Начисление отпускных в 1С

Рассмотрим особенности отражения в 1С начисления и выплаты отпускных сотруднику.

Вы узнаете:

• каким документом оформляется начисление отпуска;
• как удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с отпускных;
• в какой момент исчисляются страховые взносы с оплаты отпуска.

Пошаговая инструкция

21 мая, согласно графику отпусков, издан приказ о предоставлении ежегодного очередного отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 07.06 2018 по 17.06.2018 сроком на 10 календарных дней.

04 июня бухгалтер начислил и выплатил отпускные работнику.

02 июля (перенос с 30 июня) уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е.В.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

Варианты оформления начисления оплаты ежегодного отпуска

В программе предусмотрено два функционала расчета оплаты ежегодного отпуска:

• Автоматически, при котором используется документ Отпуск.
• Вручную, при котором используется документ Начисление зарплаты.

Функционал автоматического расчета отпуска возможен только в небольшой организации — численностью не более 60 человек.

В нашей статье будет подробно рассмотрен автоматический функционал расчета оплаты ежегодного отпуска. Для этого необходимо установить флажок Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов PDF в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты.

Нормативное регулирование

Основные правила предоставления отпуска

Отпуск сотрудникам должен предоставляется ежегодно с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ, ст. 120 ТК РФ). Право на ежегодный основной отпуск возникает через 6 месяцев в первый год работы. До истечения 6 месяцев на отпуск имеют право (ст.122 ТК РФ):

• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работники до 18 лет;
• работники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время по графику отпусков (абз. 8 ст. 122 ТК РФ).

В следующих случаях предусмотрен вынужденный перенос или продление отпуска (ст. 124 ТК РФ):

• временная нетрудоспособности работника;
• выполнение им государственных обязанностей в отпуске;
• если работник не был предупрежден об отпуске или не получил отпускные в установленные сроки;
• по производственной необходимости, не далее, чем до следующего года;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Автоматическое продление отпуска работодателем после периода нетрудоспособности допустимо, если работник не высказал своих пожеланий (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 11.04.2018 по делу N 33-4718/2018).

Непредоставление ежегодного отпуска запрещено (абз. 7 ст. 124 ТК РФ):

• в течение 2-х лет подряд;
• работникам до 18 лет;
• работникам, занятым на вредных и опасных работах.

Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Если в периоде отпуска есть праздник — отпуск продлевается на количество праздничных дней (ст. 120 ТК РФ).

Оплата отпуска производится за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). ГИТ проверяет, чтобы в момент выплаты отпускных до отпуска оставалось 3 полных дня (Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 N 21-46/2018).

Основные правила расчета отпуска

Размер оплаты ежегодного отпуска зависит от средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Расчет среднего заработка работника осуществляется исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ).

При начислении отпускных или изменении МРОТ в периоде отпуска необходимо сверять с его величиной средний месячный заработок: он не может быть ниже федерального МРОТ (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Средний месячный заработок рассчитывается по формуле:

С 01.05.2018 МРОТ составляет 11 163 руб. (Федеральный закон от 07.03.2018 N 41-ФЗ).

Средний заработок подлежит корректировке в случаях:

• Повышения федерального МРОТ, если средний дневной заработок для расчета отпускных оказался ниже его величины (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Сумма отпускных рассчитывается исходя из МРОТ:

• Произошло повышение окладов по организации, филиалу, структурному подразделению (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922):
  • В расчетном периоде — корректируются выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка.
  • В периоде между расчетным и отпуском — корректируется месячный средний заработок за весь период.
  • В периоде отпуска — корректируется месячный средний заработок за период с даты повышения.

Начисление отпускных

Оплата отпуска отображается по Дт счета затрат на оплату труда и Кт рабочий план счетов 1С).

Изучить подробнее Определение способов учета зарплаты (основных проводок)

Ежегодный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Начисление отпуска отражается документом Отпуск в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Отпуск.

Документом Отпуск осуществляется начисление отпускных и исчисление НДФЛ. Начисление страховых взносов происходит в документе Начисление зарплаты. Поэтому очень важно соблюдать последовательность ввода документов: сначала — документ Отпуск, потом —документ Начисление зарплаты.

В документе указывается:

• Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется оплачиваемый отпуск.
• Отпуск с _ по — период отпуска.

При вводе периода отпуска автоматически рассчитывается сумма отпускных и НДФЛ.

• Начислено — начисленная сумма отпускных.

По ссылке Начислено в форме Расчет отпуска отображается количество отработанных дней и заработная плата за предыдущие 12 месяцев для расчета среднего заработка. При необходимости их можно отредактировать, при этом автоматически пересчитывается средний заработок и сумма начисленных отпускных.

Изучить подробнее когда средний заработок следует скорректировать

• НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ отображается расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 70 —начисление оплаты ежегодного отпуска.
• Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ из отпускных.

Изучить подробнее Настройка основного способа для отражения начисленной ЗП

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. приказа о предоставлении отпуска. В 1С используется Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).

Бланк Приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6 можно распечатать по кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) документа Отпуск.

Расчет среднего заработка можно распечатать по кнопке Печать – Расчет среднего заработка.

Выплата отпускных на банковскую карточку

Выплата отпускных осуществляется не менее, чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

В нашей статье рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. Выплата отпускных на личную карточку оформляется аналогично. С нюансами можно ознакомиться на примере выплаты заработной платы через банк (банковские карточки).

Формирование ведомости на выплату отпускных

Формирование ведомости на выплату отпускных оформляется документом Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту.

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид выплаты — Зарплата, т. к. у отпуска есть документ начисления оплаты отпускных — документ Отпуск.
• Месяц — месяц начисления отпуска.
• Зарплатный проект — зарплатный проект, оформленный с банком.

По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

• К выплате — остаток начисленной суммы, на которую ранее не была сформирована ведомость, в нашем примере — начисленный отпуск.
• Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта.

Документ проводок не формирует.

Документальное оформление

При перечислении заработной платы (отпускных) сотрудникам по зарплатному проекту необходимо вместе с платежным поручением предоставить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм выплаты.

В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк.

Выплата отпускных

Фактическое перечисление оплаты отпуска оформляется документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в банк. PDF

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект.
• Сумма — сумма отпускных, перечисленная банку, согласно выписке банка.
• Ведомость — ведомость, по которой была перечислена заработная плата.
• Статья расходов — Оплата труда, с Видом движения Оплата труда PDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

С 1 июня 2020 при выплате дохода физическому лицу через банк в платежных документах необходимо указывать код вида дохода в целях исполнительного производства. А также давать расшифровку суммы удержания из дохода при его наличии (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ, Указания Банка России от 14.10.2019 N 5286-У).

Для автоподстановки кода дохода в Ведомости в банк необходимо заполнить аналитику Вид дохода в справочнике Начисления.

• Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
• Памятка кодов для доходов, выплачиваемых физлицам
• Коды выплат по заработной плате в платежных документах
• Трудности применения кодов вида дохода в платежных документах

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 70 Кт 51 — выплата отпускных.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. Даты получения дохода зависят от вида дохода, для оплаты отпуска — это дата фактической выплаты отпускных сотруднику.

В 1С такой датой является дата документа фактического перечисления оплаты: именно она будет отражаться по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ. В нашем примере это дата документа Списание с расчетного счета, указанная в поле Дата.

В форме 6-НДФЛ начисление и выплата ежегодного отпуска отражается в:

Разделе 1 «Обобщенные показатели»:

• стр. 020 — 13 083, сумма начисленного дохода;
• стр. 040 — 1 701, сумма исчисленного налога.
• стр. 070 — 1 701, сумма удержанного налога.

Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF

• стр. 100 — 04.06.2018, дата фактического получения дохода;
• стр. 110 — 04.06.2018, дата удержания налога.
• стр. 120 — 02.07.2018, срок перечисления налога.
• стр. 130 — 13 083, сумма фактически полученного дохода.
• стр. 140 — 1 701, сумма удержанного налога.

Уплата НДФЛ в бюджет

Уплата НДФЛ в бюджет осуществляется не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата отпускных (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

Уплата НДФЛ в бюджет отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Уплата налога в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид операции — Уплата налога.
• Налог — НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента.
• Вид обязательства — Налог.
• за — Июнь 2018, месяц начисления доходов (отпуска).

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.01 Кт 51 — уплата НДФЛ в бюджет за июнь.

Проверка взаиморасчетов

Проверка взаиморасчетов с сотрудником

Проверить взаиморасчеты с сотрудником можно с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Отчет можно сформировать на дату выплаты отпуска. Но, чтобы проверить выполнение условия срока оплаты отпуска (не менее 3-х дней до начала отпуска), рекомендуется в конечной дате отчета указать дату за три дня до начала отпуска. В нашем примере отпуск начинается с 07 июня, следовательно, отчет необходимо сформировать за 04 июня.

Долг за предприятием в виде заработной платы на май составил 23 500 руб. PDF

Иного долга на 04 июня перед сотрудником Авдеевой Е.В. нет, следовательно, задолженность по выплате отпускных отсутствует.

Проверка взаиморасчетов с бюджетом

Для проверки расчетов с бюджетом по НДФЛ можно создать отчет Анализ счета 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента», в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Анализ счета.

В нашем примере выплата отпускных осуществлялась 04 июня, срок перечисления НДФЛ — 30 июня, т. е. последний день месяца, в котором была выплата отпускных. 30 июня — это суббота, а значит срок уплаты НДФЛ переносится на следующий рабочий день — 02 июля (конечная дата нашего отчета).

Отсутствие исходящего сальдо по счету 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» означает, что задолженность по уплате НДФЛ перед бюджетом отсутствует.

См. также:

• Настройки зарплаты в 1С
• Начисление заработной платы

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email