Удержание в ЗУП 3.1 отпуска за прошлый год при увольнении – нюансы по НДФЛ

Сотрудник отгулял отпуск авансом, отпускные выплачены в прошлом году. В текущем году сотрудник увольняется. Необходимо удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Удержание за отпуск в ЗУП 3.1 рассчитывается, как сторно-начисление.

Разберем, как это удержание отразится в учете НДФЛ и повлияет на 6-НДФЛ.

Как отражается в учете НДФЛ удержание за отпуск, выплаченный в прошлом году

Если удержание за отпуск при увольнении рассчитывается, как сторно-начисление, то по факту сторнируются ранее выплаченные отпускные.

В ЗУП 3.1 есть два варианта расчета удержания при увольнении за неотработанные дни отпуска – как сторно-начисление и как обычное удержание. Подробно – в статье Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в ЗУП 3.1.

В этой статье разбираем удержание за отпуск, которое настроено как сторно-начисление.

Сторно в учете НДФЛ отражается на дату выплаты отпускных. Поэтому, если отпускные выплатили в прошлом году, то расчет такого удержания за отпуск повлияет на учет НДФЛ в прошлом году:

• уменьшится доход и исчисленный НДФЛ за прошлый год – потребуется сдать корректировку 6-НДФЛ
• образуется излишне удержанный налог – его нужно вернуть работнику по заявлению. Зачесть этот излишне удержанный НДФЛ не получится, т.к. зачет предусмотрен только в рамках одного года – п. 3 ст. 226 НК РФ. Возврат НДФЛ повлияет на раздел 2 6-НДФЛ за текущий период, а вот Приложение 1 6-НДФЛ придется только корректировать в отчете за прошлый год

Поэтому самая главная неприятность при удержании за отпуск, если отпускные были выплачены в прошлом году – это подача корректировки 6-НДФЛ за прошлый год. А если отпускные выплатили в начале или середине прошлого года, может потребоваться и корректировка промежуточных отчетов – за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев.

При этом важно подать корректировку 6-НДФЛ уже после того, как налог вернули. Это нужно, чтобы в Приложении 1 годового отчета удержанный налог по сотруднику уменьшился и сравнялся с исчисленным.

Какие изменения должны отразиться в корректировке 6-НДФЛ за прошлый год:

• В Разделе 2 уменьшится доход, налоговая база и исчисленный налог. Удержанный налог останется без изменений
• В Приложении 1 уменьшится доход, исчисленный и удержанный налог
• Раздел 1 отчета останется без изменений

Если от бывшего сотрудника не поступало заявление на возврат НДФЛ, то вернуть налог не получится. В этом случае придется сдать 6-НДФЛ, как есть – с «хвостом» в виде излишне удержанного НДФЛ. Потом этот налог нужно списать в учете – Излишне удержанный налог — как отразить в 6-НДФЛ и списать «хвосты».

Рассмотрим на примере, как удержание за отпуск при увольнении повлияет на учет НДФЛ.

Пример. Удержание за отпуск, выплаченный в прошлом году

Сотрудница использовала 28 дней отпуска авансом в декабре 2024 года. Затем в октябре 2025 года решила уволиться. Удержанию подлежат отпускные за 4,67 дня использованного авансом отпуска.

На момент увольнения 6-НДФЛ за 2024 год уже сдан. Разберем, как отразится удержание за отпуск в учете НДФЛ.

При расчете удержания за отпуск в документе Увольнение сторнируется сумма отпускных (6 353,72 руб.), выплаченных в декабре 2024. При сторнировании так же уменьшится НДФЛ и образуется излишне удержанный налог:

• 6 353,72 (сторно за неотработанный отпуск) * 13% (ставка налога) = 826 руб.

Дальнейший порядок действий разберем для двух ситуация: когда излишне удержанный налог сотруднику вернули и когда возврат НДФЛ не выполняли.

Если вернули излишне удержанный НДФЛ

После того, как получим от бывшего работника заявление на возврат НДФЛ, зарегистрируем возврат налога документом Возврат НДФЛ (Налоги и взносы – Возврат налога). Возврат автоматически отражается по дате выплаты отпускных – 2024 годом.

Выплачиваем возврат НДФЛ отдельной ведомостью в октябре 2025.

Если сумма удержания за отпуск большая, то по итогу за сотрудником может остаться долг. Его можно попробовать взыскать через суд, но на практике это редко приносит результаты. В дальнейшем долг можно списать через 3 года, как безнадежный к взысканию – Как в ЗУП 3.1 списать долг сотрудника по истечении 3 лет.

