НДФЛ сотрудников-граждан стран ЕАЭС в ЗУП 3.1

Иностранные сотрудники из стран-участников ЕАЭС – это особая группа налогоплательщиков, отношения с которыми регулируются положениями Договора о Евразийском экономическом союзе. В статье разберем нюансы учета НДФЛ для данной категории работников.

Основные особенности учета НДФЛ сотрудников-граждан стран ЕАЭС

Налогообложение доходов от трудовой и нетрудовой деятельности

Согласно ст. 73 Договора о Евразийском экономическом союзе если резидент одной страны участника ЕАЭС работает по найму и получает доход в другой стране, входящей в ЕАЭС, такой доход с первого дня работы облагается по ставкам, предусмотренным для резидентов того государства, в котором осуществляется трудовая деятельность.

Это означает, что доходы от трудовой деятельности таких сотрудников в нашей стране должны облагаться также, как доходы резидентов РФ:

• Доход по категории Оплата труда (основная налоговая база) облагаться по 5-ступенчатой шкале 13-22%
• Доход по категории Районные, северные надбавки учитываться отдельно и облагаться по 2-ступенчатой шкале 13% и 15%

Отметим, что в  п. 1.2 ст. 224 НК РФ указано, что ставки 13% и 15% применяются к доходам в виде районных коэффициентов и северных надбавок только налоговых резидентов РФ, поэтому к доходам нерезидентов, в том числе льготных, применяться не могут.

Однако в данной ситуации приоритет на стороне международного Договора и для нерезидентов из стран ЕАЭС должны применяться ставки, указанные в п. 1.2 ст. 224 НК РФ.

В текущих релизах ЗУП 3.1 доходы в виде РК и СН по сотрудникам из стран ЕАЭС не выделяются в отдельную налоговую базу и НДФЛ с них рассчитывается по 5-ступенчатой шкале 13-22%. Эту проблему разобрали в статье Ошибка в ЗУП 3.1 – для граждан ЕАЭС НДФЛ с РК и СН не выделяется на отдельный КБК. 1С пока не признала такую ситуацию ошибкой. Т.к. нет официальных разъяснений ФНС на этот счет.

Нетрудовые доходы нерезидентов из стран-участников ЕАЭС облагаются по ставке 30%, согласно п. 3 ст. 224 НК РФ. К нетрудовым доходам сотрудников можно отнести:

• аренду жилья, оплачиваемую работодателем
• подарки к праздникам
• премию, не относящуюся к оплате труда

В ЗУП 3.1 отнесение доходов к трудовым или нетрудовым регулируется указанием категории дохода для НДФЛ на вкладке Налоги, взносы, бухучет в настройках вида расчета (Настройка – Начисления).

Трудовыми будут считаться доходы с категорией:

• Оплата труда
• Прочие денежные доходы от трудовой деятельности
• Неденежные доходы от трудовой деятельности

Нетрудовыми – доходы с категорией:

• Прочие доходы
• Натуральный доход

Особенности заполнения годового 6-НДФЛ

В Приложении 1 годового отчета 6-НДФЛ для сотрудников со статусом Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС автоматически заполняется код 2 – Нерезидент. Никакого отдельного кода для таких сотрудников не предусмотрено.

В связи с тем, что НДФЛ с трудовых доходов таких сотрудников рассчитывается по ставке 13%, у ИФНС может возникнуть вопрос – почему используется ставка 13% для нерезидента?

Поэтому на конец года нужно проверять налоговый статус сотрудника и, при необходимости, пересчитывать НДФЛ. Ставка в большинстве случаев должна соответствовала статусу.

Определение налогового статуса на конец года

По мнению Минфина России и ФНС России, статус сотрудника из страны ЕАЭС нужно определить на конец отчетного периода. И налог с дохода такого работника после изменения статуса нужно пересчитать за год. Такое мнение изложено в письмах Минфина:

• от 29.04.2022 N 03-04-05/40093
• от 22.09.2021 N 03-04-05/76856

Исключение – работники, уволенные до конца года. По ним пересчет НДФЛ делать не нужно – письма Минфина от 25.08.2020 № 03-04-06/74275, от 23.07.2019 № 03-04-05/54647.

