Планирование отдыха — приятная процедура только для работников. Работодателю придется изрядно потрудиться, чтобы составить график отпусков без ущерба для производственного процесса и с учетом пожеланий трудящихся.
Расскажем:
- какие законодательные нормы учесть
- как разобраться с датами утверждения графика и ознакомления с ним
- откуда взять бланк и кого в него включить
- требует ли ТК РФ прислушиваться к пожеланиям работников
- можно ли корректировать утвержденный график
Содержание
Нормативные требования
Планирование отпусков — ответственное мероприятие, позволяющее выполнить требования ТК РФ и состыковать периоды отдыха сотрудников без ущерба для производственного процесса.
3 основных принципа, от которых работодатель отступать не может:
Формирование этого документа потребует учета множество нюансов.
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Какой штраф грозит работодателю, не разработавшему график отпусков
Послабление для МСП и НКО
Некоторые отступления от общих правил есть у микропредприятий и некоммерческих организаций (НКО). График отпусков они могут не составлять, если в целом отказались от утверждения локальных нормативных актов и применяют типовую форму трудового договора, утв. Постановлением Правительства от 27.08.2016 N 858. В таком случае отпуск работнику может предоставляться по письменному соглашению между сторонами договора.
С таким вариантом не спорят и чиновники трудового ведомства (Письмо Роструда от 15.02.2021 N ПГ/01488-61).
Допустимые отступления от графика
Законодательство определяет следующие ситуации:
При составлении графика отпусков следует учесть строгие ограничения:
Отступления от графика могут возникнуть и других ситуациях. Например, в связи с особыми личными/семейными обстоятельствами работника. В каждом случае решение об отступлении от графика принимает работодатель с учетом возникших обстоятельств.
Запрета на корректировку графика в ТК РФ нет, но стороны должны решить этот вопрос обоюдно. Если согласие достигнуто, работодатель ставит разрешительную визу на заявлении работника и этим можно ограничиться, претензий ГИТ быть не должно.
Как быть с неиспользованными отпусками
Нередки случаи, когда в силу различных причин у сотрудников накапливаются неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие периоды. Нужно ли включать их в график?
Роструд считает, что работодатель вправе выбрать подходящий способ — предоставлять такие периоды отдыха:
- в рамках графика отпусков на очередной календарный год
- по соглашению между работником и работодателем
Суды с таким подходом не спорят (Постановление Восьмого КСОЮ от 24.03.2023 N 16-1487/2023).
Минтруд рекомендует работодателям прописывать во внутреннем локальном акте порядок включения отпусков за прошлые периоды в график (Письмо Минтруда от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17850).
Каким способом в 1С в табличную часть графика отпусков вывести подразделение
Бланк и содержание графика отпусков
Обязательной единой формы графика отпусков нет. Бланк этого документа:
- может быть унифицированной формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1)
Скачать Бланк графика отпусковPDF Скачать Образец графика отпусков
- иметь произвольную форму, самостоятельно разработанную работодателем (в том числе на основе ф. Т-7 с добавлением/удалением полей, граф, строк и т. д.)
График должен содержать информацию о ежегодных оплачиваемых отпусках работников, а дополнительные отпуска являются их частью (ст. 120 ТК РФ), поэтому их также включают в график.
Как определить список сотрудников
Напомним основное правило, по которому формируется график отпусков:
Остальные сотрудники включаются в график отпусков без оговорок:
- совместители (внешние и внутренние)
- планирующие выход в декретный отпуск
- увольняющиеся в следующем году
- длительное отсутствующие по причине болезни или отпуска без сохранения зарплат
- другие
Нельзя обойти вниманием и работников-новичков:
| Вопрос | Ответ | Ссылка на НПА, разъяснения чиновников, судебные решения |
| Нужно ли дистанционного сотрудника включать в график отпусков и знакомить его с графиком? | Да.