После возврата НДФЛ заполним уточненный расчет 6-НДФЛ (Отчетность, справки – 1С отчетность). Для этого на Титульном листе заполним Номер корректировки и укажем текущую дату подписи отчета.

Отличия в Разделе 2 корректирующего отчета от первичного 6-НДФЛ за 2024 год:

• Сумма дохода в стр. 120 и налоговая база в стр. 131 уменьшились на сумму сторнированных отпускных – 6 353,72 руб.
• Исчисленный налог в стр. 140 уменьшился на НДФЛ со сторнированных отпускных – 826 руб.
• Удержанный налог в стр. 160 не изменился, т.к. этот показатель заполняется по дате удержания (сколько налога с работников удержали в 2024 году – и неважно, за какой период)

В ЗУП 3.1 есть встроенный механизм сравнения версий отчетности. Для сравнения нужно нажать кнопку Сравнить и выбрать версию отчета, с которой хотим сравнить текущую. В результате получим отчет с показателями, которые различаются в двух сравниваемых версиях отчета.

Приложение 1 в корректировочном 6-НДФЛ автоматически заполнится только по сотруднику, по которому сторнировали отпускные:

• Сумма дохода уменьшится на 6353,72 руб.
• Исчисленный налог уменьшится на 826 руб.
• Удержанный налог уменьшится на сумму возврата 826 руб.

В Разделе 1 суммы не изменятся.

Возврат налога будет уменьшать удержанный налог в текущем уведомлении по НДФЛ. Т.к. возврат НДФЛ выполнили 15 октября, он попадет в октябрьское Отражение удержанного НДФЛ в бухучете (Зарплата – Бухучет). Будет уменьшена сумма налога к уплате по сроку 28 октября.

Возвраты в период с 01 по 22 число могут ошибочно уменьшать налог не по тому сроку уплаты. В этом случае придется корректировать вручную сумму в документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете – Ошибка в ЗУП 3.1 – возвраты НДФЛ до 22 числа неверно учитываются в Отражении НДФЛ.

В 6-НДФЛ возврат налога за 2024 год, который был выполнен в октябре 2025, также будет учтен в Разделах 1 и 2 отчета за 2025 год:

• В Разделе 1 в стр. 030
• В Разделе 2 в стр. 190 и стр. 191, так как возврат был выполнен 15 октября в период с 01 по 22 октября.

Если НЕ возвращали излишне удержанный НДФЛ

Если от сотрудника не поступило заявление на возврат НДФЛ и налог не вернули сдаем корректировку 6-НДФЛ за 2024 год, как есть. Излишне удержанный НДФЛ отразится:

• в стр. 180 Раздела 2
• в Приложении 1 – удержанный налог будет больше, чем исчисленный

После того, как отправим корректировку 6-НДФЛ, нужно списать излишне удержанный налог в учете. Для этого нужно ввести два документа:

• В учете НДФЛ «хвост» можно списать документом Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ). Списываем налог на вкладке Передано в налоговый орган, укажем год 2024, ставку 13% (для нерезидентов 30%), вид дохода Прочие денежные доходы от трудовой деятельности (основная налоговая база).
• Чтобы списать излишне удержанный НДФЛ в учете взаиморасчетов, создадим документ Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы – Перерасчеты НДФЛ). Заполним вкладку Корректировки выплаты, укажем налоговый период 2024. Месяц перерасчета в документе текущий – Октябрь 2025. Вид налоговой базы по отпускным – Оплата труда (основная налоговая база).

Укажем также строку с нулевой суммой на вкладке НДФЛ. Если оставить вкладку пустой НДФЛ и заполнить только вкладку Корректировки выплаты, документ не проведется.

После проведения Операции учета НДФЛ проверим списание «хвостов» в учете НДФЛ с помощью отчета Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В учете НДФЛ остаток излишне удержанного налога закрывается отрицательной суммой в колонке Передано на взыскание.

После проведения Перерасчета НДФЛ взаиморасчеты с сотрудником тоже выровнялись, излишне удержанный налог зачтен.

Подробный разбор, как передать сведения об излишне удержанном НДФЛ в ФНС по итогам года и затем списать его в учете – в статье Излишне удержанный налог — как отразить в 6-НДФЛ и списать «хвосты».

См. также:

• Поддерживающий эфир ЗУП в октябре — изменения и ответы на вопросы