Если на конец года сотрудник приобрел статус резидента

Если сотрудник приобрел статус резидента, нужно установить соответствующее значение в карточке сотрудника и при наличии в течение года нетрудовых доходов, облагаемых по ставке 30%, налог пересчитать.

После перерасчета по сотруднику останется излишне удержанный НДФЛ, который требуется отразить в годовом 6-НФЛ и списать в учете. Как это сделать разобрали в Примере 3.

После изменения статуса в Приложении 1 отчета 6-НДФЛ будет указан код 1 – Резидент и ставка 13%.

Если сотрудник на конец года не стал резидентом

Если сотрудник не станет резидентом на конец года, нужно установить в карточке сотрудника статус Нерезидент с месяца приема на работу.

И пересчитать НДФЛ со всего дохода по ставке 30%.

После перерасчета останется неудержанный НДФЛ по ставке 30%, сведения о котором нужно передать в ФНС и списать остатки в учете. Как это сделать разобрали в Примере 4.

В Приложении 1 к 6-НДФЛ по сотруднику будет указан код 2 – Нерезидент и ставка 30%.

Если сотрудник увольняется в середине года, не став резидентом

Если сотрудник со статусом Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС увольняется в середине года и на момент увольнения не приобрел статус налогового резидента РФ, пересчитывать налог не нужно.

Приложение 1 годового отчета 6-НДФЛ по такому сотруднику сдаем со статусом 2 – Нерезидент и ставкой 13%.

ФНС может направить требование о выявленных расхождениях между статусом налогоплательщика и ставкой налогообложения, на которое придется направить пояснение.

Разберем расчет НДФЛ на примерах.

Подводим итоги

Какой статус по НДФЛ лучше выбрать в ЗУП 3.1 для гражданина ЕАЭС

Принимая на работу сотрудника из страны-участницы ЕАЭС, важно определить, какой налоговый статус ему установить. Это нужно, чтобы минимизировать ошибки и возможные перерасчеты. На выбор статуса влияет:

• время приема сотрудника на работу – в начале или в конце годы мы его принимаем
• виды доходов, которые будем выплачивать сотруднику.

Если принимаем на работу гражданина ЕАЭС во второй половине года (июль и позднее) и точно известно, что он не успеет стать резидентом до конца года, можно сразу поставить ему статус Нерезидент и считать НДФЛ по ставке 30%. Это позволит избежать перерасчета налога по итогам года.

Если сотрудник принимается в начале года и у него нет РК и СН, можно использовать специальный налоговый статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС. Это позволит облагать:

• трудовые доходы сотрудника по ставке 13-22%, как для резидентов РФ
• нетрудовые доходы по ставке 30%, как положено для нерезидентов

Расчет НДФЛ при выборе этого статуса разобрали в Примере 1.

Если же сотрудник принимается в начале года и у него есть РК или СН, возникает проблема – доходы в виде РК и СН не выделяются в отдельную шкалу, как для резидентов по НДФЛ. На наш взгляд, это противоречит ст. 73 Договора о Евразийском экономическом союзе. Но разработчики 1С пока не признали такое поведение ошибочным, т.к. нет официальных разъяснений на этот счет. Поэтому и менять поведение программы в ближайшем будущем не планируют.

Как вариант обхода проблемы, можно сразу установить гражданину ЕАЭС с РК и СН статус Резидент. Это позволит рассчитывать НДФЛ с РК и СН по 2-ступенчатой шкале 13% и 15%.

Расчет НДФЛ с доходов в виде РК и СН разобрали в Примере 2.

