Сотрудник приобрел статус налогового резидента — как быть с НДФЛ

В статье разберем, как пересчитать НДФЛ и заполнить 6-НДФЛ, если сотрудник стал резидентом, а до этого был нерезидентом.

В видео рекомендуется установить в ЗУП 3.1 новый статус налогоплательщика с даты его изменения. Но такая рекомендация не подходит для сотрудников, у которых есть РК и СН. Таким сотрудникам налоговый статус Резидент нужно установить с начала года.

Также в видео нет шага 3, на котором подаем корректировки уведомлений и 6-НДФЛ — этот шаг выполняем, только если в этом есть необходимость. Например, если перерасчет выполняем для сотрудников с РК СН и после перерасчета НДФЛ у них появляются новые КБК по НДФЛ. Например, до смены статуса с нерезидента удерживали НДФЛ по ставке 30% и весь налог отражался по КБК 201 (обычный НДФЛ). Затем после смены статуса часть доходов в виде РК и СН была отнесена к отдельной налоговой базе, расчет НДФЛ с нее выполняется отдельно — Районный коэффициент и северная надбавка в учете НДФЛ с 2025 года. В итоге налог по сотруднику не только пересчитался по ставке 13%, то но и разделился по разным КБК: КБК 201 для НДФЛ с зарплаты и КБК 221 для РК и СН.

В этом случае, если не подать корректировки 6-НДФЛ за прошлые периоды, очередной отчет может не пройти контрольные соотношения. Также безопаснее подать корректирующие уведомления за текущий квартал, чтобы потом не было проблем с  заморозкой денег на ЕНС. Ведь если суммы в 6-НДФЛ не сходятся с отправленными уведомлениями:

• Если налог в 6-НДФЛ окажется больше — это увеличение отразится сразу на ЕНС и деньги спишут
• Если налог в 6-НДФЛ окажется меньше — переплату могут задержать и вернуть только после «камералки» через 3 месяца

Порядок действий в ЗУП 3.1

Общий порядок действий при смене статуса с нерезидента на резидента можно разбить на 5 шагов:

1. Меняем статус на Резидент
2. Пересчитываем НДФЛ с начала года по ставке 13% (15%)
3. Подаем корректировки 6-НДФЛ и уведомлений, если требуется
4. До конца года производим зачет излишне удержанного НДФЛ
5. Остаток незачтенного налога отражаем в годовом 6-НДФЛ – стр. 180 и Приложение 1,возврат остатка выполняет ФНС – п. 1.1. ст. 231 НК РФ
6. Списываем остаток незачтенного налога в ЗУП 3.1 с помощью документов Операция учета НДФЛ и Перерасчет НДФЛ

Разберем на примере, как пересчитать НДФЛ, если сотрудник приобрел статус налогового резидента.

Сотрудник на 21.11.2024 приобретает статус резидента. Необходимо провести перерасчет и зачет излишне удержанного НДФЛ. Остаток незачтенного налога на конец года нужно отразить в 6-НДФЛ и списать в программе.

Шаг 1. Изменение налогового статуса сотрудника

Изменим налоговый статус сотрудника. При приобретении сотрудником резидентства статус налогоплательщика в программе можно устанавливать с даты изменения статуса.

Сотрудникам, которым начисляются районные и северные надбавки, налоговый статус Резидент необходимо установить с начала года. Если новый статус установить с даты его изменения – НДФЛ с доходов в виде РК и СН может некорректно учитываться в 6-НДФЛ и уведомлениях.

Шаг 2. Перерасчет НДФЛ

Для пересчета налога по ставке 13% с начала года создадим документ Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы – Перерасчеты НДФЛ).

В результате перерасчета НДФЛ по резидентским ставкам с начала года по сотруднику возникает излишне удержанный налог в сумме -42 904 руб.

Этот налог фиксируется как налог к зачету, возврату. Однако, возврат НДФЛ по итогам перерасчета в результате смены статуса запрещен НК РФ, поэтому далее проводим только зачет налога.

