месяца оказалась меньше аванса.

В Универсальном отчете по сотруднику выводятся расхождения, как по доходам, так и по сумме налога

Зарплата меньше аванса только в разрезе кодов дохода

Проблема в ЗУП 3.1, если в аванс начислены доходы с разными кодами НДФЛ

После расчета и выплаты аванса, по сотруднику ввели неявку с 10 числа до конца месяца. Зарплата по итогам месяца оказалась меньше аванса, но сотруднику начислена премия по коду 2002. Зарплата с учетом премии больше аванса.

В Универсальном отчете по сотруднику выводятся расхождения, как по доходам, так и по сумме налога

НДФЛ с зарплаты меньше, чем НДФЛ с аванса

После расчета и выплаты аванса, по сотруднику ввели заявление на вычеты. Вторую половину месяца сотрудник не работал. Зарплата больше или равна авансу, но НДФЛ с зарплаты меньше налога с аванса.

В Универсальном отчете по сотруднику выводятся расхождения только по сумме налога

Как решать проблему

Решение – привести аванс и НДФЛ с него в соответствие с зарплатой за месяц

• Вариант 1. Перечитать Начисление за первую половину месяца
• Вариант 2. Ввести отдельный документ Начисление за первую половину месяца и внести в нем вручную суммы расхождений со знаком «минус»

Перевод задним числом в другую ИФНС после выплаты аванса

После расчета и выплаты аванса, сотрудника перевели с начала месяца в подразделение с другой регистрацией в ИФНС.

• НДФЛ рассчитывается верно, как в целом по сотруднику, так и в разрезе ИФНС
• НО! Особенность – аванс и НДФЛ с него остаются привязанным к прежней ИФНС

На наш взгляд, такая ситуация не является ошибкой и не требует корректировки.

В Универсальном отчете по сотруднику выводится только пересортица по ИФНС в сумме налога

• Итоговая сумма расхождений равна 0

Шаг 4. Проверка исчисленного налога точечно по сотрудникам

Инструменты

• Внешняя обработка БухЭксперт8 для проверки расчета НДФЛ в документах
• Донастроенный отчет Анализ НДФЛ от БухЭксперт8
• «Технический» документ Перерасчет НДФЛ

Задвоение вычетов по НДФЛ

3 июля выплачиваем отпускные, вычет за июль предоставлен. При расчете зарплаты за июнь (выплата 5 июля) вычет за июль предоставляется повторно.

Отловить ошибку можно «техническим» документом Перерасчет НДФЛ в месяце выплаты зарплаты

Задвоение вычетов по НДФЛ

Как решать проблему

1. Выяснить причину проблемы в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику или донастроенном отчете Анализ НДФЛ от БухЭксперт8
2. Если возможно, устранить причину проблемы и пересчитать НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов
3. Если устранить причину проблемы нельзя, скорректировать НДФЛ вручную

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

См. также:

• Рекомендации НДФЛ-2023 для ЗУП 3.1 (часть 2)
• Проверка учета и исправление ошибок по НДФЛ в 2023 году

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email