Однако если такому сотруднику буде решено выплатить нетрудовые доходы, то статус Резидент использовать рискованно. В этом случае налог с нетрудового дохода будет рассчитан по ставке 13-22%, а должен облагаться по 30%. В такой ситуации, если у сотрудника небольшая зарплата (не более 2,4 млн руб.), можно поступить так:

1. Установить работнику статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС – тогда налог с нетрудовых доходов будет считаться по 30%, а с трудовых по 13-22%
2. НДФЛ с сумм РК и СН в уведомлениях и в 6-НДФЛ придется выделять вручную на отдельные КБК

Как пересчитать НДФЛ гражданину ЕАЭС по итогам года

Если работнику изначально был присвоен статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС, то по итогам года его нужно обязательно уточнить. Указать:

• Резидент – если работник стал резидентом
• Нерезидент – если работник не успел стать резидентом

Исключение – работники, уволенные до конца года. По ним пересчет НДФЛ делать не нужно – письма Минфина от 25.08.2020 № 03-04-06/74275, от 23.07.2019 № 03-04-05/54647.

После установки нового НДФЛ-статуса для сотрудника при необходимости пересчитываем НДФЛ.

Если на конец года работник приобрел статус резидента, пересчет НДФЛ с трудовых доходов делать не нужно – их и так облагали по 13-22%. В этой ситуации пересчитываем только НДФЛ с нетрудовых доходов, если они были – вместо ставки 30% должна быть применена ставка 13%. Такой пересчет разобрали в Примере 3.

В случае, если сотрудник не станет резидентом на конец года, нужно пересчитать ему НДФЛ с трудовых доходов – вместо 13% применить ставку 30%. Как пересчитать НДФЛ сотрудника в этой ситуации, разобрали в Примере 4.

Если сотрудника приняли в конце года и сразу установили статус Нерезидент – перерасчет в конце года не потребуется.

Если сотрудник уволится в середине года, не получив статус резидента, НДФЛ по нему не пересчитываем. В этом случае, можно оставить статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС. Такую ситуацию разобрали в Примере 5.

Примеры расчета НДФЛ граждан ЕАЭС

Пример 1. Гражданин ЕАЭС принят в начале года в подразделение без РК и СН

Сотрудник Бальцер Г. Э., гражданин Армении, принят на работу 03.02.2025. Районного коэффициента и северной надбавки у сотрудника нет. В организации выплачиваются как трудовые доходы – оклад и премия от оклада, так и нетрудовые доходы – премии к празднику и подарки сотрудникам.

Разберем, какой статус лучше установить сотруднику и как будет рассчитываться НДФЛ с доходов Бальцера Г. И.

Сотруднику не начисляются районные и северные надбавки, поэтому ошибка учета НДФЛ с РК и СН для него не проявится. В этом случае можем установить сотруднику статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС.

При расчете зарплаты за первую половину февраля 2025 сотруднику начислено по окладу 32 500 руб.

Оплата по окладу – это доходы от трудовой деятельности. НДФЛ за первую половину месяца исчислен по ставке 13% и составил 4 225 руб.

Проверим расчет.

• 32 500 (оклад за первую половину февраля) * 13% (ставка НДФЛ) = 4 225 руб.

20 февраля начисляется Премия к празднику в размере 5 000 руб.

Премия к празднику – это нетрудовые доходы. НДФЛ исчислен по ставке 30% и составил 1 500 руб.

Проверим расчет

• 5 000 (сумма премии) * 30% (ставка НДФЛ) = 1 500 руб.

Пример 2. Гражданин ЕАЭС принят в начале года в подразделение с РК и СН

Сотрудник Волков М. С., гражданин Киргизии, принят на работу 18.04.2025. В подразделении, в котором будет работать сотрудник, применяется районный коэффициент.

Работнику выплачивают только трудовые доходы.

Рассмотрим, какой статус установить сотруднику и как будет рассчитываться НДФЛ с доходов в виде РК и СН по сотруднику из страны ЕАЭС.

Если установить сотруднику статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС, НДФЛ с РК и СН будет учтен неверно – удержанный НДФЛ не отразится на отдельных КБК. Эту проблему описали в статье Ошибка в ЗУП 3.1 – для граждан ЕАЭС НДФЛ с РК и СН не выделяется на отдельный КБК.

