Счет-фактура: назначение, правила и сроки оформления

Счет-фактура является документом-основанием для принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом по товарам, работам и услугам. Право на вычет возникает при условии корректного оформления документа и соблюдения требований НК РФ.  Расскажем, как его заполнить, какие реквизиты обязательны, в какой срок нужно выставить покупателю.   

Что такое счет-фактура и зачем он нужен

Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг). Он подтверждает факт отгрузки товара или выполнения работ (услуг) по конкретной стоимости и определяет сумму НДС по совершенной операции. Основное назначение документа — обеспечить возможность применения налогового вычета покупателем.

Правила заполнения счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137. Требования к содержанию документа закреплены в статье 169 НК РФ.

Документ подписывает руководитель компании и главный бухгалтер. Также счет-фактуру вправе подписывать иные уполномоченные лица при наличии приказа или доверенности (ст. 169 НК РФ).

Кто выставляет счет-фактуру

Счет-фактуру должны выставлять компании и ИП на ОСНО, УСН и ЕСХН, если они не освобождены от уплаты налога. А также иные лица в ситуациях, установленных НК РФ.

Не обязаны выставлять счета-фактуры

• налогоплательщики, освобожденные от исполнения обязанностей плательщика НДС (например, при соблюдении условий ст. 145 НК РФ)
• лица, совершающие операции, освобожденные от налогообложения по ст. 149 НК РФ
• иные лица в случаях, установленных НК РФ

Освобождение от НДС зависит от налогового режима. Организации и ИП на УСН освобождаются автоматически при соблюдении лимитов доходов. Плательщики на ОСНО и ЕСХН для получения освобождения должны заранее уведомить налоговый орган.

Дата оформления счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо оформить в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Срок отсчитывается со дня передачи товара покупателю, или с момента завершения работ (оказания услуг).

Если компания получила аванс, она обязана выставить счет-фактуру на предоплату. Документ оформляется не позднее пяти календарных дней со дня поступления денежных средств. Аванс зачитывается в счет оплаты при отгрузке товара. После отгрузки товара выставляется еще один документ — счет-фактура на реализацию, а ранее выданный авансовый счет-фактура регистрируется в книге продаж.

Особенности по срокам:

• Отсчет срока ведется в календарных днях — если последний (5-й) день срока выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ)
• Нарушение продавцом 5-дневного срока не лишает покупателя права на вычет НДС — если счет-фактура позволяет определить стороны сделки, товар и сумму налога, то просрочка выставления не является основанием для отказа в вычете (Письма Минфина от 25.04.2018 N 03-07-09/28071, от 17.01.2022 N 03-03-06/1/1880)

Своевременное выставление счетов-фактур помогает избежать претензий со стороны налоговых органов. Регистрация счетов-фактур и корректное отражение операций в учете обеспечивает контрагентам возможность своевременно получить вычет.

Реквизиты счета-фактуры и особенности заполнения

Реквизиты счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ):

1. Порядковый номер и дата составления
2. Наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя
3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя
4. Номер платежного документа (строка 5) — если был получен аванс, указываются реквизиты платежки
5. Наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг) и единица измерения по ОКЕИ
6. Количество (объем) товаров
7. Цена за единицу измерения
8. Стоимость товаров без учета НДС
9. Сумма акциза — для подакцизных товаров
10. Налоговая ставка (20%, 10%, 0%)
11. Сумма НДС
12. Стоимость товаров с учетом НДС
13. Страна происхождения и номер таможенной декларации (для импортных товаров)
14. Код вида товара (для прослеживаемых товаров с 01.07.2024)
15. Идентификатор госконтракта (строка 5а, с 01.10.2024) — если поставка по госконтракту
16. Наименование валюты
17. Подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц)

Особенности заполнения:

• Единицы измерения указываются по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения)
• Наименование товара должно быть конкретным и соответствовать первичным документам
• ИНН и КПП проверяйте особенно тщательно — ошибка в указанных реквизитах критична
• Ставка НДС зависит не только от вида товара или операции, но и от режима налогообложения продавца. По общим правилам применяют 20%, 10% или 0%. Для плательщиков НДС на УСН с 2025 года возможны пониженные ставки 5% и 7%. Данные ставки действуют при выполнении установленных НК РФ условий
• Строку 5а заполняйте по правилам, действующим с 01.10.2024 — укажите наименование, номер (при наличии) и дату документа об отгрузке (если документов несколько, нужно перечислить их реквизиты через точку с запятой)

Продавец оформляет 2 экземпляра счета-фактуры: первый передает покупателю, второй оставляет у себя (п. 6 Постановления N 1137).

В предусмотренных НК РФ случаях счет-фактуру выписывают в одном экземпляре (например):

• при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления
• при передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд
• при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг)

В этих случаях документ составляется только для регистрации в книге продаж и покупателю не передается (п. 19 Постановления N 1137).

При использовании электронного документооборота счет-фактура формируется в электронном виде. Продавец подписывает его электронной подписью и направляет через оператора ЭДО покупателю. Бумажные счета-фактуры в этом случае не требуются.

Пример заполнения счета-фактуры

Отличия счета-фактуры на аванс и на отгрузку

При получении предоплаты составляется авансовый счет-фактура по правилам п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Его реквизиты отличаются от обычного документа.

Сравнение реквизитов:

Ошибки в счетах-фактурах

Ошибки в счетах-фактурах делятся на критические и несущественные. Критические ошибки препятствуют идентификации сторон сделки, товаров или суммы НДС (например):

• Неправильный ИНН продавца или покупателя — налоговая инспекция не сможет идентифицировать участников сделки
• Ошибки в наименовании товара, из-за которых невозможно понять, что именно продано
• Неверная ставка НДС или арифметические ошибки в расчете суммы налога
• Несоответствие данных в счете-фактуре и первичных документах (накладной, акте)

Такие ошибки приводят к отказу в вычете налога.

Несущественными (не влияющими на вычет) считаются ошибки, которые не препятствуют идентификации (п. 2 ст. 169 НК РФ):

• продавца
• покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав
• наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав
• их стоимости
• а также налоговой ставки и суммы налога

При обнаружении критической ошибки продавец обязан выставить исправленный счет-фактуру. В строке 1а указывается номер и дата исправления.

Кратко о счетах-фактурах

• Счет-фактура — обязательный документ для плательщиков НДС. При надлежащем оформлении он подтверждает право покупателя на налоговый вычет
• Выставить счет-фактуру нужно не позднее 5 календарных дней после отгрузки товара или оказания услуг
• Критические ошибки в счете-фактуре лишают права на вычет
• Если были обнаружены ошибки в первоначально выписанном счете-фактуре, продавец выставляет исправленный документ

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email