Реестр воинского учета: как организовать работу

С 9 мая 2025 года в России полноценно функционирует Единый реестр воинского учета. Работодатели больше не отправляют бумажные извещения в военкомат — все сведения о военнообязанных сотрудниках передаются через личный кабинет электронного портала. Разберем, что именно требует система, как к ней подключиться и избежать штрафов.

Что такое Реестр воинского учета, зачем он нужен

Единый реестр воинского учета (далее — Реестр) — государственная информационная система, которая аккумулирует сведения обо всех гражданах, подлежащих воинскому учету:

• которые уже состоят на учете
• которым предстоит первоначальная постановка на учет
• которые обязаны встать на учет, но пока не сделали этого

Правовая основа Реестра — Федеральный закон от 14.04.2023 N 127-ФЗ, дополнивший Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» статьями 8.2 и 8.3 об электронном реестре. Порядок создания и работы системы установлен Постановлением Правительства от 19.04.2024 N 506.

Оператором Реестра выступает Министерство обороны. Система интегрирована с ФНС, МВД, Росреестром, СФР, органами местного самоуправления, работодателями и учебными организациями — данные между ведомствами передаются в автоматическом режиме.

До запуска Реестра работодатели исполняли свои обязанности через бумажные уведомления. Теперь эта обязанность реализуется в электронном виде: военкомат получает данные о приеме и увольнении работника напрямую из системы, без почты и курьеров.

Воинский учет: что включает, кто и как обязан его вести

Кто обязан работать с Реестром

Передавать сведения через Реестр и вести воинский учет должны все организации — вне зависимости от организационно-правовой формы и формы собственности (пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 N 61-ФЗ «Об обороне» и ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ).

Как получить доступ к Реестру: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подтвержденная учетная запись организации на Госуслугах

Вход в личный кабинет Реестра возможен только через авторизацию на портале Госуслуг. Организация обязана иметь подтвержденную корпоративную учетную запись.

Если профиль юрлица еще не создан, потребуется:

• свидетельство о государственной регистрации, ИНН, ОКПО
• вход руководителя через личный аккаунт физического лица на Госуслугах
• квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя

Шаг 2. Получение КЭП

Работа с Реестром возможна только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись оформляют в удостоверяющем центре (УЦ), прошедшем аккредитацию Минцифры. Актуальный перечень аккредитованных УЦ опубликован на сайте ФНС России. Руководители организаций получают КЭП в налоговых органах.

Если ответственным за воинский учет назначен не руководитель, ему потребуется доверенность в машиночитаемом формате (МЧД) и своя электронная подпись — сертификат КЭП физлица.

Шаг 3. Установка технического ПО

Реестр корректно работает только в определенных браузерах и при установленном криптографическом программном обеспечении:

Важно. Если организация уже сдает электронную отчетность или работает через личный кабинет ФНС, КриптоПро и совместимые браузеры, скорее всего, уже установлены — дополнительная настройка не потребуется.

Шаг 4. Назначение ответственного сотрудника

В личном кабинете организации необходимо указать сотрудника, уполномоченного вести воинский учет. Его СНИЛС вносят в список уполномоченных лиц. Именно этот специалист будет подписывать электронной подписью и направлять сведения в Реестр.

Воинский учет — нормативное регулирование и настройка в ЗУП 3.1

Какие сведения и в какие сроки передавать

Перечень сведений и сроки их передачи закреплены в ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ (в редакции Закона N 127-ФЗ) и Положении о воинском учете, утвержденном Постановлением Правительства от 27.11.2006 N 719:

Пример 1. Приказ подписан в пятницу — когда истекает срок уведомления военкомата

Организация оформила в штат военнообязанного, приказ подписан 12 июня (пятница). Отсчет пяти рабочих дней начинается со следующего рабочего дня — 15 июня (понедельника). Предельный срок загрузки CSV-файла в Реестр — 19 июня (пятница). Если этот день приходится на нерабочий праздничный день, срок автоматически переносится на ближайший рабочий день (ст. 193 ТК РФ).

Совет. Закрепите во внутреннем регламенте правило: кадровик формирует CSV-файл в 1С в день подписания приказа — не откладывает на конец пятидневного срока.

Пример 2. Сотрудник сменил прописку

Работник Кононов И. И. уведомил работодателя об изменении адреса регистрации, принеся копию нового паспорта 5 сентября 2025 года. С этой даты и отсчитываются пять рабочих дней: крайний срок передачи сведений в Реестр — 11 сентября 2025 года.

Как не пропустить срок. Включите в правила внутреннего трудового распорядка или отдельный локальный акт требование к работникам: сообщать об изменении персональных данных в течение трех рабочих дней. Этот запас сохранит время для подготовки файла.

Пример 3. Удаленный сотрудник из другого региона

Юридический адрес компании — Москва, а новый сотрудник прописан и состоит на учете в Воронеже. Сведения о приеме направляются в воронежский военкомат по месту жительства работника, а не в московский. На совместителей-дистанционщиков это правило распространяется в полной мере: карточки по форме N 10 оформляются в общем порядке, сведения уходят в военкомат по месту регистрации работника (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ и подп. «а» п. 32 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 N 719).

Сверка данных воинского учета — внутренняя и с военкоматом

Ввод сведений о воинском учете по сотруднику в ЗУП 3.1

Электронный обмен с военкоматами (ЗУП 3.1.34.173 / 3.1.36.41)

Как Реестр заменил бумажные уведомления

До появления Реестра работодатель рассылал в военкомат бумажные извещения при каждом приеме, увольнении или изменении данных сотрудника. Документы шли почтой или доставлялись курьером — двухнедельный срок это позволял. С запуском системы механизм изменился:

• Уведомления о приеме и увольнении, а также сведения об изменении персональных данных передаются исключительно через личный кабинет Реестра в электронном формате
• Файл для загрузки в Реестр имеет формат CSV и не совпадает с ранее действовавшими бумажными формами
• До момента подтверждения отправки в личном кабинете файл остается доступным для редактирования
• Сотрудник-военнообязанный видит переданные работодателем данные в собственном личном кабинете на Госуслугах

Важно. Переход на электронное взаимодействие с военкоматом не освобождает ответственных лиц от ведения внутренних учетных документов. Карточка формы N 10, журнал проверок и план работы по воинскому учету сохраняют обязательный статус (Инструкция, утв. Приказом Министра обороны от 22.11.2021 N 700).

Карточка формы N 10 по воинскому учету: где взять бланк, как внести данные, где хранить

Карточка гражданина (форма 10) в ЗУП 3.1

Выявлен сотрудник, не состоящий на учете: алгоритм действий

Случается, что при оформлении нового работника выясняется: он военнообязан, но на учет не встал. Порядок действий работодателя в этом случае установлен законом:

1. В течение 3 рабочих дней направить через Реестр сообщение о гражданине, который не состоит, но обязан состоять на воинском учете
2. Вручить работнику направление в военкомат — письменное уведомление о необходимости явиться для постановки на учет. Работник подтверждает получение подписью

Обязанность уведомлять военкомат о таких гражданах возникла еще в 2019 году (Федеральный закон от 06.02.2019 N 8-ФЗ). С появлением Реестра процедура перешла в электронный формат: военкомат получает информацию о не вставшем на учет гражданине автоматически, без отдельных запросов.

Кто не подлежит постановке на воинский учет

Штрафы за нарушение порядка работы с Реестром

Электронная система фиксирует точную дату и время поступления каждого сведения — это сделало контроль за сроками автоматическим. Вероятность получить штраф при нарушении сроков теперь значительно выше, чем при бумажном документообороте.

Нарушения, связанные с непередачей или несвоевременной передачей сведений, квалифицируются по ст. 21.4 КоАП РФ «Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета»:

Штраф за непостановку на воинский учет: кого и как накажут

Как не получить штраф: практические меры

• Выстройте регламент по срокам. На передачу сведений после подписания приказа о приеме или увольнении отведено всего 5 рабочих дней. Оптимальная цепочка: кадровик формирует файл в 1С — ответственный загружает его в Реестр — ставит отметку об отправке в тот же день
• Проверьте технику заранее. Реестр работает только в Яндекс.Браузере или Chromium GOST с установленным КриптоПро CSP 5.0 R2. Технический сбой — не основание для освобождения от ответственности за просрочку сведений о приеме или увольнении — суды в подобных делах ориентируются на наличие самого факта нарушения
• Согласуйте дату ежегодной сверки с вашим военкоматом. Список военнообязанных сотрудников направляется раз в год в сроки, установленные конкретным военным комиссариатом — единой общефедеральной даты нет. Уточните ее заранее
• Установите внутренний контроль за изменением данных. Смена прописки, семейного положения или образования у работника — повод отправить сведения в Реестр в течение 5 рабочих дней. Эта информация нередко всплывает случайно, поэтому зафиксируйте в локальных актах обязанность сотрудников уведомлять кадровую службу заблаговременно
• По «неучтенным» — действуйте без промедлений. Срок — 3 рабочих дня. Немедленно подготовьте направление в военкомат и вручите его работнику под расписку

Частые вопросы о Реестре воинского учета

ИП тоже обязаны подключаться к Реестру?

Нет. Обязанность вести воинский учет и работать с Реестром установлена для организаций. Закон N 53-ФЗ, Положение о воинском учете и Инструкция Минобороны N 700 адресованы юридическим лицам. На индивидуальных предпринимателей эти требования не распространяются.

Карточку по форме N 10 нужно загружать в Реестр?

Нет. Форма N 10 — внутренний учетный документ работодателя: в военкомат она не направляется ни в электронном, ни в бумажном виде. Через Реестр передаются только формализованные электронные сведения — о приеме, увольнении и изменении данных. Карточка используется при ежегодной сверке, которую проводит военкомат.

Реестр не работал в день дедлайна — это уважительная причина?

Закон такого исключения не предусматривает. Если система оказалась недоступна в критический момент, зафиксируйте сбой скриншотом с датой и временем, направьте сведения в первый рабочий день после восстановления доступа и при необходимости подготовьте письменные пояснения для военкомата.

Совместители — по каким правилам ведется их учет?

По общим. Законодательство о воинском учете не делает изъятий для совместителей. На каждого внешнего совместителя-военнообязанного оформляется карточка формы N 10, сведения о приеме и увольнении передаются в Реестр в стандартные сроки. Если военкомат на практике попросил не дублировать сведения — это его частная инициатива, а не норма закона.

Воинский учет никогда не велся. Что делать?

Начать немедленно — это существенно снижает риск привлечения к ответственности. Последовательность действий:

1. Издать приказ о назначении ответственного за воинский учет
2. Оформить карточки формы N 10 на всех военнообязанных в штате
3. Зарегистрировать организацию в Реестре через Госуслуги
4. Загрузить недостающие сведения через личный кабинет Реестра
5. Встать на учет в военкомате, передав план работы по воинскому учету и карточку организации по форме N 18

Военкоматы, как правило, занимают менее жесткую позицию по отношению к организациям, которые начали устранять нарушения до прихода проверяющих. Вместе с тем Реестр уже показывает военкомату, кто из работодателей передает сведения, а кто хранит молчание, — этот фактор повышает вероятность внеплановых проверок.

Работник не сообщил об изменении семейного положения. Как работодателю не пропустить срок?

ТК РФ не обязывает работника докладывать работодателю о смене семейного положения, образования или места жительства. Тем не менее пятидневный срок для передачи сведений в Реестр начинается с момента, когда работодатель узнал об изменении. Практичное решение — закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка или положении о персонале обязанность работника уведомлять кадровую службу в течение трех рабочих дней, а при каждом изменении данных получать письменное подтверждение от сотрудника.

Кратко о реестре воинского учета

• Работодатели передают сведения о военнообязанных сотрудниках через Единый реестр воинского учета в электронном формате
• Для доступа к Реестру необходимы: личный кабинет организации на Госуслугах, КЭП, Яндекс.Браузер или Chromium GOST, КриптоПро CSP 5.0 R2
• Сроки передачи сведений:
  • 5 рабочих дней — при приеме, увольнении и изменении данных
  • 3 рабочих дня — при выявлении гражданина, не состоящего на учете
• Штраф за нарушение сроков — от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо по ст. 21.4 КоАП РФ