Чтобы НДФЛ с доходов такого сотрудника в виде районных и северных надбавок в ЗУП 3.1 учитывался верно, укажем статус Резидент с месяца приема на работу.

Это позволит:

• Рассчитывать НДФЛ с таких доходов по 2-ступенчатой шкале ставок, предусмотренной п. 1.2 ст. 224 НК РФ
• Отражать удержанный налог с РК и СН по отдельным КБК

Если такому сотруднику начислить нетрудовой доход (например, премия к празднику или подарок), то при использовании статуса Резидент НДФЛ с этого дохода посчитается по ставке 13-22%, а не по 30%. Если сотрудник по итогам года станет резидентом, ошибки не будет – в этом случае на конец года НДФЛ со всех его доходов нужно будет рассчитать по 13-22%, даже с нетрудовых.

Если такой работник не успеет стать резидентом, по нему все равно придется пересчитывать НДФЛ – применить ставку 30% вместо 13-22%. В этом случае пересчитается и налог с трудовых доходов, и с нетрудовых. Поэтому ошибка в расчете налога с нетрудовых доходов не будет бросаться в глаза.

Но если гражданин ЕАЭС с нетрудовыми доходами решит уволиться, не успев стать резидентом, в этом случае нетрудовые доходы безопаснее сразу обложить по ставке 30%. Таким работникам пересчет НДФЛ не производится. Поэтому если гражданину ЕАЭС с РК и СН решили выплатить нетрудовой доход, лучше все-таки вернуть обратно статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС  и рассчитать НДФЛ с такого дохода по 30%. Тогда выделять налог с РК и СН на отдельные КБК придется вручную.

У Волкова М. С. По условию примера нет нетрудовых доходов, поэтому ему можно установить статус Резидент. НДФЛ с его доходов в виде РК и СН будет выделяться на отдельный КБК. Для наглядности примера районный коэффициент начисляется только этому сотруднику.

При начислении зарплаты за апрель Волкову М. С. начислена оплата по окладу и районный коэффициент, исчислен НДФЛ по ставке 13% по каждой категории дохода.

При формировании Отражения удержанного НДФЛ в бухучете (Зарплата – Бухучет) за период с 1 по 22 мая НДФЛ с районного коэффициента, начисленного Волкову М. С. будет выделен на отдельный КБК. Также и с аванса за май.

При формировании отчета 6-НДФЛ за полугодие заполнится страница по КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 с доходом и НДФЛ с РК и СН нашего сотрудника.

Пример 3. Гражданин ЕАЭС на конец года стал резидентом

Сотруднику Бальцеру Г. Э., которого приняли на работу 03.02.2025, установлен статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС. На конец отчетного периода Бальцер Г. Э. приобрел статус налогового резидента. В течение года выплачивались нетрудовые доходы, облагаемые по ставке 30%.

Разберем, как пересчитать НДФЛ по этому сотруднику и сдать годовой 6-НДФЛ.

Изменим статус сотрудника на Резидент с месяца приема на работу – 01.02.2025.

Пересчитаем НДФЛ. Налог нужно пересчитать только с нетрудовых доходов сотрудника, которые весь год облагались по ставке 30%. После получения статуса резидента все доходы облагаются по ставке 13%.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику отразится излишне удержанный НДФЛ в размере 3 308 руб.

Организация вернуть или зачесть этот налог не может, поэтому передадим сведения об излишне удержанном НДФЛ в налоговую и спишем остаток в учете. Сотрудник может сам обратиться в ФНС за его возвратом.

В ЗУП 3.1 списывать остаток излишне удержанного НДФЛ и передавать о нем информацию в ФНС нужно в таком порядке:

1. Заполняем 6-НДФЛ со сведениями об излишне удержанном НДФЛ.
   В 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражается:
   • В стр. 180 Раздела 2
   • В Приложении 1 6-НДФЛ
2. Списываем остаток излишне удержанного НДФЛ документами Операция учета НДФЛ и Перерасчет НДФЛ

Проведем Операцию учета НДФЛ на отрицательную сумму налога, переданного в налоговый орган.