Шаг 3. Подача корректирующих уведомлений и 6-НДФЛ

В данном примере удержанный НДФЛ отражался по КБК 201. После смены статуса для сотрудника и перерасчета НДФЛ изменится ставка налога, но КБК останется прежним. Сумма удержанного НДФЛ также не поменялась — перерасчет НДФЛ меняет только исчисленный налог. Поэтому корректировать уведомления и Раздел 1 6-НДФЛ не нужно.

Возникают вопросы по корректировке Раздела 2 6-НДФЛ, ведь поменялся исчисленный налог и к тому же Раздел 2 разбивается не только по КБК, но и по ставкам. Однако есть Письмо ФНС от 30 апреля 2021 г. N БС-4-11/6168@ — оно написано для обратного случая, когда сотрудник утратил статус резидента и по нему пересчитали НДФЛ. Несмотря на то, что сумма исчисленного НДФЛ увеличилась, ФНС в этом письме разрешает не сдавать корректировку 6-НДФЛ. На наш взгляд, можно по такой же логике рассуждать и когда сотрудник, наоборот, приобретает статус резидента — и не подавать корректировку 6-НДФЛ. Эта ситуация еще безопаснее, чем утрата статуса — ведь сумма исчисленного НДФЛ уменьшается.

Поэтому в нашем примере пропустим Шаг 3 и не будем сдавать корректировки уведомлений и 6-НДФЛ. Подачу корректировок уведомлений и 6-НДФЛ покажем в другом разделе этой статьи, когда будем разбирать пример смены статуса у сотрудника с РК и СН.

Шаг 4. Зачет НДФЛ до конца года

Сотруднику начислена зарплата за ноябрь 100 000 руб.

НДФЛ считается по ставке 30% для дохода первой половины месяца (это необходимо для корректного зачета авансового НДФЛ) и 13% — для дохода за вторую половину месяца. Фактически в регистрах учета НДФЛ фиксируется только налог с зарплаты за вторую половину месяца – 6 190 руб.

Однако в документе Начисление зарплаты и взносов регистрируется неправильная сумма на вкладке Корректировки выплаты – на всю сумму налога из документа.

Нам нужно зачесть только 6 190 руб., поэтому поправим сумму вручную.

Проводим выплату зарплаты за ноябрь и сверяем излишне удержанный налог по расчетному листку с суммой из отчетов по НДФЛ.

Переходим к зачету НДФЛ с декабрьской зарплаты. Заполним Начисление зарплаты и взносов за декабрь.

Налог по сотруднику считается по ставке 13%.

И опять весь налог за месяц зачитывается в счет излишне удержанного налога.

В декабрьском Начислении зарплаты и взносов вкладку Корректировки выплаты мы не исправляем. Тут отражается сумма зачета в целом за месяц, но реально в зачет попадает только сумма налога за вторую половину месяца.

При выплате зарплаты с сотрудника налог не удерживается:

И по итогам года излишне удержанный у сотрудника НДФЛ составляет 23 714 руб.

Шаг 5. 6-НДФЛ с излишне удержанным налогом

Остаток излишне удержанного налога на конец года отражается в 6-НДФЛ. Если сотрудник захочет, то может обратиться в ФНС за его возвратом. Организация возврат и зачет этого налога не производит.

В 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражается:

• В стр. 180 Раздела 2
• В Приложении 1 6-НДФЛ

Шаг 6. Списание излишне удержанного налога

После подачи 6-НДФЛ излишне удержанный НДФЛ нужно списать из учета. Для этого проведем Операцию учета НДФЛ на отрицательную сумму налога, переданного в налоговый орган.

Если у сотрудника в месяце списания излишне удержанного НДФЛ не было исчисленного налога, в текущих релизах ЗУП 3.1 остаток налога спишется только в учете НДФЛ. При этом списания налога в отчетах по зарплате и по проводкам не произойдет. Чтобы обойти эту проблему, можно сначала начислить 1 руб. НДФЛ «фиктивным» документом Перерасчет НДФЛ и после этого провести Операцию учета НДФЛ. После того, как проведем Операцию НДФЛ, «технический» Перерасчет НДФЛ нужно удалить.

Чтобы списать НДФЛ к зачету/возврату используем документ Перерасчет НДФЛ, в котором заполним вкладку Корректировки выплаты. Чтобы документ провелся, укажем также строки с нулевыми суммами на вкладке НДФЛ.