Ознакомление с графиком отпусков дистанционного работника может происходить путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи любого вида, а также в иной форме, предусмотренной коллективным договором или ПНА работодателя и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником документа в электронном виде |
ч. 2 ст. 312.3 НК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2021 N ПГ/12255-6-1 |
| Следует ли включать в график отпусков мобилизованных сотрудников? | Роструд считает, что мобилизованных работников включать в график отпусков не нужно, так как действие трудового договора с ними приостановлено | Письмо Роструда от 19.12.2023 N ПГ 26132-6-1 |
| Можно не включать в график отпусков работников, подлежащих сокращению в начале года? | Суды считают, что в график можно не включать работников, подлежащих сокращению в начале года, если они не смогут воспользоваться отпуском |
Определение суда ХМАО от 02.07.2019 N 33-4507/2019 |
Разъяснения для сотрудников
Этот этап подготовки графика отпусков используется не всеми работодателями, так как приоритетом считается обеспечение бесперебойной деятельности компании, а не выгоды сотрудников в части определения периодов для отпуска.
Если же работодатель готов учесть приоритеты сотрудников, он может разъяснить им, в какой период финансово выгоднее уйти в отпуск. К примеру, соединяя отпуск с праздниками, можно удлинить период отдыха, но при этом потерять в деньгах. Отдельные месяцы года могут быть привлекательными (непривлекательными) для отпуска в зависимости от сочетания дней (рабочие/нерабочие), календарных дат начала и окончания отпуска и других факторов.
Подготовка сведений
Перед составлением графика работодателю придется собрать следующую информацию:
Что уточнить в графике, если работодатель решил отражать в нем неиспользованные периоды отдыха, покажем на примере.
Пример
В ООО «Премьер Авто» тридцать сотрудников. Часть из них имеет право на дополнительные отпуска, обязательные по ТК РФ. В компании не принято накапливать неиспользованные периоды отпуска, но такие ситуации случаются. Дни, не отгулянные сотрудниками, принято отражать в графике отпусков.
При составлении графика на 2025 год специалист отдела по работе с персоналом проверил записи в личных карточках сотрудников и выяснил, что у сварщика Михайлова Т. Г. с прошлого года осталось 5 дней неиспользованного ежегодного основного оплачиваемого отпуска. В 2025 году его отпуск составляет 36 дней (основной + дополнительный). В графике отпусков по этому сотруднику указан суммарный период отдыха: 5 дн. + 36 дн. = 41 дн.
В графе «Примечание» по этому сотруднику указано: «В том числе 5 дн. за 2024 год».
Как и когда ознакомить сотрудников с графиком
Для информирования работников о дате начала отпуска установлен четкий срок:
Работник должен быть извещен о начале отпуска под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Но нет ясности в отношении срока ознакомления сотрудников с графиком. На практике работодатели решают этот вопрос по-разному:
Как работодателю зафиксировать, что работник ознакомлен с графиком отпусков, он решает сам. К примеру, можно предусмотреть в графике соответствующую графу, в которой работник проставит подпись, или сделать отдельный лист ознакомления с графиком.
| Вопрос | Ответ | Ссылка на НПА, разъяснения чиновников, судебные решения |
| Обязательно ли по закону знакомить сотрудников с графиком отпусков? |
В ТК РФ нет такой обязанности для работодателя. Ранее Минтруд тоже так считал, но в последнее время стал в письмах напоминать работодателям, что с графиком отпусков сотрудников нужно ознакомить |
Письма Минтруда от 04.12.2024 N 14-6/ООГ-7025, от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17846 |
| Накажут ли работодателя, который утвердит график отпусков после 17 декабря? |
Да. По мнению Минтруда, последней допустимой датой утверждения графика отпусков является 17 декабря. В судебной практике имеются примеры привлечения работодателей, утвердивших график отпусков 18 декабря, к административной ответственности. Из разъяснений Роструда следует, что если 17 декабря приходится на субботу, график отпусков подлежит утверждению до пятницы 16 декабря включительно |
Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399, Письмо Роструда от 12.01.2023 N ПГ/32986-6-1, Решение Балашовского районного суда Саратовской области от 02.07.2020 N 12-29/2020 |
| В какой срок утвердить первый график отпусков, если компания создана после законодательно установленного срока утверждения графика отпусков? | ГИТ рекомендует утвердить график отпусков при приеме на работу первого сотрудника, которым обычно бывает руководитель | Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 N 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 |
Запомните
- График отпусков представляет собой таблицу с ФИО сотрудников, датами периодов их ежегодного оплачиваемого отдыха и другой необходимой информацией
- Бланк такого документа работодатель разрабатывает сам или использует унифицированную ф. Т-7
- Даты, закрепленные графиком, могут корректироваться по соглашению между сторонами трудового договора
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете