Книга покупок: назначение, формат ведения, состав данных

Книга покупок представляет собой нормативно утвержденный бланк для систематизации и накопления данных, необходимых для определения вычета по НДС. Расскажем, какие реквизиты она включает, в какой форме и кем ведется, накажут ли за ее отсутствие.

Назначение книги покупок

Форма книги покупок утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление 1137). Оформлять ее можно на бумаге или в электронном виде.

Ведут книгу покупок плательщики НДС, в том числе  компании и ИП на УСН, выбравшие пониженную ставку 5% или 7%. Для них вычет возможен с авансового НДС, при возврате предоплаты или возврате товаров на основании корректировочного счета-фактуры (п. 17 Рекомендаций из Письма ФНС от 17.10.2024 N СД-4-3/11815@).

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляет руководитель компании, ИП или уполномоченное лицо налогоплательщика. Неточности и ошибки в ее заполнении могут повлечь искажение суммы, подлежащей как вычету, так и уплате в бюджет.

Налогоплательщики освобождены от ведения книги покупок, если выполняют операции, не являющиеся объектом обложения НДС или освобожденные от уплаты налога (ст. 145 НК РФ, ст. 149 НК РФ).

Что учесть при оформлении книги покупок

Рассмотрим структуру и содержание книги покупок на образце:

В верхней части книги покупок заполняется название компании, ИНН и КПП, отчетный квартал (ИП указывает ФИО и ИНН).

В табличной части книги 16 граф:

Пояснения по заполнению образца:

• стр. 1 – данные авансового СФ ОО «ТЕХНОМИР», НДС по которому принимается к вычету после выписки СФ на реализацию
• стр. 2 – данные счет-фактуры поставщика по приобретенным материалам
• стр. 3 – корректировочный счета-фактура при уменьшении стоимости реализации

Актуальная форма книги покупок заложена в бухгалтерских учетных программах. Использование устаревшего бланка может привести к ошибкам в декларации НДС.

Если требуется заполнить книгу покупок вручную на бумаге, актуальную форму бланка можно скачать в информационно-справочных системах. При ведении книги покупок в бумажном виде с помощью компьютерных средств, ее нужно распечатывать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. После распечатки книгу подписывает руководитель, ИП или уполномоченное лицо, страницы нумеруют и книгу сшивают.

Если после сшивки будут созданы дополнительные листы книги покупок, они подписываются в том же порядке, а затем прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором регистрировался первоначальный документ, листы нумеруются с продолжением сквозной нумерации и подшиваются к книге покупок.

Электронная книга покупок, а также дополнительные листы книги, составленные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью при передаче их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ (например, когда они запрошены в рамках налоговой проверки).

Хранить книгу покупок и дополнительные листы к ней следует не менее 5 лет с даты последней записи (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Увеличен срок хранения налоговых документов

Штрафы за ошибки в книге покупок или ее отсутствие

В НК РФ не прописаны напрямую санкции за неведение книги покупок или ошибки в ней, но эти нарушения могут повлечь штрафы по иным основаниям.

Если ошибки в книге покупок привели к занижению суммы НДС к уплате, по ст. 122 НК РФ может быть назначен штраф за неуплату (неполную уплату налога) из-за занижения налоговой базы. Сумма штрафа — 20% от неуплаченной суммы налога, а при умышленном нарушении налогового законодательства штраф составит 40% от подлежащей уплате суммы.

Если в книге покупок есть недочеты, но суммы НДС к уплате в бюджет исчислены и уплачены в верной сумме, наказывать не за что. В этом случае налоговая может рекомендовать внести исправления в документы учета НДС (п. 3 ст. 88 НК РФ). Например, исправить номер входящего счета-фактуры поставщика в разделе 8 декларации «Сведения из книги покупок».

Если книгу покупок запросили налоговые инспекторы, но ее у компании или ИП не оказалось, хотя срок хранения еще не истек и вычеты по НДС были заявлены, возможен штраф от 10 000 руб. до 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ), накажут и должностное лицо штрафом 300-500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

См. также:

• Документ Формирование записей книги покупок в 1С
• Сравнение книги покупок, если внесли изменения в прошлый период в 1С
• Ошибка: входящий НДС неправильно попадает в документ Формирование книги покупок в 1С

Кратко о книге покупок

• Книга покупок предназначена для определения суммы НДС, которую можно принять к вычету
• При ее заполнении необходимо контролировать правильность вносимых реквизитов счетов-фактур поставщиков и иных документов, подтверждающих право на вычет
• Книга может оформляться как в бумажном, так и в электронном виде
• Грамотная организация работы с книгой покупок помогает правомерно уменьшать начисленный к уплате налог на сумму вычетов, избегать споров с ФНС

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email