Как в ЗУП 3.1 списать долг сотрудника по истечении 3 лет

Сотрудник был уволен более 3 лет назад. Из-за использованного авансом отпуска, на дату увольнения за работником образовался долг. По истечении трех лет долг решено списать.

Разберем, как закрыть долг сотрудника в ЗУП 3.1, нужно ли отражать списание в 6-НДФЛ и РСВ и как сформировать проводки в 1С:Бухгалтерии.

НДФЛ, взносы и бухучет при списании долга

НДФЛ. При списании безнадежного долга по истечении 3-х лет или в момент прощения долга работника, образуется доход, который должен облагаться НДФЛ (Письмо Минфина России от 27.05.2022 г. N 03-04-06/50088).

Страховые взносы. Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты сотрудникам в рамках трудовых отношений, договоров ГПХ и авторского заказа и в других случаях. Так как списание долга по уволенному сотруднику производится не в рамках трудовых отношений и не носит систематический характер, можно сделать вывод, что взносами этот доход не облагается.

Бухгалтерский учет. В бухучете списание задолженности с истекшим сроком давности отражается на сч. 91.02 в составе прочих внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Варианты списания долга в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 нет типового механизма списания долга за работником. Для списания долга можно использовать 2 способа.

Вариант 1. Вручную скорректировать регистры взаиморасчетов документом Перенос данных. Этот способ описан в публикации Учет расчетов с работниками.

При использовании данного варианта будут скорректированы только сведения в ЗУП 3.1, закроются взаиморасчеты. Но в 1С:Бухгалтерию не будет выгружена проводка по списанию долга. В целях учета НДФЛ понадобится дополнительно создавать Операцию учета НДФЛ – для отражения дохода и исчисленного налога.

Вариант 2. Для отражения списания долга настроить два «технических» начисления: для списания долга и формирования проводок и для отражения дохода в учете НДФЛ.

При использовании этого метода:

• списание будет отражено в расчетном листке, пропадет долг сотрудника в ЗУП 3.1
• списанная сумма долга попадет в Отражение зарплаты в бухучете и будет сформирована проводка в 1С:Бухгалтерии
• доход, который возникает на дату списания, отразится дополнительным начислением. Также с него будет автоматически исчислен НДФЛ. В 6-НДФЛ попадут данные о доходе от списания долга и исчисленном с него налоге

Этот способ рассмотрим в статье.

Последовательность решения для варианта с «техническими» начислениями

Для решения задачи по второму способу нам понадобится:

1. Настроить начисление Списание безнадежной задолженности – для списания задолженности сотрудника. Это начисление не будет облагаться НДФЛ и взносами. Оно нужно, чтобы закрыть взаиморасчеты с сотрудником в ЗУП 3.1 и отразить в 1С проводку.
2. Отразить списание долга документом Разовое начисление (Зарплата – Разовые начисления)
3. Настроить начисление Признание дохода при списании безнадежной задолженности – оно понадобится для отражения дохода, который возникнет на дату списания долга, и исчисленного НДФЛ. Это начисление мы настроим, как доход в натуральной форме. В этом случае списание долга отразится в отчетности по НДФЛ, но не будет влиять на взаиморасчеты с сотрудником.
4. Зарегистрировать доход по списанному долгу для целей учета НДФЛ документом Доход в натуральной форме (Зарплата – Натуральные доходы). В документе указать, что исчисленный налог нужно передать на взыскание в ФНС – сразу спишется долг по налогу и автоматом заполняется сведения о невозможности удержания в 6-НДФЛ.
5. Сформировать проводки по списанию долга в 1С:Бухгалтерии. Для этого настроим свой способ отражения для начисления Списание безнадежной задолженности, заполним в ЗУП 3.1 Отражение зарплаты в бухучете и после синхронизации с 1С:БП настроим проводки для отражения списанного долга на счете 91.02.

Разберем списание долга сотрудника на примере.

Пример. Списание долга сотрудника по истечении 3 лет

В этом примере рассмотрим долг работника, который образовался в результате сторнирования дохода и за сотрудником «повис» излишне удержанный налог, который сотруднику не возвращали, а передали в ФНС в составе 6-НДФЛ. В таком случае нужно списывать в учете излишне удержанный налог и долг работника увеличится на сумму налога. Списать излишне удержанный налог предлагаем документом Перерасчет НДФЛ.

Если же по должнику не осталось излишне удержанного НДФЛ, то списывать его документом Перерасчет НДФЛ не нужно. В такой ситуации сразу переходим к решению, начиная с Шага 1. Списываем только ту сумму долга, которая «повисла» в учете на сч. 70.

У работника Долгова К. А. на дату увольнения 05.05.2021 использовано авансом 9,33 дня отпуска. При расчете увольнения за сотрудником образовался долг в размере 7 877,49 руб. Излишне исчисленный НДФЛ составил 1 177 руб.

Возвращать задолженность работник не намерен. Заявление на возврат НДФЛ не написал.

В мае 2024 долг сотрудника решили признать безнадежным и списать задолженность. Рассмотрим, как это можно сделать в программе.

На конец 2021 года за сотрудником образовался долг по заработной плате 7 877,49 руб. Этот долг отражен по дебету счета 70.

И образовалась задолженность по НДФЛ 1 177 руб. Она отражена по дебету счета 68.01.1.

