Счет-фактура — назначение, правила, сроки оформления

Счет-фактура — документ-основание для принятия покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом по товарам, работам, услугам. Но право на вычет возникает только при корректном оформлении СФ и соблюдении требований НК РФ. Расскажем, как заполнить счет-фактуру, какие реквизиты в нем обязательны, в какой срок его нужно выставить покупателю.

Что такое счет-фактура и зачем он нужен

Счет-фактура — документ, который продавец выставляет покупателю при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг). Он подтверждает факт отгрузки товара или выполнения работ (услуг) и определяет сумму НДС по совершенной операции. Основное назначение СФ — дать возможность покупателю взять уплаченный НДС к вычету.

Правила заполнения счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137, а требования к его содержанию закреплены в ст. 169 НК РФ.

Счет-фактуру подписывает руководитель компании и главный бухгалтер, иные уполномоченные лица при наличии приказа или доверенности (ст. 169 НК РФ).

Кто выставляет счет-фактуру

СФ должны выставлять компании и ИП на ОСНО, УСН и ЕСХН, если они не освобождены от уплаты налога. А также иные лица в ситуациях, установленных НК РФ.

Не обязаны выставлять счета-фактуры:

• те, кто освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС (например, при соблюдении условий ст. 145 НК РФ)
• лица, совершающие операции, освобожденные от налогообложения по ст. 149 НК РФ
• иные лица в случаях, установленных НК РФ

Освобождение от НДС зависит от налогового режима. Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС автоматически при соблюдении лимитов доходов. Плательщики на ОСНО и ЕСХН для получения освобождения должны заранее уведомить налоговый орган.

Дата оформления счета-фактуры

Счет-фактура оформляется в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ). Срок считается со дня передачи товара покупателю или с момента завершения работ (оказания услуг).

Если компания получила аванс, она обязана выставить счет-фактуру на предоплату. Документ оформляется не позднее 5 календарных дней со дня поступления денег. Аванс зачитывается в счет оплаты при отгрузке товара. После отгрузки выставляется еще один документ — СФ на реализацию, а ранее выданный авансовый СФ регистрируется в книге продаж.

Особенности по срокам:

• отсчет срока ведется в календарных днях — если последний 5 день срока выпадает на выходной или праздник, крайний срок переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ)
• нарушение продавцом 5-дневного срока не лишает покупателя права на вычет НДС — если счет-фактура позволяет определить стороны сделки, товар и сумму налога, то просрочка выставления не приведет к отказу в вычете (Письма Минфина от 25.04.2018 N 03-07-09/28071, от 17.01.2022 N 03-03-06/1/1880)

Своевременное выставление счетов-фактур помогает избежать претензий со стороны налоговых органов. Регистрация счетов-фактур и корректное отражение операций в учете обеспечивает возможность покупателям получить вычет.

Реквизиты счета-фактуры и особенности заполнения

Пример заполнения счета-фактуры

Реквизиты счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ):

• Порядковый номер и дата составления
• Наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя
• Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя
• Номер платежного документа (строка 5) — если получен аванс, указываются реквизиты платежки
• Наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг) и единица измерения по ОКЕИ
• Количество (объем) товаров
• Цена за единицу измерения
• Стоимость товаров без учета НДС
• Сумма акциза — для подакцизных товаров
• Налоговая ставка (20%, 10%, 0%)
• Сумма НДС
• Стоимость товаров с учетом НДС
• Страна происхождения и номер таможенной декларации (для импортных товаров)
• Код вида товара (для прослеживаемых товаров с 01.07.2024)
• Идентификатор госконтракта (строка 5а, с 01.10.2024) — если поставка по госконтракту
• Наименование валюты
• Подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц)

Особенности заполнения СФ:

• единицы измерения указываются по ОКЕИ
• наименование товара должно быть конкретным и соответствовать первичным документам
• ошибка в ИНН и КПП критична
• ставка НДС зависит не только от вида товара или операции, но и от режима налогообложения продавца. По общим правилам, применяют ставки 20%, 10% или 0%. Для плательщиков НДС на УСН с 2025 года возможны пониженные ставки 5% и 7%, они действуют при выполнении условий, установленных НК РФ
• строку 5а заполняйте по правилам, действующим с 01.10.2024 — укажите наименование, номер (при наличии) и дату документа об отгрузке. Если документов несколько, перечислите их реквизиты через точку с запятой

Продавец оформляет 2 экземпляра счета-фактуры: первый передает покупателю, второй оставляет у себя (п. 6 Постановления N 1137).

В случаях, предусмотренных НК РФ, счет-фактуру выписывают в одном экземпляре, например:

• при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления
• при передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд
• при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг)

В этих случаях продавец составляет СФ только для регистрации в книге продаж, покупателю не передает (п. 19 Постановления N 1137).

При использовании электронного документооборота счет-фактура формируется в электронном виде. Продавец подписывает его электронной подписью и направляет через оператора ЭДО покупателю. Бумажные счета-фактуры в этом случае не требуются.

Отличия счетов-фактур на аванс и отгрузку

При получении предоплаты составляется авансовый счет-фактура по правилам п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Его реквизиты отличаются от отгрузочного СФ.

Сравнение реквизитов:

Ошибки в счетах-фактурах

Ошибки в счетах-фактурах делятся на критические и несущественные. Критические ошибки препятствуют идентификации сторон сделки, товаров или суммы НДС, например:

• неверный ИНН продавца или покупателя — налоговая инспекция не сможет идентифицировать участников сделки
• ошибки в наименовании товара, из-за которых невозможно понять, что именно продано
• некорректная ставка НДС или арифметические ошибки в расчете суммы налога
• несоответствие данных в счете-фактуре и первичных документах (накладной, акте)

Такие ошибки приводят к отказу в вычете налога.

Несущественными (не влияющими на вычет) считаются ошибки, которые не препятствуют идентификации (п. 2 ст. 169 НК РФ):

• продавца
• покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав
• наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав
• их стоимости
• налоговой ставки и суммы налога

Если обнаружена критическая ошибка, продавец обязан выставить исправленный счет-фактуру, при этом в строке 1а указать номер и дату исправления.

Кратко о счетах-фактурах

• Счет-фактура — обязательный документ для плательщиков НДС, при надлежащем оформлении подтверждает право покупателя на налоговый вычет
• Выставляют счет-фактуру не позднее 5 календарных дней после отгрузки
• Критические ошибки в счете-фактуре лишают права на вычет
• Если обнаружены ошибки в первоначальном счете-фактуре, продавец выставляет исправленный документ

См. также:

• Сроки выставления счет-фактуры: какие существуют, от чего зависят, что учесть в особых случаях
• Код вида операции: откуда узнать, как выбрать и где указать
• Ставится ли печать на счете-фактуре и кем он подписывается

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email