В итоге в учете по НДФЛ остаток неудержанного налога закрывается отрицательной суммой в колонке Передано на взыскание.

В учете взаиморасчетов долги также списываются. Это можно проконтролировать по расчетным листкам сотрудника.

Документ Операции учета НДФЛ со списанной суммой излишне удержанного НДФЛ повлияет на заполнение 6-НДФЛ – в Приложении 1 ошибочно заполнится отрицательная сумма неудержанного налога. Поэтому если после проведения Операции учета НДФЛ возникнет необходимость перезаполнить или сформировать корректирующий 6-НДФЛ за год, нужно будет вручную в Приложении 1 очистить отрицательную сумму неудержанного налога в Разделе 4.

Сумма списанного таким образом НДФЛ попадет также в документ Отражение зарплаты в бухучете. После синхронизации в 1С:Бухгалтерии сформируется проводка по списанию излишне удержанного НДФЛ Дт 70 Кт 68.01.

Особенности для сотрудников с РК и СН

Сотрудник-нерезидент на начало 2025 года работает в местности с особыми климатическими условиями и получает доходы в виде районных и северных надбавок. 21.08.2025 сотрудник приобретает статус резидента.

Рассмотрим, как провести перерасчет налога и зачет излишне удержанного НДФЛ.

Шаг 1. Меняем статус на Резидент

Для сотрудников, у которых есть РК и СН, статус Резидент устанавливаем с начала года.

Шаг 2. Пересчитываем НДФЛ с начала года по ставке 13% (15%)

Пересчитываем НДФЛ по ставке 13% (15%) с помощью документа Перерасчет НДФЛ.

При получении статуса Резидент налог в документе Перерасчет НДФЛ пересчитывается на последнюю дату получения дохода. Из-за этого неправильно заполняется сумма НДФЛ в строке 140 корректирующего 6-НДФЛ. Поэтому Перерасчет НДФЛ нужно делать за каждый квартал отдельно, чтобы корректно заполнились корректировки 6-НДФЛ.

Излишне удержанный налог распределяется по видам дохода:

• по виду дохода Оплата труда (основная налоговая база)
• по виду дохода Районные, северные надбавки

Налог к зачету, возврату на вкладке Корректировка выплаты формируется одной строкой в общей сумме излишне удержанного налога. Сумму на этой вкладке нужно проверять и при необходимости скорректировать вручную.

Создадим и заполним три документа Перерасчет НДФЛ:

• За первый квартал – мартом
• За второй квартал – июнем
• За июль и август – августом

Чтобы изменение налога отразилось в проводках текущим месяцем, после проведения всех Перерасчетов НДФЛ исправим в документах за март и июнь месяц на август.

В текущих релизах ЗУП 3.1 после перерасчета НДФЛ из-за смены статуса на Резидент ошибочно происходит повторный пересчет налога в каждом документе Начисление зарплаты и взносов. Проблема проявляется каждый месяц до конца года.

Исправить это помогают два дополнительных документа Перерасчет НДФЛ или ручная корректировка налога. Подробно об этом – в статье  Ошибка в ЗУП 3.1 — после пересчета НДФЛ при смене статуса налог продолжает пересчитываться при каждом расчете зарплаты

Шаг 3. Подаем корректировки 6-НДФЛ и уведомлений

Когда сотрудник был нерезидентом, к его доходам не применялись положения п. 1.2 ст. 224 НК РФ и доходы в виде РК и СН не выделялись в отдельную налоговую базу.

Из-за этого весь НДФЛ сотрудника, в том числе исчисленный с районных и северных надбавок, учитывался также, как налог с основной налоговой базы по КБК 182 1 01 02010 01 1000 110 (далее – КБК 201). По этому КБК мы:

• Сдавали 6-НДФЛ
• Подавали Уведомления

После получения сотрудником статуса Резидент, доходы в виде РК и СН нужно учитывать отдельно и облагать по ставкам, предусмотренным п. 1.2 ст. 224 НК РФ с начала года.  Это значит, что НДФЛ, исчисленный с районных и северных надбавок, нужно с начала года отразить по КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 (далее – КБК 221).

