Как подтверждать нулевую ставку НДС при экспорте товаров из России

Ставка НДС 0% при экспорте товаров из России — не автоматическая льгота, а право, которое нужно подтвердить. Разбираем, какие документы для этого нужны, в какой срок и какими способами их представить, рассматриваем примеры.

Сроки на сбор пакета документов

Пока документы не собраны и не переданы в ИФНС, для налоговой ваш экспорт ничем не отличается от обычной реализации внутри страны. Итог — доначисление НДС плюс пени.

Базовое правило для всех экспортеров: на сбор пакета документов есть 180 календарных дней. Документы подают одновременно с декларацией по НДС за тот квартал, в котором пакет был собран (п. 9, 10 ст. 165 НК РФ).

При этом важно понимать: налоговую базу определяют не на дату отгрузки, а на последнее число квартала, в котором собрали подтверждающие документы. Торопиться сдать документы «в тот же квартал» не нужно, важно не выйти за пределы лимита календарных дней.

С какой даты считать 180 дней:

• Экспорт за пределы ЕАЭС — со дня отметки «Выпуск разрешен» в таможенной декларации (ст. 165 НК РФ, Письмо Минфина от 29.12.2020 N 03-07-08/115455)
• Экспорт в страны ЕАЭС — со дня отгрузки товара покупателю (пп. 1.1 п. 1 ст. 164 НК РФ, Протокол о взимании косвенных налогов ЕАЭС)

Реестр документов для экспорта за пределы ЕАЭС

С 01.01.2024 подтверждение нулевой ставки при вывозе товаров в дальнее зарубежье полностью перевели в электронный формат. Бумажные копии деклараций и транспортных документов больше не нужны — вместо них подают электронный реестр.

Что включить в реестр:

• сведения из декларации на товары (по которой товар выпущен в процедуре экспорта и вывезен за пределы ЕАЭС)
• сведения из контракта с иностранным покупателем

Формы реестров, порядок их заполнения и электронные форматы утверждены Приказом ФНС от 26.12.2023 N ЕД-7-15/1003@.

Самый удобный способ сформировать реестр — сервис ФНС «Офис экспортера» на сайте nalog.gov.ru. Авторизация — по КЭП для юридических лиц или по логину и паролю для ИП. В сервисе есть справочная информация, возможность проверить заявления покупателей из ЕАЭС и обратиться к инспектору в чате.

Экспорт в дальнее зарубежье несырьевых товаров подтвержден в течение 180 дней в 1С

Пакет документов для экспорта в страны ЕАЭС

При отгрузке в Беларусь, Казахстан, Армению или Киргизию механизм подтверждения другой. Здесь нет таможенного оформления, поэтому вместо декларации требуется заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Его составляет и подает покупатель в налоговые органы своей страны (п. 4 ст. 165 НК РФ, Протокол о взимании косвенных налогов — Приложение N 18 к Договору о ЕАЭС от 29.05.2014).

Пакет документов для подтверждения 0% ставки НДС при экспорте в ЕАЭС:

• Контракт с покупателем (можно не дублировать, если уже передавали ранее)
• Заявление о ввозе товаров с отметкой налогового органа страны покупателя
• Статистическая форма перемещения товаров — подается через личный кабинет на сайте ФТС не позднее 10 рабочего дня следующего месяца (Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 891, ст. 19.7.13 КоАП РФ)

Вместо бумажного заявления можно подать электронный перечень заявлений через «Офис экспортера» или 1С:Отчетность. Это удобно: если перечень включает заявления, сведения о которых уже поступили в ФНС через межведомственный обмен, — контракт можно не прикладывать.

Проверить, поступило ли заявление от вашего покупателя в базу ФНС, можно в «Офисе экспортера». Не нужно ждать, пока физическая копия придет почтой.

Согласно Протоколу о взимании косвенных налогов в рамках ЕАЭС (Приложение N 18 к Договору о ЕАЭС от 29.05.2014), покупатель обязан уплатить НДС и подать заявление о ввозе до 20 числа месяца, следующего за месяцем постановки товара на учет.

Вывод: максимальный разумный срок от вашей отгрузки до появления заявления в базе — около 60 дней, а не 180.

Реестры документов для подтверждения НДС 0% в 1С

Что учесть при работе с транспортными документами

С 01. 04.2025 больше не нужна отметка таможенного органа на перевозочных документах при автомобильном вывозе товаров. Это существенно упростило жизнь автомобильным экспортерам — раньше получить такую отметку было отдельной логистической задачей.

Для железнодорожных перевозок с 01.04.2025 введен обязательный электронный реестр вместо копий перевозочных документов. Форма и формат утверждены отдельным приказом ФНС от 15.11.2024 N ЕД-7-15/1036@.

Налоговая вправе запросить копии транспортных документов в ходе камеральной проверки, если обнаружит расхождение между вашими данными и данными ФТС. На ответ дают 10 календарных дней (п. 3 ст. 93 НК РФ) с даты получения требования. Поэтому транспортные документы нужно хранить даже после подачи реестра.

Как подтвердить нулевой НДС при ж/д перевозке товаров с 01.04.2025

Дополнительные документы при экспорте через посредника

Если товар вывозится через комиссионера или агента, к стандартному пакету надо добавить договор комиссии (поручения, агентирования). При экспорте за пределы ЕАЭС через комиссионера в реестр включаются реквизиты как вашего контракта с комиссионером, так и контракта комиссионера с иностранным покупателем.

ФНС подтвердила: комитент (принципал) применяет нулевую ставку НДС при экспорте через посредника в том числе в случае, когда сам вывозит товар за пределы ЕАЭС — то есть физически грузит и отправляет товар сам, а посредник лишь осуществил сделку (Письмо ФНС от 15.01.2020 N СД-4-3/355@).

Примеры подтверждения нулевой ставки при экспорте

Пример 1

Производственная компания из Тулы отгрузила металлоконструкции казахстанскому покупателю в феврале. К концу квартала заявление о ввозе в бумажном виде так и не пришло — казахстанский покупатель сослался на загруженность. Бухгалтер занервничала: до 180 дней еще далеко, но декларацию надо подавать.

Что сделали. Открыли «Офис экспортера» на сайте ФНС, раздел «Заявления о ввозе». Заявление там уже числилось — покупатель подал его в свою налоговую в срок, данные поступили в ФНС по межведомственному обмену. Подали электронный перечень заявлений вместе с декларацией за I квартал. Нулевая ставка подтверждена без задержек.

Вывод. Не ждите бумажную копию заявления. Проверяйте базу ФНС — если там заявление есть, этого достаточно для подачи перечня.

Пример 2

Экспортер подал реестр с декларацией. ИФНС при проверке ответила: «Декларации в базе нет, право на 0% не подтверждено».

Что сделали. Направили запрос в Федеральную таможенную службу через Личный кабинет участника ВЭД на сайте ФТС с просьбой предоставить информацию о выпуске товаров по указанной ДТ. Ответ ФТС также пришел в Личный кабинет. Полученный ответ предоставили в ИФНС. Нулевая ставка была подтверждена.

Суды в таких спорах, как правило, на стороне налогоплательщика: факт экспорта, подтвержденный таможенными данными и валютной выручкой, важнее формальных расхождений в базах (Постановление АС СЗО от 29.05.2024 N Ф07-5090/2024 по делу N А56-48948/2023).

Вывод. Если ИФНС говорит «не видим декларацию», то, не теряя времени, направляем запрос в ФТС через Личный кабинет. Полученный ответ предоставляем в ИФНС.

То, что ИФНС «не видит» таможенную декларацию в базе, случается крайне редко, причина — технический сбой в электронном обмене данными. Принести бумажную декларацию в ИФНС не получится, потому что действующий регламент предусматривает только электронный обмен данными между ФТС и ФНС.

