Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур: кто, когда и как заполняет

Несколько лет назад журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур были обязаны вести все налогоплательщики НДС. Теперь эта обязанность осталось у некоторых категорий плательщиков. Они определены в НК РФ.

Рассмотрим, кто, когда и по каким правилам ведет журнал учета счетов-фактур.

Назначение журнала: кто и когда обязан заполнять журнал

Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (СФ) заполняют и сдают в ФНС те организации и ИП, у которых есть операции в пользу третьих лиц, т.е. посреднические операции (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Это, например:

• агенты / субагенты и комиссионеры / субкомиссионеры
• экспедиторы, привлекающие для выполнения услуг третьих лиц
• застройщики, привлекающие подрядчиков

Другие категории налогоплательщиков журнал не ведут с 2015 г.

А вот посредники ведут журнал даже, когда не являются плательщиками или налоговыми агентами по НДС или освобождены от уплаты НДС.

Для указанных лиц журнал — это налоговый регистр по НДС, форма и порядок заполнения которого установлены Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137. НДС принципала посредник не уплачивает, только фиксирует счета-фактуры в журнале.

В Постановлении 1137 прописаны случаи, когда журнал можно не вести:

• при реализации посредником товаров, работ, услуг, имущественных прав лицам-неплательщикам НДС, с которыми заключено соглашение о невыставлении СФ (п. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ)
• при реализации в адрес иностранных юридических лиц, не состоящих на налоговом учете в РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ)
• когда стоимость приобретенного включается в расходы заказчика

Журнал предназначен для систематизации информации по начислению НДС, контролю облагаемых НДС-операций посредников.

Ведется он в хронологическом порядке, по мере выписки / поступления счетов-фактур.

Журнал может применяться как составная часть декларации по НДС и как отдельный отчетный документ. Например, в случаях, когда журнал формирует неплательщик НДС или при освобождении от НДС. В 2025 году такой порядок применяли посредники-плательщики УСН с доходом до 60 млн руб. в год.

Журнал можно вести и в электронном и в бумажном виде, но сдавать в ФНС надо в электронном формате, поэтому и вести целесообразно электронный журнал счетов-фактур.

Где брать данные для заполнения, форма журнала

Информация для заполнения журнала берется из счетов фактур, как выданных, так и полученных.

Форма журнала приведена в приложении 3 Постановления 1137.

Журнал состоит из двух основных разделов, содержащих:

• исходящие счета-фактуры (выданные или выставленные СФ)
• входящие счета-фактуры (полученные СФ)

Разделы заполняются при наличии информации.

Важные моменты при оформлении журнала учета счетов-фактур

Правила заполнения приведены в Постановлении 1137. Счета-фактуры на вознаграждение посредников в журнал не включаются.

В заголовочной части журнала указываются:

• наименование налогоплательщика / ФИО индивидуального предпринимателя (ИП), ИНН и КПП (при наличии)
• налоговый период

Отметим особенности заполнения раздела 1 журнала.

В разделе 2 журнала фиксируются:

• порядковый номер записи (гр. 1)
• дата получения СФ (гр.2)
• код вида операции (гр. 3)
• реквизиты СФ, исправлений, корректировочных СФ и исправлений корректировочных СФ (гр. 4-7)
• наименование и ИНН/КПП продавца (гр. 8-9)
• сведения о посреднике комиссионера агента, в т.ч. код вида сделки (гр. 10-12)
• наименование и код валюты (гр. 13)
• стоимость по СФ с НДС, в т.ч. НДС (гр. 14-15)
• разница стоимости по корректировочному СФ с учетом НДС / разница НДС с указанием в отдельных графах уменьшения / увеличения сумм (гр. 16-19)
• сведения о прослеживаемых товарах (гр. 20-23)

Если впоследствии потребуется внести исправления в журнал учета счетов-фактур, следуйте следующим правилам:

• регистрируйте СФ, в т.ч. исправленные и корректировочные за тот период, в котором счет-фактура был первоначально зарегистрирован
• при этом в новой строке журнала повторите запись по первоначальному СФ с отрицательными значениями, затем в следующей строке зарегистрируйте новый СФ с положительными значениями
• если требуется удалить данные по конкретному документу, этот документ регистрируется в новой строке журнала с отрицательными значениями.
• если, наоборот, требуется отразить новый документ, его данные отражаются в новой строке с положительными значениями.

В любом случае журнал учета подписывается руководителем (ИП), бумажный прошнуровывается и пронумеровывается, электронный подписывается электронной усиленной квалифицированной подписью при передаче его в ФНС.

Корректность ведения журнала контролирует руководитель (ИП). Хранить журнал следует минимум в течение 4-х лет с даты последней записи в журнал.

Пример заполнения журнала

Рассмотрим заполнение журнала учета СФ на примере.

В 4-м квартале 2025 г. ООО «ТЕХНОМИР» (комиссионер) от своего имени:

• приобрело для принципала (ООО «АНТИГАН») товары у ООО «МИКРОН». При отгрузке товаров ООО «МИКРОН» выставило счет-фактуру от 17.11.2025 N 121. На его основании комиссионер выставил принципалу счет-фактуру от 17.11.2025 N 725
• реализовало товары принципала (ООО «МУЛЬТИСВЯЗЬ») покупателю (ООО «АЗАЛИЯ»), выставило ему счет-фактуру от 08.12.2025 N 935 и копию счета-фактуры направило принципалу. На основании копии принципал 08.12.2025 составил и передал комиссионеру счет-фактуру от 08.12.2022 N 89

Фрагмент заполнения журнала (графы 5-7, 16-23 не заполняются, т.к. по условию примера нет данных для их заполнения).

Последствия ошибок при заполнении журнала СФ или его отсутствия

Сдать журнал учета СФ требуется в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в электронном виде (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). При отсутствии операций в налоговом периоде посредник журнал не заполняет, в ФНС не передает (п. 3.1 ст. 169, п. 5.1, 5.2 ст. 174 НК РФ).

Несдача журнала в ИФНС — это непредставление обязательных сведений, при этом возможны штрафные санкции:

• по п. 2 ст. 126 НК РФ за первое нарушение в периоде 10 тыс. руб., повторное (более одного периода) — 30 тыс. руб.
• по п. 1 ст. 126 НК РФ (применяется редко) — 200 руб. за документ
• по ст. 120 НК РФ 20% от суммы налога к уплате, минимум 40 тыс. руб.

Возможны и административные штрафы на руководителя / бухгалтера по ст. 15.6 КоАП РФ за непредоставление сведений при проведении налогового контроля. Сумма штрафа при первом нарушении от 300 до 500 руб.

При ошибках в заполнении журнала, подавайте уточненный вариант. В случаях, когда нет ущерба бюджету, штрафа не будет.

Кратко о журнале учета полученных и выданных счетов-фактур

• Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур ведут посредники (агенты, комиссионеры, экспедиторы, застройщики), когда осуществляют операции в пользу третьих лиц
• Предназначен журнал для контроля посреднических операции и систематизации данных для исчисления НДС по посредническим сделкам
• Ведется по установленной форме (Приложение 3 к Постановлению 1137), сдается в ИФНС ежеквартально в электронной форме не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом

См. также:

• Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур за 3 квартал 2025 в 1С (20.10.25)
• Состав журнала учета счетов-фактур
• Универсальный отчет для анализа данных регистра Журнал учета счетов-фактур в 1С
• Раздел 10 журнала учета счетов-фактур при реализации товаров посредником
• Раздел 11 журнала учета счетов-фактур при приобретении товаров посредником
• Порядок представления журнала учета счетов-фактур за 4 квартал 2017 (архив)

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email