Чтобы списать НДФЛ к зачету/возврату используем документ Перерасчет НДФЛ, в котором заполним вкладку Корректировки выплаты. Чтобы документ провелся, укажем строку с нулевой суммой на вкладке НДФЛ.

В результате в учете НДФЛ остаток излишне удержанного налога закрывается отрицательной суммой в колонке Передано на взыскание.

В учете взаиморасчетов долги тоже списываются. Это видно в расчетном листке сотрудника.

Пример 4. Гражданин ЕАЭС на конец года НЕ стал резидентом

Сотрудник Захаркин С. П., гражданин Казахстана, принят на работу 11.08.2025. При приеме на работу сотруднику установили статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС.

С трудовых доходов сотрудника НДФЛ исчислялся по ставке 13-22%.

На конец года сотрудник не пробыл на территории России 183 дня и не получил статус резидента.

Разберем, как пересчитать НДФЛ по сотруднику и сдать годовой 6-НДФЛ.

Если принимаете гражданина ЕАЭС на работу в июле и позднее и при этом точно известно, что он не успеет стать резидентом до конца года, можно сразу установить ему статус Нерезидент. Тогда НДФЛ будет рассчитываться по ставке 30% с первого дня работы и по итогам год не придется его пересчитывать.

Т.к. сотруднику изначально был указан статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС, по итогам года изменим его НДФЛ-статус. Укажем статус Нерезидент с месяца приема на работу.

Пересчитаем НДФЛ – на каждую дату получения дохода доначисляется налог. НДФЛ с трудовых доходов теперь рассчитывается по ставке 30% вместо 13-22%.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику по итогу года остается неудержанный НДФЛ.

Часть пересчитанного налога можно удержать до 1 февраля 2026 года. Сумму, которую удержать не получится, нужно передать на взыскание в ФНС и списать в учете.

Работнику не производили выплат в январе 2026, доудерживать НДФЛ за 2025 год было не с чего. Поэтому спишем всю сумму неудержанного налога.

Списываем остаток неудержанного НДФЛ документом Операция учета НДФЛ. Чтобы списать остаток неудержанного налога, заполним вкладку Передано в налоговый орган.

Сумму дохода, с которой не удержан налог, рассчитываем математически по формуле [Сумма налога / Ставка налога]. Это нужно, чтобы автоматически заполнились все данные Раздела 4 Приложения 1 6-НДФЛ (сведения о неудержанном налоге).

32 057/30% = 106 857 руб.

В результате долг сотрудника по НДФЛ закрывается и считается переданным на взыскание в налоговый орган.

Заполняем 6-НДФЛ со сведениями и неудержанном НДФЛ. Остаток неудержанного НДФЛ по Захаркину С. П. попадет в 6-НДФЛ за 2025 год:

• В стр. 170 Раздела 2
• В Раздел 4 Приложения 1.

Пример 5. Гражданин ЕАЭС не стал резидентом и уволен в середине года

Сотрудник Козьмин Г. М., гражданин Республики Беларусь, принят на работу 21.01.2025. При приеме на работу сотруднику установлен статус Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС.

С трудовых доходов сотрудника НДФЛ исчисляется по ставке 13-22%.

30.05.2025 сотрудник увольняется, не став резидентом РФ.

Разберем, какой статус должен отражаться в Приложении 1 к отчету 6-НДФЛ по этому сотруднику.

Если сотрудник-гражданин страны ЕАЭС увольняется до конца года, не получив статус резидента, пересчитывать НДФЛ с его доходов не нужно – письма Минфина от 25.08.2020 № 03-04-06/74275, от 23.07.2019 № 03-04-05/54647.

Поэтому при увольнении сотрудника до окончания года при отсутствии у него статуса резидента, в Приложении 1 к отчету 6-НДФЛ указываем статус 2 – Нерезидент и ставку 13%.

От ФНС придет требование о расхождении статуса налогоплательщика и ставки налога. В данной случае нужно будет дать письменный ответ и пояснить ситуацию.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email