Пошаговый план: как подтвердить нулевую ставку НДС при экспорте

Шаг 1. Определите, куда идет товар. От этого зависит весь порядок действий и состав пакета документов (ст. 164, 165 НК РФ):

• в страны ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия)
• за пределы ЕАЭС (дальнее зарубежье)

Шаг 2. Зафиксируйте дату начала отсчета 180 дней:

• Дальнее зарубежье — дата отметки «Выпуск разрешен» в декларации на товары
• ЕАЭС — дата отгрузки по первичному документу (накладная, CMR или международная товарно-транспортная накладная, УПД)

Внесите эту дату в таблицу контроля сроков — по каждой партии отдельно.

Шаг 3. Соберите пакет документов

При экспорте за пределы ЕАЭС:

• Контракт с иностранным покупателем (реквизиты вносятся в реестр)
• Сведения из декларации на товары (таможня передает их в ФНС автоматически, при расхождениях понадобится копия)

При экспорте в ЕАЭС:

• Контракт с покупателем
• Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налогового органа страны покупателя или его реквизиты через «Офис экспортера», если заявление уже поступило в базу ФНС
• Статистическая форма перемещения товаров — подается в ФТС не позднее 10 рабочего дня следующего месяца (п. 9 Правил заполнения статистической формы учета перемещения товаров, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 N 891)

Если экспорт через комиссионера:

• договор комиссии
• контракт комиссионера с иностранным покупателем

Шаг 4. Сформируйте электронный реестр

Зайдите на nalog.gov.ru → «Офис экспортера» → сформируйте реестр в соответствии с требованиями приказа ФНС от 26.12.2023 N ЕД-7-15/1003@. Реестр выгружается в формате XML, подается через личный кабинет или вашу учетную систему (например, 1С с подключенной 1С:Отчетностью).

Шаг 5. Подайте реестр вместе с декларацией по НДС

Документы подают не отдельно, а одновременно с декларацией по НДС за тот квартал, в котором пакет был собран. Отдельно подавать реестр — ошибка.

Шаг 6. Дождитесь завершения камеральной проверки

Стандартный срок камеральной проверки — 2 месяца, при выявлении признаков нарушений ИФНС вправе продлить до 3 месяцев (п. 2 ст. 88 НК РФ). В течение этого времени налоговая может запросить копии транспортных документов — ответить нужно в течение 10 рабочих дней (ст. 93 НК РФ).

Отказ в нулевой ставке по формальным основаниям (например, «не видим ДТ в базе») не означает, что право утрачено. Направьте в ИФНС копию ДТ и сопроводительное письмо. Если ИФНС настаивает — обратитесь в вышестоящий налоговый орган или в суд. Судебная практика в большинстве случаев на стороне экспортера, когда факт вывоза товара за рубеж подтвержден документально.

Что будет, если не подтвердить в срок

Если вы в течение 180 дней не успели подтвердить нулевую ставку, НДС со стоимости вывезенных товаров нужно будет заплатить по стандартной ставке 10 или 20% (п. 9 ст. 165 НК РФ).

Дата определения налоговой базы — день отгрузки товаров или выполнения работ.

Сумму уплаченного налога можно будет принять к вычету, если предоставить подтверждающие документы (Письмо ФНС от 30.07.2018 N СД-4-3/14652). Право на такой вычет сохраняется в течение 3 лет.

Кратко: как подтверждать нулевую ставку НДС при экспорте

• Соберите пакет подтверждающих документов в течение 180 дней и подайте его вместе с декларацией по НДС — налог по нулевой ставке будет законным, доначислений не будет
• Для экспорта за пределы ЕАЭС нужен электронный реестр — сделайте его через «Офис экспортера». С апреля 2025 года документы с отметками таможни не нужны
• Для экспорта в страны ЕАЭС ключевой документ — заявление покупателя о ввозе. Проверить его поступление можно онлайн в «Офисе экспортера», не дожидаясь бумажной копии
• Если опоздали с отправкой пакета, заплатите НДС и пени. Но после сбора документов налог можно вернуть через вычет в течение трех лет

См. также:

• В каких случаях НДС 0%
• Оптимизация НДС: все законные способы
• Безнадежная задолженность по авансу выданному: что делать с НДС?