Как в ЗУП 3.1 списать долг сотрудника по истечении 3 лет

Сотрудник был уволен более 3 лет назад. Из-за использованного авансом отпуска, на дату увольнения за работником образовался долг. По истечении трех лет долг решено списать.

Разберем, как закрыть долг сотрудника в ЗУП 3.1, нужно ли отражать списание в 6-НДФЛ и РСВ и как сформировать проводки в 1С: Бухгалтерии.

НДФЛ, взносы и бухучет при списании долга

При списании безнадежного долга по истечении 3-х лет или в момент прощения долга работника, образуется доход, который должен облагаться НДФЛ (Письмо Минфина от 27.05.2022 г. N 03-04-06/50088).

Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты сотрудникам в рамках трудовых отношений, договоров ГПХ и авторского заказа и в других случаях. Так как прощение долга уволенному сотруднику производится не в рамках трудовых отношений и не носит систематический характер, можно сделать вывод, что взносами этот доход не облагается.

В бухучете списание задолженности с истекшим сроком давности отражается на сч. 91.02 в составе прочих внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Варианты списания долга в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 нет типового механизма списания долга за работником. Для списания долга можно использовать 2 способа.

Вариант 1. Вручную скорректировать регистры взаиморасчетов документом Перенос данных. Этот способ описан в публикации Учет расчетов с работниками.

При использовании данного варианта будут скорректированы только сведения в ЗУП 3.1, закроются взаиморасчеты. Но в 1С:Бухгалтерию не будет выгружена проводка по списанию долга. В целях учета НДФЛ понадобится дополнительно создавать Операцию учета НДФЛ – для отражения дохода и исчисленного налога.

Вариант 2. Для отражения списания долга настроить два «технических» начисления: для списания долга и формирования проводок и для отражения дохода в учете НДФЛ.

При использовании этого метода:

• списание будет отражено в расчетном листке, пропадет долг сотрудника в ЗУП 3.1
• списанная сумма долга попадет в Отражение зарплаты в бухучете и будет сформирована проводка в 1С:Бухгалтерии
• доход, который возникает на дату списания, отразится дополнительным начислением. Также с него будет автоматически исчислен НДФЛ. В 6-НДФЛ попадут данные о доходе от списания долга и исчисленном с него налоге

Этот способ рассмотрим в статье.

Последовательность решения для варианта с «техническими» начислениями

Для решения задачи по второму способу нам понадобится:

1. Настроить начисление Списание долга за работником –для списания задолженности сотрудника. Это начисление не будет облагаться НДФЛ и взносами. Оно нужно, чтобы закрыть взаиморасчеты с сотрудником в ЗУП 3.1 и отразить в 1С проводку.
2. Отразить списание долга документом Разовое начисление (Зарплата – Разовые начисления).
3. Настроить начисление Списание долга сотрудника для НДФЛ – оно понадобится для отражения дохода, который возникнет на дату списания долга, и исчисленного НДФЛ. Это начисление мы настроим, как доход в натуральной форме. В этом случае списание долга отразится в отчетности по НДФЛ, но не будет влиять на взаиморасчеты с сотрудником.
4. Зарегистрировать доход по списанному долгу для целей учета НДФЛ документом Доход в натуральной форме (Зарплата – Натуральные доходы). В документе указать, что исчисленный налог нужно передать на взыскание в ФНС – сразу спишется долг по налогу и автоматом заполняется сведения о невозможности удержания в 6-НДФЛ.
5. Сформировать проводки по списанию долга в 1С:Бухгалтерии. Для этого настроим свой способ отражения для начисления Списание долга за работником, заполним в ЗУП 3.1 Отражение зарплаты в бухучете и после синхронизации с 1С:БП настроим проводки для отражения списанного долга на счете 91.02.

Автоматически отразить передачу неудержанного НДФЛ для взыскания в ФНС можно, начиная с релиза ЗУП 3.1.29.78. Если работаете в более ранней версии программы, потребуется:

• Заполнить вручную сведения о невозможности удержания (Раздел 4 Приложения 1 годового отчета 6-НДФЛ)
• Списать неудержанный НДФЛ документом Операция учета НДФЛ – Неудержанный налог — как отразить в 6-НДФЛ и списать «хвосты».

Разберем списание долга сотрудника на примере.

У работника Долгова К. А. на дату увольнения 05.05.2021 использовано авансом 9,33 дня отпуска. При расчете увольнения за сотрудником образовался долг в размере 7 877,49 руб.