Для этого:

• Подаем корректировки 6-НДФЛ за все отчетные периоды до смены статуса – в нашем примере уже были сданы отчеты за 1 квартал и 1 полугодие
• Подаем корректирующие Уведомления за те месяцы, за которые еще не подавали 6-НДФЛ – июль и август

После изменения статуса, корректирующий 6-НДФЛ автоматически заполняется в разрезе налоговых баз по двум КБК. Но чтобы НДФЛ в строку 140 попал верно после перерасчета, дата на титульном листе отчета должна быть равна последнему дню месяца в документе Перерасчет НДФЛ.  У нас в перерасчетах выбран месяц Август, значит дата на титульном листе – 31.08.2025. После заполнения отчета дату можно поменять.

Заполняем корректирующие отчеты 6-НДФЛ:

• За 1 квартал 2025
• За 1 полугодие 2025:

Подадим корректирующие Уведомления за те месяцы, за которые еще не подавали 6-НДФЛ. Допустим, в нашем примере с одним КБК было подано уведомление за период с 1 по 22 июля, его нужно скорректировать.

Для этого создаем и заполняем новое Отражение удержанного НДФЛ в бухучете за июль 2025. Одинаковая сумма удержанного НДФЛ автоматически будет сторнирована по КБК 201 и добавлена по КБК 221:

• 5 645 руб. на дату 04.07.2025
• 4 663 руб. на дату 18.07.2025

Всего 10 308 руб.

Проверить суммы, которые должны перенестись на КБК 221, можно с помощью донастроенного отчета Анализ удержанного НДФЛ по срокам уплаты и КБК.

Скачать настройки отчета можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для анализа НДФЛ

Информация из Отражения удержанного НДФЛ в бухучете поступит в 1С:Бухгалтерию при очередной синхронизации и по полученным данным будет создан новый документ Сведения об удержанном НДФЛ.

Откроем список уведомлений в разделе Операции – Единый налоговый счет и создадим новое уведомление копированием предыдущего. Сумму НДФЛ распределяем с учетом корректировки в Сведениях об удержанном НДФЛ:

• Уменьшаем сумму по КБК 201 на 10 308 руб.
• Добавляем налог по КБК 221 на сумму 10 308 руб.

Шаг 4. Зачитываем излишне удержанный НДФЛ до конца года

Возврат НДФЛ по итогам перерасчета в результате смены статуса запрещен НК РФ, поэтому до конца года проводим зачет излишне удержанного налога.

При начислении зарплаты за август не заполняется вкладка Корректировка выплаты. Ее нужно заполнить вручную на сумму НДФЛ, исчисленного за вторую половину месяца.

Выплачиваем зарплату за август и сверяем излишне удержанный налог по расчетному листку с суммой из отчетов по НДФЛ.

Зачитываем НДФЛ каждый месяц до конца года. Зачет происходит по каждому виду налоговой базы.

Шаг 5. Отражаем остаток незачтенного налога в годовом 6-НДФЛ

Остаток излишне удержанного налога на конец года отражается в 6-НДФЛ по двум КБК для каждого вида налоговой базы:

• В стр. 180 Раздела 2.
• В Приложении 1 6-НДФЛ

Шаг 6. Списываем остаток незачтенного налога в ЗУП 3.1

После подачи 6-НДФЛ списываем излишне удержанный НДФЛ из учета. Для этого проведем Операцию учета НДФЛ на отрицательную сумму налога, переданного в налоговый орган. Сумму налога вносим по видам налоговых баз:

• Оплата труда – 45 314 руб.
• Районные, северные надбавки – 22 657 руб.

Для списания НДФЛ к зачету/возврату используем документ Перерасчет НДФЛ, в котором заполним вкладку Корректировка выплаты. Сумму на этой вкладке заполняем одной строкой.

В учете НДФЛ остаток неудержанного налога закрывается отрицательной суммой в колонке Передано на взыскание.

В учете взаиморасчетов долги списываются и это можно проверить по расчетным листкам сотрудника.

См. также:

• 6-НДФЛ за 2024 в 1С:ЗУП 3.1
• Особенности учета иностранных работников в ЗУП 3.1

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email