Как в ЗУП 3.1 удержать НДФЛ, если не осталось сумм к выплате

Бывают ситуации, когда по сотруднику не осталось сумм к выплате в зарплату. Такое случается, например, если удержания превысили сумму выплаты. Тогда в ведомость сотрудник не попадет и НДФЛ с него не удерживается. В результате возникает разница между исчисленным и удержанным налогом, которая многим не нравится.

В статье разберем, как удержать НДФЛ, если по сотруднику нет суммы к выплате, но при этом отразить удержанный налог по нему хочется сразу – при выплате зарплаты всем остальным работникам.

Варианты решения

Чтобы отразить удержанный НДФЛ по сотруднику, у которого не осталось суммы к выплате, можно воспользоваться одним из вариантов:

• Создать «техническую» ведомость. Подобрать в нее сотрудника по команде Подбор. В расшифровке суммы к выплате нужно добиться, чтобы итоговая сумма по сотруднику оказалась нулевой. При этом НДФЛ с работника удержится. 
• Создать Операцию учета НДФЛ и заполнить сумму удержанного налога на дату получения зарплаты на вкладке Удержано по всем ставкам 

Если сравнивать варианты регистрации удержанного НДФЛ – с точки зрения учета НДФЛ оба способа сработают корректно.

Единственный случай, когда способ с «технической» ведомостью не подойдет – если по сотруднику полностью закрыты взаиморасчеты по всем документам-основаниям и нужно только доудержать НДФЛ. Например, в ведомости ошибочно сумма НДФЛ заполнилась меньше, а все суммы сотруднику выплачены «в ноль».

В этом случае, если пытаться заполнить «техническую» ведомость:

• Если это действующий сотрудник – в ведомость не будет попадать сумма НДФЛ
• Если работник уволен, его вообще не получится подобрать в ведомость

Для таких ситуаций используем ввод Операции учета НДФЛ.

В остальных случаях, на наш взгляд, вариант с «технической» ведомостью более надежен. В этом случае мы напрямую не вмешиваемся в учет НДФЛ, а позволяем работать типовому функционалу. Поэтому риск ошибки здесь меньше, чем в случае с Операцией учета НДФЛ.

Рассмотрим на примере, как принудительно отразить удержанный НДФЛ.

Пример по регистрации удержанного НДФЛ

На сотрудника Матвиевского Г. М. получено постановление об удержании 50% заработка с 01.08.2024 с сохранением прожиточного минимума. В программе создан Исполнительный лист (Зарплата – Удержания – Исполнительные листы).

В августе 2024 сотруднику выплачены аванс и отпуск всего в размере прожиточного минимума. По итогу расчета за месяц суммы к выплате не осталось.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику завис неудержанный НДФЛ с зарплаты за вторую половину месяца.

Разберем, как можно удержать этот НДФЛ, если сотрудник в ведомость на выплату не попадает.

Вариант 1. Создать «техническую» ведомость

Для удержания НДФЛ создадим ведомость на выплату через кассу. Дата ведомости = дата выплаты зарплаты за август. Добавим сотрудника по кнопке Подбор – автоматически такая ведомость не заполняется. Сумма к выплате будет нулевая. НДФЛ к перечислению заполнится нужной суммой.

Если по сотруднику на конец месяца есть долг, в «техническую» ведомость подтянется отрицательная сумма к выплате. Такую ведомость провести не получится.

Поэтому нужно добиться, чтобы итоговая сумма к выплате сотруднику стала нулевой. Для этого добавим в расшифровке сумм к выплате строку с суммой долга, но со знаком «+».

После этого ведомость можно провести.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику налог с зарплаты за вторую половину августа будет удержан.

Вариант 2. Ввести Операцию учета НДФЛ

Для отражения удержанного НДФЛ в налоговом учете создадим Операцию учета НДФЛ. На вкладке Удержано по всем ставкам внесем сумму налога на дату получения зарплаты за август.

Это более трудоемкая операция, выполняется полностью вручную. Нужно внимательно заполнить поля документа.

После проведения операции в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику НДФЛ в размере 1 926 руб. удержан.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email