Возвращать задолженность работник не намерен. Заявление на возврат НДФЛ не написал.

В мае 2024 долг сотрудника решили признать безнадежным и списать задолженность. Рассмотрим, как это можно сделать в программе.

Шаг 1. Настройка начисления для списания долга

Создадим начисление Списание долга за работником (Настройка – Начисления). На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты
• Начисление выполняется – По отдельному документу
• Вид документа – Разовое начисление
• Результат вводится фиксированной суммой

На вкладке Учет времени вид времени не выберем.

Вкладку Зависимости не будем заполнять, поскольку результат этого начисления не влияет на другие расчеты и производить удержание с «технического» начисления не нужно.

Вкладку Приоритет оставим пустой, поскольку начисление не зависит от отработанного времени и настраивать вытеснение не нужно.

В средний заработок начисление не входит.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем:

• Начисление НДФЛ не облагается
• Вид доходов страховых вид дохода – Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами
• Для налога на прибыль начисление – Не включается в расходы на оплату труда
• В разделе Бухгалтерский учет укажем свой способ отражения – Списание задолженности, счет 91.02

Свой способ отражения мы создаем для того, чтобы на стороне 1С:Бухгалтерии при выгрузке сформировалась проводка Дт 91.02 Кт 70.

Шаг 2. Регистрация списания суммы долга.

Создадим Разовое начисление сотруднику для списания задолженности. Укажем сумму задолженности – 7 877,49 руб.

В расчетном листке за май 2024 есть долг работника на начало месяца в размере 7 877,49 руб. Долг работника на конец месяца закрылся.

Шаг 3. Настройка начисления для отражения списанного долга НДФЛ

На дату прощения долга у сотрудника образуется доход. Этот доход должен облагаться НДФЛ. Чтобы отразить этот доход в ЗУП 3.1, создадим новое начисление Списание долга сотрудника для НДФЛ.

На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Доход в натуральной форме
• Начисление выполняется – По отдельному документу
• Вид документа – Доход в натуральной форме
• Результат вводится фиксированной суммой

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отметим:

• Начисление облагается НДФЛ
• Вид доходов для страховых взносов – Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами

Шаг 4. Регистрация списанного долга в учете НДФЛ

Начислим облагаемый НДФЛ доход сотруднику документом Доход в натуральной форме. Дата получения дохода – это дата прощения долга, 28.05.2024. НДФЛ рассчитается в размере 1 024 руб. Так как сотрудник уволен и ему не будут производиться выплаты, удержать НДФЛ будет не с чего. Не удержанный НДФЛ нужно будет передать на взыскание в ФНС в годовом отчете 6-НДФЛ. Для этого в документе установим флажок Исчисленный налог передан для удержания в налоговые органы.

После проведения документа с установленным флажком:

• В годовом отчете 6-НДФЛ автоматически заполнятся сведения о не удержанном налоге – стр. 170 раздела 2 и Раздел 4 Приложения 1

• Долг по налогу автоматически спишется в учете НДФЛ. В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику появится колонка Передано на взыскание

• Долг по налогу автоматически спишется в учете взаиморасчетов – долг по Расчетному листку будет нулевым

Шаг 5. Отражение списания долга работника в 1С:Бухгалтерии

Напомним, что при настройке начисления Списание долга за работником мы выбрали новый способ отражения Списание задолженности, счет 91.02 – он нужен для автоматического формирования проводок на сч. 91.02 на стороне 1С:Бухгалтерии.

Формируем Отражение зарплаты в бухучете за май 2024 и перенесем его в 1С:Бухгалтерию. Списанный долг сотрудника Долгова К.А. отразится в документе по новому способу отражения Списание задолженности, счет 91.02.

После синхронизации настроим способ учета зарплаты в программе 1С:Бухгалтерия (Зарплата и кадры– Настройки зарплаты – Отражение в учете). Укажем для способа учета Списание задолженности, счет 91.02 счет дебета 91.02 и вид прочих доходов – Прочие внереализационные доходы и расходы.

В 1С Бухгалтерии формируется проводка Дт 91.02 Кт 70 на сумму 7 877,49 руб.

В зависимости от документального оформления списания долга, может потребоваться учитывать сумму долга за балансом. Для списания задолженности на забалансовый счет 007 используем Операцию, введенную вручную (Операции – Бухгалтерский учет). Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу. На забалансовый счет 007 суммы отражаются только по дебету, без корреспонденции с другими счетами.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email