Так как заявления на возврат от сотрудника не поступало, вернуть налог организация не могла. При формировании 6-НДФЛ за 2021 год излишне удержанный НДФЛ Долгова К. А. был отражен в Приложении 1 и, по сути, передан в ИФНС. Теперь сумму НДФЛ, излишне удержанную у сотрудника, могла бы вернуть налоговая, если бы сотрудник обратился за возвратом.

В конце 2021 года задолженность по НДФЛ перенесли на сотрудника, доначислив налог 1 177 руб. документом Перерасчет НДФЛ.

Благодаря этому сформировались проводки по счету 68.01.1 и закрылась задолженность по НДФЛ.

Теперь сотрудник должен нам всю излишне начисленную сумму – 9 054,49 руб.

Шаг 1. Настройка начисления для списания долга

Создадим начисление Списание безнадежной задолженности (Настройка – Начисления). На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты
• Начисление выполняется – По отдельному документу
• Вид документа – Разовое начисление
• Результат вводится фиксированной суммой

На вкладке Учет времени вид времени не выберем.

Вкладку Зависимости не будем заполнять, поскольку результат этого начисления не влияет на другие расчеты и производить удержание с «технического» начисления не нужно.

Вкладку Приоритет оставим пустой, поскольку начисление не зависит от отработанного времени и настраивать вытеснение не нужно.

В средний заработок начисление не входит.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем:

• Начисление НДФЛ не облагается
• Вид дохода для страховых взносов – Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами
• Для налога на прибыль начисление – Не включается в расходы на оплату труда
• В разделе Бухгалтерский учет укажем свой способ отражения – Списание задолженности, счет 91.02

Свой способ отражения мы создаем для того, чтобы на стороне 1С:Бухгалтерии при выгрузке сформировалась проводка Дт 91.02 Кт 70.

Шаг 2. Регистрация списания суммы долга.

Создадим Разовое начисление сотруднику для списания задолженности. Укажем сумму задолженности – 9 054,49 руб.

В расчетном листке за май 2024 есть долг работника на начало месяца в размере 9 054,49 руб. Долг работника на конец месяца закрылся.

Шаг 3. Настройка начисления для отражения списанного долга в учете НДФЛ

На дату списания долга у сотрудника образуется доход. Этот доход должен облагаться НДФЛ. Чтобы отразить этот доход в ЗУП 3.1, создадим новое начисление Признание дохода при списании безнадежной задолженности.

На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Доход в натуральной форме
• Начисление выполняется – По отдельному документу
• Вид документа – Доход в натуральной форме
• Результат вводится фиксированной суммой

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отметим:

• Начисление облагается НДФЛ
• Код дохода – 2611
• Вид доходов для страховых взносов – Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами

Чтобы задать начислению код дохода для НДФЛ 2611, понадобится воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов (Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных).

Изменяем Начисления. В списке элементов по команде Добавить условие выберем только наше начисление – Признание дохода при списании безнадежной задолженности.

В списке реквизитов найдем Код дохода НДФЛ и установим ему новое значение – 2611. Нажмем Изменить реквизиты.

Шаг 4. Регистрация списанного долга в учете НДФЛ

Начислим облагаемый НДФЛ доход сотруднику документом Доход в натуральной форме. Дата получения дохода – это дата списания долга, 28.05.2024. НДФЛ рассчитается в размере 1 177 руб. Так как сотрудник уволен и ему не будут производиться выплаты, удержать НДФЛ будет не с чего. Не удержанный НДФЛ нужно будет передать на взыскание в ФНС в отчете 6-НДФЛ за 2024 год. Для этого в документе установим флажок Исчисленный налог передан для удержания в налоговые органы.

После проведения документа с установленным флажком:

• В годовом отчете 6-НДФЛ автоматически заполнятся сведения о не удержанном налоге – стр. 170 раздела 2 и Раздел 4 Приложения 1
• Долг по налогу автоматически спишется в учете НДФЛ. В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику появится колонка Передано на взыскание
• Долг по налогу автоматически спишется в учете взаиморасчетов – долг по Расчетному листку будет нулевым

Шаг 5. Отражение списания долга работника в 1С:Бухгалтерии

Напомним, что при настройке начисления Списание безнадежной задолженности мы выбрали новый способ отражения Списание задолженности, счет 91.02 – он нужен для автоматического формирования проводок на сч. 91.02 на стороне 1С:Бухгалтерии.

Формируем Отражение зарплаты в бухучете за май 2024 и перенесем его в 1С:Бухгалтерию. Списанный долг сотрудника Долгова К.А. отразится в документе по новому способу отражения Списание задолженности, счет 91.02.

После синхронизации настроим способ учета зарплаты в программе 1С:Бухгалтерия (Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете). Укажем для способа учета Списание задолженности, счет 91.02 счет дебета 91.02 и вид прочих доходов – Прочие внереализационные доходы и расходы.

На стороне 1С:Бухгалтерии в Отражении зарплаты в бухучете включим флажок Зарплата отражена в бухучете и проведем документ. В результате автоматически сформируется проводка Дт 91.02 Кт 70 на сумму 9 054,49 руб. – задолженность сотрудника спишется в бухгалтерском и налоговом учете.

В зависимости от документального оформления списания долга, может потребоваться учитывать сумму долга за балансом. Для списания задолженности на забалансовый счет 007 используем Операцию, введенную вручную (Операции – Бухгалтерский учет). Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу. На забалансовый счет 007 суммы отражаются только по дебету, без корреспонденции с другими счетами.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email